Stáhnout prezentaci
Prezentace se nahrává, počkejte prosím
ZveřejnilIvo Novák
1
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 1 Jak se účastnit projektů 6. RP a nezešílet při tom… Marcela Linková Sociologický ústav AV ČR Národní kontaktní centrum – ženy a věda marcela@zenyaveda.cz Radka Pittnerová Výzkumný ústav textilních strojů Liberec, a.s. Regionální kontaktní organizace Liberec radka.pittnerova@vuts.cz
2
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 2 klíč k úspěchu správná volba partnerů vyjasnění cílů a východisek projektu podpora v ústavu problémy: špatný odhad partnerů (dr. Jekyll a Mr. Hyde) různá chápání cílů a východisek vyjednávání DPH, platu a čerpání overheadu
3
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 3 Projekty 6. RP Central European Centre for Women and Youth in Science (CEC-WYS) 2004-2007 SSA 7 zemí Knowledge, Institutions, Gender: an East- West Comparative Study 2006-2008 STREP 8 partnerů, 5 zemí
4
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 4 Projekty 6RP Textile innovation environment in NMS ENVITEX SSA 2004-2006 9 partnerů Regional approach towards FP6. Network of contact points in large Accession Candidate Countries, New Member States and Old Member States. Reginnet 17 partnerů 2004-2006
5
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 5 Příprava projektového návrhu Konkrétní záměr (nejlépe konzultovaný na přípravné schůzce projektového konsorcia + konzultace v příslušném DG) Politické dopady realizace projektu Existující zdroje informací Relevantní politiky a studie Základní informace – www.cordis.lu (open calls)www.cordis.lu
6
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 6 Příprava projektového návrhu II On-line (EPSS) Koordinace a rozdělení úkolů Kvalitní struktura konsorcia Odhad možných slabých stránek a případných konfliktů Aktivní účast na přípravě projektu od počátku (sdílená projektová koncepce) Z pohledu koordinátora Partneři
7
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 7 Příprava projektového návrhu III
8
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 8 Příprava projektového návrhu IV – specifika pro české týmy Plánovaní administrativních, právních a dalších aspektů projektu ve vztahu k organizaci a postavení mateřské organizace Finanční plánování projektu
9
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 9 obecné problémy v ČR nedostatečná podpora právní, účetní a odborná český NCP (Technologické centrum AV ČR) neposkytuje dostatečné služby uchazečům, informace jsou často protichůdné nedostatečné zázemí v institucích tudíž: žadatelé/řešitelé-vědci často musí být schopni fungovat jako účetní, právníci a manažeři
10
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 10 obecné problémy v ČR AC cost model (akademická sféra) Jak platit stále zaměstnance? 1. do smlouvy uvést úvazek, na který zaměstnanec pracuje na projektu 6. RP 2. navýšit osobní ohodnocení a to čerpat z rozpočtu projektu 6. RP účetně a z hlediska auditu je přijatelná 1. není nutné vykazovat overhead (indirect costs) – některá pracoviště dávají část overheadu řešitelům ve formě odměn AV ČR: s přechodem na VVI v roce 2007 nebudou tabulkové platy
11
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 11 obecné problémy v ČR DPH DPH není uznatelný náklad v případě AC modelů se „schovává“ do overheadu (indirect costs) ztrácí tím instituce – asi největší překážka účasti českých institucí v 6. RP, protože v případě nákupu např. velkého investičního majetku je tato položka velice vysoká ! nový vývoj: novela § 81 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (předkládáno poslancem Bartošem)
12
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 12 Příprava projektového návrhu V Odeslání finální verze projektu Možno opakovaně do ukončení výzvy NEZAPOMENOUT ULOŽIT FINÁLNÍ VERZE VŠECH DOKUMENTŮ) Automatické potvrzení systémem Přiděleno číslo projektu Oficiální oznámení o obdržení projektu Komisí
