Osnova, rejstříky, obsah 3. přednáška Osnova, rejstříky, obsah

Osnova Vytvořením osnovy lze lépe naplánovat a navrhnout obsah dokumentu. Chcete-li vytvořit osnovu, začnete v zobrazení osnovy. Zobrazení osnovy, podobně jako normální zobrazení nebo zobrazení rozložení při tisku, slouží k zobrazení obsahu dokumentu specifickým způsobem. Je to však také pracovní prostředí, které je vhodné zejména k vytváření a používání osnovy: obsah je v něm strukturován a zobrazen v přehledném formátu osnovy – všechny nadpisy a základní text jsou odsazeny tak, aby reprezentovaly příslušnou úroveň v celkové struktuře dokumentu, neboli hierarchii

Osnova Nabízí rovněž nástroje specifické pro práci s osnovou – jsou umístěny na panelu nástrojů Osnova. Stručně řečeno, zobrazení osnovy tvoří prostředí, ve kterém lze rychle pracovat s nadpisy osnovy a s textem patřícím pod tyto nadpisy.

Osnova Zobrazení osnovy lze použít jako výchozí bod při rozvrhování hlavních myšlenek do nadpisů. V tomto zobrazení je možné rychle měnit uspořádání nadpisů včetně jejich úrovně odsazení, takže se z nich stanou důležitější nadpisy vyšší úrovně nebo méně důležité podnadpisy či základní text. (Hovoří se také často o zvyšování nebo snižování úrovně položek.) Zobrazení osnovy lze použít také k posouzení struktury dokumentu, který byl již napsán, a k provádění případných organizačních úprav.

Víceúrovňové číslování Pravděpodobně jste obeznámeni s funkcí víceúrovňového číslování v aplikaci Word, která umožňuje použít u různých řádků textu číslování připomínající osnovu (například I, IIa, IIb a tak dál). Tento typ číslování je třeba odlišit od zobrazení osnovy – každá z těchto funkcí slouží jinému účelu a nepředpokládá se, že budou použity společně.

Víceúrovňové číslování Víceúrovňové číslování je formát hierarchického číslování seznamu, který lze použít u řádků textu a zlepšit tak přehlednost informací pro čtenáře. Je to ve skutečnosti podpora zobrazení. Zobrazení osnovy je pracovní režim, který pomáhá autorovi dokumentu rozvrhnout a uspořádat své myšlenky. Protože zobrazení osnovy nevyužívá k vyjádření hierarchie doplňkové zobrazení čísel nebo písmen, ale formátování, nabízí jasnější a přehlednější způsob práce.

Vytvoření osnovy Chcete-li začít organizovat své myšlenky od nuly, začněte s prázdným dokumentem a přepněte do zobrazení osnovy: klepněte v nabídce Zobrazit na příkaz Osnova. V levém horním rohu dokumentu se zobrazí znaménko minus spolu s blikajícím kurzorem. Sem zadáte první nadpis nejvyšší úrovně osnovy. Znaménko minus signalizuje, že tento nadpis dosud neobsahuje žádné podnadpisy ani podřízený text. Po přepnutí dokumentu do zobrazení osnovy si všimněte, že se objevil panel nástrojů Osnova – tento panel můžete používat k práci s osnovou.

Vytvoření osnovy Podřízené položky (na úrovni 2) pod položkou úrovně 1. Povšimněte si znaménka plus před položkou úrovně 1 – toto znaménko označuje, že položka úrovně 1 obsahuje vnořené položky. Chcete-li průběžně vytvářet podřízené položky (položky nižší úrovně), můžete na novém řádku (dříve než začnete psát) stisknout klávesu TAB, nebo můžete klepnout na panelu nástrojů Osnova na tlačítko Snížit úroveň .

Vytvoření osnovy Text se odsadí a je tak vizuálně vyjádřena podřízená úroveň položky. (Velikost odsazení je přednastavena a nesouvisí s tím, jak budou nadpisy odsazeny v dokumentu.) Pokud nyní stisknete klávesu ENTER a začnete tak nový řádek (novou položku), bude kurzor umístěn na stejné úrovni odsazení jako u předchozí položky. Takto můžete pokračovat v přidávání položek dané úrovně – každou položku napíšete a stisknete klávesu ENTER.

