Komplexní péče o dokumenty Michal Rada Iniciativa informatiky pro občany Prezentace pro konferenci Data & Dokumenty 2010

O co jde?  Nové povinnosti plynoucí z novely Zákona o archivnictví  Elektronická spisová služba  Agendové informační systémy jako samostatné evidence  Sledování celého životního cyklu dokumentu  Nutnost zajištění správy metadat  Zrovnoprávnění elektronických dokumentů

Co je důležité umět?  Dokument musíme umět přijmout  Ověřit jeho pravost a identifikovat ho  Sledovat a řídit proces jeho vyřízení  Důvěryhodně jej uložit  Vytvořit a odeslat vlastní dokument

Důležitá legislativa  Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě  Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů  Zákon č. 190/2009 Sb.  Vyhláška č.191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby  Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

Národní standard  Dokument určující povinné náležitosti a funkce  Vztahuje se nejen na ESSL, ale i na AIS  Určuje povinné skupiny metadat vedených o dokumentu  Méně metadat vedených o dokumentech v AIS  V přílohách technická schémata

...ale to není všechno  Povinnosti vést dokumenty jsou uloženy i v jiných právních předpisech  Každý dokument musí původce vést v souladu s legislativou o spisové službě  Právní řád obsahuje různá specifická ustanovení o „dokumentech“.

Paragraf 69a, odstavec 8   Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci.

Základní principy spisové služby  Evidence dokumentů se provádí buď v ESSL, nebo v AIS  Vede se evidence o všech dokumentech (kromě výjimek uvedených ve Spisovém a skartačním řádu)  Dokument se eviduje po celou dobu životního cyklu

Životní cyklus dokumentu  Příjem nebo vznik dokumentů a doručování dokumentů  Označování dokumentů  Rozdělování dokumentů  Vyřizování dokumentů  Příprava a finalizace dokumentů  Odesílání a vypravování dokumentů  Ukládání dokumentů  Tvorba spisů  Skartace dokumentů

Druhy dokumentů  Doručený dokument je každý dokument, který je doručen, nebo přiřazen původci  Doručení poštovní zásilkou, elektronickou cestou, datovou schránkou, na podatelnu, kurýrem, osobním předáním  Vlastní dokument je každý dokument vzniklý z vlastní činnosti původce

Formy dokumentů  Analogový (listinný) dokument, jeho nosičem je papír a obsahuje podpis nebo razítko  Digitální (elektronický) dokument, jeho nosičem je datový soubor a obsahuje elektronický podpis, nebo časové razítko  Obecná povinnost elektronizace dokumentů

Povinné náležitosti dokumentu  Název původce,  adresa sídla a jiné identifikační údaje,  počet stran, nebo částí,  počet stran, nebo svazků příloh,  datum podepsání,  jméno, příjmení a funkce zodpovědné osoby  podpis a autentifikační prvky  povinný výstupní formát

ESSL  Elektronický systém spisové služby je základní evidenční pomůckou  Provádí se elektronická evidence elektronických i listinných dokumentů  V rámci ESSL se mohou uchovávat i samotné dokumenty  Důležitou součástí jsou transakční protokoly  Uchovávají se metadata podle Národního standardu

AIS  Agendy jsou takzvané „samostatné evidence“  Každý informační systém nějaké agendy je AIS  AIS musí uchovávat také metadata podle Národního standardu

Metadata o dokumentech  O dokumentu se vedou metadata  Výčet skupin metadat uveden v Národním standardu  Z dokumentu a metadat se vytváří SIP balíček

Transakční protokol  O všech operacích s dokumentem se vede transakční protokol  Jeho struktura je popsána také v Národním standardu  Musí se vést po celou dobu životního cyklu  Měl by být vždy dostupný ESSL

Kde je problém  Pokud je dokument převeden do AIS, ztrácejí se jeho metadata a informace o životním cyklu  Přicházíme o část informací o operacích prováděných s dokumentem  Pro ESSL není kompletní transakční protokol

Dokument Evidován v ESSL po doručení zaevidováno veškeré operace uloženy v ESSL transakční protokol je v ESSL evidence dokumentu vyhovuje všem požadavkům Evidován v AIS po doručení předáno AIS v tuto chvíli nejsou dostupné informace o operacích ztrácí se kontinuální přehled transakční protokol není pro ESSL dostupný evidence dokumentu nevyhovuje požadavkům

Co je nutné zajistit?  Aby o dokumentu byly informace dostupné po celou dobu životního cyklu  Aby se metadata shromažďovala na jednom místě  Aby ESSL byl dostupný vždy úplný přehled o operacích s dokumentem

Možné řešení  Ideálním řešením je centralizované úložiště  Splní se tím veškeré požadavky  Jednotné pořizování a shromažďování metadat  Jednotný transakční protokol  Návaznost na uložení a archivování dokumentů

Centrální úložiště  Úložiště dokumentů a metadat, nebo pouze úložiště metadat  Ostatní systémy a aplikace přistupují k tomuto úložišti  Automatizované přidělování identifikátorů  Centrální správa metadat a balíčků  Možnost provázání s důvěryhodnou spisovnou

ÚLOŽIŠTĚ METADAT Elektronická spisová služba Elektronické účetnictví Document management system Content management system Správa smluv Obsluha datové schránky Vyhledávání

Příjem dokumentu Evidence dokumentu Předání do spisové služby Vznik metadat Zápis do úložiště Uložení do úložiště Předání do agendy Zápis o předání Zpracování agendovým IS Vytvoření transakčního protokolu Uložení do úložiště metadat Spárování záznamů Uložení do agendy Pořízení metadat

Iniciativa informatiky pro občany