Řízení implementace IS

Prezentace na téma: "Řízení implementace IS"— Transkript prezentace:

1 Řízení implementace IS
Dodatky

2 Dodatky k řízení programů a portfolií

3 Logická rámcová matice (LRM)
Objektivně ověřitelné ukazatele dosažení Vstupy Zdroje údajů pro ukazatele Předpoklady dosažení (Conditions) Goals/ Přínosy Objective/ Cíle Deliverables/ Produkty Actions/ Činnosti Náklady Logical Framework Matrix (LFM)

4 Cíle a přínosy projektu
Přínosy vznikají používáním dosažených cílů projektu Goals (Přínosy projektu) Přínosy jsou užitky, které se dostaví vytvořením či používáním cílů projektu. Objectives (Cíle projektu) Cíl je popis stavu po realizaci změny. (např. popis služeb, produktů, díla, …) Cíl může být i kriterium, které nemá být v průběhu projektu překročeno. Dosažení cíle

5 Lidské zdroje a potenciály společnosti
Metodické doporučení Lidské zdroje a potenciály společnosti Procesy Zákazníci Finance Přínosy projektu je vhodné stanovovat podle perspektiv Balanced Scorecard

6 Produkty a činnosti Deliverables / Produkty (Výstupy)
Seznam hlavních produktů (výstupů) vytvořených projektem. Je to zkonkretizování cílů. Actions / Činnosti Hlavní okruhy činností, které se musí vykonat, aby se vytvořily produkty.

7 Předpoklady dosažení Předpokladem se rozumí stav okolí projektu, který má zásadní vliv na splnění činností, výstupů, cílů a přínosů projektu. Jejich změna/dosažení není v pravomoci vedoucího projektu. Když nebudou naplněny, nemohou být splněny činnosti, výstupy, cíle a přínosy.

8 Předpoklad vers. Hrozba
(nutný stav světa) SKUTEČNOST (reálný stav světa) = HROZBA (zpracujeme v analýze rizik)

9 Logická rámcová matice (LRM) - logika
Objektivně ověřitelné ukazatele dosažení Vstupy Zdroje údajů pro ukazatele Předpoklady dosažení (Conditions) Goals/ Přínosy Objective/ Cíle Deliverables/ Produkty Actions/ Činnosti Náklady Logical Framework Matrix (LFM)

10 Popis sloupců LRM 1. sloupec: POPIS PROJEKTU GOALS - přínosy projektu.
OBJECTIVES - cíle projektu. DELIVERABLES - produkty, které je třeba vytvořit pro splnění cílů projektu. ACTIONS – činnosti, které je třeba vykonat pro vytvoření produktů.

11 Popis sloupců LRM 2. sloupec: UKAZATELE DOSAŽENÍ
Ukazatele dosažení jsou metriky, podle kterých se určuje, jestli bylo dosaženo to, co je uvedeno v prvním sloupci. Metriky musí být měřitelné!!

12 Popis sloupců LRM 3. sloupec: ZDROJE PRO OVĚŘENÍ
Zdroje, odkud budeme čerpat údaje, pro změření velikosti ukazatelů nadefinovaných ve druhém sloupci.

13 Popis sloupců rámce projektu
4. sloupec: PŘEDPOKLADY DOSAŽENÍ Předpoklady určují hranici projektu. Zde se uvádějí ty součinnosti s okolím nebo nutné splnění určitých podmínek mimo projekt, které jsou důležité pro dosažení výstupů, cílů a přínosů.

14 Řádek Přínosů Odpověď na otázku „PROČ PROJEKT DĚLÁME?“ Přínosy:
Jaké přínosy pro organizaci jako celek bude mít realizace daného projektu? Ukazatele dosažení: Čím změříme, že jsme dosáhli daného přínosu? Jde o definici kritéria úspěchu projektu. Zdroje údajů: Odkud vezmeme údaje pro vyplnění nadefinovaných ukazatelů?

15 Řádek Cílů Cíl: Ukazatele dosažení: Zdroje údajů: Předpoklady:
Popis změny, která nastane provedením projektu. Realizační tým má odpovědnost za dosažení cílů. Společně usilují o jejich dosažení. Ukazatele dosažení: Podle čeho poznáme, že jsme dosáhli daných cílů? Čím to změříme? Jde o definici akceptačních kritérií pro ukončení projektu. Zdroje údajů: Odkud vezmeme údaje pro vyplnění nadefinovaných ukazatelů? Předpoklady: Předpoklady, které musí být splněny, aby dosažení cílů vedlo k přínosům.