Vytvoření osnovy Chcete-li přidávat položky, které budou podřízenými položkami aktuální položky, můžete průběžně snížit úroveň, jak bylo popsáno v předchozím odstavci. Budete-li se chtít vrátit k předchozí (důležitější) úrovni, stiskněte klávesu ENTER a (dříve než začnete psát) klepněte na panelu nástrojů Osnova na tlačítko Zvýšit úroveň . (Ke stejnému účelu můžete použít klávesovou zkratku SHIFT+TAB.)

Vytvoření osnovy Během vytváření nadpisů a podnadpisů bude aplikace Word umísťovat před nadpisy vyšších úrovní znaménko plus () na znamení, že pod nimi existují podnadpisy. Můžete přidat až devět úrovní nadpisů, včetně běžného textu odstavců (neboli základního textu). Na obrázku vlevo je znázorněno, jak bude dokument vypadat při přidání podnadpisů. Poznámka:    Úroveň odsazení již vytvořených položek je možné měnit – nazývá se to zvýšení úrovně nebo snížení úrovně.

Vytvoření osnovy V osnově je možné zadávat odstavce textu. V zobrazení osnovy zaujímá tento text nejnižší úroveň odsazení ve schématu úrovní osnovy, a říká se mu proto základní text. Základní text je od nadpisů vizuálně odlišen čtverečkem po levé straně a menším, obyčejným stylem písma. Protože zobrazení osnovy umožňuje zadávat text odstavců, lze toto zobrazení používat jako prostředí pro psaní dokumentů.

Vytvoření osnovy Úroveň základního textu může sloužit pro jednoduché poznámky nebo přímo pro zadávání samotného textu dokumentu. A protože základní text je automaticky podřízen nadpisu, pod který spadá, lze jednoduše měnit jeho uspořádání. Text lze nastavit jako základní text pomocí tlačítka Snížit na úroveň Základní text na panelu nástrojů Osnova nebo klepnutím do textu a následným klepnutím na položku Základní text v rozevíracím seznamu Úroveň osnovy na panelu nástrojů Osnova.

Vytvoření osnovy 1)  Nadpis úrovně 2 a podřízený základní text v zobrazení osnovy. Všimněte si, že základní text je odsazen a označen čtverečkem – to ukazuje jeho podřízený stav. 2) V zobrazení rozložení při tisku se stejný nadpis zobrazí se stylem Nadpis 1 a základní text se stylem Normální. Základní text není v tomto zobrazení odsazen – odsazení v zobrazení osnovy slouží k znázornění podřízenosti a nemá žádný vztah ke skutečnému odsazení.

Vytvoření osnovy Předdefinované styly jsou kombinace formátovacích charakteristik, které lze použít u textu a změnit tak rychle jeho vzhled. Použijete-li například styl Nadpis 1, změní se písmo textu například na tučné písmo Arial o velikosti 16 bodů. Použijete-li styl Nadpis 2, změní se písmo textu na tučné kurzívní písmo Arial o velikosti 14 bodů. (To jsou jen příklady – skutečné formátovací charakteristiky závisejí na výchozím nastavení aplikace Word a na případných změnách nastavení provedených uživatelem.)

Vytvoření osnovy Předdefinované styly jsou kombinace formátovacích charakteristik, které lze použít u textu a změnit tak rychle jeho vzhled. Použijete-li například styl Nadpis 1, změní se písmo textu například na tučné písmo Arial o velikosti 16 bodů. Použijete-li styl Nadpis 2, změní se písmo textu na tučné kurzívní písmo Arial o velikosti 14 bodů. (To jsou jen příklady – skutečné formátovací charakteristiky závisejí na výchozím nastavení aplikace Word a na případných změnách nastavení provedených uživatelem.)