13
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 13 Projektový návrh se stává projektem Koordinátor obdrží hodnocení projektu s oznámením o zahájení vyjednávání ! Neznamená automaticky začátek projektu ! V rámci negociace je možné jednání ukončit Úspěšná negociace je završena podepsáním smlouvy s Komisí
14
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 14 …když koordinuji projekt
15
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 15 pravidlo číslo 1 pokud se vyskytne jakýkoli problém, nestrkat hlavu do písku a řešit ho OKAMŽITĚ A PŘÍMO, i když je to nepříjemné (problémy se nikdy nevyřeší samy a pouze rostou) ALE: komunikovat problém Scientific Officer až budete mít ŘEŠENÍ, ne dříve
16
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 16 pravidlo číslo 1 – příklad chybného postupu ENVITEX – problém s partnerem v počáteční fázi projektu Informace předané SO vedly pouze k pozastavení procesu negociace a odložení podepsání smlouvy s komisí o 2 měsíce
17
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 17 role Scientific Officer jsou různí někteří jsou velice nápomocní, o jiném vůbec nevíte musíte s SO konsultovat deviace od Annex 1 – změny práce získat souhlas se změnami rozpočtu mohou se lišit v tom, kdy chtějí deliverable reports jsou různě ochotní vám pomoci s odsouhlasením Reports předložených pro Reporting Period, zejména finančního čerpání a vyplacení další advance payment jejich hlavní starostí je, aby váš projekt byl bezproblémový a pokud možno úspěšný, aby se jim mohly prezentovat – na Vašem úspěchu závisí jejich úspěch v Komisi
18
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 18 rigidní i flexibilní projekty 6. RP se mohou zdát administrativně příliš náročně a rigidní, na druhou stranu jsou neuvěřitelně flexibilní můžete přesouvat finance mezi cost categories můžete měnit čerpání v jednotlivých reportovacích obdobích můžete přesouvat peníze mezi členy konsorcia, pokud se na to shodne konsorcium (project management board)
19
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 19 negociace projektu Od podání do pozvání k negociaci může uplynout až PŮL ROKU (někdy až 9 měsíců) okamžitě se ujistit, že všichni partneři ještě mají zájem se účastnit projektu okamžitě se ujistit, že lidé, kteří na projektu budou pracovat, jsou stále ve stejné organizaci v případě změn v odpovědných osobách nebo institucích okamžitě informovat Scientific Officer, aby se mohly změnit Contract Preparation Foms pokud se vyskytnout změny, překážky, problémy, informovat SO, aby se mohly vzít v potaz změny v časovém plánu negociace
20
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 20 negociace projektu - rozpočet dostanete pozvání, ale zkrácený rozpočet vyjednávání s partnery začíná nanovo dostanete pozvání a rozpočet zůstane stejný, ale partneři mají nové požadavky vyjednávání s partnery začíná nanovo dostanete pozvání a rozpočet zůstane stejný a partneři nemají problém s rozpočtem, který vám uvedli při podávání projektu
21
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 21 upozornění buďte připraveni na krácení rozpočtu buďte připraveni na krácení Person Months v průběhu negociace můžete požádat o delší reportovací období (pokud se vám to podaří, jako koordinátorům vám to ulehčí práci) můžete vyjednat jiný start date než 1. den měsíce, který následuje po měsíci podepsání smlouvy
22
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 22 upozornění Přestože EK a SO od vás budou chtít dokumenty a reakce téměř okamžitě, stejné pravidlo se netýká jich – na odpověď či reakci můžete i v průběhu negociace čekat několik týdnů Člověk by se neměl bát SO „zaurgovat“, protože se negociace neúměrně prodlužuje CEC-WYS: projekt podán v 28.8. 2003, pozvání k negociaci listopad 2004, draft contract červen 2004, kontrakt podepsán v srpnu 2004, vyjednaný začátek projektu: 1. 3. 2004 SO jsou také pouze lidé a někdy dokonce vědí méně než my
23
