Technická forma dokumentů Legislativní aspekty "Elektronické fakturace", technické formy účetních záznamů a daňových dokladů v elektronické podobě. Legislativní aspekty "Elektronické fakturace", technické formy účetních záznamů a daňových dokladů v elektronické podobě. Ing.Robert Piffl Odbor 28 - účetnictví a audit vytvořeno ve spolupráci s Ing.Petrem Plesnivým ŘO odboru 28 a JUDr.Davidem Bauerem ÚSP AV ČR

Technická forma dokumentů Úvod Vzhledem ke složitosti problematiky elektronických dokladů je tato prezentace zpracována na úrovni vyššího zjednodušení, a proto i některé pojmy, formulace a argumentace nemohou být vyčerpávající Z hlediska právních předpisů jsou z důvodu zjednodušení uváděny odkazy na „hlavní právní předpisy v dané oblasti“

Technická forma dokumentů Definice pojmů Vlastoruční podpis na papíře Digitální značka z login a hesla Naskenovaný dokument s podpisem Otisk prstu, optický klíč, atd… Digitální podpis

Technická forma dokumentů Definice pojmů 499/ §2 odst. d) dokumentem každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce, 513/ §369a odst. 2 - fakturu nebo obdobnou žádost o zaplacení, náležitosti obchodní listiny § 13a odst.1 – odst.3 Vyhlášky o fakturaci zrušeny - Hospodářský zákoník byl zrušen obchodním zákoníkem k 1. lednu / §11 odst. 1) účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy

Technická forma dokumentů Úvod do problematiky Dokument má určité atributy Dokument prochází životním cyklem Na dokument je nutné pohlížet z hlediska jeho dalšího užití Na dokument je nutné pohlížet z hlediska užití v soukromém sektoru x státní správě Je nutné zabezpečit neměnnost dokumentu Speciální postup u „účetních a daňových“ dokumentů

Technická forma dokumentů Obecné požadavky Požadavek věrohodnosti původu,průkaznosti, neměnnosti, trvalosti a čitelnosti po celé období Je třeba přistupovat velmi odpovědně k celé problematice – rychlé řešení je obvykle špatné V případě nesprávného postupu pak hrozí vysoké sankce – např. Zákon o účetnictví - Na účetní záznamy, které jsou ve formě nečitelné, není-li dodrženo ustanovení § 33 odst. 6, se pohlíží, jakoby je účetní jednotky nevedly.

Technická forma dokumentů Forma dokumentu Písemná x technická forma V případě použití technické formy dokumentu není možný (v současném právním prostředí ČR) jeho zpětný převod do písemné formy u dokladů obsahujících digitální podpis Uvažuje se o zřízení speciálního aktu u notáře – notářská autorizace a ověření technické formy převedené na písemnou – jen vize

Technická forma dokumentů Podmínky na formy Podmínka čitelnosti Podmínka kontinuity Podmínka neměnnosti Skartační znaky –A (archiv) – trvalé uložení do archivu, od 2006 na trvanlivém papíru §5 odst.1 646/2004 –S (stoupa) – po skartaci se ničí –V (výběr) – při skartačním řízení A nebo S

Technická forma dokumentů Forma dokumentu – dílčí závěr V případě použití technické formy dokumentu je nutné dále pracovat pouze s touto formou dokumentu Komentář : –V případě souběžného „běhu“ technické formy a písemné formy je tento problém vyřešen –V případě technické formy je možné využít DMS systém jako primární úložiště a s dokumentem pak pracovat z ostatních systémů v rámci jednotného úložiště

Technická forma dokumentů Životní cyklus dokumentu - příklad Vznik dokumentu První „autorizace“ (podepsání, případně značka,…) Odeslání dokumentu Příjem dokumentu Zpracování dokumentu Následné „autorizace“ dokumentu (např. úč.doklad) Doplnění atributů Úschova dokumentu Archivace dokumentu