Vytvoření osnovy Zadáte-li první položku nejvyšší úrovně osnovy, aplikace Word ji automaticky naformátuje pomocí předdefinovaného stylu Nadpis 1. Budete-li pokračovat ve vytváření osnovy a přidávat podřízené a základní úrovně, budou u každé položky nadpisu a základního textu použity příslušné předdefinované styly. Úrovně osnovy (Úroveň 1, Úroveň 2, Základní text a tak dál) jsou takto přímo svázány s předdefinovanými styly nadpisů (Nadpis 1, Nadpis 2, Normální a tak dál).

Vytvoření osnovy V osnově je sice možné ručně změnit formátování textu, ale pokud použijete jiné styly než předdefinované styly, které aplikace Word nabídla, může se stát, že některé položky osnovy nebudou zobrazeny správně. Chcete-li tedy změnit formátování dokumentu, proveďte to až po dokončení osnovy v jiném zobrazení, například v zobrazení rozložení při tisku. Pokud vás zobrazené formátování ruší, můžete zobrazit celou osnovu jako prostý text: Klepněte na panelu nástrojů Osnova na tlačítko Zobrazit formátování .

Rejstříky Rejstřík obsahuje seznam pojmů a témat obsažených v dokumentu, včetně stránek, na kterých se pojmy a témata vyskytují. Chcete-li vytvořit rejstřík, označte v dokumentu položky rejstříku a rejstřík sestavte. Označíte-li položku rejstříku, vloží aplikace Microsoft Word do dokumentu zvláštní pole XE (položka rejstříku).

Rejstříky Rejstřík lze vytvořit z následujících položek: jednotlivá slova, věty nebo symboly, témata v určitém rozsahu stránek, odkazy na jinou položku, jako například doprava viz kolo.

Rejstříky Po označení všech položek rejstříku zvolte návrh rejstříku a sestavte jej. Aplikace Word shromáždí položky rejstříku, seřadí je podle abecedy, vytvoří odkazy na příslušná čísla stránek, vyhledá a odstraní duplicitní položky na stejné stránce a zobrazí rejstřík v dokumentu.

Rejstříky Symboly (například @) jsou při vytváření rejstříku umístěny na začátek. Zvolíte-li formát rejstříku, který pro jednotlivá písmena v abecedě používá nadpisy, jsou symboly umístěny pod nadpis # (symbol čísla). Další možnosti přizpůsobení rejstříku poskytují pole. Můžete například rejstřík sestavit jen pro část dokumentu.

Postup při vytvoření rejstříku Jedním z následujících postupů označte položky rejstříku a) Označení slov nebo frází Pokud chcete použít jako položku rejstříku stávající text, vyberte jej. Chcete-li text teprve vložit, klepněte na požadované místo. b) Stiskněte ALT+SHIFT+X c) Hlavni položku vytvoříte zadáním textu do pole Hlavní položka nebo úpravou textu v něm. Položku je možné upravit vytvořením vnořené položky nebo křížového odkazu na jinou položku.

Postup při vytvoření rejstříku Poznámky Položku třetí úrovně napište za vnořenou položku a oddělte ji dvojtečkou (:). Jestliže chcete v položce použít symbol, např. znak @, zadejte ihned za symbolem znaky ;#.

Postup při vytvoření rejstříku d) Pokud chcete vybrat formát pro čísla stránek zobrazená v rejstříku, zaškrtněte ve skupinovém rámečku Formát číslování stránek políčko Tučné nebo Kurzíva. Chcete-li formátovat text rejstříku, klepněte pravým tlačítkem myši do pole Hlavní položka nebo Vnořená položka a klepněte na příkaz Písmo. Vyberte možnosti formátování, které chcete použít. e) Klepnutím na tlačítko Označit označíte položku rejstříku. Klepnutím na tlačítko Označit vše označíte všechny výskyty daného textu v dokumentu. f) Pokud chcete vybrat další položky rejstříku, vyberte požadovaný text, klepněte do dialogového okna Označit položku rejstříku a opakujte kroky c) až e).

