Evidence a inventury majetku Ing. Dominik Laudát Dobrý den. Vítám vás na prezentaci Evidence a inventury majetku. Ve své přednášce se budu věnovat třem základním oblastem: nejprve změnám v zákoně o účetnictví a v postupech účtování, které se promítají do evidence majetku, dále inventurám majetku pomocí čárových kódů a nakonec možnosti automatického vytváření pohybů při evidenci příslušenství

Zákonné změny v majetku Změny se týkají zejména nové terminologie, dále i obsahového vymezení Tyto změny budou promítnuty do nové (červnové) verze Změna označení z „Investiční majetek“ na „Dlouhodobý majetek“ Bylo změněno i vymezení jedn. druhů majetku, zejména u drobného majetku Nejprve tedy ke změnám v majetku.

Drobný dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek u podnikatelů Zrušeny účty přímo pro tento drobný majetek (018 a 028) Hmotný drobný majetek, pokud ho účtujeme v účtové třídě 0, se účtuje na účtu 022 Drobný nehmotný majetek, se účtuje na jedn. účtech účtové skupiny 01

Možnosti evidence drobného majetku (podnikatelé) Na účtu 022, popř. skupina 01 (pak ovšem by se tento majetek měl účetně odpisovat; bylo zrušeno ustanovení, že lze odepsat majetek jednorázově) Vést majetek v operativní evidenci (povinnost stanovit spodní hranici, od které je majetek veden v operativní evidenci) – byla však zrušena povinnost vést tuto operativní evidenci Neevidovat

Drobný majetek u rozpočtových a příspěvkových organizací Zůstávají účty pro drobný majetek 018 a 028 Je i povinnost drobný majetek zde evidovat, organizace si mohou povinnou minimální hranici snížit Pod stanovenou hranici se majetek účtuje přímo do nákladů

Doporučená evidence majetku v EKOSU Veškerý majetek vedený v účtové třídě 0 evidovat v modulu INM V INM evidovat tedy i např. drobný majetek vedený na účtech třídy 0 V modulu DIM evidovat pouze majetek vedený v operativní evidenci U rozpočtových a příspěvkových organizací i drobný dlouhodobý hm. i nehm. majetek evidovat v INM

Inventury majetku Povinnost vyplývá ze zákona o účetnictví (§29 a §30) Od 1. 1. 2002 povinnost provádět inventury dlouhodobého majetku každoročně Inventura se provádí ke dni účetní účetní závěrky; případně v průběhu posledních třech měsíců účetního období nebo v prvním měsíci následujícího účetního období

Možnosti provádění inventur Klasický způsob – sestavy - INM - S09 - Inventura INM - DIM - S07 - Inventura - S14 - Inventurní soupis Inventura čárovými kódy - INM a DIM Při registraci a kontrole pohybu majetku, zásob materiálu a zboží, se stále více využívají nálepky nesoucí informace v podobě čárových kódů. Jsou nejstarším a nejrozšířenějším způsobem automatické identifikace majetku. Důvodem používání čárových kódů je nejen efektivní pořizování, sběr a zpracování informací o majetku společnosti, ale i skutečnost, že se výrazně eliminuje chybovost zapříčiněná lidským faktorem.

Čárové kódy v aplikaci EKOS Čárové kódy jsou podporovány v následujících modulech aplikace EKOS: Dlouhodobý majetek (INM) Drobný majetek (DIM) Sklady (MTZ) INM a DIM – inventarizace majetku MTZ – pořizování skladových dokladů

Inventury majetku pomocí čárového kódu Co k tomu potřebujeme? Konverzní moduly, které zajišťují komunikaci systému VEMA s vnějším prostředím Přenosný terminál se snímačem čárového kódu Tiskárnu, která umožňuje tisk štítků s čárovými kódy Konverzní moduly zajišťují komunikaci mezi aplikací EKOS a technickým zařízením pro snímání čárových kódů. Jsou dvojího druhu: Vstupní konverzní moduly: slouží k přenosu dat z vnějšího okolí do aplikace EKOS Výstupní konverzní moduly: slouží k exportu dat ze aplikace EKOS do jiného formátu. Pro účely inventarizace majetku v současné době již nestačí samotný snímač čárového kódu. Provádění inventur vyžaduje mobilitu a současné ukládání nasbíraných dat. Tyto požadavky splňují mobilní snímače s pamětí. Jsou vybaveny snímačem čárových kódů, pamětí pro data a program, displejem, klávesnicí a komunikačním rozhraním. Snímač čárového kódu: od firmy Unitech, typ PT 600 s kapacitou paměti od 512 kB do 4,5 MB SRAM dle požadavku na množství uložených dat, s LCD grafickým podsvíceným displejem a klávesnicí. Komunikace mezi počítačem a snímačem je zajištěna přes komunikační stojan, který slouží současně i k dobíjení akumulátoru. Řešení nabízené firmou VEMA: tiskárna od japonské firmy SATO s tiskem na nálepky rozměrů 50 krát 20 mm (šířka krát výška).

