Základní registry ve veřejné správě – dopady na územní samosprávu Ing. Marek Němec Bc. Radim Šmehlík, DiS.

Přehled témat Smysl a účel základních registrů Dopad zákona o základních registrech na úřad a klienty Základní postup implementace zákona č. 111/2009 Sb. Registr práv a povinností Praktická cvičení

Smysl a účel základních registrů Poskytovat právně závazné referenční údaje Propagovat změny provedené oprávněnými editory do celé VS Bezpečné a transparentní poskytování údajů i z dalších informačních systémů VS Zjednodušit ohlašovací povinnost Sjednocení procesů VS Vytvoření centrálních registrů veřejné správy, které řeší dosavadní potíže související s nejednotností, multiplicitou a neaktuálností klíčových databází, je jedním z pilířů elektronizace veřejné správy. Základní registry jsou největším informatickým projektem veřejné správy, jaký kdy byl v České republice realizován. Zároveň jde i o projekt s nejvíce pozitivním dopadem na veřejnou správu a komfort občanů a podnikatelů při kontaktu s ní. Právním základem vzniku systému základních registrů je zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, v platném právním znění a Nařízení vlády č. 161/2011 Sb., o stanovení harmonogramu a technického způsobu provedení opatření podle § 64 až 68 zákona o základních registrech.

Přehled základních registrů Registr obyvatel - ROB obsahující základní údaje o občanech a cizincích s povolením k pobytu v ČR, jako jsou jméno a příjmení, datum a místo narození a úmrtí a státní občanství Registr práv a povinností - RPP obsahující referenční údaje o působnosti orgánů veřejné moci, mj. oprávnění k přístupu k jednotlivým údajům ve všech základních registrech, informace o změnách provedených v těchto údajích apod. Slouží jako garance bezpečné správy dat občanů a subjektů vedených v jednotlivých registrech Registr osob - ROS obsahující údaje o právnických osobách, podnikajících fyzických osobách, orgánech veřejné moci i o nekomerčních subjektech, jako jsou občanská sdružení a církve Registr územní identifikace, adres a nemovitostí - RUIAN spravující údaje o základních územních a správních prvcích

Referenční údaj považován za správný a právně závazný, pokud není prokázán opak nebo nevznikne oprávněná pochybnost o správnosti Veden o: Fyzických osobách v Registru obyvatel (ROB) Právnických osobách v Registru osob (ROS) Územních prvcích v Registru územní identifikace, adres a nemovitostí (RÚIAN) Orgánech veřejné moci a jejich rozhodnutích v Registru práv a povinností (RPP) Přístup k referenčním údajům je možný pouze prostřednictvím: Agendových informačních systémů (volání služeb vnějšího rozhraní ISZR) – musí být registrované v ISoISVS CzechPOINT (na základě formuláře žádosti a odpovědi) Datových schránek (na základě formuláře žádosti a odpovědi)

Orgán veřejné moci Dle zákona o základních registrech (§ 2 písm. c) Orgánem veřejné moci se rozumí státní orgán, územní samosprávný celek a fyzická, nebo právnická osoba, byla-li jí svěřena působnost v oblasti veřejné správy Výklad: má IČ a DS (není legislativně podpořeno) Zřizované organizace ???

Informační systém základních registrů Jediné a referenční rozhraní pro přístup k základním registrům Přes referenční rozhraní jsou poskytovány komplexní služby dle katalogu eGON služeb Rozhraní je dostupné pomocí KIVS/CMS nebo internetu Ověřuje oprávnění pro přístup do ZR a zaznamenává logy o využívání eGON služeb Loguje přistupující OVM, detailní logy jsou na AIS

Agenda Dle zákona o základních registrech (§ 2 písm. d) Souhrn činností spočívajících ve výkonu vymezeného okruhu vzájemně souvisejících činností v rámci působnosti OVM Výklad: Agenda je vymezena konkrétním zákonem, který upravuje způsob výkonu konkrétního úseku veřejné správy Neexistuje jednoznačné doporučení (rozdíly v rozsahu registrovaných agend v RPP)