Označení oblasti textu na více stránkách jako položky rejstříku 1) Vyberte příslušnou oblast textu, na kterou bude odkazovat položka rejstříku. 2) V nabídce Vložit klepněte na příkaz Záložka. 3) Do pole Název záložky napište název a klepněte na Přidat do seznamu. 4) V dokumentu klepněte na konec textu označeného záložkou. 5) Stiskněte ALT+SHIFT+X. 6) Do pole Hlavní položka zapište položku rejstříku pro označený text. 7) Pokud chcete vybrat formát pro čísla stránek zobrazená v rejstříku, zaškrtněte ve skupinovém rámečku Formát číslování stránek políčko Tučné nebo Kurzíva.

Označení oblasti textu na více stránkách jako položky rejstříku Chcete-li formátovat text rejstříku, klepněte pravým tlačítkem myši do pole Hlavní položka nebo Vnořená položka a klepněte na příkaz Písmo. Vyberte možnosti formátování, které chcete použít. 8) Ve skupinovém rámečku Možnosti klepněte na přepínač Rozsah stránek. 9) Do pole Záložka zapište (nebo vyberte) název záložky, který jste zadali v kroku 3. 10) Klepněte na Označit.

Automatické označení položek rejstříku 1) Vytvořte soubor pro automatické označení rejstříku Na panelu nástrojů Standardní klepněte na tlačítko Vložit tabulku . Tažením myší vyberte dva sloupce. Do prvního sloupce zadejte text, který má aplikace Microsoft Word hledat a označit jako položku rejstříku. Text musíte vložit přesně v té podobě, v jaké se vyskytuje v dokumentu. Pak stiskněte klávesu TAB.

Automatické označení položek rejstříku Do druhého sloupce zapište název položky rejstříku pro text v prvním sloupci. Pak stiskněte klávesu TAB. Chcete-li vytvořit vnořenou položku, oddělte ji od hlavní položky dvojtečkou (:). U každé další položky opakujte kroky 3 a 4. Soubor pro automatické označení rejstříku uložte.

Automatické označení položek rejstříku Aby mohla aplikace Word označit každý požadovaný text, musíte vypsat všechny formy textu, který má být hledán. Například do samostatných buněk v levém sloupci napište erupce, erupci a erupcí a do odpovídajících buněk v pravém sloupci napište vulkány. Vytvoření souboru pro automatické označení rejstříku urychlíte tak, že si k němu otevřete ještě dokument, pro který chcete vytvořit rejstřík, a klepnutím na Uspořádat v nabídce Okno zobrazíte oba najednou. Požadovaný text potom kopírujte z dokumentu do prvního sloupce v souboru pro automatické označení rejstříku.

Automatické označení položek rejstříku a) Otevřete dokument, ve kterém chcete vytvořit rejstřík. b) V nabídce Vložit přejděte na příkaz Odkaz, klepněte na příkaz Rejstřík a seznamy a potom na kartu Rejstřík. c) Klepněte na Automatický dotaz. d) Do pole Název souboru napište název souboru pro automatické označení rejstříku, který chcete použít. e)Klepněte na tlačítko Otevřít.

Automatické označení položek rejstříku Aplikace Word v dokumentu hledá každý přesný výskyt textu z prvního sloupce souboru pro automatické označení a potom použije text ve druhém sloupci jako položku rejstříku. Aplikace Word označí pouze první výskyt položky v každém odstavci.  POZNÁMKA:    Aplikace Microsoft Word vloží každou označenou položku rejstříku jako pole XE (položku rejstříku) ve formátu skrytého textu. Pokud pole XE nejsou zobrazena, klepněte na panelu nástrojů Standardní na tlačítko Zobrazit nebo skrýt

Automatické označení položek rejstříku 2) Klepněte na místo, kam chcete rejstřík vložit. 3) Chcete-li se ujistit, zda jsou čísla stránek do dokumentu vložena správně, je nutné skrýt kódy polí a skrytý text. Pokud jsou pole XE (položky rejstříku) zobrazena, klepněte na panelu nástrojů Standardní na tlačítko Zobrazit nebo skrýt . 4) V nabídce Vložit přejděte na příkaz Odkaz, klepněte na příkaz Rejstřík a seznamy a potom na kartu Rejstřík. 5) Proveďte jeden z následujících kroků

Automatické označení položek rejstříku Chcete-li použít jeden z předem připravených návrhů, klepněte na požadovanou položku v seznamu Formáty. Navrhněte vlastní rozvržení rejstříku. 1) V seznamu Formáty klepněte na položku Podle šablony a potom na tlačítko Změnit. 2) V poli Styly klepněte na styl, který chcete změnit, a potom na tlačítko Změnit.

