Lukáš Čermák Klára Hniličková Žaneta Kašparová Petr Kolář Tomáš Skůra ARCHIVACE Tým A Lukáš Čermák Klára Hniličková Žaneta Kašparová Petr Kolář Tomáš Skůra

Co se od nás vše dozvíte? Historie Archivace dnes Archivace vs. zálohování Legislativa Přístupy a příklady archivace Očekávané přínosy archivace Diskuze

Archiv – Co to je a jak to slovo vzniklo? Původ slova archiv - ,,arkheion“ Co to je archiv? Archivář Archivnictví Archiv

Historie archivnictví Antické Řecko Čína, Řecko, Řím Francouzský národní archiv

Metody archivování Historie Středověk Novodobé archivy Moderní archivy Mezinárodní standardy ISAD a ISO

Co je to archivace dnes? Dlouhodobé uložení dokumentů a jejich uchování, ošetřování, zpřístupňování a vyřazování v souladu s platnými zákony

Archivace vs. zálohování Kopie databází, transakčních logů, jiných datových zdrojů a životně důležitých informací pro běh aplikace do vybraného úložiště Slouží k obnově provozu systému Archivace Trvalé odstranění dat ze systému!

Archivace Zálohování Data jsou přesouvána Data jsou uložena na nepřepisovatelných paměťových médiích Spadá do problematiky splnění legislativních požadavků Jednotlivé záznamy, dokumenty atd. Archivujeme roky Cílem je uchování dat pro budoucí použití Data jsou kopírována Data jsou uložena na přepisovatelných médiích Spadá do problematiky zajištění bezpečnosti provozu informační Celá databáze či souborový systém Zálohujeme dny, týdny, měsíce Cílem je rychlá obnova dat při jejich ztrátě

Proč vlastně archivujeme? Objem ukládaných a uchovávaných dat stále roste a my se v nich potřebujeme vyznat Povinnost archivovat jako taková je dána i zákonem Vyplývá z potřeby, aby činnosti organizací byly transparentní a dlouhodobě prokazatelné Uchování všech relevantních dat a dokumentů

Co je nutné zajistit pro správnou archivaci? Neměnnost obsahu dokumentů Dobrou dostupnost a čitelnost dokumentů po celou dobu uložení Jednoznačnou identifikaci dokumentů (např. pomocí čárového kódu) Správné nastavení a realizace skartace Správná strategie s ohledem na potřeby a možnosti konkrétní firmy

Zákony související s archivací Zákon č. 167/2012 Sb., o archivnictví a spisové službě Zákon č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu Zákon č. 564/1991 Sb., o účetnictví Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty

Podle čeho se firmy rozhodují? Odvětví podnikání Legislativy Nákladů

Celý proces archivace a skartace firemních dokumentů: Úschova dokladů u podnikatele, a to po zákonem (respektive několika zákony) stanovené lhůty (tzv. skartační lhůty dokumentů) Výběr dokumentů ke skartaci Splnění povinností ve vztahu ke státnímu archivu – v případě podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, třídění dokumentů na ty určené k trvalé archivace a na dokumenty určené ke skartaci Skartace dokumentů a uložení příslušných dokumentů v archivu 1) archivace

Archivovat papír nebo CD? Stohy papírů a šanonů totiž vyžadují určitý prostor Outsourcing Doklady je také možné převést a uchovávat v elektronické formě OUTSOURCING – „Pro podnikatele je to levnější. Navíc nemusí znát zákony, ani skartační lhůty.“ Jak bude uvedeno dále – „je vidět, že problematika archivace elektronických dokumentů je poměrně komplikovaná a vyžaduje rozsáhlé know-how, aby v budoucnosti nedošlo ke ztrátám nebo k legislativním pochybením. Zejména pro menší společnosti to představuje problém, který je jejich vlastními silami dlouhodobě obtížně zvládnutelný.“ podoby zmiňuje účetní zákon