Agendový IS Dle zákona o základních registrech (§ 2 písm. e) Obecně: Agendový informační systém je informační systém veřejné správy, který slouží k výkonu agendy Obecně: Mění terminologii ISVS (ISVS x provozní IS) Musí splňovat podmínky dané zákonem č. 365/2000 Sb. a vyhláškou č. 528/2006 Sb. V případě, že chce OVM ke komunikaci se ZR použít AIS, musí být tento registrován v ISoISVS a následně musí být získán technologický certifikát

Základní architektura

Základní legislativní rámec Zejména: Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech Nařízení vlády č. 161/2011 Sb., o stanovení harmonogramu a technického způsobu provedení opatření podle § 64 až 68 zákona o základních registrech. Ale také: Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy Vyhláška č. 528/2006 Sb., o formě a technických náležitostech předávání údajů do IS, který obsahuje základní informace o dostupnosti a obsahu zpřístupněných IS VS Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

Dopad ZR – hexagon VS

Dopad na občana Nemusí dokladovat referenční údaje Nemá vliv na povinnost identifikovat žadatele nebo předmět jeho podání Klient má přehled, jaké referenční údaje jsou o něm vedeny a kdo je využívá Automatické rozesílání změn vybraných referenčních údajů na soukromoprávní subjekty, které klient určí Podání POŠTOU – pošta neztotožňuje – problém – vyzvat k doplnění nebo vyplnění elektronického formuláře

Dopad na úřad - oznámení

Základní principy oznámení Působnost stanovena jako povinnost – minimálně 1 úřední osoba Působnost stanovena jako právo – může být 0 Zohlednění zastupitelnosti Příležitost zmapovat si výkon konkrétních činností uvnitř úřadu

Registr práv a povinností slouží jako zdroj údajů pro ISZR při řízení přístupu uživatelů k údajům v jednotlivých registrech a AIS popsány všechny agendy vykonávané VS na základě platných právních předpisů O přístupech budou uchovávány údaje zaznamenány údaje , kterými oprávněný úředník zapisoval nebo měnil referenční údaje

Veřejnoprávní smlouvy umožňují přenos působnosti v oblasti státní správy mezi obcemi netýká se působnosti, která je na základě zákona svěřena jen některým obcím, což je případ stavebních nebo matričních úřadů k uzavření VPS mezi obcemi je třeba souhlasu krajského úřadu, mezi ORP je třeba souhlasu Ministerstva vnitra působnost oznamuje OVM, i když vykonává jiné OVM

Editorská povinnost Editor je zodpovědný za soulad referenčních údajů se zdrojovými dokumenty Údaje jsou zapisovány prostřednictvím AIS Zápis bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 3 pracovních dnů ode dne, kdy se o vzniku nebo o změně skutečnosti dozví V případě pochybnosti editor označí referenční údaj jako nesprávný – má pouze informativní hodnotu

Uživatel referenčních údajů Úřední osoba je povinna využívat údaje ze ZR při výkonu činnosti, aniž by ověřovala jejich správnost Kontrola vůči ZR – počet a okamžik validace těchto údajů je věcí konkrétní úpravy procesního postupu každého z úřadů Zjistí-li uživatel nesoulad referenčních údajů vedených v ZR se skutečným stavem, anebo pochybnost, uvědomí o tom neprodleně editora

Vzorový proces

Formuláře centrální formuláře ostatní formuláře upravené zákonem nebo vyhláškou formuláře nejsou upraveny speciálním zákonem, ale jsou v režimu zákona č. 500/2004 Sb., musí dle § 37 odst. 3: jméno a příjmení, datum narození, místo trvalého pobytu, popřípadě jinou adresu pro doručování podle § 19 odst. 3 správního řádu název nebo obchodní firmu, identifikační číslo osob nebo obdobný údaj, adresu sídla, popřípadě jinou adresu pro doručování. ostatní formuláře doplnit číslo elektronicky čitelného identifikačního dokladu (občanského průkazu, cestovního pasu, povolení k pobytu, vízového štítku a pobytového štítku) klient může dobrovolně uvést jméno, příjmení, místo trvalého pobytu a datum narození (pro ztotožnění). OP – jsou osoby bez OP

