Inovativní úřad ve městě Kostelec nad Orlicí, CZ.1.04/4.1.01/89.00020 Závěrečné shrnutí.

Prezentace na téma: "Inovativní úřad ve městě Kostelec nad Orlicí, CZ.1.04/4.1.01/89.00020 Závěrečné shrnutí."— Transkript prezentace:

1 Inovativní úřad ve městě Kostelec nad Orlicí, CZ.1.04/4.1.01/89.00020 Závěrečné shrnutí

2  Význam projektu  Shrnutí dosažených výsledků

3 Shrnutí výsledků projektu Čeho bylo dosaženo, co se vykonalo?

4  Poděkování  Chtěl bych alespoň touto cestou poděkovat všem členům týmu za pracovní nasazení a podnětné návrhu a připomínky  Také bych chtěl v neposlední řadě také poděkovat politické reprezentaci, že umožnila tento projekt a dala mu zelenou.

5  Projekt byl financován z výzvy 89 OP LZZ  Přibližně polovina žádostí o dotaci byla neúspěšná  Výše žádostí byla vyšší než alokace  Mezi neúspěšné patří více jak polovina krajů a magistrátů  Město Kostelec nad Orlicí patří mezi úspěšné žadatele.

6  Udržitelnost projektu  Z projektu se nepořizují investice  Nevznikají nová pracovní místa

7 Vykonaná práce Co se všechno dělalo?

8  Co bylo částmi projektu?  Finanční řízení  Strategie rozvoje města  Problematika zkvalitňování služeb veřejné správy  Projektové řízení – dotační projekty  Zvýšení efektivity veřejné správy  Elektronizace dokumentů – příprava  Návaznosti na eGovernment

9  Co se udělalo?  Strategie města  Analýza předcházejících projektů  Hodnocení dopadu projektů do strategie města  Revize stávajících směrnic  Analytické schůzky se všemi klíčovými lidmi  Vytvořeny dotazníky pro veřejnost  Zpracování manažerské finanční analýzy města  Dotazníky spokojenosti  Dotazník na služby města  Ruční vyhodnocení a přečtení dotazníků občanů  Analytické objektivní šetření daného území  Vyhodnocení a zpracování dotazníků  Sestavení návrhů matice SWOT  Analýza města v 9 kategoriích  56 grafů s výpočty  102 tabulky s údaji  32 návrhů od občanů  10 SWOT analýz  138 stran analýz

10  Co se udělalo (2. část)?  Strategie města  Sjednoceny podklady pro strategii  Vyhodnocení analytické části  Sestavení a práce pracovních skupin pro strategii rozvoje města  Sjednocení definic základní pojmů strategického plánování  Definice vize, motta, poslání  Definice prioritních os a strategických směrů  Definice strategie v jednotlivých směrech  Definice strategie rozvoje jednotlivých os  Akční plán  Variabilní realizace akčního plánu  Celkem 4 prioritní osy  Celkem 23 strategických cílů  Nalezeno celkem 20 opatření  Navrženo celkem 19 projektů  Definována rizika realizace  Navržen způsob realizace a implementace strategického plánu

11  Co se udělalo (3. část)?  Strategie města  Navržen vhodný způsob kontroly plánu  Definovány role a způsoby jejich práce  Navrženy parametry ke sledování, zda je SRM úspěšná  Celkově nalezeno 45 exaktně měřitelných parametrů  Definovány zdroje pravdy pro objektivní měření  Definováno, co bude úspěch a co neúspěch  Byla vytvořena zkrácená verze pro web města  Byly analyzovány vlivy na strategii města  Definována východiska stavu  Nalezeny limitující faktory pro realizaci  Definovány kritické faktory úspěchu  Definovány obecné parametry a vlivy pro úspěch strategii  Analyzovány role při plnění strategie  Byl zkoumán vliv strategií okolních celků na město

