Techniky projektové přípravy 23.3. 2010 Členství ČR v EU II. Techniky projektové přípravy 23.3. 2010

Projekt „Sekvence jedinečných, komplexních a vzájemně propojených aktivit směřujících k jednomu cíli, které musí být dokončeny v určitém čase, v rámci rozpočtu a dle předem daných specifikací.“ sekvence aktivit: musí být činěny v konkrétním pořadí, je zde počátek a konec uvažovat ve smyslu vstupů a výstupů jedinečné aktivity žádný projekt není stejný, nutné být připraven na odlišnosti komplexní aktivity málokdy projekty obsahují opakující se činnosti propojenost aktivit jsou logicky či technicky propojené i pokud nejsou, pro úspěch musí být realizovány všechny

Definice projektu Cíle zákon rozumných cílů: SMART projekt má vždy nějaký cíl většinou je užitečné rozložit ho do několika podcílů cíle jsou prokazovány měřitelnými údaji zákon rozumných cílů: SMART S: Specifické (přesně vymezitelné) M: Měřitelné (určit přesné indikátory) A: Přiřaditelné (assignable) (za cíl je někdo odpovědný) R: Realistické (co lze dosáhnout s danými zdroji a rozpočtem) T: Časově určené (time-related) (kdy je možné cíle dosáhnout) jak má projekt skončit: v rámci daného časového horizontu (dán pevně) v rámci daného rozpočtu (pevné vs volné zdroje) podle předem určených zadaní (nejsou vždy pevné) projekt vs program

© Robert Zbíral 2008

Projektová omezení nikdy nemáme zcela volnou ruku rozsah kvalita hranice projektu, co máme dělat a co ne vyplývá většinou se zadaní nebo našeho návrhu kvalita kvalita výsledného produktu + kvalita řízení projektu náklady nejlépe ve smyslu rozpočtu čas časový harmonogram nebo datum ukončení propojeno částečně s náklady nelze ho skladovat zdroje lidé, vybavení, nemovitosti pevné i volné, ale omezená dostupnost vždy

Projektový trojúhelník projekt musí být vždy v rovnováze na začátku „ideální stav“ nevydrží dlouho změna jednoho prvku má vliv na ostatní možnost nerovnováhy v různých projektech různé priority hrozby rozsah a původní plán „víra v obrat“ snaha vs realita

pláááááááááán-realizace Projektový cyklus každý projekt má své standardní fáze definice záměru nosná myšlenka důkladná analýza situace oblasti, kde chceme projekt realizovat podrobná příprava projektu analýza proveditelnosti přesné určení všech výše uvedených proměnných možná nejvíce důležitá fáze pláááááááááán-realizace plán-realizace-plán-realizace-plán-realizace nebo plán-realizace, nový plán-nová realizace Neboli: Nikdy není dost času udělat něco pořádně napoprvé ale vždy je dost času vrátit se a udělat to znovu.

Standardní projektový cyklus

Standardní projektový cyklus

Standardní projektový cyklus

Standardní projektový cyklus

Analýza SWOT efektivní pomůcka pro plánování projektu analýzou SWOT lze ohodnotit cokoliv oblast, službu, budovu, výrobek, osobu… definice silných a slabých stránek, příležitostí a hrozeb využití při prvotní analýze hodnotíme situaci určíme jednotlivé skutečnosti není náhodný výběr (nutná stejná logika) dělení na interní a externí faktory

Silné stránky (S) Slabé stránky (W) významná spádová oblast severní Moravy mladý učitelský sbor město je sídlem důležitých soudních institucí dobrá dopravní dostupnost fakulty místně i regionálně moderní vyučovací prostory „rodinná“ forma fakulty fakulta nabízí několik studijních programů s odlišným zaměřením podpora univerzity, města a kraje doktorský a rigorózní program vysoká šance pro studenty získat Erasmus stipendium příznivé prostředí pro studium i studentský život v rámci ČR fakulta druhého řádu spolupráce v zahraničí pouze s méně významnými univerzitami nedostačující knihovna (prostory i vybavení) problematická pověst fakulty v odborném prostředí přeplněnost fakulty, nedostatek vyučovacích prostor fakulta nemá výraznější tradici není dostatek zkušených kvalifikovaných učitelů není prostor pro praktické uplatnění studentů při studiu Příležitosti (O) Hrozby (T) rozvíjení spolupráce se Salzburskou univerzitou místo pro další fyzický rozvoj fakulty nabídka některých programů v distanční formě užší spolupráce s praxí (např. v rámci právní kliniky, olomoucké soudy) získání nadějných učitelů, jejichž postup na „tradičních“ fakultách je omezen zvyšující se výdaje státu na vědu a výzkum zavedení školného trvání na zastaralém přístupu k výuce (učení se práva nazpaměť) nevyužívání moderních informačních technologií (databáze) snižující se atraktivita právnického vzdělání zhoršující se technický stav některých částí budov a okolí fakulty financování vědy a výzkumu se orientuje na aplikovaný výzkum mladí vyučující zanedbají svůj odborný růst větší konkurence v oblasti právnického vzdělávání (SVŠ, více programů i na jiných fakultách)

