1 Představení divize služeb Tomáš Nekola

EVROFIN Int. spol. s r.o.  Založení společnosti v roce 1993  Centrála v Ústí nad Labem  Pobočky Praha, Brno, Bratislava a Dobrovice  Specialista na zpracování dokumentů a zásilek  Široké portfólio poštovních technologií  Partner České a Slovenské pošty  Výhradní zastoupení společnosti Neopost pro ČR a SR  Založení divize služeb v roce

NABÍDKA DIVIZE SLUŽEB  Spisová a archivní služba  Uložení v trezorových skříních  Odborná skartace dokumentace a datových nosičů  Odborné konzultace  Digitalizace spisů  Digitalizace velkoformátové dokumentace  V roce 2013 spuštění Hybridní pošty 3

SPISOVÁ A ARCHIVNÍ SLUŽBA  Spisová služba se řídí zákonem č. 499/2004 Sb.  Spisovna DS se nachází v Dobrovicích u Mladé Boleslavi  Pro ukládání se využívají pojízdné archivní regály  Spisy jsou uloženy v alkalických archivních krabicích  Jedna AK = 4 obsahy šanonů  Množství měříme na běžné metry  1 BM = 4 AK = 16 obsahů šanonů 4

SLUŽBY SPISOVNY  Převzetí a odvoz dokumentace  Roztřídění dokumentace  Uložení do archivních alkalických krabic  Vyhledávání písemností do 40 minut  Odborná skartace  Ukládání činným organizacím  Ukládání dokumentace správcům konkurzních podstat 5

ZAJIŠTĚNÍ DŮVĚRY A BEZPEČNOSTI  ISO 27001:2005 systém ochrany informací  ISO 9001:2000 systém zajišťování kvality  PCO 24 hodin denně  Pojištění 6

PŘIDANÉ HODNOTY  Platí se pouze za skutečně využitý prostor  Ukládání v alkalických krabicích  Pravidelná skartace = optimalizace nákladů na uložení  Odpovědnost za skartační řízení 7

ULOŽENÍ V TREZOROVÝCH SKŘÍNÍCH  Divize služeb nabízí možnost uložení citlivých dokumentů, datových nosičů (CD, DVD, datové pásky), razítek či jiného důvěrného materiálu do trezorových skříní v zabezpečené budově spisovny Evrofin 8

ODBORNÁ SKARTACE DOKUMENTACE  Vypracování skartačního návrhu  Předložení ke schválení ukladateli a příslušnému státnímu archivu  Skartace na stroji s certifikátem NBÚ skupiny „D“ a stupněm utajení 3 dle normy DIN  Vytvoření protokolu o provedené skartaci  Možnost skartace i jiným způsobem  Skartace datových nosičů  Využití uzamykatelných kontejnerů 9

ODBORNÉ KONZULTACE  Možnost využití odborných konzultací pro správné nastavení procesů v rámci platné legislativy ČR a dle zákona o archivnictví a spisové službě č.499/2004 Sb.  Správa interních archivů a spisoven  Vypracování spisového a skartačního řádu  Školení 10

DIGITALIZACE  Digitalizace spisů v rámci spisovny  Digitalizace velkých formátů až A0  Tvorba metadat dle požadavků zákazníka  Technické provedení pomocí VF knižních skenerů  Velká škála snímaných materiálů  Minimální kontakt se snímaným originálem

CO PŘIPRAVUJEME  V roce 2013 plánujeme spuštění služeb „hybridní pošty“  O co jde? Možnost využití technologií jako službu Převod dat do fyzické podoby a naopak

13 DĚKUJI ZA POZORNOST