12  Co se udělalo (4. část)?  Metodika zlepšování práce  Byla definována obvyklá východiska strategie zlepšení  Definice toho, co je zlepšování a co ne  Definice úkolů středního a top managementu s ohledem na kvalitu  Definice úkolů s ohledem na efektivitu  Definice standardizačních cyklů  Principy řízení kvality  Výběr vhodné metodiky pro řízení kvality v podmínkách úřadu  Výpočet režijních nákladů a jejich stanovení  Návrh systému zlepšovacích návrhů  Metodika snižování nákladů  Výpočty finančních ukazatelů  Definice cílů zlepšování  Akční plán zlepšování  Způsoby měření kvality práce  Návrh projektů ke zlepšení kvality práce

13  Co se udělalo (5. část)?  Metodika zlepšování práce  Definice motivace pracovníků ke zlepšování  Pravidla hodnocení výkonu pracovníka  Odměňovací systém  Návrh základního kompetenčního modelu  Zapojení pracovníků do zlepšování krok za krokem (desatero zlepšení)  Image úřadu a posilování proklientsky orientované organizační kultury úřadu  Image a osobnost úředníka  Jednání s klienty  Způsob řešení požadavků a potřeb klientů úřadu  Právní a etické aspekty zlepšování práce  Způsoby budování sebedisciplíny

14  Co se udělalo (6. část)?  Projektové řízení  Definice nalezení vhodného projektu pro projektové řízení  Návrh způsobu projektového vedení v podmínkách úřadu  Problematika indikace projektu pro zvolenou metodiku  Výběr vhodné metodiky pro místní podmínky  Definice a sjednocení pojmů v rámci projektového vedení  Návrh organizační struktury projektu  Definice úkolů jednotlivých rolí v projektu  Definice dokumentace projektu  Vytvoření vzorů dokumentace projektu  Celkem 15 vzorů s osnovou a praktickými šablonami  Celkem 450 hodin konzultací k projektům  Definice a popis životního cyklu projektu  Zásady komunikace s dodavateli

15  Co se udělalo (7. část)?  Projektové řízení  Řízení změn organizačních a požadavkových  Řízení rizik a trendů projektu  Definice ukazatelů a metodika KPI  Způsob akceptace projektu  Vykazování projektů  Stanovení skutečné nákladovosti projektu  Definice způsobu vyjednávání o smlouvě a zahájení projektu  Definice způsobu zhodnocení projektu  Dodržování jakosti a řízení kvality projektu  Eskalace problémů  Komunikace v rámci projektu a její řízení  Ukončení projektu  Manuál projektového manažera pro obvyklé projektové situace  Definice a způsoby měření SLA projektu  Doplněn vhodný SW

16  Co se udělalo (8. část)?  Finanční řízení  Definice metodiky finančního řízení  Procesní analýza ekonomických procesů  Definice zvýšení výkonu kontroly finančních procesů  Doporučení vhodného podpůrného SW  Definice závazné účtovací osnovy pro město a jeho příspěvkové organizace  Doporučné změny pro informační systém města  Navržena automatizovaná výměna informací mezi systémy  Stanoveny pravomoci  Definice zpracování účetních výkazů  Definice schvalovacích postupů pro finanční operace v rámci finanční kontroly

17  Co se udělalo (9. část)?  Doprovodné aktivity  Management projektu  Zpracování monitorovacích zpráv  Zajištění administrace projektu  Management financí a vypořádání závazků  Součinnost a spolupráce při kontrole  Zachování souladu cílů projektu s cíli výzvy  Návaznosti na eGovernment a státní politiku v této oblasti  Studie digitalizace dat v podmínkách úřadu včetně stanovení ceny  Definice ochrany dat a základní bezpečnostní návyky pro uživatele informačního systému  Návrh procesního řízení v úřadu  Definice strategických procesů a jejich dokumentace  Nákup redakčního systému

18 Strategie rozvoje města Výsledky analytické části

19  Jaké jsou výstupy ?  Strategie města  Analytická část již svou prezentaci měla  Podrobněji se budeme věnovat návrhové části

20  Závěry analytické části  Analytická část byla prováděna pro následující kategorie:  Finance  Ekonomika  Lidé  Infrastruktura  Rodina  Bezpečnost  Sociální služby  Kultura  Životní prostředí

21  Finance  Město šetří provozní výdaje  Ušetřené prostředky investuje do bezpečnosti a sportu  Příjmy se zvyšují  Snižuje se zadluženost

