Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0188 Název projektu: Moderní škola Autor: Jitka Smejkalová Název materiálu: Vnitropodnikové písemnosti 2 Označení materiálu: VY_32_INOVACE_PUK.OA3.919 Datum vytvoření: 1. března 2013 Vzdělávací oblast: Písemná a ústní komunikace Ročník: třetí – obchodní akademie, čtvrtý – sociální činnost Název školy: Střední škola, základní škola a mateřská škola pro zrakově postižené, Brno, Kamenomlýnská 2

Anotace Tento učební materiál seznamuje žáky s písemnostmi, které vznikají při řízení a organizaci podniku. Je zaměřen na tvorbu nařízení vedoucích pracovníků. V praktické části tvoří žáci směrnici používanou ve škole (místo podnikového prostředí), tedy v prostředí jim dobře známém.

Metodické pokyny Tento materiál je určen k výkladu a praktické tvorbě vnitropodnikových písemností. Určeno pro výuku v počítačové učebně vybavenou dataprojektorem.

Zdroje KULDOVÁ, O.,FLEISCHMANNOVÁ, E. Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti. 6., upravené vydání. Praha: Fortuna, 2007, 200 s. ISBN 978-80-7373-009-3 FLEISCHMANOVÁ, Emílie a kol. Písemná a elektronická komunikace pro střední školy a veřejnost 2. První vydání. Praha: Fortuna, 2005, 152s. ISBN 80-7168-924-6

Vnitropodnikové písemnosti opakování Jaký je rozdíl mezi obchodní a vnitropodnikovou písemností? Kde se používají? Podle jaké normy tuto písemnost upravujeme? Zásady úpravy těchto písemností? Formát používaných papírů? Používáme zdvořilostní fráze? Jaká je stylizace těchto písemností?

Přehled vnitropodnikových písemností organizace porad – pozvánka, prezenční listina, zápis z jednání pracovní cesty – cestovní příkaz, zpráva z pracovní cesty nařízení vedoucích pracovníků – příkazy, směrnice, pokyny, oběžníky písemnosti evidenčního charakteru – žádanky, výdejky, převodky, pracovní výkazy, úkolové listy, potvrzenky

Organizace porad Porady představují druh týmové práce. Mohou být operativní nebo dlouhodobě plánované. Pro hladký průběh porad je nutná příprava. Rozešleme pozvánky, na běžné porady týden předem, na důležitá jednání nebo konference měsíc předem. Připravíme písemné materiály a postaráme se o to, aby je účastníci obdrželi včas a mohli si je prostudovat. Zveme-li významné osobnosti (konference, sympozia) připojíme k pozvánce i osobní dopis vedoucího pracovníka. Připravíme prezenční listinu.

Pozvánka na poradu hlavička nebo název pořádající organizace název písemnosti „POZVÁNKA“– tučně na střed druh porady datum, doba začátku, místo program jednání – jména referentů plánovaná doba trvání doplňující informace – dopravní spojení, způsob stravování místo a datum vyhotovení pozvánky jméno a funkce pracovníka, který poradu svolává

Prezenční listina záhlaví – označení pořádající organizace název písemnosti „Prezenční listina“ druh porady datum, místo konání porady jména účastníků a místo pro podpisy – známe-li jména účastníku, předtiskneme je Při přípravě prezenční listiny zvolíme širší řádkování, aby vzniklo dostatečné místo pro podpis.

Zápis z jednání Z každého jednání vyhotovujeme zápis. Slouží jako doklad o průběhu jednání. Může se stát východiskem pro jednání následující, nutný je zodpovědný přístup k jeho tvorbě. Během jednání si děláme poznámky, zápis vyhotovíme co nejdříve po skončení jednání. Hotový zápis necháme schválit nadřízeným pracovníkem. Zápis zveřejníme, rozešleme, archivujeme.

Druhy zápisů Stručný Obsahuje jednotlivé body a rozhodnutí, ke kterým se dospělo, je přehledný. Podrobnější Obsahuje rozvedení jednotlivých bodů jednání, včetně stručného obsahu diskusních příspěvků. Doslovný Pořizuje se při důležitých jednáních, v parlamentu, u soudu, zároveň s magnetickým záznamem.

Náležitosti zápisu z jednání záhlaví – označení organizace název písemnosti „Zápis z porady“, číslo zápisu druh porady a datum jejího konání údaje o přítomných, omluvených a hostech program porady stručný obsah jednotlivých bodů jednání uložené úkoly, jména odpovědných pracovníků a termíny splnění uložených úkolů jméno a funkce pracovníka, který poradu vedl datum a místo vyhotovení zápisu jméno a podpis zapisovatele

Úkol Vytvořte zápis z vaší poslední třídnické hodiny.

Řešení