Technická forma dokumentů Životní cyklus – různé pohledy Nutno rozdělit na vystavovatele a budoucí uživatele dokumentu – např. příjemce, ale i orgán státní správy, soud apod. Nutno rozdělit z hlediska DPH na plátce a neplátce Nutno rozdělit z hlediska účetnictví na účetní jednotky a osoby, které nevedou účetnictví Nutno rozdělit z hlediska zákona č. 499/2004 na osoby povinné umožnit výběr archiválie a ostatní

Technická forma dokumentů Životní cyklus – různé pohledy V rámci životního cyklu dokumentu se na stejný dokument může pohlížet naprosto odlišným způsobem Příklady : –odesílatel x příjemce –účetní jednotka stát x účetní jednotka podnikatel –plátce DPH x neplátce –vede spisovou službu x nevede

Technická forma dokumentů Budoucí právní úpravy v ČR Usnesení vlády ze dne č. 500 o Národním plánu zavedení elektronického zadávání veřejných zakázek pro období let 2006 až 2010 (analýzy do ) Usnesení vlády ze dne ze dne 20. října 2004 č ke zvýšení důvěryhodnosti účetnictví a auditu v České republice Projekt státní pokladny Připravovaná nová koncepce účetnictví státu

Technická forma dokumentů Právní úprava v EU 6-tá směrnice a z ní vycházející právní normy Směrnice Rady 2001/115/ES vyžaduje tvorbu rámce pro elektronickou fakturaci s ohledem na kontrolní možnosti správců daní EDI vymezená v článku 2 doporučení Komise 1994/820/ES ze dne 19. října 1994 o právních aspektech elektronické výměny dat Důraz na věrohodnost původu a neporušenost dat

Technická forma dokumentů Veřejný sektor – zejména: Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů, Vyhláška č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, ve znění pozdějších předpisů, Vyhláška č. 505/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizace, státními fondy a organizačními složkami státu, Zákon č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole). ….

Technická forma dokumentů Soukromý sektor – zejména: Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v platném znění Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá stanovení zákona o archivnictví a spisové službě, v platném znění Vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, v platném znění Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, v platném znění Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění Zák. č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění ….

Technická forma dokumentů Archivnictví a spisová služba 499/2004 o archivnictví a spisové službě –vyhl. 645/2004 provádějí ustanovení zákona –vyhl. 646/2004 o podrobnostech výkonu SS –§ 3 odst. 2 povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmínek stanovených tímto zákonem rovněž a) podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu,

Technická forma dokumentů Archivnictví a spisová služba Vymezení pojmů –§2 odst. d) dokumentem každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce –§2 odst. f) výběrem archiválií posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií, ** musí být dokumenty uchovávány tak dlouho, než k výběru archiválií dojde ** výběr archiválií mimo skartační řízení archivem

Technická forma dokumentů Výběr archiválií § 3 odst. 2) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmínek stanovených tímto zákonem rovněž –a)podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu,příloze č. 1 Příloha č.1 - Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií :

Technická forma dokumentů Příloha č.1 1. Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu –a)zakladatelské dokumenty, –b)organizační řády a řídící akty, stanovy, statuty a jejich změny, jednací řády, organizační řády a schémata, –c)dokumenty o změnách podnikatelských subjektů, rozhodnutí, dekrety, smlouvy a výměry o změně právní formy, sloučení, rozdělení, –d)dokumenty o zrušení, likvidaci a zániku podnikatelského subjektu, rozhodnutí o likvidaci, zprávy o postupu a ukončení likvidace, návrhy na výmaz z obchodního rejstříku.

Technická forma dokumentů Příloha č.1 2. Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu, notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu, výroční zprávy včetně zprávy o auditu. 3. Dokumenty o majetku podnikatelského subjektu, dokumenty dokládající vlastnictví nemovitého majetku, ochranné známky. 4. Finanční dokumenty, účetní záznamy a statistiky podnikatelského subjektu, zejména knihy podvojného účetnictví, účetní závěrky a roční statistické výkazy.