22  Ekonomika  Hlavní problémy:  Rostoucí trend nezaměstnanosti  Závislost na jednom velkém a několika středních zaměstnavatelích  Pozitiva  Lehké oživení v celé ČR  Dotační politika  Daří se umisťovat dlouhodobě nezaměstnané

23  Infrastruktura  Hlavní problémy:  Chybějící obchvat města  Pozitiva  Relativně vysoká hustota dopravních tepen  Dobrá dopravní obslužnost  Výborná technická vybavenost

24  Lidé  Hlavní problémy:  Stárnutí populace  Rostoucí průměrný věk  Klesající počet obyvatel  Pozitiva  Nízká cena realit

25  Rodina  Hlavní problémy:  Chybí koncepční politika rodiny  Pozitiva  Rostoucí bytová výstavba  Existence služby města hlídání dětí  Dobře dimenzované MŠ  Dostatek možností vyžití matek s dětmi  Seniorské hřiště

26  Bezpečnost  Hlavní problémy:  Uprchlický tábor  Vyloučené lokality  Pozitiva  Investice do bezpečnosti  Pokles krádeží a násilných tr. činů  Plán prevence kriminality  Dobrá práce MP

27  Sociální služby  Hlavní problémy:  Chybějící širší spektrum sociálních služeb  Pozitiva  Dobré sociální zajištění  Dobré pokrytí zdravotními službami  Dům s pečovatelskou službou

28  Kultura a cestovní ruch  Hlavní problémy:  Klesající návštěvnost  Chybějící rekonstrukce SK Rabštejn  Pozitiva  Turisticky atraktivní prostředí  Tradiční kulturní akce  Dobré napojení na cyklostezky  Dobře fungující I-centrum Návštěvnost města Kostelec nad Orlicí a Rychnova nad Kněžnou

29  Životní prostředí  Hlavní problémy:  Relativně dobré prostředí  Pozitiva  Plynofikace města  Dobře fungující svoz odpadu  Absence zásadních zdrojů smogu Klesající produkce komunálního odpadu.

30  Výsledky dotazníkového šetření  Lidé jsou se situací ve městě více velmi spokojení, než nespokojení ve všech kategoriích

31  Známky za oblasti  Způsob známkování:  10 nejlepší  1 nejhorší Podílet se na místním plánovacím procesu Podávat přímé žádosti/dotazy na místní úřad Účast v komunálních volbách/referendech

32 Strategie rozvoje města Výsledky návrhové části

33  Co je návrhová část?  Návrhová část obsahuje následující prvky:  Motto města  Vize města  Prioritní osy a cíle  SWOT analýzy  Vliv strategií vyšších celků  Kompetence, role a údržba

34  Vazby mezi prvky strategie Definování toho, co obec plní za základní úkoly dáno zákonem Základní rámec směřování strategie, klíčová idea. Hlavní směry rozvoje celku Zpřesnění prioritních os Způsob naplnění cílů

35  Motto města  Bylo několik návrhů a vítězným návrhem je: „Kostelec nad Orlicí srdce Evropy“

36  Vize města  Definuje, jak město má vypadat po realizaci strategie:  „Kostelec nad Orlicí je ideálním místem pro život všech svých obyvatel. Zaměřuje se především na plnění jejich potřeb, podporuje pro ně rozvoj služeb, zabezpečuje kvalitní předškolní a základní vzdělání v souladu s moderními trendy, zabezpečuje bezpečí pomocí městské policie, podporuje bytovou výstavbu, stará se o seniory. Při cestě k tomuto cíli budou respektovány zásady trvale udržitelného rozvoje. To znamená hledání optimální rovnováhy mezi hospodářskými podmínkami, sociálními potřebami a ochranou životního prostředí města při zachování, případně rozvinutí, těchto životních hodnot pro příští generace…“

37  Co je návrhová část?  Návrhová část obsahuje následující prvky:  Motto města  Vize města  Prioritní osy a cíle  SWOT analýzy  Vliv strategií vyšších celků  Kompetence, role a údržba

38  Prioritní osy a strategické cíle

39  Prioritní osa rozvoj města  Finanční stabilita – udržení investičního potenciálu lokálních veřejných financí.  Vybavenost – dobudování infrastruktury tak, aby sloužila ke zvýšení kvality života obyvatelstva.  Služby města – snižování provozních výdajů, údržba péče o majetek, návaznost na politiku eGovernmentu, snižování administrativy.  Doprava – přizpůsobování přepravní kapacity místních komunikací dopravnímu zatížení.  Energetické hospodářství – úspory na výdajích za energie, omezování energetických ztrát.