Provádění inventury majetku v INM a DIM Vytvoření inventurního seznamu v souboru Inventury INM nebo DIM Přenos seznamu majetku do terminálu Provedení fyzické inventury snímáním čárových kódů Přenos pořízených dat do souboru Inventurní seznamy INM nebo DIM Vyhodnocení inventury v sestavě Při provádění inventury majetku je práce v obou majetkových modulech aplikace EKOS obdobná. V souboru Inventury INM zadáme datum inventury, název a zvolíme číslo inventárního úseku, ve kterém chceme provádět inventuru. Po stisku F7 si z nabídky vybereme funkci Vytvoření inventurního seznamu INM a tím vygenerujeme majetek evidovaný na požadovaném inventárním úseku do podsouboru Inventurní seznamy INM. Po vygenerování Inventurního seznamu zvolíme z nabídky na F7 funkci Výstup do čtečky čárového kódu a nahrajeme seznam majetku do terminálu. Třetím krokem je fyzické provedení inventury, kdy se na klávesnici terminálu zadávají položky inventární úsek, budova a místnost, v nichž probíhá snímání čárových kódů. Po sejmutí čárového kódu se na displeji terminálu zobrazí číslo a název majetku. Implicitně se nabízí jednotkové množství, které lze v případě drobného majetku přepsat dle skutečnosti. V případě, že daný majetek nepatří do inventurované místnosti, budovy nebo inventárního úseku, vypíše se tato skutečnost na displeji. Nasnímané informace se přenesou z terminálu do souboru Inventurní seznamy INM spuštěním funkce Vstup ze čtečky čárového kódu na F7. Pro vyhodnocení inventury slouží sestava Inventura čárovým kódem, kterou lze tisknout na F7 ze souboru Inventury INM či z nabídky standardních sestav.

Pořizování skladových dokladů Tvorba příjemek a výdejek v modulu MTZ Vyplnění hlavičky dokladu Terminálem sejmout čárové kódy z materiálů, který požadujeme ve skladovém dokladu Pomocí F7 nad hlavičkou dokladu se spustí konverzní modul, který z terminálu přehraje materiály do řádků dokladu Při tvorbě příjemek a výdejek v modulu MTZ stačí vyplnit hlavičku dokladu a terminálem sejmout čárové kódy z materiálů, které požadujeme ve skladovém dokladu. Pomocí klávesy F7 nad hlavičkou dokladu se pak spustí konverzní modul, který z terminálu přehraje materiály do řádků dokladu. Výhoda spočívá s tom, že se skladník může volně pohybovat po skladě a přímo snímat informace o přijatých nebo vydávaných materiálech. Po příchodu k počítači vše naráz nahraje do modulu MTZ. Takto je schopen rychle vystavovat doklady.

Automatické vytváření pohybů u příslušenství Dosud Příslušenství bylo vedeno pouze evidenčně Při pohybu příslušenství se příslušný pohyb musel zadávat zvlášť Nyní Při pohybu příslušenství (zařazení, vyřazení nebo převod na jiný majetek) se samostatně vytvoří pohyb Dál zůstává možnost vést majetek pouze evidenčně Nakonec bych se krátce zmínil o možnosti automatického vytváření pohybů u příslušenství.

Zařazení příslušenství Evidenčně Pokud je vstupní cena příslušenství zahrnuta do vstupní ceny majetku, zavede se příslušenství jen evidenčně Položka POHYB zůstane nevyplněná Zařazení s vytvořením pohybu Při zařazení na již existující kartu Vyplňuje se i položka POHYB V pohybech se sám vytvoří nový pohyb

Postup při zařazení příslušenství Při zařazení příslušenství se vyplní: Datum vyřazení Vstupní cena příslušenství Číslo dokladu Číslo pohybu pro zařazení příslušenství (pohyb s funkcí 3 nebo 4 – technické zhodnocení nebo změna ceny) Uloží se F10 Na kartě majetku se vytvoří nový pohyb

Postup při vyřazení příslušenství Při vyřazení příslušenství se vyplní: Datum vyřazení Aktuální zůstatková cena příslušenství Číslo dokladu Číslo pohybu pro vyřazení příslušenství (pohyb s funkcí 7 – vyřazení příslušenství) Uloží se F10 Na kartě majetku se vytvoří nový pohyb

Postup při převodu příslušenství Při převodu příslušenství se vyplní: Datum vyřazení Aktuální zůstatková cena příslušenství Číslo dokladu Číslo pohybu pro převod příslušenství (pohyb s funkcí 11 – převod příslušenství - výdej) Po uložení se provede převod příslušenství na jinou kartu a vytvoří se 2 pohyby (na původní i na nové kartě)

Děkuji vám za pozornost