Technická forma dokumentů Příloha č.1 5. Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu, zejména katalogy zboží s ceníky, publikace vydané podnikatelským subjektem a podnikové kroniky. 6. Výrobní program, jeho změny a uplatnění výrobků na domácím trhu a zahraničních trzích. 7. Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech, kolektivní smlouvy.

Technická forma dokumentů Příloha č.2 Dokumenty, které budou podle obsahu vždy vybrány za archiválie –1. Dokumenty podle druhu – odst. h) roční rozpočty, závěrečné účty, účetní závěrky, hlavní knihy, –2. Dokumenty podle obsahu, které obsahují zásadní informace o – odst. b) strategiích, koncepcích a plánování rozvoje hospodářství včetně důležitých účetních a statistických výkazů a přehledů,

Technická forma dokumentů Spisová služba Skartační znaky –A (archiv) – trvalé uložení do archivu, od 2006 na trvanlivém papíru §5 odst.1 646/2004 –S (stoupa) – po skartaci se ničí –V (výběr) – při skartačním řízení A nebo S § 77 odst. 2) Spisovou službu mohou vykonávat i původci, kterým to tento zákon neukládá. V tomto případě však mají všechna práva a povinnosti jako určení původci.

Technická forma dokumentů Vyhláška 646/2004 § 5 Vyhotovování dokumentů (1) Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak "A", vyhotovuje určený původce na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty.

Technická forma dokumentů Elektronický podpis Zákon 227/2000 o elektronickém podpisu ve znění pozdějších právních předpisů Nařízení vlády 495/2004 kterým se provádí zákon 227/2000 Vyhláška 496/2004 o elektronických podatelnách Novela 440/2004 –pojem kvalifikované časové razítko –pojem elektronické značky

Technická forma dokumentů Typy ETSI / 1999/93/ES Elektronický podpis (General Electronic Signature) Zaručený elektronický podpis (Advanced Electronic Signature) Zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu (Advanced Electronic Signature Using Qualified Certificate) Kvalifikovaný podpis (Qualified Electronic Signature) * prostředek “Vylepšený“ elektronický podpis (Enhanced electronic signature) Kvalifikovaný podpis určený pro archivaci dat (Qualified Electronic Signature with Long-term Validity ) * časové razítko

Technická forma dokumentů Zaručený elektronický podpis Zaručeným elektronickým podpisem elektronický podpis, který splňuje následující požadavky –1. je jednoznačně spojen s podepisující osobou, –2. umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě, –3. byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků, které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, –4. je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojen takovým způsobem, že je možno zjistit jakoukoliv následnou změnu dat,

Technická forma dokumentů Časové razítko RFC 3161 (RFC3161) –Internet X.509 Public Key Infrastructure Time-Stamp Protocol (TSP) –Časové razítko obsahuje především aktuální datum a čas, sériové číslo razítka a identifikaci autority, která toto razítko vydává –Trojice dokument, elektronický podpis a časové razítko uvádí do souvislosti nejen dokument a osobu, která ho podepsala, ale i časový okamžik, před kterým dokument zaručeně existoval.

Technická forma dokumentů Soulad s originálem § 4 Soulad s originálem –Použití zaručeného elektronického podpisu nebo elektronické značky zaručuje, že dojde-li k porušení obsahu datové zprávy od okamžiku, kdy byla podepsána nebo označena, toto porušení bude možno zjistit.

Technická forma dokumentů ETSI TS Nejdůležitějším typem, který vznikl jako vylepšený elektronický podpis z kvalifikovaného podpisu, je kvalifikovaný podpis určený pro archivaci dat. Tento podpis je blíže představen ve standardu ETSI Policy requirements for CSPs issuing trusted time stamps, ve kterém jsou zformulovány minimální požadavky v oblasti bezpečnosti a kvality zabezpečení důvěryhodného poskytování služeb určených k vydávání časových razítek. Časová razítka jsou specifikována v dokumentu ETSI Time Stamping Profile (draft ETSI TS V.1.1.4). Vzhledem k tomu, že musí být zajištěna odolnost proti útokům po celou dobu archivace, je v kategorii prostředek pro bezpečné vytváření podpisu vznesen požadavek zvýšené bezpečnosti.