40  Prioritní osa Ekonomika a podnikání  Zaměstnanost – udržení zaměstnanosti, podporovat stabilitu prostředí a omezovat neočekávané změny.  Podpora podnikání – diverzifikaci podnikatelských oborů ve městě, zajištění funkčního uspořádání města.  Podpora cestovního ruchu – podpora investic do ochrany životního prostředí, zajištění toku kapitálu do města a vzniku pracovních příležitostí.  Rozvojové plochy – vytvářet podmínky pro investice přinášející vznik nových pracovních míst.

41  Prioritní osa Sociální politika a služby  Demografický rozvoj – zvýšení počtu obyvatel a udržení tohoto růstu.  Rodinná politika – zatraktivnění obce jako místa pro založení rodiny a výchovu dětí.  Bydlení – město ve svém územním plánu bude podporovat bytovou výstavbu a územní plán bude reflektovat tuto snahu  Komunitní plánování – další rozvoj sociálních služeb bude zpracován komunitní plán rozvoje sociálních služeb pro správní území.  Sociální začleňování – v návaznosti na státní politiku eliminovat negativní sociální jevy.  Péče o zdraví – zachování klíčových prvků zdravotní péče a podpora zdravého životního stylu.

42  Prioritní osa Kvalita života  Vzdělávání – zvýšení vzdělání a zvrácení trendu nižší vzdělanosti v regionu  Volný čas – smysluplné a společensky přínosné trávení volného času pro všechny občany v regionu, podpora spolkového života  Kultura – využití aktivních občanů a spolků, vtažení lidí do centra dění, zvýšení sounáležitosti s městem  Společenský život – vytváření tradic spočívající v angažovanosti nebo aktivitě obyvatel města  Sport – budování a udržování sportovišť, podpora sportovních klubů  Publicita a propagace – propagace města, kulturních akcí a jejich publicita  Bezpečnost – prevence kriminálních činů, dodržováním veřejného pořádku ve městě  Životní prostředí – zachování nádherného rázu místní přírody, podpora ekologických aktivit, turistických spolků a ochránců přírody

43  Akční plán  soupis projektů a opatření k realizaci strategie  Celkem definováno 20 opatření a 18 projektů  Sestavuje se na 3 léta  Musí být pravidelně aktualizován  Akční plán je sestaven tak, aby šlo vybírat projekty podle potřeby a možností financování

44  Projekty heslovitě  Farmářské trhy a propagace zdravých potravin  Koncepce rodinné politiky  Vzdělávací akce  Cyklostezky  Kdo si hraje, nezlobí  Optimalizace dopravy ve středu města  Renovace veřejného osvětlení  Rekonstrukce kulturního domu Rabštejn  Zbudování úpravny vody  Revitalizace Sejkorova parku  Rekonstrukce domu mládeže  Revitalizace parčíku Jiráskovo náměstí  Renovace areálu technických služeb a obnova strojového parku  Ledová plocha  Posílení bezpečnosti  Městské muzeum  Dopravní hřiště  Singletreková dráha

45  Kontrola plnění plánu  Ukazatele jsou měřitelné hodnoty, které jsme se rozhodli sledovat, abychom zjistili, zda se v důležitých věcech nějak zlepšujeme nebo ne  Celkem 45 ukazatelů, která popisují stav území a dávají přehled, co je a co není zlepšení