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 23 začátek projektu kick-off meeting: klíčový moment – vše musí být perfektně naplánováno a připravené, musíte mít vše pod kontrolou měl by motivovat konsorcium, aby začali pracovat a aby je to bavilo je možné, že ne všichni partneři přečetli projekt před začátkem projektu, motivujte je, aby jej přečetli, jinak budete ztrácet čas řešením věcí, které jsou v Annexu 1 bez ohledu na výše uvedené, projekt presentujte tak, jako kdyby ho nikdy nečetli udržet dobrou, pozitivní náladu – pokud se vyskytnou animosity, problémy – řešit je hned, aby partneři neodjeli „naštvaní“, to by zkazilo celý dojem z kick-off můžete i víc utrácet – dobrá večeře, večerní program (pro koordinátora je toto eligible cost)
24
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 24 co byste si měli vyjasnit… individuální pozice vzájemné povinnosti odpovědnost vaše silné a slabé stránky Protože jsou lidé zvyklí na různé národní grantové programy, jsou na různých příčkách hierarchie atd., pokud explicitně nevyjasníte odpovědnosti mezi koordinátorem, WP leadery, dalšími členy konsorcia, Project Management Boardem a externími konsultanty projektu, může se stát, že koordinátor bude muset znovu a znovu vyjednávat svoji pozici.
25
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 25 práce na projektu začínají… přestože se to může zdát neuvěřitelné, můžete zjistit, že členové konsorcia mají úplně jiná očekávání, než na jakých je postaven projekt členové konsorcia si najednou, po podepsání kontraktu a konsorciální smlouvy, uvědomí, že mají „intelektuální vlastnictví“ nebo „pre-existing know-how“, které je potřeba chránit přestože jsme všichni z Evropy, někdo jsme z ní víc a někdo míň ne schopnosti, ale věk najednou určuje, jak jste vnímáni lidé jsou různí a je skvělé, pokud máte v konsorciu partnery, kteří jsou nekonfliktní a konstruktivní
26
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 26 management úspěch projektu závisí na dobrém managementu připravte jasný a komplexní project handbook jasný plán práce a termíny pro odevzdávání jasná dělba odpovědností a rolí jasné rozhodovací procedury jasná komunikační strategie dohodnout se na proceduře, jak řešit situace, kdy jeden partner neplní své povinnosti (vyjednat zádržné v konsorciální smlouvě – např. 10 nebo 20%)
27
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 27 project handbook seznam partnerů s kontaktními informacemi odpovědnosti projektový plán a cíle pravidla zastupování nákladové modely a plány plán „milestone“ informační toky pravidla pro publikování, diseminaci a prezentaci projektu pravidla pro rozšíření konsorcia reportování projektu finanční reporty intelektuální vlastnictví konsorciální smlouva smlouva s EK
28
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 28 finanční reporty pokud máte první projekt 6. RP, konzultujte od začátku s auditorem/kou ujistěte se, že správně účtujete osobní náklady a že máte dobře ošetřené smlouvy vyjednejte s vedením, jak čerpat overhead obecně se na overhead účtuje telefon, poštovné, kopírovací služby v rámci instituce, kancelářské potřeby a v ČR též DPH zajistěte, aby účetní i auditor pracovali tak, aby přehled čerpání byl přijatelný pro EK sdělte partnerům hned na začátku, co budete potřebovat pro Management Report. Pokud jim to řeknete až před termínem pro odevzdání, často tyto informace už ani nedají dohromady – a o co jde: mít přehled Person Month dle WP a Deliverable členit položky rozpočtu dle cost categorií a WP mít přehled o plánovaném a skutečném čerpání, a to jak Person Month dle WP a Deliverable tak cost categories dle WP
29
