Vodorovné odvolací údaje Jde o starší vzor, od jehož používání se v současnosti již upouští, častěji se pro psaní obchodních dopisů používá druhá varianta předtisku. Zatímco podobu některých písemností si můžeme navrhnout sami, úprava jiných je přesně stanovena. Proto je úprava korespondence mezi obchodními organizacemi , ale také úřady, závazně stanovena normami. Každý administrativní pracovník musí přesně vědět, jak má vypadat obchodní či úřední písemnost.

Uspořádání a přehlednost dopisu je předností Tvůrce vyúčtování totiž usiluje o to, aby si příjemce zafixoval jejich podobu a rychle v nich dovedl vyhledat potřebné informace nutné k zaplacení. Proto každou z nich najdeme vždy na stejném místě. Totéž platí i pro korespondenci, kterou mezi sebou vedou obchodní organizace. Každá firma musí při uzavírání svých obchodů vytvořit a přijmout celou řadu dopisů. Kdyby pisatel umístil například datum nebo podpis pokaždé na jiné místo, značně by tím příjemci (adresátovi) zkomplikoval práci. Ten by musel v každé písemnosti vše zdlouhavě hledat. Navíc by při psaní mohlo v takovém případě snadno dojít k opomenutí některé-ho důležitého údaje, bez něhož by byl takový dopis neplatný.

Příklad vyplnění vodorovných odvolacích údajů

Zapište údaje do předlohy předtisku Obdrželi jste nabídku zboží č Zapište údaje do předlohy předtisku Obdrželi jste nabídku zboží č. 456/13, 14. listopadu 2013 od pana France. Pan Klouček.potřebujete upřesnit informace o zboží. Odepisuje 20. 11.dopisem č. 43/13

Pojmenujte základní části obchodního dopisu Zopakujte si:   Které typy písemností znáte Co je individuální písemnost Za jakým účelem se používají předtisky (formuláře) Jak se píše adresa fyzické a právnické osoby Umístění adresy odesilatele a příjemce na obálkách Pojmenujte základní části obchodního dopisu Vysvětlete funkci odvolacích údajů Vyplňte s pomocí osobního počítače veškeré údaje předtištěné na dopisním papíře Správně umístěte a esteticky upravte vlastní text dopisu včetně jeho věci, oslovení a podpisu Použijte do dopisu přílohy nebo rozdělovník

Literatura: [1] FLEISCHMANNOVÁ, E.; JONÁŠ, I.; KULDOVÁ, O. Písemná a elektronická komunikace pro střední školy a veřejnost 2. První vydání. Praha: Fortuna, 2005, 152 s. ISBN 80-7168-924-6. [2] SLAVÍČKOVÁ, M.; VALEŠOVÁ, I. a kol. Obchodní dopisy nejen u státní zkoušky + sbírka úloh. 2. vydání. Praha: Národní ústav odborného vzdělávání – oddělení Státní těsnopisný ústav, 2008, 27 s. ISBN 80-85118-87-4. [3] ŠTIKOVÁ, S. Písemná a elektronická komunikace 2. Uzavírání a plnění kupních smluv. 8. vydání. Plzeň: KORESPONDENT, 2007, 119 s. [4] ŠTIKOVÁ, S. Písemná a elektronická komunikace 1. Normalizovaná úprava písemností v MS WORD. 3. Vydání. Plzeň: KORESPONDENT, 2007, 146 s. [5] ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory. Český normalizační institut, duben 2007. [6] http://www.nuv.cz/vzdelavani-v-cr/statni-tesnopisny-ustav