46  Jak vypadá ukazatel?  Ukazatele má vždy definovaný pasport, viz níže

47  Vazby na strategie – co nám může pomoci?  EU  ČR  Kraj  Agentura pro sociální začlenňování

48  Evropská unie  Využití dotací  Projektový management  Sociální politika  Poučení o způsobech publicity

49  Česká republika  Demografické aspekty  Podpora rodiny  Zlepšování podmínek pro zdravý život  Podpora podnikání  Udržitelný rozvoj venkova  Systém vícezdrojového financování obcí a krajů

50  Královéhradecký kraj  Konkurenceschopnost a inovace  Dopravní dostupnost a mobilita  Veřejné služby a občanská společnost  Environmentální prostředí a sítě  Vyvážený rozvoj a správa regionu  Doprava a vzdělávání

51  Agentura pro sociální začleňování  plná integrace sociálně vyloučených obyvatel do společnosti,  revitalizace či redukce vyloučených lokalit, rozvoji zaostalých částí obce,  rozvoj sociálních a návazných služeb, které odpovídají potřebám všech obyvatel obce,  zajištění rovného přístupu všech občanů ke vzdělávání, bydlení, zdravotní péči, zaměstnání, sociálním službám a bezpečí,  prevenci dalšího sociálního vyloučení a s tím spojených sociálně patologických jevů, rozvoji občasné společnosti a podpoře občanského soužití.

52  Webová verze strategie  Obsahuje výtah z „velkého dokumentu“ strategie města  Zkrácená verze pro zvýšení přístupnosti veřejnosti

53  Jak dál se strategií?  Podle dokumentu akčního plánu strategie se budou realizovat projekty  Bude pravidelně aktualizovány dokumenty strategie  Pravidelné vyhodnocování s ohledem na ukazatele a finanční možnosti města

54 Good Governance - eGovernment a jeho dopady Kvalita služeb místní veřejné správy a státní koncepce eGovermentu

55  eGovernment  Snaha státu o elektronizaci veřejných služeb  Podobně jako e-shop, internetové bankovnictví apod.  Činnosti vykonávané v reálném světě převést do virtuálního

56  Základní pojmy  EGON a KLAUDIE Služby eGovernment Technické prostředky cloud computing

57  Jaké jsou základní prvky?  Základní registry – usnadnění komunikace mezi úřady  Datové schránky – elektronické a zaručené úložiště  KIVS – Komunikační infrastruktura veřejné správy sdílené komunikační služby  Portál veřejné správy – elektronická brána do veřejné správy dle zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy.  Elektronický podpis – hlavní nástroj identifikace a autentizace fyzických osob v prostředí internetu.  Otevřená data – data a údaje zveřejněná na Internetu.

58  Jaké jsou cíle?  Modernizace veřejné správy s využitím prostředků eGovernmentu  Účelné vynakládání veřejných prostředků pro koordinovanou a efektivní modernizaci veřejné správy, včetně investic do informačních a komunikačních technologií.  Efektivní součinnost všech subjektů veřejné správy na úrovni centrálních orgánů, krajů i obcí.

59  Proč by nás to mělo zajímat?  eGovernment je nástroj státu, který bude podporován  Je vysoce dotovaný – v rámci dalších výzev se počítá s dotacemi  Efektivní práce je nemyslitelná bez podpory ICT  Modernizace veřejné správy je velká příležitost pro zlepšování

60 Řízení kvality práce Zvýšení úrovně veřejné správy

61  Nástroje zlepšení řeší:  Pokud se podaří něco zlepšit, jak to udržet?  Jak ostatním říct, že se něco zlepšilo?  Jak z toho udělat běžnou věc?

62  Čemu jsme se věnovali?  Kontrola kvality  Pochvaly pracovníků  Motivace týmů  Zvýšení iniciativnosti  Komunikace  Vazby na automatizaci

63  Základní zásady  postup po malých krocích bez skokových převratů, které vedou k nárůstu zkreslení původních záměrů  možnost návratu do původního stavu  náklady na inovaci nesmí převýšit přínosy

64  Hlavní pravidla:  Kdo práci dělá, ať také navrhuje její zlepšení  Kdo se jí zúčastňuje nebo dostává její výsledky, nechť dodává nápady

