Stáhnout prezentaci
Prezentace se nahrává, počkejte prosím
ZveřejnilLudmila Tereza Sedláčková
1
www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz Seminář pro příjemce IOP k závěrečné MZ a ŽoP – výzvy č. 17, 16, 07 a 03 Ministerstvo vnitra České republiky Odbor strukturálních fondů Seminář pro příjemce IOP k závěrečné MZ a ŽoP – výzvy č. 17, 16, 07 a 03 Ministerstvo vnitra České republiky Odbor strukturálních fondů MV ČR, budova Centrotex, Praha 4 2. listopadu 2015
2
www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz Osnova prezentace Úvodní informace I. Monitoring projektů a kontrola II. Náležitosti Závěrečné monitorovací zprávy a žádosti o platbu III. Udržitelnost, publicita, archivace Dotazy, diskuze
3
www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz Úvodní informace – o.i. 1.1 IOP rok 2015 = konec způsobilosti výdajů programového období 2007-2013 (k 31.12.2015 musí být výdaj uhrazen) zbývá dokončit 23 projektů ze 4 výzev (termín dokončení projektů nejpozději k 30.11.2015) X zbývá proplatit žádosti ve výši cca 2 mld. Kč alokovaných v projektech (jednoetapové projekty) nízký stav čerpání (k 31. 10. 2015 vyčerpáno - v ŽoP schváleno - cca 73 % alokace kryté vydanými právními akty) → hrozí výrazné nedočerpání celého OP
4
www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz Úvodní informace – aktuality, časté dotazy Prodloužení termínů ukončení projektu za termíny dané Výzvou Metodický postup obecně stanovil Řídicí orgán IOP Pouze mimořádné případy za kumulativního splnění striktních podmínek: příjemce oznámil ZS MV nemožnost dodržet termín stanovený právním aktem/řídicím dokumentem v nejkratší možné době od okamžiku zjištění překážky; nedodržení harmonogramu způsobilo jedno či více z následujících nepředvídatelných okolností: přírodní katastrofa, insolvence nebo zánik dodavatele, zdržení díky šetření ÚOHS nebo soudu, zpoždění dodávky zásadních a pro dosažení cílů nezbytných technologií vinou dodavatele; příjemce řádně odůvodnil a doložil důvody zpoždění realizace projektu a prokázal, že ke zpoždění nedošlo jeho vinou; Status tzv. nedokončeného projektu Metodický postup obecně stanovil Národní orgán pro koordinaci/Řídicí orgán IOP Připouští možnost dokončit projekt v roce 2016 z vlastních zdrojů (prostředky proplacené do 31.12.2015 by zůstaly způsobilé k proplacení ze SF) Pouze mimořádné případy za kumulativního splnění podmínek pro prodloužení termínů ukončení za termíny dané výzvou (viz výše)
5
MONITORING A KONTROLA I. www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
6
Monitorovací hlášení Hlášení o pokroku (HoP) předkládáno v době realizace projektu Monitorovací zpráva (MZ) navázána na etapu projektu + Žádost o platbu nutno prokázat naplnění cílů projektu a dosažení cílových hodnot MI doložit naplnění pozitivního vlivu na horizontální kritéria, deklaroval-li je projekt v projektové žádosti předkládána vč. všech příloh do 20 pracovních dnů po ukončení etapy příjemce vyplňuje a finalizuje v IS BENEFIT7 vč. příloh a zasílá tištěnou verzi dokumentace na OSF (obsáhlé přílohy lze na CD) při pozdním odevzdání riziko sankcí v související ŽoP! www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
7
Závěrečné vyhodnocení akce (ZVA) navázáno na ukončení realizace a financování projektu termín pro odevzdání je uveden v právním aktu v souladu s Vyhláškou č. 560/2006 Sb. ve znění pozdějších předpisů příjemce předkládá Zprávu o závěrečném vyhodnocení akce správci programu = rozpočtovému útvaru, který pro projekt vydává Stanovení výdajů/Rozhodnutí o poskytnutí dotace → ZVA jeden originál ZVA příjemce předkládá na OSF Hlášení o udržitelnosti (HoU) navázáno na ukončení realizace projektu (udržitelnost projektu = 5 let) vyplňováno a odevzdáváno pouze v tištěné verzi (.doc) vč. případných příloh první HoU – 10 měsíců po ukončení realizace projektu je příjemce ze strany OSF upozorněn na termín podání + 20 pracovních dnů na odevzdání; následující termíny pro odevzdání – vždy po 12 měsících od 1. termínu www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
8
