Event management 20. března 2012 Ing. Jana Turčínková, Ph.D.

Event management = organizace akcí První krok – ujasnit si, proč akci (event) chceme uspořádat? – Čeho chceme dosáhnout, jaké jsou naše cíle? – Jaká cílová skupina? – Neexistuje jiný (levnější, efektivnější) způsob pro dosažení stejných cílů? 2

Důvody pro organizování akcí Představení nějaké novinky, zvláště s možností osobního vyzkoušení Přítomnost speciálního hosta Série přednášek (více témat / více řečníků) Navázání / upevnění vztahů Společenská zvyklost (vánoční večírek, tisková konference) Zábava, neformální atmosféra… 3

Typy akcí Slavnostní otevření nových lokalit Vernisáže výstav Koncerty Dílny (workshopy) Dny otevřených dveří Tiskové konference a neformální setkání s novináři Putovní akce (roadshow) Veřejné akce, soutěže atd. 4

Co je organizování akcí? Základní části postupu – Kreativní část (koncepce, scénář) – Produkční část (příprava, organizace, likvidace, vyhodnocení) Základem organizace akce je: – Plánování a řízení projektu – Zkušenosti, praxe – Předvídavost – Důslednost a smysl pro detail 6

Obvyklý postup Příprava návrhu – Nápad – Zadání – Cíl akce – Termín – Počet hostů – Program – Prověřit dodavatele – Rozpočet 7

Obvyklý postup Prezentace návrhu vedení Připomínkové řízení Finální návrhy – Zjistit přesné finance – Personální zajištění – Časový plán, místo konání – Harmonogram realizace – Záloha na akci klientem Příprava akce – realizace 8

Scénář Záložní varianta Pozvánka – Návrh – Tisk – Kompletace – Obálky – Známky Rozeslání – Databáze – Štítky 9

Příprava akce – realizace List pozvaných + zasedací pořádek (dle akce) Dodavatelé – Občerstvení (+ zázemí) – Prostory – Technika – zvuk, světla, video – Vystupující (přednášející, hudebníci, tanečnice, apod.) – Moderátor – Hostesky – Dekorace – Ochranka? – Kameraman, fotograf – Tlumočení? 10

Příprava akce – realizace Technické požadavky – Šatna – WC – Pódium – Voda – Navigace – Loga Dárky? 12

Než tedy začneme Před samotnou realizací akce je důležité: – Vypracovat koncepci akce (kreativita) – Sestavit realizační tým a určit odpovědnosti 14

Realizační tým a scénář Realizační tým – Rozdělení lidí – Kdo je manažerem projektu? – Externí a interní pracovníci, dodavatelé. Detailní scénář (průběh akce, program) – Několik scénářů (inspice, zvuk, světla, video apod.) – Harmonogram přípravy – Hlavní termíny – Podrobný harmonogram (pro realizační tým) – Plánování „od zadu“ (od termínu akce) – Časové řízení projektu – klíčová role manažera 15

Lokalita a termín Termín: vhodný pro účel akce, prověřit konkurenční akce, veletrhy a výstavy, státní svátky, lokální tradiční události Při výběru vhodné lokality je důležité zvážit: přístupnost, originalitu, dostatečnou prostornost, logistické uspořádání, servis, ceny, stornovací poplatky, další podmínky. Před výběrem je vhodné shromáždit nejméně 2–3 alternativy. Navštívit lokalitu s kolegy osobně. Rezervaci je třeba učinit vždy s dostatečným časovým předstihem. 17

Hosté a pozvánky Zdroj pro sestavení databáze hostů (interní, externí) Databáze hostů (jejich ověření) Avízo ( ,…) Oficiální pozvánka Potvrzení účastí Zpětná vazba (follow up) 19

Taška poslední záchrany Kopie všech relevantních dokumentů Mobilní telefon nebo krátkovlnná vysílačka Kopie kontaktů a telefonních čísel KPZ (první pomoc, nůžky, šití) Zvýrazňovače Koník, děrovačka, izolepa Lepidlo + Blu-Tack Suché zipy

Rozpočet Typické položky – Pronájem – Občerstvení – nápoje, jídlo, obsluha – Pozvánky – grafické zpracování, tisk, distribuce – Technické zajištění – pronájem techniky, obsluha, AV technika, komunikační zařízení (vysílačky) – Scénář – doprovodný program – Honoráře – fotograf, moderátor, umělci, režie, hostesky, staff – Dárky – hosté, novináři – Dekorace – květinová výzdoba, informační systém, pódium – Ubytování, doprava – Odměna agentury – Poplatky ochranným svazům a další 21

Vyhodnocení akce Komentáře kolegů, hostů Průzkum u cílové skupiny Děkovné dopisy dodavatelům, umělcům, pronajímateli lokality Poděkování hostům za účast Fotografie médiím, hostům Foto/videodokumentace Sledování mediální odezvy – tisk, rádio, TV Archivace Zvážení, co lze pro příště vylepšit! 28