Komunikace se základními registry Komunikovat mohou pouze REGISTROVANÉ agendové informační systémy AIS komunikují prostřednictvím vnějšího rozhraní ISZR (webové služby) Veškerou vzájemnou komunikaci mezi AIS a ZR zprostředkovává ISZR – ověřuje oprávnění AIS a role pro přístup k eGON službám ZR (tj. potřebuje informaci o OVM, AIS, agendě, činnostní roli) záznamy (ISZR) o komunikaci na úrovni identifikace OVM

Registrace AIS do ISoISVS v kompetenci správce AIS neexistuje jednoznačný výklad, co je a co není AIS a jak jej členit možné přístupy registrace jednotlivých AIS do ISoISVS : agendový aplikační kombinace doporučení registrovat AIS v souladu s aplikačním přístupem, tedy jako integrované informační systémy podporující výkon více agend (počet certifikátů, počet agend)

Připojení AIS k ZR Jedná se o AIS editační? Je OVM subjektem CMS/KIVS Získání certifikátu pro komunikaci s ISZR Připojení úředních osob k agendě (včetně zřízení uživatelských účtů) Identity Management ve vlastní režii Využití JIP pro správu rolí a přístupy monitorovat ve svém AIS Správa rolí i uživatelů v JIP Přístup AIS k rozhraní ISZR je omezen a zabezpečen na několika úrovních: AIS musí být připojen na KIVS/Internet. AIS musí být certifikován pro přístup k eGON rozhraní. Certifikace je proces v kompetenci SZR. V rámci tohoto procesu je vymezena působnost AIS – agenda, Agendová role a OVM. AIS musí mít vydán elektronický klientský certifikát. Vydání klientského certifikátu je poslední krok v procesu certifikace AIS, který provádí SZR. AIS musí mít povolen přístup ke konkrétním eGON službám. Povolení se definuje na základě kombinace OVM / agenda / agendová role.

Nutný update/upgrade AIS Ztotožnění záznamů a zavedení AIFO Úprava formulářů Komunikace s ISZR Zabránění neoprávněného přístupu k údajům vedeným v AIS a k referenčním údajům ze ZR Vedení záznamů o přístupu k údajům obsaženým v ZR Když bude úředník potřebovat použít služeb základních registrů pro to, aby si ověřil údaje nebo získal informace nutné pro rozhodování, učiní tak prostřednictvím agendových informačních systémů: Použije odpovídající agendový informační systém, vybere vhodnou službu základních registrů a zadá nezbytné vstupní údaje (např. identifikační údaje z podání občana se mohou přímo přenést do volání služby registrů a nemusí se opakovaně zadávat). AIS požadavek odešle na informační systém základních registrů (ISZR), který je vstupní komunikační branou do registrů, následně je zavolána služba základních registrů. Brána před voláním interních služeb registrů ověří, zda požadavek vzešel od osoby s platným oprávněním požadovat tyto služby a pokud je vše v pořádku, zavolá službu příslušného registru (ať jde o registr osob, registr obyvatel, územní identifikace a nemovitostí nebo registr práv a povinností). Konkrétní registr už pak nezkoumá oprávnění přistupovat ke službě, zkontroluje pouze vstupní údaje a službu co nejrychleji provede. Na zpracování služby vytvoří registr datový výstup služby (typicky struktura dat ve formátu XML), připojí informaci o průběhu zpracování (status) a odpoví na volání služby. ISZR převezme výstup, který obsahově nemění, zabalí informační výstup do „obálky“ – vytvoří odpovědní zprávu, kterou uloží pro převzetí agendovým informačním systémem (AIS), který ji následně převezme a potvrdí, že obsah zprávy pořádku přečetl a dále data zpracuje podle úlohy, kterou řeší. Například může pracovníkovi na úřadě získaná data zobrazit nebo data uložit pro jiné účely. Tato na první pohled sáhodlouhá komunikace proběhne za několik sekund, a to i přes to, že ve skutečnosti je komunikace mnohem komplikovanější – je nutné zabezpečit důvěrnost obsahu zpráv, zajistit ochranu proti jejich modifikaci, monitorovat chod celého zpracování a provádět logování.