Kontrola ze strany ZS IOP administrativní kontrola - ZS IOP prověřuje 100 % administrovaných projektů v realizaci finanční kontrola - probíhá při schvalování zjednodušených žádostí o platbu na základě kontroly dokumentů předložených příjemcem (tj. ŽoP včetně všech požadovaných dokladů) věcná kontrola - probíhá na základě kontroly monitorovací zprávy o realizaci projektu, kterou příjemce zasílá souběžně se žádostí o platbu veřejné zakázky – probíhá ve 3 fázích (ZD, před podpisem smlouvy, po podpisu) → dokumentaci předkládat OSF ihned kontrola na místě (interim nebo ex-post) monitorovací návštěvy veřejnosprávní kontroly / obecné kontroly (dle NMV č. 55/2013) – u vzorku projektů na základě výsledku analýzy rizik či plánu kontrol dle zákona 320/2001 Sb., o finanční kontrole, a zákona 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád) → ověření souladu realizace projektu se schválenou projektovou žádostí, právním aktem a podmínkami dotace; kontrola účetních záznamů, vedení projektové dokumentace, pořízeného majetku atp. www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
9
Kontrola jiných subjektů než ZS IOP kontrola projektu ze strany OSF nemusí být zdaleka jedinou (poslední) kontrolou kontroly a audity jsou legislativně zakotveny (národní legislativa, evropská legislativa) – ŘO IOP, AO, NKÚ, EK,… po ohlášení data zahájení kontroly/auditu informovat OSF ihned – příprava, součinnost… mít dokumentaci v pořádku tak, aby ji bylo možno na vyžádání předat obratem kontroly a audity mohou být křížové (týkat se dodavatelů, partnerů) poskytovat kontrolním subjektům součinnost předávat OSF bezodkladně kopie oznámení, usnesení, rozhodnutí ze všech externích kontrol a auditů (i předběžné zprávy pro možnost součinnosti OSF s příjemcem!) NUTNOST ZACHOVÁVAT AUDITNÍ STOPU www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
10
Nejčastější zjištění z kontroly výběrových/ zadávacích řízení řádné uchování veškeré dokumentace k zakázce - ARCHIVACE diskriminační „značková“ specifikace předmětu zakázky + diskriminační kvalifikace nedodržování lhůt dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů dělení zakázek vyřizování dodatečných informací k zadávacím podmínkám uzavírání dodatků k SoD – prodlužování termínu plnění uveřejňování SoD a výše uhrazené ceny dle SoD na profilu zadavatele chybné vyplnění formulářů uveřejněných na věstníku veřejných zakázek www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
11
Sankce, pochybení při nedodržení ustanovení Podmínek právního aktu je dotace krácena dle popisu uvedeného v příloze PPŽP (Postup při porušení podmínek) - nejvyšší sankce (100 %) nenaplnění účelu projektu nedodržení zákazu dvojí podpory - procentuálně odstupňované sankce pochybení v zadávání veřejných zakázek (ZVZ a Závazné postupy) porušení ostatních povinností příjemce uvedené v Podmínkách (např. pozdně předložená MZ/ŽoP) při krácení finančních prostředků zasílá OSF informaci ŘO IOP a finančnímu úřadu www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
12
NÁLEŽITOSTI ZÁVĚREČNÉ MONITOROVACÍ ZPRÁVY A ŽÁDOSTI O PLATBU II. www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
13
Nejčastější chyby v MZ a ŽoP povinnost předložit MZ/ŽoP vč. příloh do 20 PD po ukončení etapy (nečekat na poslední možný termín) dokumenty nejsou sešity neoddělitelným způsobem, chybí přelepka, případně není přelepka orazítkována a podepsána (obdobně u příloh s více listy) MZ nebo ŽoP není podepsána statutárním zástupcem/pověřenou osobou nedodáno Čestné prohlášení rozdílné finanční částky v MZ a ŽoP (případně i v přílohách) Popis plnění finančního plánu / Popis realizace – nezahrnuty údaje z předchozích HoP × pouze zkopírováno bez doplnění aktuálnějších údajů www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
14
Nejčastější chyby v MZ a ŽoP Výběrová řízení – bez předchozí oznámené změny měněna data, částky nebo formy VŘ; smazán a nahrazen popis VŘ (ztráta auditní stopy → nový text doplnit za stávající!) Publicita – uváděná publicitní opatření se podstatným způsobem liší od publicity, kterou příjemce uváděl v projektové žádosti Publicita – u zrealizovaného publicitního opatření chybí jeho doložení (výstupy – článek, prezentace.., fotodokumentace, vzorek předmětu, atp.) Přílohy – nedodání všech relevantních příloh; u chybějících/nedodaných neuvedeno, proč jsou pro MZ a ŽoP nerelevantní; chybí popisy, co daná příloha zahrnuje konkrétně (vč. počtu listů) www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
15
Povinné přílohy v rámci předkládání ŽoP Žádost o platbu Soupiska faktur Faktury (včetně „likvidačních listů“) Výpisy z účtů Akceptační protokoly/ předávací protokoly Seznam čísel účtů Doklad o odděleném účetnictví Čestné prohlášení příjemce Podpisové vzory, pověření k podpisu MZ a ŽoP www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
16