Technická forma dokumentů Migrace a emulace Emulace: emuluje staré IT prostředí v současném prostředí. Bohužel emulátory nepracovaly vždy zcela spolehlivě. Migrace dat: z formátu používaného ve starém prostředí do "modernějšího" formátu. Tato metoda je spolehlivější, ale nesmíme zapomínat na to, že při migraci vždy dochází k jisté ztrátě historických informací. Každopádně by měl být zachován nejenom migrovaný dokument, ale i původní dokument, kdyby se v budoucnu zjistilo, že migrace nebyla zcela v pořádku.

Technická forma dokumentů Migrace a emulace Problém však nastane s elektronicky podepsanými dokumenty, které mají tu vlastnost, že je nelze změnit, aby se elektronický podpis nestal neplatným. Přitom migrace i emulace mění dokument. Pokud chceme ponechat elektronicky podepsaný dokument autentický, pak jej nemůžeme měnit. Takže elektronicky podepsané dokumenty - na rozdíl od jiných elektronických dokumentů - nelze migrovat ani emulovat. Pokud bychom migrovali dokument a ponechali jeho elektronický podpis, pak budoucím badatelům ničíme indicii o pravosti dokumentu.

Technická forma dokumentů Migrace a emulace Je třeba rozlišovat, po jakou dobu bude elektronicky podepsaný dokument archivován. Rozhodující odpovědí je, zda to budou jednotky nebo maximálně desítky let, či déle. To znamená, že je třeba rozlišovat mezi krátkodobou a dlouhodobou archivací. V případě krátkodobé archivace je mechanismus časového razítkování zcela dostačující. Navíc v případě krátkodobé archivace není nutné brát příliš na zřetel formát dokumentu. V případě dlouhodobé archivace je však nutné hledat jiné mechanismy.

Technická forma dokumentů Problémy el.podpisu Omezená platnost certifikátů veřejného klíče (expirace) Možnost odvolání platnosti certifikátů Slábnutí kryptografických algoritmů Nedostupnost validačních dat

Technická forma dokumentů Archivace & Digitální podpis Potíže nastanou u dokumentů s dlouhou časovou působností,kdy je nutno elektronické podpisy ověřovat s časovým odstupem, neboť původní certifikáty obvykle ztratily již platnost. Není k dispozici údaj o datu a čase vzniku dokumentu, nelze porovnáním s dobou platnosti certifikátu odvodit, zda dokument byl regulérně podepsán v době platnosti certifikátu. Cestou z této situace je samozřejmě využití možnosti znovu dokument podepsat a získat certifikát, který bude platný.

Technická forma dokumentů Definice pojmů 563/1991 §11 odst. 1) Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: –a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.§ 33a

Technická forma dokumentů Definice pojmů 563/1991 §8 odst. 5 - Účetnictví účetní jednotky je srozumitelné, jestliže umožňuje jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně určit a) obsah účetních případů alespoň s použitím účetních metod uvedených v § 4 odst. 8, b) obsah účetních záznamů s použitím nástrojů uvedených v § 4 odst. 10. §8 odst. 2 - Účetnictví účetní jednotky je správné, jestliže účetní jednotka vede účetnictví tak, že to neodporuje tomuto zákonu a ostatním právním předpisům ani neobchází jejich účel.

Technická forma dokumentů Podpisové záznamy úč. dokladů U účetních dokladů (§ 11) dva podpisové záznamy: –osoby odpovědné za účetní případ, –osoby odpovědné za zaúčtování. U účetního zápisu (§ 12) do účetní knihy podpisový záznam: –osoby odpovědné za účetní zápis (není-li shodná s osobou odpovědnou za zaúčtování). U účetní závěrky (§ 18, odst. 2) podpisový záznam: –statutárního orgánu účetní jednotky... U inventurních soupisů (§ 30, odst. 2) dva podpisové záznamy: –podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění stavů majetku a závazků (fyzická inventura, dokladová inventura), –podpisový záznam osoby odpovědné za inventarizaci

Technická forma dokumentů Definice pojmů 563/1991 §4 odst. 10) účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví §6 odst. 1) účetní jednotky jsou povinny zachycovat skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, (dále jen "účetní případy") účetními doklady §8 odst. 1) účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů.