Logický rámec základem každého projektu je logframe nástroj pro: popsání projektu na velmi malém prostoru základ pro řízení projektu nástroj pro: plánování realizaci a monitorování vyhodnocení obsahuje stanovení: čeho chceme dosáhnout (výstupy) očekávané výsledky (účel) jaké předpoklady musíme naplnit čtyři sloupce v každém logickém rámci

Logický rámec vertikální logika projektu (strom cílů) vše řízeno vztahem příčina-následek hlavní (strategický) cíl odpovídá specifickému cíli jednotlivých priorit OP není přímo v našich silách, ale usilujeme o přispění k jeho dosažení účel projektu (bezprostřední cíl) jakou změnu chceme dosáhnout projektem- většinou jen jedna změna účel musí vyjadřovat cíl, ne aktivity výstupy projektu (výsledky) neseme za realizaci přímou zodpovědnost o co nám jde, konkrétní popis více částí projektu znamená více položek (bude pravidlem) aktivity projektu přiřazeny ke každému výstupu- nutná přímá vazba

Logický rámec kontrola logiky prvního sloupce dosažení cíle na vyšší úrovni podmíněno splněním úrovně nižší

Logický rámec tvorba vertikální logiky projektu (strom cílů) postup shora dolů od globálního cíle k aktivitám může být zprvu i více možností jak naplnit hlavní cíl postup zdola nahoru máme jisté zdroje úkolem tyto zdroje využít v rámci cíle nějakého OP OP PROJEKT Globální cíl Specifické cíle Cíle oblasti podpory Hlavní cíl Účel projektu Výstupy - Aktivity Prioritní osa Oblast podpory

Logický rámec druhý sloupec- objektivně ověřitelné ukazatele řídit lze jen to, co lze měřit či jinak dokázat odpovědi na otázky co, kolik, kdy, pro koho, kde? hlavní jsou ukazatele v kolonce účel (bezprostřední cíl) projektu (váže se na ně dotace) při postupu zdola vstupy (u aktivit) vynaložení nutné pro realizaci aktivit (vážeme na rozpočet) ukazatele výstupů fyzické či peněžní jednotky ukazatele účelu dopad na chování, kapacitu či výkonnost příjemců dotace opět fyzické, peněžní, statistiky ukazatele hlavního cíle překračují naše bezprostřední možnosti

Logický rámec třetí sloupec- zdroje k ověření Popis Ukazatel Hlavní cíl Zvýšení dopravní bezpečnosti Snížení míry nehodovosti o 5% Bezprostřední cíl / účel Zkrácení cestovních časů Snížení přepravních nákladů Zkrácení přepravních časů o 20 minut Snížení nákladů o 15% Výstup Vybudovaná silnice 10 km nové silnice třetí sloupec- zdroje k ověření reálně existující zdroj, jasná metodika pokud není k dispozici, musí být řečeno, jak budou ukazatele získány

Logický rámec čtvrtý sloupec- předpoklady/ rizika co může ovlivnit úspěšnou realizaci projektu rizika vždy vyjádřena do pozitivní podoby vnější faktory, na které nemáme vliv rozdíly mezi mizivým rizikem a významným u hlavního cíle pole většinou zůstává prázdné pod celý logframe je možné dodat další pole, tzv. předběžné podmínky (např. zahájení celého dotačního projektu)

Logický rámec- požadavky

Objektivně měřitelné indikátory Způsoby ověření indikátorů Popis Objektivně měřitelné indikátory Způsoby ověření indikátorů Předpoklady Širší cíl (opatření 4.3) rozvoj enviromentálního vzdělávání, výzkumu a osvěty v olomouckém regionu růst zájmu veřejnosti o environmentální problematiku krajské statistiky Bezprostřední cíl zlepšit orientaci studentů UP v environmentální oblasti vytvoření Centra EVVO na PF UP počet studentů absolvujících vytvořené kurzy účastníci kurzu se orientují v otázkách enviromentální problematiky analýza dat ze systému STAG výsledky testů a evaluační formuláře účastníků kurzů výroční zpráva Centra zájem kraje na vytvoření EVVO PF UP podporuje vznik Centra EVVO dostatečný zájem studentů