Žádost o platbu ŽoP není dostatečně vyplněna – je důležité vyplnit: 1.Veškeré identifikační údaje – tzn. název projektu, číslo projektu, název příjemce, typ žádosti apod. 2.Bankovní spojení – účet, který bude používán pro následnou refundaci finančních prostředků od MF 3.Finanční údaje: „Celkové výdaje“: součet způsobilých a nezpůsobilých výdajů. „Celkové způsobilé výdaje celkem“: částka celkových způsobilých výdajů ze Soupisky faktur „Celkové způsobilé výdaje platby připadající na mezeru/očištěné o příjmy dle článku 55“ atd. www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
17
Žádost o platbu „Celkové způsobilé výdaje investiční/neinvestiční“ zde je nutné částku celkových způsobilých výdajů etapy rozdělit na investiční a neinvestiční – rozdělení musí být shodné s rozdělením v Soupisce v tabulce „Požadovaná dotace“ v kolonkách „Celkové způsobilé výdaje vynaložené v rámci křížového financování“ a „skutečné příjmy“ budou uvedeny nuly políčko „Zdůvodnění platby“ – není nutné vyplňovat částky se do Zjednodušené žádosti o platbu v IS Benefit7 zadávají s přesností na dvě desetinná místa www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
18
Soupiska faktur aktuální verze soupisky (je k dispozici ke stažení na webu OSF v přílohách příslušných výzev) částky na soupisce musí odpovídat částkám uvedeným v žádosti o platbu s přesností na dvě desetinná místa vždy dokládat elektronickou soupisku (ve formátu xls.), která musí souhlasit s tištěnou verzí neměnit vzorce vyplnit všechna pole podepsané oprávněnou osobou (stejná osoba jako u MZ a ŽoP) www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
19
Faktury a akceptační protokoly faktury (publicita, náležitosti dle zákona o účetnictví) na OSF předat pouze kopie faktur – originály zůstávají u příjemce faktury musí obsahovat patřičné náležitosti dle zákona o účetnictví částky, jež jsou na fakturách se musí shodovat s částkami, které jsou uvedeny v Soupisce na fakturách často chybí označení, že daný výdaj patří k projektu. Příklad textu: Tento projekt je spolufinancován z Integrovaného operačního programu, registrační číslo CZ.xxxx. Toto označení musí mít bezpodmínečně každá faktura. akceptační protokoly/předávací protokoly (zkontrolovat podpisy zúčastněných stran) www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
20
Výpisy z účtů výpisy z účtů se předkládají k výdajům, které jsou vykazovány v ŽoP a soupisce faktur kopie výpisů z účtů, ze kterých/na které byly realizovány platby v souvislosti s realizací projektu IOP výpis z elektronického bankovnictví obě formy výpisů z účtů musí být opatřeny razítkem příjemce a podpisem osoby odpovědné za účetní případy. Kopie navíc i označením „kopie souhlasí s originálem“ www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
21
Doklad o odděleném účetnictví nutnost doložit po ukončení každé etapy projektu musí být patrné zejména závazky vyplývající z realizace jednotlivých výdajů zaúčtované v rámci analytické evidence v členění na podíly SF (85%) a SR (15%) účetní sestava musí být vygenerovatelná z účetního systému kdykoliv znovu se stejným výstupem doklad musí být podepsán odpovědnou osobou ze strany příjemce www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
22
Seznam čísel účtů Na formuláři musí být uvedeno: Název příjemce Název projektu Registrační číslo projektu Jméno a příjmení odpovědné osoby Místo, datum a podpis Příjmový účet uvedený v tomto seznamu je používán pro následnou refundaci finančních prostředků od MF Seznam výdajových účtů musí odpovídat přiloženým bankovním výpisům s jednotlivými úhradami výdajů projektu www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
23
Sankce vůči dodavateli vs. způsobilé výdaje smluvní pokuta na základě vad a nedostatků dodávky → považuje se pokuta za zdroj financí na opravy a dokončení díla a neovlivňuje celkové způsobilé výdaje X smluvní pokuta za nedodržení dodacích lhůt → sníží se celkové způsobilé výdaje o uplatněnou pokutu či penále o všech smluvních pokutách a penále informovat ZS MV formou OoZ bezprostředně po jejich vzniku www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
24
Doporučení Doporučujeme příjemcům, aby s blížícím se koncem realizace projektů provedli důkladnou kontrolu výdajů, které budou vykazovat v rámci předkládaných ŽoP Ověřit, zda výdaje, jež budou vykazované v ŽoP, jsou v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vč. souvisejících vyhlášek Ověřit správnost zařazení výdajů na INV a NIV Ověřit, zda je fakturované plnění zařazeno na správných rozpočtových položkách druhových (RPD) V případě zjištění, že např. daný výdaj není INV charakteru, ale jedná se o NIV (nebo naopak), je nutné podat na OSF příslušné OoZ se zdůvodněním a relevantními přílohami (nový rozpočet, tab. zdrojů a potřeb…). OoZ je nutné předložit před koncem realizace www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
