1 Týmová práce TYMP2/ C6 Porady Pavla Kotyzová UNIVERZITA TOMÁŠE BATI VE ZLÍNĚ, FAKULTA MULTIMEDIÁLNÍCH KOMUNIKACÍ, ÚSTAV MARKETINGOVÝCH KOMUNIKACÍ 2010

2 PhDr. Pavla Kotyzová, Obsah přednášky a cvičení Týmová práce TYMP2/ C6 Na základě získaných informací a procvičení nově získaných dovedností účastníci semináře: uvědomí si znalosti a dovednosti potřebné k přípravě a realizaci porad uvědomí si význam správně nastavených cílů porad procvičí některé techniky řešení získají návod jak komunikovat s účastníky porad Účel: zvládnutí dovedností souvisejících s poradami, s cílem zefektivnit komunikaci

3 PhDr. Pavla Kotyzová, Zásady pro přípravu a realizaci porad Týmová práce TYMP2/ C6 Porada slouží k vzájemnému informování, kontrole pracovních úkolů, plánování, diskusi o nových nápadech a podpoře, motivaci týmu.

4 PhDr. Pavla Kotyzová, Typy porad Týmová práce TYMP2/ C6 Formální - předem připravené, pravidelné porady s programem. Účelové - porady svolané s malým předstihem a bez pevného programu. Řešitelské - cílem je vyřešení problému nebo produkce nápadů. Informační - schůzky, jejichž účelem je informovat ostatní. Základem úspěchu všech typů porad je cíl.

5 PhDr. Pavla Kotyzová, Klíčové kroky Týmová práce TYMP2/ C6 1.příprava 2.informování 3.program a obsah 4.diskuse 5.zápis (rozhodnutí) 6.kontrolování

6 PhDr. Pavla Kotyzová, Příprava Týmová práce TYMP2/ C6 cíl, program, důvod porady (pravidelná nebo nepravidelná) koho pozvat zajištění místnosti (o 1/2 hod dříve před začátkem – příprava) dohodnout příspěvky vytvoření pozvánky: - datum, den, hodina, délka trvání, místo (doporučuje se začátek např.: 10.33) - kdo svolává - cíl program (očekávejte, že si účastníci připraví podklady k tématům) případná příprava materiálů pro účastníky (např. podkladům k diskusi – rozhodnout, kdy předat) příprava vizuálních pomůcek

7 PhDr. Pavla Kotyzová, Informování Týmová práce TYMP2/ C6 rozeslání pozvánky (potvrzení příjmu) příprava místnosti předem (jak sedět), pomůcky, popř. občerstvení dohoda: - o včasném začátku a konci (tolerance do 20 min) - netelefonovat a neodcházet v průběhu (nevyrušovat, nezdržovat) - stručné jednání, jasně, k věci (o způsobu jak zkrátit či umlčet diskutujícího, který pravidla porušuje) - kdo dělá zápis a jak

8 PhDr. Pavla Kotyzová, Program a obsah Týmová práce TYMP2/ C6 přesné definice cíle témata rozdělit do kategorií: co musíme, co můžeme a co chceme projednat seznam témat, seřadit body: - minulost (hodnocení – plnění zápisu z minule, akce zakončené apod.) - přítomnost (aktuální věci) - budoucnost (návrhy, plány, úkoly) předvídat otázky a připravit si odpovědi (fakta k projednávaným tématům) v informacích být konkrétní seznámit účastníky s programem a časovým plánem na konci shrnout, o čem se hovořilo a jakým závěrům účastníci došli

9 PhDr. Pavla Kotyzová, Diskuze Týmová práce TYMP2/ C6 držet pod kontrolou účastníky: nenechat se odvést od problému (naučit se reagovat na otázky a poznámky) odolat odvádění pozornosti nedát se zatáhnout do hádky, ale problém vždy uzavřít (třeba přesunout na konec jednání) udržovat poradu v pohybu podporovat nápady podporovat vyslovení názoru ale neomezovat ve vyslovení názoru

10 PhDr. Pavla Kotyzová, Zápis, rozhodnutí Týmová práce TYMP2/ C6 v definování zadání úkolů být konkrétní (cíle SMART) úkol dát odsouhlasit (úkol, termín, rozsah, způsob kontroly) zapsat rozhodnutí zápis rozeslat účastníkům Vždy dojít aspoň k dílčím závěrům!

11 PhDr. Pavla Kotyzová, Několik užitečných informací Týmová práce TYMP2/ C6 Více než čtyři až pět lidí komplikuje rozhodnutí. Ke konkrétní závažnější problematice by měla být svolána mimořádná tvůrčí porada, nezdržovat běžnou pravidelnou s více účastníky. Operativně svolané porady jsou produktivnější než pravidelné. Nejefektivnější porada trvá 45 – 60 minut. Mnoho informací, které se sdělují na poradě lze sdělit prostřednictvím mailu.

12 PhDr. Pavla Kotyzová, Týmová práce TYMP2/ C6 Vždy si položit otázku: Je tato porada důležitá? Je nutné, aby zde byl XY……., YZ……., atd? Jsme schopni v této sestavě udělat rozhodnutí? Porada měla smysl, jestliže byla naplněna rozhodnutí, která na ní vzešla (vzešla-li vůbec).