Technická forma dokumentů Definice pojmů 563/1991 §8 odst. 6) účetnictví účetní jednotky je vedeno způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů, jestliže účetní jednotka je schopna splnit povinnosti spojené s jejich úschovou a zpracováním podle § 31, 32 a § 33 odst. 3 a 6 po celou dobu, po niž jsou jí tímto zákonem uloženy.§ 3132§ 33 §31 odst.1) Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy. 28)28)

Technická forma dokumentů Definice pojmů 563/1991 §31 odst. 2) Účetní záznamy se uschovávají, pokud v § 32 není stanoveno jinak :§ 32 –a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví (§ 33 odst. 2), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.§ 33

Technická forma dokumentů Definice pojmů 563/1991 §32 odst. 1) Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel než uvedený v § 31 odst. 1, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, skartačního řízení nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí uschovacích dob uvedených v § 31 odst. 2 dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně.§ 31

Technická forma dokumentů Definice pojmů 563/1991 §32 odst.3) Účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačních řízeních, uschovávají účetní jednotky po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají; účetní záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků, uschovávají účetní jednotky do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění.

Technická forma dokumentů Účetní záznamy § 33 odst. 2- Účetní záznam může mít písemnou nebo technickou formu. –Pro účely tohoto zákona se považuje za a) písemnou formu účetní záznam provedený rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný, b) technickou formu účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

Technická forma dokumentů Účetní záznamy §33 odst. 1) Účetní záznam podle § 4 odst. 10 musí umožňovat vedení účetnictví podle tohoto zákona. Pro účely tohoto zákona se informace obsažená v účetním záznamu označuje jako obsah účetního záznamu; konkrétní způsob zaznamenání této informace se označuje jako forma účetního záznamu.§ 4

Technická forma dokumentů Účetní záznamy §33 odst. 3) Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do druhé. V tomto případě je povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě. Splnění uvedené povinnosti se má za prokázané, pokud účetní jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je shodný; splnění této povinnosti však účetní jednotka může prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. Při prokazování splnění povinnosti podle věty druhé u účetních záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro výběr nebo archiválii podle zvláštního právního předpisu,28) se nevyžaduje předložení nosiče informací (§ 4 odst. 10) v původní formě. Účetní jednotka je povinna disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení účetnictví.28)§ 4

Technická forma dokumentů Účetní záznamy §33 odst. 5) Na všechny formy účetního záznamu se, pokud tento zákon výslovně nestanoví jinak, pohlíží stejně; obsah všech účetních záznamů a jejich změny mají stejné důsledky, jsou-li provedeny v účetních záznamech ve formě podle odstavce 2 písm. b), jako ve formě podle odstavce 2 písm. a). §33 odst. 6) Účetní jednotky mohou vést účetní záznamy i ve formě, ve které je jejich obsah bez dalšího nečitelný; v tomto případě jsou povinny disponovat takovými prostředky, nosiči a vybavením (§ 4 odst. 10, které umožní provést převod účetních záznamů do formy, ve které je jejich obsah pro fyzickou osobu čitelný.§ 4 §33 odst. 7) V řízení ve věcech týkajících se účetnictví nebo vycházejících z účetnictví lze použít k důkazu průkazné účetní záznamy (§ 33a), které splňují požadavky tohoto zákona§ 33a

Technická forma dokumentů Průkaznost účetního záznamu §33a odst. 1) Podle tohoto zákona se za průkazný účetní záznam považuje pouze –a) účetní záznam, jehož obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje, b) účetní záznam, jehož obsah je prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů, c) účetní záznam přenesený způsobem splňujícím požadavky podle § 34, nebo d) účetní záznam týkající se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky, k němuž je připojen podpisový záznam osoby oprávněné a odpovědné podle odstavce 9.§ 34