Automatické označení položek rejstříku 3) Jestliže chcete novou definici stylu přidat do šablony zaškrtněte políčko Přidat do šablony. 4) Ve skupinovém rámečku Formátování vyberte požadované možnosti a klepněte na tlačítko OK. 5) V dialogovém okně Styl klepněte na tlačítko OK. 6) Vytváříte-li rejstřík textu v jiném jazyce, klepněte na požadovaný jazyk v rozevíracím seznamu Jazyk. 7) Vyberte libovolné další požadované možnosti rejstříku.

Automatické označení položek rejstříku Pokud chcete aktualizovat rejstřík, klepněte nalevo od pole a stiskněte klávesu F9.   Poznámky   Neměňte položky dokončeného rejstříku. Pokud tak učiníte, dojde při aktualizaci rejstříku ke ztrátě těchto změn. Pokud vytváříte rejstřík v hlavním dokumentu vkládejte nebo aktualizujte rejstřík až po rozbalení vnořených dokumentů.

Obsahy Obsah poskytuje čtenáři stručný přehled témat diskutovaných v daném dokumentu a usnadňuje nalezení požadovaných informací. Aplikace Word nabízí několik nástrojů, které vám pomohou vytvořit a naformátovat obsah přesně podle vašich požadavků. Obsah pro čtenáře představuje něco jako mapu. Poskytuje přehled o tom, co se nachází v dokumentu, a pomáhá čtenáři rychle najít potřebné části. Obsah může mít formu jednoduchého seznamu názvů kapitol, ale může také zahrnovat několik úrovní nadpisů nebo osnovy.

Obsahy V tištěném manuálu například může být zapotřebí zahrnout do obsahu několik úrovní nadpisů a podnadpisů společně s čísly stránek. U inspekční zprávy, která bude pouze prohlížena na obrazovce, naopak může stačit, když bude obsah zahrnovat odkazy na hlavní sekce zprávy. Vytvoření obsahu je ale v obou případech stejně jednoduché

Obsahy Vytváření obsahu v aplikaci Word probíhá ve dvou krocích: 1) Označte v dokumentu text, který chcete zahrnout do obsahu. Označení textu představuje způsob, jakým lze určit, že konkrétní část textu (například název kapitoly nebo nadpis oddílu) bude zahrnut do obsahu. 2) Shromážděte označený text do jednoho místa. Text můžete označovat již při jeho psaní. Pokud například právě píšete název nové kapitoly, je dobré jej označit ihned. Nebudete pak muset zpětně procházet celý dokument a označovat v něm text, který by měl být v obsahu (i když i tento postup je možný).

Obsah Text, který chcete zahrnout do obsahu, můžete označit následujícímu způsoby: použitím stylů nadpisů, vytvořením osnovy dokumentu, vytvořením vlastních stylů.

Styly nadpisů Pravděpodobně nejjednodušším způsobem, jakým lze text označit, je formátování dokumentů pomocí předdefinovaných stylů nadpisů aplikace Word. Stačí jen jednoduše naformátovat požadované části textu některými z devíti předdefinovaných stylů nadpisů a pak vytvořit obsah. Velkými výhodami používání stylů nadpisů jsou snadné použití a rychlost.

Vytvoření obsahu 1) V nabídce Vložit přejděte na příkaz Odkaz a klepněte na příkaz Rejstřík a seznamy. 2) Klepněte na kartu Obsah. Chcete-li vytvořit obsah s výchozím stylem, stačí již jen klepnout na tlačítko OK.

Aktualizace obsahu Při aktualizaci obsahu se zobrazí dotaz, zda jej chcete aktualizovat kompletně, nebo jen chcete aktualizovat čísla stránek.