25
UDRŽITELNOST, PUBLICITA, ARCHIVACE III. www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
26
Udržitelnost projektu udržitelnost = fáze po ukončení realizace projektu – doba trvání 5 let příjemce má povinnost zajistit zachování dosažených výstupů projektu (vč. udržení dosažené hodnoty monitorovacích indikátorů) financování provozu projektů je odpovědností příjemce příjemce je povinen nadále informovat o změnách týkajících se projektu (např. změna kontaktní osoby, změna statutárního zástupce, technické změny atd.) každoročně po dobu 5 let předkládat Hlášení o udržitelnosti www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
27
Další doporučení ohledně udržitelnosti: hlídat termíny pro odevzdání Hlášení o udržitelnosti uložit si HoU jako dokument a doplňovat do něj informace průběžně po celé sledované období roku informovat v textu HoU o aktuálním stavu projektu v provozu a o změnách, k nimž za sledované období došlo, nikoliv o stavu ke dni ukončení realizace projektu na žádost MV poskytnout dodatečně požadované informace o průběhu realizace i po ukončení realizace projektu nezapomenout na povinnost umožnit kontrolu projektu a dále vést projektovou dokumentaci vč. účetnictví pro nakládání s pořízeným majetkem platí stejná pravidla jako v době realizace – nelze prodat, pronajmout, převést, dát do zástavy… (bez souhlasu ZS) předložit OSF Závěrečné vyhodnocení akce do stanoveného termínu www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
28
Převedení majetku pořízeného v rámci projektu příjemce nesmí majetek získaný z peněžních prostředků projektu během realizace projektu ani v době udržitelnosti bez předchozího písemného souhlasu Zprostředkujícího subjektu MV prodat, převést, pronajmout či vypůjčit jinému subjektu příjemce dotace zůstává nezměněn a nadále zodpovídá za plnění příslušných povinností i při případném převedení majetku (nutné smluvně ošetřit vztahy příjemce a případné nové odpovědné osoby) musí být zajištěno trvající plnění cílů projektu i možnost kontroly pořízeného majetku následným auditem www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
29
Zastarávání, upgrade majetku příjemce může za předpokladu zachování výstupů a indikátorů projektu majetek pořízený z projektu v případě nutnosti vyměnit (ba má i povinnost nahradit nefunkční jednotku – např. v případě vyhoření serveru – obdobným komponentem plnícím svůj originální účel ve stejné či lepší kvalitě) nadále musí být zajištěno plnění cílů projektu v dosažené kvalitě neprodleně o vzniku situace informovat OSF formou OoZ nutné zachovat auditní stopu pro případ následných kontrol (např. protokol o vyřazení vč. zdůvodnění) www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
30
Archivace dokumentace dokumenty a doklady, které se vztahují k operacím spolufinancovaným ze strukturálních fondů EU, podléhají ve všech fázích projektového cyklu a na kterékoli úrovni zapojení subjektů kontrole ze strany Evropské komise a dalších kontrolních orgánů příjemce je povinen archivovat veškerou dokumentaci související s realizací projektu (včetně účetních dokladů a dokumentaci o výběrovém řízení) v souladu s článkem 90 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 minimálně do konce roku 2021 příjemce je povinen zajistit, aby povinnosti spojené s archivací plnili také partneři a dodavatelé podílející se na realizaci projektu www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
31
Publicita Nařízení Evropské komise č. 1828/2006 Pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření Logo manuál IOP (určuje zásady správného používání loga IOP a vlajky EU) povinnosti příjemce v rámci publicity: poskytnout souhlas se začleněním na veřejně přístupný seznam příjemců (ZS je povinen informovat příjemce podpory a širokou veřejnost o tom, že daný projekt je spolufinancován z EU) splnit ta publicitní opatření, k jakým se příjemce zavázal v projektové žádosti umístit po dokončení realizace dobře viditelnou trvalou informativní desku o podpoře (v rozsahu dle Čl. 9 Nařízení EK č. 1828/2006) www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
32
Prostor pro dotazy http://www.osf-mvcr.cz/oddeleni-iop www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
33
Děkujeme Vám za pozornost a přejeme hodně úspěchů při dokončování realizace Vašich projektů a psaní ZMZ a ŽoP! www.strukturalni-fondy.cz/iop www.osf-mvcr.cz
Podobné prezentace
© 2024 SlidePlayer.cz Inc.
All rights reserved.