CZECH SALES ACADEMY Trutnov – střední odborná škola s.r.o. EU PENÍZE ŠKOLÁM CZ.1.07/1.5.00/34.0011 VY_32_INOVACE_01_06 ZÁPIS Z PORADY Zpracovala: Mgr. Petra Velebová Datum: 22. srpen 2012 Vzdělávací oblast: Vnitropodnikové písemnosti I Předmět: Písemná a elektronická komunikace Ročník(y): 4. ročník – denní forma vzdělávání 4., 5. ročník – dálková forma vzdělávání

ANOTACE Výukový materiál obsahuje charakteristiku zápisu z porady, vč. fází jeho zpracování a jednotlivými typů zápisů. Dále se zabývá náležitostmi stručného zápisu, které jsou doplněny konkrétními ukázkami. Tento výukový materiál navazuje na materiál VY_32_INOVACE_01_01, ve kterém jsou uvedeny požadavky na formální úpravu a stylizaci vnitropodnikových písemností. VY_32_INOVACE_01_06

jediný písemný doklad o průběhu jednání ZÁPIS Z PORADY jediný písemný doklad o průběhu jednání zachycuje veškeré důležité informace FÁZE ZPRACOVÁNÍ ZÁPISU koncept – pořizuje pověřený pracovník během porady zpracování čistopisu – co nejdříve: nejlépe v den porady, event. další pracovní den schválení čistopisu – popř. úpravy obsahu, provádí: pracovník, který poradu vedl Po schválení se zápis rozesílá všem účastníkům, popř. na vědomí dalším orgánům. Jeden výtisk zápisu se vždy archivuje (zakládá). VY_32_INOVACE_01_06

OBSAHOVÁ SPRÁVNOST ZÁPISU pravdivost – uvádět pouze informace, skutečnosti, které skutečně na poradě byly pro-jednány, zazněly jasnost, jednoznačnost, stručnost (důležité hlavně pro pracovníky, kteří se porady nezúčastnili) Zajištěna kontrolou vedoucího pracovníka. FORMÁLNÍ SPRÁVNOST ZÁPISU přehlednost – uspořádání jednotlivých částí (důležité pro všechny, kdo budou zápis číst) Často se odvíjí od zvyklostí v jednotlivých organiza-cích a typu porady. VY_32_INOVACE_01_06

NEJPOUŽÍVANĚJŠÍ TYP: stručný zápis DRUHY ZÁPISŮ Z PORAD – podle rozsahu Stručný – zachycuje jednotlivé body jednání, přijatá rozhodnutí, uložené úkoly, termíny, odpo-vědné osoby 2. Podrobnější – obsáhlejší záznamy jednotlivých bodů programu nebo doslovné znění některých připomínek 3. Doslovný – jedná se o doslovný přepis jednání (např. z jednání parlamentu) NEJPOUŽÍVANĚJŠÍ TYP: stručný zápis snadný pro zpracování a pro seznámení se s obsahem VY_32_INOVACE_01_06

NÁLEŽITOSTI STRUČNÉHO ZÁPISU Z PORADY Záhlaví označení pořádající organizace 2. Název písemnosti + pořadové číslo zápisu umísťuje se na střed papíru a zvýrazňuje se na další řádek: typ porady, den konání 3. Údaje o přítomných 3a) heslo „Přítomni:“ vedle něj uvést odkaz na prezenční listinu „viz prezenční listina“ přílohou k zápisu bude podepsaná prezenční listina – při větším počtu účastníků porady 3b) hesla: „Přítomni:“, „Omluveni:“ vedle každého hesla se vypíší jména pracovníků VY_32_INOVACE_01_06

NÁLEŽITOSTI ZÁPISU Z PORADY – pokrač. 5. Program jednání (uspořádání se liší dle obsahu porady) 5a) BOD PROGRAMU = ODSTAVEC TEXTU Ukázka 1: Poradu zahájil v 10:00 h ředitel společnosti. Ing. Peterka seznámil přítomné s pokyny k pro-vedení inventarizace majetku. Ukázka 2: - doplnění bodů programu Zahájení porady Poradu zahájil v 10:00 h ředitel společnosti. Inventarizace majetku Ing. Peterka seznámil přítomné s pokyny… VY_32_INOVACE_01_06

NÁLEŽITOSTI ZÁPISU Z PORADY – pokrač. 5b) PROGRAM CELÉHO JEDNÁNÍ – ZÁZNAM JEDNOTLIVÝCH BODŮ Ukázka: Program jednání Zahájení porady Inventarizace majetku Nový účetní program …. 1. Poradu zahájil v 10:00 h ředitel společnosti. 2. Ing. Peterka seznámil přítomné s pokyny k provedení inventarizace majetku. VY_32_INOVACE_01_06

NÁLEŽITOSTI ZÁPISU Z PORAD – pokrač. 5c) Uložené úkoly v některých organizacích jsou posledním bodem obsahu zápisu uvádí se: znění úkolu, pověřené osoby, termíny 6. Místo a datum vyhotovení údaje se neoddělují čárkou měsíc se vypisuje slovy 7. Jméno zapisovatele, jméno vedoucího prac. vedoucí pracovník schválenou verzi zápisu parafuje VY_32_INOVACE_01_06

POUŽITÉ ZDROJE LEVOVÁ, J., VALEŠOVÁ, I. Písemnosti bez předtištěných odvolacích údajů + Sbírka úloh. 2. aktual. vyd. Praha: NÚOV, 2008. 53 s. ISBN 80-85118-93-9 Všechny obrázky z programu MS PowerPoint. Materiál je určen pro bezplatné používání pro potřeby výuky a vzdělávání na všech typech škol a školských zařízení. Jakékoliv další využití podléhá autorskému zákonu. velebova@sosptu.cz VY_32_INOVACE_01_06