Objektivně měřitelné indikátory Způsoby ověření indikátorů Popis Objektivně měřitelné indikátory Způsoby ověření indikátorů Předpoklady Výsledky Analýza potřeb a návrhů Vytvoření pracovní verze kurzů Vytvoření konečné struktury kurzů Publikační činnost Zřízení knihovního fondu Centra Zařazení kurzů do studijní nabídky UP Zhodnocení celého projektu zprávy z pracovních schůzek s příslušnými představiteli pracovní verze kurzů vytvořena konečná struktura kurzů připravena 6 titulů skript vytištěno studijní literatura k dispozici kurzy zařazeny ve studijní nabídce kurzy schváleny všemi aktéry zápisy ze schůzek výroční zpráva Centra seznamy přednášek jednotlivých kurzů rozpočet projektu a finanční analýza databáze knihovny UP závěrečná zpráva všech aktérů slučitelnost programu s krajskými i celonárodními prioritami EVVO PF UP poskytne prostory a zázemí zájem PF UP na dlouhodobém zajištění fungování Centra EVVO Aktivity Vstupy 1. Schůzky se státními úředníky a zástupci UP 2.1. Zhodnocení zavedených kurzů v dané problematice na jiných univerzitách 2.2. Shromáždění materiálů potřebných k vytvoření kurzů 3.1. Návrh struktury kurzů 3.2. Analýza pracovní verze kurzů aktéry z environmentální oblasti (NNO, KÚ, MŽP ČR) 3.3. Implementace výsledků uvedené analýzy (viz. 3.2.) 4. Příprava skript k vytištění 5. Nákup studijních materiálů 6. Jednání se studijním oddělením UP 7. Zhodnocení kurzů všemi účastníky podpora ze strany environmentálních aktérů prostory pro působení Centra materiální vybavení (výpočetní technika, nábytek) odborný personál vlastní finanční zdroje dohoda s vydavatelem o vydání 6 titulů skript po 200 ks 200 ks knih zařazeno do knihovního katalogu Centra získání finančních prostředků v dostatečné výši

Logický rámec- požadavky

Logický rámec- časté chyby rámec nemá logiku ukazatele nejsou měřitelné aktivity nejsou chronologicky seřazené jsou příliš obecné (* příliš podrobně pojaté) nezaměňovat aktivity za výstupy ani sebelepší logframe nám práci neusnadní, pokud projekt nemá smysl nebo nápad!

Časový plán- Ganntova tabulka časový harmonogram projektu v grafické formě seznam aktivit může vycházet z logframu čas je na horizontální ose, aktivity (činnosti) na vertikální pokud začátek aktivity je podmíněn dokončením nebo počátkem aktivity předchozí, musí to být v tabulce patrné při realizaci možno ihned kontrolovat jestli projekt probíhá podle plánu nebo je zpožděný použitelné zejména pro jednodušší projekty nejsou vidět slabá místa mezi aktivitami jaké problémy způsobí zpoždění jedné fáze? neidentifikuje tzv. slabá místa možnost použít ostatní techniky (PERT, CPM)

Etapy/fáze projektu 2004 2005 I II III IV Schůzky s vládními úředníky a zástupci UP Zhodnocení zavedených kurzů v dané problematice na jiných univerzitách Shromáždění materiálů potřebných k vytvoření kurzů Návrh struktury kurzů Vytvoření pracovní verze kurzů Analýza pracovní verze kurzů aktéry z environmentální oblasti (NNO, KÚ, MŽP ČR) Implementace výsledků analýzy a příprava konečné verze kurzů Příprava skript Vytištění skript Jednání se studijním oddělením UP Zhodnocení kurzů všemi účastníky

Časový plán- Ganntova tabulka

Časový plán- PERT diagram

Kritéria úspěchu projektu v oblasti SF cíl koresponduje s cíly OP, navázání na prioritu zaměření na cílovou skupinu, příjemce podpory zapadá do definovaných nedostatků regionu jasně formulované výsledky vytvořené pracovní příležitosti mimořádné investice (od soukromých investorů) navázání na jiné projekty a opatření potřebnost podpory od jiných subjektů spolupracující nebo partnerské subjekty (hlavně soukromé) inovační charakter příspěvek k trvale udržitelnému rozvoji účelnost vynaložených prostředků strategická povaha projektu