QES – Quick Efficiency Scan Představení nástroje

Prostředí veřejného sektoru se za poslední období mění a začíná vyžadovat jiný a chytřejší typ služeb Nastává ústup od tradičního ponětí procesně-organizačních auditů a příklon k jednodušším, více zacíleným službám Organizace veřejného sektoru jsou sice specifické, na druhou stranu ale trpí obdobnými problémy Není proto potřeba hloubkově analyzovat celou organizaci, je možné se primárně zacílit na oblasti, které jsou obvykle problematičtější Obecně sílí tlak na přidanou hodnotu a hospodárnost při poskytovaní poradenských služeb, je také potřeba rozumně využívat poskytované součinnosti ze strany organizací Na základě těchto důvodů si společnost Deloitte dovoluje představit inovativní nástroj pro hodnocení organizací – QUICK EFFICIENCY SCAN Tento nástroj je již používán Evropskou komisí a organizacemi ve vybraných členských státech EU.

QES je nástroj, který umožňuje organizacím získat hlubší vhled do jejich aktuální výkonnosti ve všech relevantních dimenzích jejich fungování na základě hodnocení vlastních zaměstnanců. Nástroj posuzuje výkon organizace z pohledu 7 dimenzí : 1.Řízení výkonu 2.Organizace 3.Řízení procesů 4.IT technologií 5.Řízení talentů 6.Organizační kultury 7.Inovací Respondenti používají webový nástroj k indikaci, do jaké míry souhlasí s 125 prohlášeními o tom, jak organizace funguje za stávajícího stavu. Nástroj může být vyplněn všemi zaměstnanci nebo pouze vybranými pracovníky. Umožňuje analyzovat rozdíly v odpovědích dle organizačních jednotek, funkčního místa, postavení respondenta v řídící struktuře, atd. Deloitte vyvinul sebehodnotící nástroj (QES), který umožňuje organizaci identifikovat klíčové oblasti ke zlepšení při vynaložení nízkých nákladů a v krátkém čase

QES je založen na metodologickém rámci, který pokrývá všechny relevantní dimenze výkonnosti organizace Řízení výkonu Inovace Řízení procesů Řízení talentů Vize/Mise Hodnoty Strategie Efektivita Děláme správné věci? Efektivita Děláme věci správně? Organizační vyzrálost Kde si stojíme? Organizace IT technologie Organizační kultura

Základní model obsahuje 125 prohlášení a umožňuje posoudit organizaci ve všech 7 dimenzích Řízení výkonu Plánování Monitoring Reakce na hodnocení 12 prohlášení Organizace Jednoduchost Konsolidace - Roztříštění Velikost a vyvážení Zaměření na zákazníky/externí spolupracující subjekty Pravomoci - odpovědnosti Řízení 30 prohlášení Řízení procesů Kontrola dodržování procesů Řízení procesů Zlepšování procesů 18 prohlášení IT technologie IT strategie IT řízení IT procesy 12 prohlášení Inovace Inovační strategie Proces a organizace inovací Inovační kultura Připravenost na změnu 20 prohlášení Řízení talentů Plánování zdrojů Strategické plánování pracovních sil Talent Management 15 prohlášení Organizační kultura Výsledky / Úspěchy Struktura/ Konzistentnost Vztahy na pracovišti 16 prohlášení

Průzkum je realizován pomocí webové aplikace je uživatelsky příjemný Přístupný i přes nezabezpečené internetové připojení Zabezpečený přes přihlašovací jméno a heslo Možnost úpravy prohlášení Výsledky jsou zpracovány anonymně Neomezený počet respondentů Délka trvání projektu je cca 3-4 týdny Quick Efficiency Scan pro organizaci veřejného sektoru I. Řízení výkonu 4. Plánování výkonu Strategické a operativní cíle jsou jasně definované Strategické a operativní cíle poskytují dostatečný a adekvátní vstup pro rozhodování vedoucích pracovníků Strategické a operativní cíle jsou jednoduše pochopitelné pro všechny relevantní pracovníky Strategické a operativní cíle jsou transformovány do pracovních cílů jednotlivých zaměstnanců organizace Neváhejte přidat komentář nebo vysvětlení k Vámi zaškrtnuté odpovědi: 1 (Zásadně nesouhlasím, prohlášení určitě není pravdivé); 2 (Částečně nesouhlasím, prohlášení většinou není pravdivé), 3 (Nejsem si jist, nevím); 4 (Mírně souhlasím, prohlášení je někdy nebo částečně pravdivé); 5 (Určitě souhlasím, prohlášení je pravdivé) 0 (Není relevantní)

Organizační heat mapa - příklad: Výstup ve formě heat mapy je: Jednoduše pochopitelný a názorný Tvoří vynikající základ pro diskuzi na manažerské úrovni Umožňuje porovnat vnímání fungování organizace zaměstnanci vs. vedení Je to silný komunikační nástroj na anonymní bázi a dokáže poskytnout zpětnou vazbu vedení organizace Vedení tak může nedostatky odstranit a výzkum opakovat a zjistit posun ve vnímání Lze tak porovnat organizační jednotky mezi sebou (např.na krajích, nebo podřízené organizace) Po zpracování výsledků je vygenerována systémem tzv. „heat mapa“. Tato mapa jasně identifikuje příležitosti pro zlepšení – je nástrojem pro vrcholové vedení organizace.

Organizace vytěží z QES maximum, pokud je sebehodnocení doplněno expertním vyhodnocením Sebehodnocení Přizpůsobení dotazníku (volitelně), definice cílové skupiny a dohoda na stanovení analytických dimenzí Všichni zaměstnanci nebo vybraní zaměstnanci se účastní šetření Expertní vyhodnocení Analýza příslušných vnitřních dokumentů Rozhovory s vedoucími pracovníky High level benchmarking – porovnání s jinými organizacemi Heat mapa organizace Klíčové oblasti ke zlepšení Definice postupu ke zlepšení Zaměření na výsledek Informace o dosažení výsledků a návrh oblastí a doporučení ke zlepšení Rozhovory s vedoucími pracovníky, porovnání s výsledky jiných organizací Návrh dalšího postupu Výsledky

Pro potřeby expertního hodnocení je společnost Deloitte připravena poskytnout služby v následujících oblastech: Tvorba a oponentura strategických dokumentů, dohled nad implementací strategií Hodnocení a zlepšování procesů Poradenství v oblastí lidských zdrojů a zavádění změn do organizace Poradenství v oblasti sociálních věcí a zdravotnictví (sociální bydlení, domovy pro seniory, hodnocení fungování nemocnic, alternativní zajištění služeb) Poradenství v ekonomické oblasti (tvorba a oponentura finančních modelů, projektové financování, activity based costing, nastavení nákupu) Poradenství v oblasti vztahů s občany a zákazníky (CRM, komunikační kanály, elektronizace úkonů, podání občanů) Čerpání prostředků ze zdrojů EU (strukturální fondy, Jessica, grantové financování)

Deloitte označuje jednu či více společností Deloitte Touche Tohmatsu Limited, britské privátní společnosti s ručením omezeným zárukou, a jejích členských firem. Každá z těchto firem představuje samostatný a nezávislý právní subjekt. Podrobný popis právní struktury společnosti Deloitte Touche Tohmatsu Limited a jejích členských firem je uveden na adrese © 2013 Deloitte Česká republika