65  Zlepšovací návrhy  Hlavními ukazateli dobrého zlepšovacího návrhu jsou:  Usnadnění práce  Odstranění zbytečné námahy  Odstranění nepříjemných stresujících prvků  Zvýšení produktivity práce  Zvýšení kvality  Ušetření času a nákladů

66  Strategie zlepšení – jaké jsou?  Technologický přístup – aplikace inovačních postupů a nejnovějších technologií  Znalostní přístup – zkušenosti, zdravý rozum, kontrola a nízkonákladové řešení

67  Iniciativa pro neustálé zlepšování  korekce systému náprava – odstranění zjištěné neshody  opatření k nápravě – odstranění příčin zjištěné neshody  zlepšování systému – zlepšení vztažené přímo ke konkrétnímu procesu nebo celému systému  preventivní činnosti – tj. odstranění možné neshody  úkoly z vedení - nemají charakter cílů jakosti, jsou spíše operativní povahy a z hlediska náročnosti, či doby realizace menšího rozsahu  sledování výkonnosti a výsledků obdobných organizací – Benchmarking  vyhodnocování neshod a neefektivních činností  pečlivé hodnocení výsledků

68  Příklad  Vydávání RZ na MěÚ Kostelec nad Orlicí  Hlídání dětí  Cvičiště pro seniory  Jak toho využít?  Publicita úspěchu  Jmenovitá pochvala

69 Projektové řízení Jeho význam a přínos

70  Co je to projektové řízení?  Způsob, jak dosáhnout očekávané výsledky  Udržuje nutnou komunikaci mezi stranami projektu  Určuje způsob komunikace mezi stranami na projektu  Projektové vedení je činnost, s cílem udržet rozhodující faktory projektu v rovnováze tak, aby ve společné součinnosti projekt dopadl ke spokojenosti obou stran.  Předchází rizikům  Zaručuje jednotné dokumentování projektu

71  Co je to projekt?  Projekt je časově ohraničená a ucelená sada činností a procesů, jejímž cílem je zavedení, vytvoření nebo změna něčeho konkrétního. Projekt je třeba určitým způsobem řídit a je charakterizován typickými znaky:  Cíl - projekt musí mít jasný cíl, výsledek či užitek, tedy něco, co má realizovat, vytvořit či změnit  Čas - projekt je v čase omezený sled činností  Jedinečnost - jedná se o neopakovatelný, unikátní sled činností, který vyžaduje specifický způsob řízení - projektové řízení (Project-Based Management)  Cílem řízení projektů je realizace vizí zadavatele, investora

72  Je každý projekt vhodný pro řízení projektovou metodikou?  Ne, ale jak to poznáme?  Negativní indikátory  Nízký rozpočet  Požadavky na projekt jsou omezeny pouze úzkou skupinou  Krátký čas projektu  Dodávka jasně definovaného zboží nebo komponent  Rutinní práce  Pozitivní indikátory  Neopakovatelnost  Dotace  Nutnost koordinace více odborností

73  Projektová dokumentace  Musí být standardizována tak, aby bylo možné projekt kdykoliv převzít někým jiným.  Projektová dokumentace je přesně dána životním cyklem projektu.

74  Životní cyklus projektu  Požadavky  Projektový záměr  Výběrové řízení  Spuštění realizace  Realizace projektu  Změna projektu  Akceptační řízení  Předání projektu  Udržitelnost projektu  Ukončení projektu

75  Kontrola průběhu projektu  Řízení rizik  Včasné upozornění na problémy  Vykazování práce  Metodika PM  Návod pro PM

76  Pomoc s řízením dotovaných projektů  Přímé konzultace  Praktická pomoc  Školení

77 Finanční řízení Řízení a kontrola hospodaření

78  Finanční řízení  Zaměřeno na kontrolu ekonomických procesů  Velké množství účetních skutečností, které je nutné sledovat  Hlavní oblasti:  Controlling  Evidence majetku  Trendování rozpočtu  Sledování ekonomických ukazatelů  Posílení informačního systému o integrační prvky

79  Finanční řízení - výstupy  Metodika finančního řízení  Analýza ekonomických procesů  Závazná účetní osnova pro město a jeho organizace  Doplnění informačního systému

80 Děkuji za pozornost