13 Předsedající porady Týmová práce TYMP2/ C6 udržuje poradu v rychlém běhu dokáže probrat postupně všechna témata ve vymezeném čase vtáhne do diskuse všechny účastníky dovede diskusi k jasnému závěru a udělá nezbytná rozhodnutí začíná včas - neshrnuje pozdě příchozím (pokutujte, poslední ať sepíše a roznese zápis) ujistí se, že všichni znají cíl a program poděkuje těm, co se připravili, dá jim prostor v diskusi drží diskusi pod kontrolou, nedovolí odbíhat od tématu, do detailů, zabraňuje společenským hovorům dodržuje časový plán (pověřte sledováním času, žádné telefony, návštěvy, vzkazy, odbíhání) neodkládá řešení konfliktu, probere pro a proti (emoce ne, fakta) vtáhne všechny zúčastněné

14 PhDr. Pavla Kotyzová, Po poradě předsedající sobě (ale i účastníkům) klade otázky Týmová práce TYMP2/ C6 Byl dodržen program? Bylo dosaženo cíle? Byl dodržen časový limit? Přišli na poradu připraveni? Dal jsem všem stejnou příležitost hovořit? Bylo dosaženo dohody? Cítili se všichni dobře? Nezůstalo nic nevyjasněného? Ano nebo ne? Pokud ne, tak proč? Jak budou tyto nedostatky příště odstraněny?

15 PhDr. Pavla Kotyzová, Povinnosti a úkoly účastníků porady Týmová práce TYMP2/ C6 musí znát cíl a program a přijít připraveni musí se dostavit včas měli by být aktivní měli by se vyjadřovat stručně, jasně a k věci neměli by fňukat, ale hledat řešení

16 Základní typy účastníků porady Týmová práce TYMP2/ C6 typjak reagovat pozitivní využít ve vyhrocených debatách jeho vliv na ostatní nekooperativní je třeba dohlédnout na využití jeho přínosu, např. odbornosti upovídaný slušně přerušit, hlídat čas, ale i dobře poslouchat učitel překonat nechuť být poučován, protože hodně ví plachý dávat bezpečné otázky, odpoví-li správně, ocenit hádavý nenechejte se vtáhnout do hádky, ovládne poradu a zničí týmovou práci pochybovač nechat ověřovat jeho otázkami správnost rozhodnutí či řešení nezúčastněný užívejte příklady, týkající se jeho osobně nebo jeho práce, vyzvěte ho mluvit

17 Tiskopis Příprava na poradu Týmová práce TYMP2/ C6 Co to znamená Datum, místoKdy a kde se porada koná Typ poradyProč se scházíme CíleK čemu chceme dojít Co je třeba rozeslat předemJaké materiály KomuKdo se účastní Program: Jednotlivé body programu: TémaPřipravíMateriál předem/na místěDélkaCíl atd Různé: Termín další porady:

18 Tiskopis Zápis z porady Týmová práce TYMP2/ C6 Rozpis úkolů: Typ porady Datum, místo konání Přítomni, omluveni Cíle Akce- coZodpovědná osoba - kdo Cíl/výstup - jakTermín plnění - kdySkutečný výsledek a termín Zápis vyhotovil: Dne: Zápis vyhotovil: Dne:

19 Týmová práce TYMP2/ C6 Povinnosti a úkoly účastníků porady 1.porada začíná pozdě, sedm lidí čeká na dva 2.předsedající toleruje, že pro běžné pracovní povinnosti není přítomen finanční ředitel 3.generální ředitel toleruje zpoždění, dokonce omlouvá 4.porada začíná bez úvodu, cíle 5.chybí program porady, nemají informace 6.mnohé záležitosti se týkají mála lidí, ostatní ztrácejí čas (diskuze o technice na stavbě) 7.nejsou připraveni (Liberec) 8.protahují se přestávky 9.předsedající toleruje rozvláčné příspěvky a odbíhání (Ostrava) 10.nekázeň (odchody, čtení novin, společenské hovory, spánek, vlastní záležitosti, odbíhání) 11.předsedající nemá poradu pod kontrolou (hádky, neefektivní diskuse, více lidí současně mluví) 12.generální ředitel utíká od problémů (neplatiči) 13.jednání nevede k rozhodnutí (neplatiči, doprava) 14.jednání se přerušuje, aby se zopakovalo pozdě příchozím, ostatní ztrácí čas 15.jsou probírány záležitosti, které jsou plně v kompetenci ředitelů – spotřeba 16.porada je přerušena v průběhu diskuse – oběd 17.předsedající nedává dostatečný prostor všem účastníkům 18.je tolerováno vyrušování telefony a návštěvami, ostatní ztrácí čas 19.generální ředitel není schopen určit termín a zodpovědnost, úkol vezme sám 20.připravenému účastníkovi nedal generální ředitel pozitivní zpětnou vazbu a odradil ho (Pardubice) 21.v závěru chybí shrnutí – termíny a odpovědnosti 22.závěr je negativní - seřvání

20 PhDr. Pavla Kotyzová, Literatura Týmová práce TYMP2/ C6 BĚLOHLÁVEK, F., KOŠŤAN, P., ŠULEŘ, O.: Management, 1. vyd. Olomouc, Rubico Počet stran 642, ISBN BOOHER, D.: Komunikujte s jistotou, 1. vyd. Brno, Computer Press Počet stran 336, ISBN DE VITO, J. A.: Základy mezilidské komunikace, 1. vyd. Praha, Grada Publishing Počet stran 420, ISBN LEWIS, D.: Tajná řeč těla, 1. vyd. Praha, Victoria Publishing Počet stran 229, ISBN X. PEASE, A.: Řeč těla, 1. vyd. Praha, Portál Počet stran 137, ISBN TERMANN, S.: Umění přesvědčit a vyjednat, 1. vyd. Praha, Grada Publishing Počet stran 254, ISBN