Listinná podoba – účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky Technická podoba – účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný Smíšená podoba – účetní záznam v listinné formě obsahující také informace v technické formě pro osobu nečitelné, které umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný č. 564/1991 sb., o účetnictví ZÁKON – č. 564 z roku 1991 sbírky o účetnictví podmínky

prokazatelnost el. dokumentů Čitelnosti pro fyzickou osobu Ochrana před zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou, ztrátou nebo odcizením Dlouhodobá prokazatelnost (zajištěnu věrohodnost původu, zachovanou neporušitelnost obsahu) ČITELNOST – nebo povinnost převedení do čitelné podoby PROKAZATELNOST – překlopení formátu, ISO - PDF/A, inkoust (opisy) prokazatelnost el. dokumentů

č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty č. 167/2012 Sb., o archivnictví a spisové službě Elektronické podpisy či značky Zákon o DPH upřesňuje, že elektronický podpis nebo značka musí být založeny na kvalifikovaném (systémovém) certifikátu Zaručena neporušenost obsahu elektronickou výměnou informací ZÁKON - č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty č. 167/2012 Sb., o archivnictví a spisové službě která je účinná od července roku 2012, poprvé jasně zakotvila podmínky uchovávání dokumentů v digitální podobě CERTIFIKÁT - U použitých certifikátů je však nutné obnovovat jejich platnost, neboť ta je limitována. elektronický podpis

Identifikace podepisovatele (určení věrohodnosti původu dokumentu) Zda v mezidobí s obsahem dokumentu někdo manipuloval Zašifrování dokumentu, které vychází z jeho textu Národního bezpečnostní úřad (www.nbu.cz) Jednotný typ elektronického podpisu pro komunikaci mezi veřejným a soukromým sektorem č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu ZÁKON – č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu NBU - Informace o narušení bezpečnosti šifrovacích algoritmů je možné získat na webových stránkách VEŘEJNÝ SEKTOR - Tímto podpisem je uznávaný elektronický podpis, kterým je zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. - certifikační autority(1 rok, razítka): První certifikační autorita, a. s., Česká pošta, s. p., a eIdentity, a. s. REVOKAČNÍ LISTY - což jsou seznamy odvolaných certifikátů vydaných certifikační autoritou (důkaz platnosti připojeného certifikátu v dané době) výhoda elektronického podpisu

č. 167/2012 Sb., o archivnictví a spisové službě Pokud je dokument v digitální podobě podepsán uznávaným elektronickým podpisem, ke kterému je v okamžiku podpisu či za jeho platnosti připojeno kvalifikované časové razítko, považuje se takový dokument za pravý Dokazovací břemeno spadá na protistranu (na rozdíl od listinné podoby) č. 167/2012 Sb., o archivnictví a spisové službě NOVELA - Nová formulace právní domněnky pravosti elektronických dokumentů POZNÁMKA - V případě, že má být prokázána pravost listinného originálu dokumentu, bude mít tuto povinnost v rámci dokazování vlastník dokumentu, nikoli protistrana, jako je tomu u elektronického originálu dokumentu. datové schránky

zpět k podmínkám archivace V případě datových schránek jsou doručené dokumenty uvnitř schránky archivovány pouze po dobu 90 dní. Pokud společnost s originálem elektronického dokumentu řádně nenaloží, nekonvertuje ho do listinné podoby nebo v souladu s právními předpisy nearchivuje v elektronické podobě, o tyto elektronické originály po uplynutí 90 dnů přijde. ÚŘEDNÍCI - Ti leckdy zapomenou, že platnost jejich elektronického podpisu vypršela, a nezbývá nic jiného než na to úředníka upozornit a vyžádat si vystavení nového a platného elektronického originálu dokumentu. zpět k podmínkám archivace

