Time management

Kdo neřídí – je řízen time = čas management = vedení, správa, obratné řízení, Jedná se tedy o jakousi správu času, neboli „Jak řídit svůj čas“.

Jedna z velmi mála věcí, která je na světě opravdu spravedlivá, je právě čas. S časem se musí hospodařit jako s penězi! Když uděláte chybu a přijdete o peníze, je to velmi nepříjemné, ale většinou je tato ztráta nahraditelná.

Ztráta času je nenahraditelná! Výsledkem nesprávného zacházení s časem jsou : stresy poškozené zdraví finanční ztráty nesplněné vlastní cíle nenaplněné představy o životě.

CÍl -vyzískat ze svého času co možná nejvíce dosáhnout toho, abychom měli čas na všechno, co pokládáme za důležité mít čas na odpočinek, přátele, na rodinu i na koníčky vyhnout se stresu dostat svůj časový rozvrh pod kontrolu

Paretův princip Pravidlo známé také jako „20 / 80 “ 20 % příčin způsobuje 80 % výsledků Zbylých 80 % přináší jen 20 % efektu. Pro time management je nejdůležitější rozpoznat, které úkoly spadají do první skupiny, a na ty se zaměřit.

10 pravidel Time managementu 1. Dělat věci podle stanovených priorit (nedopustit, aby urgentní záležitost vytěsnila důležitou) 2. Delegování povinností (Co mohou dělat jiní, ať dělají jiní)   Hřbitovy jsou plné těch, kteří si mysleli, že bez nich to nejde.  Na základě zvolených priorit vybereme tu činnost, která je pro nás nejdůležitější, kterou ovládáme nejlépe, veškeré ostatní povinnosti poté můžeme delegovat dalším lidem. Ti tuto činnost vykonají mnohem lépe a snáze, než bychom ji vykonali my.

10 pravidel Time managementu 3. Efektivně využívat pomůcky (pořídit si kvalitní (vhodné) pomůcky a využívat jich) 4. Systematické plánování času (získáme ucelený pohled na naší vytíženost, snadno si doplníme další povinnosti a předejdeme možné časové kolizi) Pokud budeme používat nevhodné náčiní (nové si nechceme pořídit kvůli velké ceně nebo z lenosti), může se velmi snadno stát, že nakonec ztratíme mnoho času a nevyhneme se stresu, který vznikl právě z časové náročnosti úkonu. Můžeme použít mnoho plánovacích pomůcek. Mezi ně můžeme zařadit velmi známý diář nebo například plánovací software.

10 pravidel Time managementu 5. Umět říci NE (Odmítáme nabídku, nikoliv člověka) Náš čas není o nic méně důležitější než čas kohokoliv jiného 6. Umět s věcmi „švihnout“ (Umět včas odhadnout, na kterou činnost se nehodíme ) Je potřeba si ujasnit, co pro nás daná nabídka znamená, jaké nám přinese výhody a jaké nám naopak může způsobit nepříjemnosti. Říci NE je obzvláště důležité, chce-li nás někdo připravit o náš čas, který máme určený na důležitější věci. Ne všechny věci jsme schopni dělat. Důležité však je si uvědomit, že některou věc / činnost by někdo jiný udělal mnohem lépe, rychleji a kvalitněji je velká výhoda. Ušetří se tím mnoho času…

10 pravidel Time managementu 7. Informovanost (včasná a úplná informovanost je klíčem k dobrému zvládnutí času) 8. Rušivé vlivy ( telefonáty, návštěvy, náhlé a nehlášené porady)  Pokud jsou naopak některé informace neúplné nebo dokonce chybné, snadno dojde ke špatnému odhadu situace. Úkoly a čas si špatně rozvrhneme a dojde tak k velké chybě. Výsledkem může být časová nezvladatelnost a stres.

10 pravidel Time managementu 9. Časové rezervy (pravidlo 60/40) 10.  Uspořádání pracovního místa ( prostorová inteligence) Ideální je naplánovat zhruba 60 % času a zbývajících 40 % si ponechat na případné spontální a neočekávané aktivity Vhodné uspořádání vytváří podmínky pro efektivní práci, zamezuje zbytečnému a časově náročnému hledání. Nepořádek často bývá vytvořen neznalostí, jak si pracovní místo uspořádat, někdy je systém vnucen (i nevědomě) kolegou či nadřízenými. Každý má však svoji individuální prostorovou inteligenci a podle toho si musí své pracovní místo uspořádat

Příběh Najděte v textu příklady nedodržení těchto pravidel a jejich důsledky: Umění říct ne Systematické plánování času Uspořádání pracovního místa Rušivé vlivy Delegování pravomocí Informovanost Dělat věci podle stanovených priorit

Příběh pana XY Diář nevlastní. Už zapomněl, že je odpoledne oslava Rozhoduje se, zda-li pojede do práce MHD nebo automobilem. Vzhledem k ceně se rozhodne využít MHD. Po cestě domů hodlá vyzvednout děti ze školky. Do práce přijde včas. Ví, že musí odevzdat výkres. Začne hledat rozpracovaný výkres a podklady. Ztratí hodinu vzácného času hledáním. Začne na výkresu pracovat. V tom je vyrušen telefonem, kdy mu manželka připomene odpolední oslavu. Slíbí, že vše obstará on sám. Nyní je rozrušen. Rozhodne se odpočinout si. Do odevzdání práce je ještě čas. Není však informován o podnikové poradě – nezájem o dění v podniku. Po zahájení porady je pro něj vyslán kolega. U nadřízeného klesá jeho reputace. Po skončení porady již nemá dostatek času na vypracování výkresu. V práci je přesčas a dokončuje výkres. Výkres odevzdává opožděně Kolegovi kývl na jeho žádost o přípravu podkladů na druhý den. Z práce odchází rovněž pozdě.

Úkol : Přepiš příbeh pana XY tak, aby byly dodrženy zásady time manegementu