16 Řádek Produktů (výstupů)
Produkty: Hlavní produkty (výstupy) vytvořené v rámci projektu. Konkrétní realizátoři jsou odpovědní za dosažení daných produktů. Odpovědnost za produkt nese konkrétní jeden garant . Ukazatele dosažení: Podle čeho poznáme, že jsme vytvořili dané produkty v požadované kvalitě? Zdroje údajů: Odkud vezmeme údaje pro vyplnění nadefinovaných ukazatelů? Předpoklady: Předpoklady, které musí být splněny, aby vytvoření produktů vedlo k cílům.

17 Diskuse Rozdělení odpovědností za dosažení přínosů - cílů - výstupů
Kdo odpovídá za přínosy? Kdo odpovídá za cíle? Kdo odpovídá za výstupy?

18 Řádek Činností Činnosti: Vstupy: Náklady: Předpoklady:
Hlavní okruhy činností, které se musí vykonat, aby se vytvořily produkty (výstupy). Vstupy: Co je potřebné, aby se mohli činnosti vykonat? (lidské zdroje, klíčové profese, vybavení, materiál, …) Náklady: Jaké jsou předpokládané náklady na lidské a fyzické zdroje? Jaké jsou zdroje financování? Předpoklady: Předpoklady, které musí být splněny, aby provádění akcí vedlo k vytvoření produktů (v odhadovaném čase, kvalitě a nákladech).

19 Postup vyplňování LRM 1/4
1. Stanovte cíle projektu – Objectives Stanovte trojimperativ projektu (nemáte-li jej). Upřesněte CO z trojimperativu. (Popište stav, který má nastat po realizaci projektu.) 2. Určete hlavní produkty – Deliverables Vyjmenujte produkty, které „jsou zhmotněním / konkretizací cílů“. 3. Stanovte činnosti – Actions Pro každý produkt stanovte alespoň jednu činnost, která vytvoří daný produkt.

20 Postup vyplňování LRM 2/4
4. Stanovte přínosy projektu – Goals Přínosy stanovte v dimenzích dle BSC: Finanční dimenze Zákaznická dimenze Procesní dimenze Dimenze lidských zdrojů a potenciálů firmy 5. Ověřte logickou správnost projektu Když provedeme činnosti, vytvoříme dané produkty? Když vytvoříme produkty, splníme dané cíle? Když dosáhneme cílů, lze dosáhnout dané přínosy? Lidské zdroje a potenciály společnosti Procesy Zákazníci Finance Goals/ Přínosy Objective/ Cíle Deliverables/ Produkty Actions/ Činnosti

21 Postup vyplňování LRM 3/4
7. Stanovte předpoklady Postupujte od činností k produktům a cílům. 6. Definujte ukazatele dosažení Pro každý řádek definujte metriky. Metrika musí obsahovat informace o množství, jakosti a případně i čase, ve kterém se má dosáhnout. 8. Definujte zdroje údajů Ke každému ukazateli stanovte zdroj odkud budete čerpat údaje potřebné pro jeho změření. SYSTÉM SE CHOVÁ JAK JE MĚŘEN! ŘÍDIT MŮŽU POUZE TO, CO UMÍM MĚŘIT !

22 Postup vyplňování LRM 4/4
9. Stanovte klíčové vstupy Uveďte souhrnný přehled uvažovaných zdrojů, přehled nejdůležitějších materiálních prostředků k provedení činností. 10. Určete finanční zdroje Napište stručný rozpočet. Uveďte zdroje pro financování nákladů. 11. Udělejte celkovou kontrolu proveditelnosti projektu Viz následující snímek.

23 Kontrola proveditelnosti
Goals Předpoklady Objectives Deliverables Actions Když provedeme činnosti a budou splněny předpoklady, vytvoříme nadefinované produkty v požadované kvalitě? Když vytvoříme produkty a budou splněny předpoklady, splníme cíle projektu? Když splníme cíle projektu a budou splněny předpoklady, dostaví se očekávané přínosy?

24 LRM / plány / strategie projektu
= ukazatele dosažení Objektivně ověřitelné Vstupy Zdroje pro ověření ukazatelů Předpoklady dosažení (Conditions) Goals/ Přínosy Objective/ Cíle Deliverables/ Produkty Actions/ Činnosti Náklady plány Shodnout se na problému I. Shodnout se na cíli II. PŘÍNOSY A HLAVNÍ VÝSTUPY PROJEKTU. ZDROJE/OMEZENÍ, PROSTŘEDÍ Popis stavu III. Určit cestu IV. AKCE, RIZIKA =

25 Business Proces Model S ČÍM - dokumenty CO - aktivity
JAK a KDY - procesy KDO - osoba je schopna vykonávat zodpovídá za garantuje je použita v KDE KDO - role je v útvaru je materializována potřebuje