Technická forma dokumentů Přenos účetního záznamu §34 Přenos účetního záznamu 1) Přenos účetního záznamu může být uskutečněn pouze prostřednictvím informačního systému nebo jiným způsobem, který splňuje požadavky průkaznosti a dále požadavky ochrany a bezpečnosti odpovídající charakteru přenášených informací podle zvláštních právních předpisů. 31) 2) Požadavky průkaznosti a jiné požadavky uvedené v odstavci 1 jsou splněny i v případě, je-li přenos účetního záznamu uskutečněn prostřednictvím třetí osoby odlišné od účetních jednotek, pokud tato osoba splňuje požadavky podle zvláštních právních předpisů. 31)

Technická forma dokumentů Sankce §37 odst. 1) Účetní jednotce, která –g) poruší povinnost uschovávat účetní záznamy se uloží pokuta do výše 6 % hodnoty aktiv celkem, jde-li o protiprávní jednání podle písmen a) až c), nebo se může uložit pokuta do výše 3 % hodnoty aktiv celkem, jde-li o protiprávní jednání podle písmen d) až i).

Technická forma dokumentů Rovnoprávnost forem - DPH Zákon 235/2004 ve znění 377/2005 –§ 27 odst. 2 Daňový doklad v písemné formě lze převést do elektronické podoby a uchovávat pouze v této podobě,pokud metoda použitá pro převod a uchování zaručuje věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu daňového dokladu a jeho čitelnost a pokud je daňový doklad převedený do elektronické podoby opatřen zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo označen elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu osoby odpovědné za jeho převod

Technická forma dokumentů Rovnoprávnost forem - DPH Zákon 235/2004 ve znění 377/2005 –§ 26 odst. 4 Daňový doklad může být se souhlasem osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, i v elektronické podobě, pokud jej plátce nebo osoba uvedená v odstavci 3 opatřila zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu podle zvláštního právního předpisu nebo pokud je zaručena věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu EDI

Technická forma dokumentů Úschova mimo území ČR Zákon 235/2004 ve znění 377/2005 –§ 27 odst. 3 Pokud plátce vystavuje, přijímá a uchovává daňové doklady v elektronické podobě a místem uchovávání není tuzemsko, musí plátce zajistit pro správce daně právo volného přístupu v reálném čase elektronicky k daňovým dokladům i datům zaručujícím věrohodnost jejich původu a neporušitelnost jejich obsahu

Technická forma dokumentů Evropské normy ES 115/2001 z –směrnice pro elektronickou fakturaci a doporučení pro daňové doklady –umožněno elektronická faktura podepsána el.podpisem –lze i EDI pokud členský stát neupraví jinak ES – dotace & programy

Technická forma dokumentů Speciální právní úprava ČNR 589/1992 o poj.na soc.zab a přísp. na státní politiku zaměstnanosti 563/1991 o účetnictví ČNR 337/1992 o správě daní a poplatků 235/2004 o dani z přidané hodnoty ČNR 586/1992 o daních z příjmu

Technická forma dokumentů Lhůty nejsou konečné… 499/2004 o archivnictví a spisové službě –platnost od –účetní záznam §4 odst. 10 a /1991 –povinnost uchovávat a umožnit výběr archiválií dle přílohy č.1 zákona 499/ /1991 o účetnictví –§ 31 odst. 2 stanoví doby úschovy účetních záznamů

Technická forma dokumentů Lhůty nejsou konečné… ČNR č. 337/1992 o správě daní a poplatků –§ 47 odst. 2) max.lhůta pro vyměření a doměření daně –§ 31 odst. 9 subjekt má dokazovací povinnost –speciální úprava prodlužuje dobu v §31 odst.2 zákona 563/ /2004 o dani z přidané hodnoty –ve znění zákona č. 377/2005 od –daňové doklady po dobu 10 let od konce –plátce odpovídá za věrohodnost původu,neporušitelnost obsahu,jejich čitelnost