Informační koncepce Povinnost zpracovat informační koncepci dle zákona č. 365/2000 Sb. Obsahuje seznam ISVS a jejich předpokládaný vývoj Změna definice (rozšíření) pojmu ISVS o všechny AIS znamená aktualizaci informační koncepce (soulad s ISoISVS)

Využití centrálních AIS Centrální AIS u agend, kde působíme v roli editora Přiřazení úředních osob k podporovaným agendám Ke každému ZR k dispozici minimálně 1 centrální AIS ROB – IS evidence obyvatelstva (OP a CD) ROS – IS živnostenský rejstřík, ROS-IAIS RÚIAN – IS územních identifikací RPP – AIS Působnostní

Alternativní nástroje k ZR V případě, kdy OVM pro výkon své agendy nepoužívá žádný AIS, je možné provést ověření referenčních údajů či reklamovat chybný údaj v ZR: formulářem v prostředí CzechPOINT@Office uživatelé v JIP komerční a kvalifikovaný certifikát uložený na externím nosiči (token, čipová karta) formulářem prostřednictvím datové schránky využitím „prohlížečky“ dat ze základních registrů (komerční). V CzechPOINTu bude dostupná univerzální agenda pro přístup k ZR

Vnitřní předpisy Minimálně upravit Organizační řád aktualizace v souladu s oznámenou působností tak, aby rozsah vykonávaných agend jednotlivými odbory/odděleními odpovídal stavu uvedenému v AIS RPP Působnostní Pracovní náplně uvést do souladu obsah pracovních náplní se skutečným stavem a údaji uvedenými v RPP případně zpracovat samostatnou směrnici upravující komplexně změny vyvolané ZZR v rámci úřadu (např. pokynem starosty)

Náklady související se změnami Nepřímé Aktualizace a tvorba nových vnitřních předpisů Přímé Úprava současných lokálních AIS Pořízení certifikátů

Shrnutí základních kroků Oznámení o vykonávání působnosti (do 30 dní) Zřízení přístupu k CzechPOINT@Office pro všechny pracovníky přistupující k referenčním údajům Registrace AIS do ISoISVS Jednání s dodavateli o úpravě AIS Čištění dat dle postupů správců ZR (adresy, příspěvkové organizace, …) Určení konkrétních zaměstnanců ke každé agendě a přiřazení příslušných oprávnění

Závěrem Pokud nejsou alternativy, stále existuje ustanovení § 63 odst. 1 ZZR: Pokud OVM nemá z technických důvodů dosud zaveden přístup k ZR, do doby, než bude tento přístup zaveden, se § 5 ZZR pro tento OVM nepoužije.

Důležité odkazy http://www.szrcr.cz http://spravadat.gov.cz Správa základních registrů – základní informace http://spravadat.gov.cz správa uživatelů, nastavení oprávnění do RPP https://rpp-ais.egon.gov.cz/AISP/ RPP AIS Působnostní – oznamování, … Přihlašování certifikátem a jménem a heslem jako do CzechPOINTu http://www.ruian.cz/ informace k RÚIAN, ISÚI

eGON centrum Moravská Třebová Děkujeme za pozornost eGON centrum Moravská Třebová http://www.mtrebova.cz/egon-centrum-moravska-trebova Ing. Pavel Šafařík Ing. Mgr. Dana Buriánková Ing. Marek Němec Bc. Radim Šmehlík, Dis.