Hromadná korespondence, makro 5. přednáška Hromadná korespondence, makro

Hromadná korespondence Poměrně častou záležitostí ve většině firem je rozesílání obchodních dopisů na různé adresy. Text těchto dopisů bývá stejný nebo podobný, liší se pouze oslovením a adresou. Bývají to pozvánky na různé akce - semináře, přednášky, prezentace, ... Je jistě možné vytvořit jeden takový dopis, zkopírovat ho, změnit adresu a oslovení, opět ho zkopírovat a takto vytvořit třeba sto dopisů. My ale již můžeme mít v naší databázi seznam našich klientů. Potom použijeme funkci Slučování (jinak nazvanou Hromadná korespondence). Ovšem jestliže takovouto databázi klientů nemáme, tak si ji vytvoříme.

Hlavní dokument Hlavní dokument je počátečním dokumentem, který nastavíte tak, aby měl stejnou velikost a vzhled, jaký mají mít konečné dopisy, obálky, štítky, kupóny nebo jiné dokumenty. Do hlavního dokumentu zadáte informace, které budou ve všech kopiích shodné. Pokud je hlavním dokumentem například obálka, můžete zadat zpáteční adresu. U dopisu můžete vložit logo společnosti a napsat zprávu, kterou si mají přečíst všichni příjemci.

Hlavní dokument Do hlavního dokumentu také přidáte zástupné symboly. Zástupné symboly určují, kde mají být zobrazeny jedinečné informace. U obálky můžete například přidat zástupný symbol pro adresu příjemce, zatímco u dopisu můžete přidat zástupný symbol pro jméno za oslovení „Vážený“.

Hlavní dokument Hromadnou korespondenci můžete použít také k vytvoření adresářů, například seznamu zákazníků, zaměstnanců nebo výrobků. Na rozdíl od štítků, obálek a jiných dokumentů, které vytváříte pomocí hromadné korespondence, u kterých jsou jednotlivé sady jedinečných informací obsaženy v samostatném dokumentu, je u adresáře vytvořen jeden záznam pro každou sadu jedinečných informací v jediném dokumentu

Hlavní dokument Hlavní dokument obsahuje následující prvky: 1) Informace, které jsou identické pro každou kopii, například hlavní text dopisu. Tyto informace stačí zadat jen jednou bez ohledu na počet dopisů, které chcete vytisknout. 2) Zástupné symboly pro jedinečné informace. U dopisu je například v každé kopii jedinečný blok adresy a oslovení.

Slučování Slučování je tedy vytvoření dopisu, který má standardní (neměnný) text v několika kopiích, které se od sebe liší pouze jednotlivými údaji uloženými ve formě podobné databázi. Tím je vlastně dán postup při tvorbě hromadné korespondence:

Slučování vytvoření standardního dokumentu vytvoření datového souboru nebo určení externího datového souboru vložení slučovacích polí do standardního dokumentu vlastní slučování, tedy automatické vytvoření jednotlivých kopií dokumentu

Slučování Pomocí hromadné korespondence můžeme slučovat seznam údajů (například jmen a adres) s obecným formulářem (vzorem) a vytvářet vlastní dokumenty, například dopisy, adresní štítky a obálky. Když vybereme příkaz Průvodce hromadnou korespondencí (nabídka Nástroje, příkaz Dopisy a korespondence), zobrazí se podokno úkolů.

Podokno úkolů hromadné korespondence

Průvodce hromadnou korespondencí

Průvodce hromadnou korespondencí Můžeme začít s aktuálním dokumentem a pomocí Průvodce hromadnou korespondencí přidat informace o příjemci. Postup hromadné korespondence zahájíme tím, že určíme typ vytvářeného dokumentu. Pak budeme pokračovat zbývajícími kroky a proces dokončíme vytisknutím vlastních dokumentů. Předem jsme si připravili dokument s textem dopisu a seznam adres.

Vytvoření seznamu adres

Průvodce hromadnou korespondencí

Vytvoření seznamu adres

Vytvoření seznamu adres V nabídce Nástroje najedeme myší na Dopisy a korespondence a vybereme Průvodce hromadnou korespondencí . V 1. kroku zvolíme typ dokumentu Dopis a klikneme na slovo Další. Zatrhneme volbu Použít aktuální dokument V dalším kroku vybereme příjemce dopisu dle nabídky a zatrhneme ty adresy, které chceme použít

Vytvoření seznamu adres V dalším kroku do dopisu vložíme blok Adresy Pátý krok slouží k náhledu adres. Klikáním na tlačítka se šipkami se posouváme po jednotlivých záznamech. V šestém kroku celou akci dokončíme a okno HK zavřeme. Nyní můžeme zobrazit panel nástrojů HK a pomocí tlačítek na tomto panelu nástrojů procházet a upravovat jednotlivé záznamy.

Výběr příjemce hromadné korespondence

Makro Makro je uložená posloupnost činností, kterou lze spustit jediným příkazem, jediným stisknutím ikonky. Makra lze upravovat pomocí poměrně složitého makrojazyka, pomocí kterého lze vytvářet celé vlastní moduly či podprogramy.

Vytvoření makra Makro lze vytvořit ze záznamu, což znamená, že pouze provedeme činnosti, které chceme makrem zaznamenat, a přiřadíme je buď ikoně, nebo do nabídky. Klinkneme dvakrát ve stavovém řádku na indikátor ZÁZN. Tím se odstartuje záznam makra. Můžeme také použít příkaz Nástroje/Makro/Záznam nového makra. Napíšeme Název makra.

Vytvoření makra Pomocí tlačítka Makro přiřadit určíme, pomocí čeho budeme chtít makro spouštět. Stiskneme OK. Provedeme akce, které chceme zaznamenat. Ukončíme záznam tak, že dvakrát klinkneme na indikátor ZÁZN, klinkneme na ikonku Zastavit záznam nebo zadáme příkaz Nástroje-Makro-Zastavit záznam.

Záznam makra Makro pak můžeme spustit buď pomocí příkazu, ikonky nebo příkazem Nástroje-Makro.

Spuštění makra