č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení Účetní doklady účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let Personalistika stejnopisy evidenčních listů – 3 roky mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let (u starobního důchodu pouze 10 let) u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady – 6 let Daňové doklady doklady se skladují 10 let od konce zdaňovacího období. č. 564/1991 sb., o účetnictví č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení ÚČETNÍ - Podnikatel má ze zákona povinnost vést účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví). PERSONÁLNÍ - podle zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, vést odpovídající personální evidenci zejména v souvislosti s důchodovým pojištěním zaměstnanců DAŇ - § 27 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty skartace

499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Povinnosti podnikatelů nezapsaných v obchodním rejstříku končí skartací dokumentů U podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku však musí samotné skartaci předcházet jednání se státním archivem a výběr archiválií z podnikatelských dokumentů, určených k trvalému uložení. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě SKARTACE – nejdříve po uplynutí doby, hodí se však k soudním řízením apod POVINNOSTI ZAPSANÝCH V OR VUCI ARCHIVU - 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě POZNÁMKA: Zvolit k uložení archiválií státní oblastní archiv je pro podnikatele nejjednodušší. Pokud archiválie archivu daruje, ztrácí vlastnická práva, pokud je pouze deponuje, neztrácí práva vlastníka. Může sice uložit dokumenty sám, ale musel by získat akreditaci Ministerstva vnitra pro soukromý archiv a řídit se příslušnými pravidly. Případně archiválie může uložit mimo státní či soukromý archiv, ale je za ně nadále zodpovědný. podmínky pro OR dané zákonem

Povinnost archivovat podle zákona o archivní a spisové službě 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu Dokumenty o majetku či ochranných známkách Finanční dokumenty, účetní záznamy a statistiky Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu Výrobní program a jeho změny Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech zakladatelské dokumenty, organizační řády, jednací řády, dokumenty o změnách podnikatelského subjektu, rozhodnutí o změně právní formy, sloučení rozdělení, rozhodnutí o zrušení, likvidaci a zániku právního subjektu, návrhy na výmaz z obchodního rejstříku notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu, výroční zprávy a zprávy o auditu - účetní záznamy a statistiky katalogy zboží s ceníky nebo publikace vydané podnikatelským subjektem uplatnění výrobků na domácím a zahraničních trzích Kolektivní smlouvy skartace

Do koše s tím „Podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku, který zničí dokumenty bez umožnění výběru archiválií příslušným archivem, se vystavuje hrozbě uložení pokuty do 250 000 Kč“ Výběr dokumentů jako trvalých archiválií (sestavení návrhu pro Státní oblastní archiv) jak návrh sestavit

Skartační znak - značka, podle které se určuje, jak se po uplynutí skartační lhůty s dokumentem naloží A (archiv) pro dokument s trvalou hodnotou, který je určený k uložení do archivu S (stoupa) pro dokument určený ke skartaci V (výběr) pro dokument, který bude po posouzení teprve zařazen do kategorie A nebo S POZNÁMKA – podnikatelé, kteří nejsou zapsaní v OŘ mohou po uplynutí skartační doby listiny (ve fyzické či digitální formě) zlikvidovat. Mohou se ovšem hodit jako důkazní materiál při budoucích soudních sporech. Lawyered

Přístupy zkoumaných firem Představení firem Digitální archiv Listinný archiv Pozitiva a negativa přístupů Řešení archivace Vlastní zdroje vs. Outsoursing

Přínosy archivace Dodržení zákonných požadavků o archivaci Přínosy archivace listinných dokumentů Přínosy archivace elektronických dokumentů

Přínosy archivace listinných dokumentů Uvolnění úložného prostoru Zabezpečení dokumentů v archivu

Přínosy archivace elektronických dokumentů Dostupnost dokumentů oprávněným osobám Uchování dokumentů v zabezpečených archivech Uvolnění datového prostoru

DISKUZE Otázky: Jaký je váš názor na digitální archiv? Outsourcing nebo vlastní zdroje?

Děkujeme za pozornost