Technická forma dokumentů Lhůty nejsou konečné… ČNR č. 586/1992 o dani z příjmu (357/2005) –§ 38r odst.2 prodlužuje se lhůta pro vyměření –daňová evidence §7b vedou doklady po všechna období pro která neskočila lhůta pro vyměření ČNR č.589/1992 o poj. na soc.zab. a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti –§22c prodloužení na 10-let po roce

Technická forma dokumentů Příklady Daňový doklad – S10, 2005 běží lhůta od a skončí , skartace bude v roce Typový skartační rejstřík vydaní sekcí archivní správy Ministerstva vnitra 563/1991 o účetnictví §31 odst. 2 –10 let účetní závěrka a výroční zpráva – 5 let účetní doklady,knihy,odpisové plány,inventurní soupisy,účtové rozvrhy,účetní záznamy

Technická forma dokumentů Příklady Typový skartační rejstřík vydaní sekcí archivní správy Ministerstva vnitra –A (10) účetní závěrka (rozvaha,výsledovka,příloha) –A (10) výroční zpráva s povinným auditorským ověřením –S (30) mzdové listy a účetní záznamy 582/1992 –S (10) daňové doklady pro účely DPH –S (10) stanovení a odvod pojistného 589/1992 –S (5) účetní doklady,atd..,projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví

Technická forma dokumentů Příklady Daňové řízení - §31 odst.9 č.337/1992 – prodlužuje se lhůta - důkazní povinnost Daňová kontrola - §47 odst. 1 a 2 – pokud byl učiněn úkon – prodlužuje se 3-letá lhůta a běží opakovaně, maximálně deset let od konce zdaňovacího období Daňová ztráta - §38r odst. 2 – vyměření a doměření daně se prodlužuje lhůta

Technická forma dokumentů Účetní doklady – závazky a pohledávky ve lhůtě splatnosti + následující účetní období Reklamační řízení a záruky Účetní doklady styk s cizinou před rokem 1949 dokud MF nepovolí skartaci Soudní spory – po celé období Příklady dlouhodobé archivace

Technická forma dokumentů Závěry Zákon o účetnictví předpokládá, že účetní záznamy využívá účetní jednotka i pro jiné účely než je vedení účetnictví. Např. v ustanovení § 32 odst. 1 se uvádí tento demonstrativní výčet: „pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, skartačního řízení nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv“.

Technická forma dokumentů Závěry Proto bude nutné, aby pro úvahy o dalším směru elektronizace dokladů byla provedena analýza těchto „jiných účelů“. Tzn. provést především analýzu požadavků na průkaznost účetních záznamů, které jsou využívány pro tyto jiné účely. Je zřejmé, že pokud by z jiných právních předpisů vyplývalo, že „kriteria“ průkaznosti (např. pro správní nebo občanské soudní řízení) využívaných účetních záznamů jsou stanovena jinak, než je stanoveno v zákoně o účetnictví, potom by byla zásadním způsobem snížena právní jistota dotčených subjektů. Obdobný dopad by mohla mít skutečnost, pokud by při správním, soudním i jiném řízení mohly vznikat pochybnosti „důvěryhodnosti“ technické formy účetních záznamů, např. že by vznikala pochybnost o okamžiku jejich vzniku.

Technická forma dokumentů Závěry V zákonu o účetnictví se sice v ust. § 1 odst. 1 uvádí, že tento zákon stanoví nejen rozsah a způsob vedení účetnictví, ale i požadavky na jeho průkaznost, je však tuto skutečnost chápat tak, že se jedná o průkaznost vedení účetnictví. Nelze však vyžadovat, aby tento zákon stanovil takové podmínky, aby byla zajištěna průkaznost účetních záznamů v technické formě i pro jiné účely, zejména pokud jiné právní předpisy nebo zaběhlá praxe vyžadují jiné zajištění průkaznosti.

Technická forma dokumentů Diskuze Děkuji za pozornost a přeji pěkný zbytek dne !