26 Rizika v projektech, programech a portfoliích
ČSN ISO 10006 IPMA PMI 7.7.2 Identifikace rizik 1.4 Risk and opportunity 11.2 Risk identification 7.7.3 Posuzování rizik 11.3 Qualitative risk analysys 7.7.4 Ošetření rizika 11.5 Risk response planning 7.7.5 Řízení rizik 11.6 Risk monitoring and control (c) Brno Business School 26

27 Které z uvedených výroků jsou riziky?
Kolaudace stavebního objektu bude opožděna Protože je ředitel v dubnu na služební cestě v Anglii, posune se termín schválení a podpisu smlouvy nejméně o 14 dnů, což způsobí zdržení projektu alespoň o jeden měsíc. Při převozu strojů po D1 havaruje nákladní auto, stroje se poškodí a kvůli jejich opravě dojde ke zdržení zahájení výroby o cca 14 dnů. Protože se ve třech z posledních pěti projektů nepodařilo provést testování včas, lze očekávat, že se i tentokrát prodlouží předání do zkušebního provozu alespoň o 1 měsíc, což způsobí zvýšení nákladů o tis. Kč Projekt manažer si na své zimní dovolené při lyžování v Alpách zlomí nohu. NEBEZPEČÍ FAKT HROZBA–SCÉNÁŘ RIZIKO HROZBA (c) Brno Business School 27

28 (c) Brno Business School
Základní pojmy Nebezpečí (Risk Factor) Hrozba (Risk Event) Scénář (Risk Scenario) Pravděpodobnost (Probability) Škoda (Impact) Riziko (Risk) (c) Brno Business School 28

29 (c) Brno Business School
Nebezpečí Potenciální výskyt nepříznivé události Bude silná bouřka (c) Brno Business School 29

30 (c) Brno Business School
Hrozba Konkrétní projev nebezpečí Údery blesků Spustí se vydatný déšť Bude foukat silný vítr (c) Brno Business School 30

31 (c) Brno Business School
Scénář Nepříznivý děj, který hrozba způsobí a který končí nějakým dopadem na projekt Úder blesku do stodoly - > způsobí její zapálení -> shoří stodola. Vydatný déšť způsobí -> vylití potoka ze břehu -> zatopení sklepů v baráku. Silný vítr způsobí -> polom v lese. (c) Brno Business School 31

32 (c) Brno Business School
Pravděpodobnost Pravděpodobnost výskytu dvojice hrozba - scénář Pravděpodobnost úderu blesku do stodoly je… Pravděpodobnost vystoupení potoka ze břehu je … Pravděpodobnost polomu v lese je ... (c) Brno Business School 32

33 (c) Brno Business School
Škoda Újma způsobená v důsledku nepříznivé události Shoření stodoly = Kč Zatopené sklepy = Kč Polom v lese = až Kč (c) Brno Business School 33

34 (c) Brno Business School
Riziko Dle PMI a ČSN ISO 10006: Riziko je nejistá událost, která v případě, že nastane, má negativní (nebo i pozitivní) vliv na dosažení cílů projektu. Riziko je kvantifikovaná dvojice HROZBA - SCÉNÁŘ s jakou pravděpodobností utrpíme jakou škodu Navrhuji matici vyhodit a jinak graficky zobrazit větu, že jde o kvantifikovanou dvojici. Dále, když už tam máme difinici rizika dle PMI, určitě bude definice rizika i v ČSN a možná i v IPMA ICB. Fakt chceme na prvním modulu rozebírat, že riziko může být o příležitosti? Nebude to napoprvé matoucí? (c) Brno Business School 34

35 Procesy řízení rizik na projektech
Identifikuj (Risk Identification) Kvantifikuj (Risk Analysis Qualitative/Quantitative) Znalostní báze rizik (Project Risk Knowledge Base) Eliminuj (Risk Response Planning) Fáze odpovídají ČSN, IPMA, PMI. Monitoruj (Risk Monitoring and Control) Registr rizik (Risk Register) (c) Brno Business School 35

36 Řízení rizik : Odpovědnosti
Ukončení projektu Zahájení projektu Přínosy Zahájení projektu rizika provedení podnikatelská rizika (c) Brno Business School 36

37 Řízení rizik : Odpovědnosti
Rizika spojená s vytvořením a předáním produktů Podnikatelská rizika Rizika vlastního provedení Projektový manažer Rizika ze strany organizace realizátora / zadavatele Řídící komise Vedení společnosti, Manažer portfolia, Řídící komise Rizika externího prostředí Projektový manažer a řídící komise (c) Brno Business School 37

38 Souhrn shrnutí témat diskuse přehled ke ZK 38