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 29 komunikace jasná pravidla sankce za porušení pravidel dělat rozdíl mezi důležitou a méně důležitou poštou respektovat to, že lidé mají různé úrovně znalosti angličtiny, ale nutné respektovat pravidla slušnosti systém, díky kterému budete vědět, že partneři přečetli/odpověděli na vaše emaily (read-receipts jsou klíčové) ticho neznamená souhlas kontrolujte, zda partneři skutečně dostali vaše emaily, vyhnete se tomu, že se budou vymlouvat na to, že jim nikdy nedošel nebojte se partnerům ještě zavolat a probrat věci – je to mnohem efektivnější než email (pokud máte obavy o náklady, tak používejte Skype)
30
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 30 konflikt konfliktní situace se objeví od koordinátora se čeká, že je vyřeší, bude silný, bude řídit debatu a ukončí nesmyslné debaty, které nikam nevedou, proto: vždy držte diskusi u tématu nenechte stranu, která má s něčím problém, aby se opakovala a tím brala čas řešení problému či další diskusi pokud jsou lidé velice naštvaní, na chvíli změňte téma nebo přerušte jednání nedovolte, aby se diskuse dostala na rovinu osobních útoků pokud se kritika týká vás jako koordinátora, nepředpokládejte, že vám na pomoc přispěchají další členové konsorcia, odpovědný za řešení jste vy
31
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 31 … a když jsem partner projektu
32
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 32 pravidlo číslo 1 pokud se vyskytne jakýkoli problém, nestrkat hlavu do písku a řešit ho OKAMŽITĚ A PŘÍMO, i když je to nepříjemné (problémy se nikdy nevyřeší samy a pouze rostou) komunikovat problém s koordinátorem okamžitě, hledat společně řešení – koordinátor ho musí přijmou
33
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 33 …buďte sebevědomí koordinátor sice není vaše chůva, ale má určité odpovědnosti – řekněte si o ně: management řešení konfliktu komunikace s komisí vyjednání schválení reportů včasné dodání všeho, co od vás bude potřebovat včasná komunikace a vyjasnění nejasností
34
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 34 problémy s koordinátory mění (finanční) podmínky při negociaci bez toho, že byste o tom věděli při negociaci vám zkrátí PM a rozpočet kvůli škrtu v rozpočtu příliš krátké termíny nepřehlednost dokumentace a project handbook suchý styl a arogance, nelidskost komunikace nekomunikace – nulové komentáře na deliverables
35
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 35 … když se projekt chýlí ke konci…
36
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 36 Revize činností Odpovídá aktuální stav činností v projektu plánu? ANO – ukončení projektu + závěrečná zpráva NE – jednání o možném prodloužení projektu (finanční zdroje?)
37
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 37 Konec projektu Koordinátor x projektový partner Zprávy za příslušnou závěrečnou projektovou periodu Závěrečné zprávy Zprávy o činnosti Zprávy o projektovém managementu Finance, Final Plan for Using and Disseminating the knowledge… Project reporting in FP6
38
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 38 Audit projektu I Základní osnova certifikátu je součástí Financial Guidelines for FP6 (str.216) Co audit potvrzuje? Nákladový model Celkové uznatelné náklady projektu !nezaměňovat s výší příspěvku Komise – může být nižší! Oprávněnost nákladů Příjmy projektu; úroky z předfinancování (pouze koordinátor) Pro státy mimo Eurozónu – způsob přeúčtování N na € Cena auditu
39
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 39 Audit projektu II Cena za audit Součást plánovaného rozpočtu Náklady na management (do 7% z celkových projektových nákladů) Jediný uznatelný náklad mimo dobu trvání projektu
40
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 40 Audit projektu III Podpora při realizaci auditu Financial Guidelines for FP6 Audit certificate guidance notes Zkušený auditor Interexpert Bohemia,s.r.o.
41
25. 4. 2006Zkušenosti českých koordinátorů s projekty 6. RP EU 41 Audit projektu IV Audit z pohledu koordinátora Kontrola nákladového modelu TIM Kontrola celkové částky uznatelných nákladů Příslušné podpisy Form C (s podpisy auditora)
Podobné prezentace
© 2024 SlidePlayer.cz Inc.
All rights reserved.