Správa digitálního obsahu v organizacích (A7B39SDO) Přednáška č. 6 Workflow a popis procesů Jiří Štěpán & Martin Kačer, 2009-2012

Co je to workflow? Popis životního cyklu obsahu „od myšlenky k uživateli“ Eviduje stav objektů, zdrojů, informací Sestává z různě provázaných akcí Řídí prováděné aktivity Zajišťuje spolupráci aktérů systému Správa digitálního obsahu v organizacích

Správa digitálního obsahu v organizacích

Workflow používáme, abychom zajistili: … že se něco stane, Motivace, … aneb „proč“ Workflow používáme, abychom zajistili: … že se něco stane, … že se něco nestane, … že se něco stane správným způsobem, … že se něco stane ve stanovenou dobu, … atd. Správa digitálního obsahu v organizacích

Workflow proces a jeho definice Správa digitálního obsahu v organizacích

Proces ve workflow („business process“) Součást analýzy nasazení systému Popisuje, jak je činnost organizačně prováděna WCMS: činnost = publikace obsahu Může obsahovat kroky mimo informační systém (!) Daný proces může být implementován různými technikami (s různou mírou vhodnosti) Správa digitálního obsahu v organizacích

Modelování procesů BPM: Business Process Modelling mapování a analýza existujících procesů modelování (neformálně, formálně, graficky, …) BPR: Business Process Reengineering reorganizace procesů (typicky kvůli efektivitě) dopad na organizační strukturu, pracovní místa a náplně BPI: Business Process Improvement zlepšování bez zásadní reorganizace (V rámci CMS nás zajímá zejména BPM, případně BPI.) Správa digitálního obsahu v organizacích

Definice procesu Workflow proces je popsán svou definicí: Posloupnost prováděných akcí Vstupy, podmínky a výstupy akcí Vzájemné závislosti akcí Možnosti větvení podle definovaných podmínek Omezení na průběh procesu Zodpovědnost uživatelů (rolí) za konkrétní stavy a akce Správa digitálního obsahu v organizacích

Příklad definice workflow procesu Správa digitálního obsahu v organizacích

Vzory workflow procesu Definice procesu používá tzv. vzory Sekvence Paralelní souběh Synchronizace Výběr z možností Jednoduché sloučení … případně další Vzory jsou „stavebními kameny“ definice Měřítko „vyjadřovací síly“ workflow systémů Správa digitálního obsahu v organizacích

Vzory workflow: Sekvence Určitá akce může začít po skončení předchozí Příklad: Po přijetí platby vystavit daňový doklad. Též: Sequence, Serial Routing Správa digitálního obsahu v organizacích

Vzory workflow: Paralelní souběh Rozdělení do více současně běžících větví Příklad: Po přijetí závazné objednávky vygenerovat potvrzení a zahájit expedici ze skladu. Též: AND-Split, Parallel Split, Fork Správa digitálního obsahu v organizacích

Vzory workflow: Synchronizace Čekání na dokončení paralelních větví Příklad: Po expedici zboží ze skladu a uhrazení kupní ceny odeslat zásilku zákazníkovi. Též: Synchronizer, AND-Join, Randez-vous, Barrier Správa digitálního obsahu v organizacích

Vzory workflow: Výběr z možností Možnost pokračování v jedné z několika větví Příklad: Odeslat poštou nebo kurýrní službou. Též: Exclusive Choice, XOR-Split, Switch, Decision, Case Správa digitálního obsahu v organizacích

Vzory workflow: Jednoduché sloučení Čekání na dokončení jedné z předchozích větví Příklad: Při neobdržení platby nebo zrušení ze strany zákazníka stornovat objednávku. Též: Merge, XOR-Join, Asynchronous Join Správa digitálního obsahu v organizacích

Příklad: Publikační workflow s větvením Správa digitálního obsahu v organizacích

Příklad: schvalování smluv Správa digitálního obsahu v organizacích

„swimlanes“ Správa digitálního obsahu v organizacích

1 Přijetí faktury Vstupy procesu Přijatá faktura (včetně případných příloh) v tištěné podobě a fakturační podklady (např. dodací list) Popis procesu Pracovník podatelny FP (včetně případných příloh) naskenuje a v DMS vytvoří nový dokument - ekvivalent průvodky FP - a skeny původních dokumentů. Pracovník podatelny vyplní do průvodky následující údaje z FP: Datum přijetí (může se lišit od data skenování) Dodavatel (převzatý z číselníku ERP nebo CRM, v př., že jde o nového dodavatele, bude tento založen až na úrovni Ekonomického úseku v ERP) Číslo FP Variabilní symbol Cena celkem včetně DPH Poznámka (volitelně vyplňované textové pole pro komentář) Interakce s DMS Založení nového dokumentu – průvodky FP Omezení Maximální možná doba trvání od přijetí (v h) Výstupy Průvodka FP a sken původní FP (včetně případných příloh) Role Podatelna Správa digitálního obsahu v organizacích

Postupy návrhu Dva typické postupy návrhu workflow Obranné workflow (kdo všechno to musí schválit před publikací?) Editor a X návazných schvalování Schvalování má jen kontrolní funkci Typické pro CMS Procesně orientované (provádění uživatelů procesem) Postup kroků a delegace rolí Typické pro DMS Správa digitálního obsahu v organizacích

Zásady dobrého návrhu Vždy zvažte, zda je workflow opravdu potřeba Většina WCMS „skutečné“ workflow nepotřebuje Striktní vynucování pravidel může být naopak překážkou Vyvarujte se razantních změn zavedených procesů Nepřizpůsobovat skutečnost nasazenému systému Pokuste se mapovat: Jak to nyní funguje Kde to vysloveně vázne Jak může pomoci nový CMS (DMS) Návrh zcela nového procesu používejte výjimečně! Správa digitálního obsahu v organizacích

Typické problémy: přiřazení úkolu roli Příklad – role „korektor“ schválí publikaci článku Problém: role nic sama neudělá Role nemusí být aktuálně naplněna žádným uživatelem Role je naplněna více uživateli, spoléhají na sebe navzájem Řešení: K vykonání akce se generuje „úkol“ Co vykonat, s čím a do kdy Co se stane pokud čas vyprší Přiřazeno konkrétnímu uživateli Úkol přiřazuje systém nebo uživatel Správa digitálního obsahu v organizacích

Typické problémy: zástupnost Příklad – akce přiřazena uživateli, který má dovolenou (to se dá plánovat předem) onemocní (může být neočekávané i velmi náhlé) Problém: zástupnost Workflow by mělo řešit, co se stane při nečinnosti uživatele Řešení: Definování zástupnosti Za koho kdo zastupuje (pevně zadané nebo nastavitelné) Časové limity na provedení úkolu (automatická „eskalace“) Privilegovaná role uživatele umožňující přesun úkolů Ad hoc řešení nenadálých situací Správa digitálního obsahu v organizacích

Typické problémy: prokázání provedení Příklad – fakturu nad 10mio Kč musí schválit CEO Problém: síla autentizace Opravdu víme, že je to generální ředitel? Jak to prokážeme při účetním auditu? Řešení: Digitální podpis kvalifikovaným certifikátem, podpis se stává neoddělitelnou součástí dokumentu Papírový podpis (naskenovaný do systému?) Zvolené řešení musí schválit auditorská společnost. Správa digitálního obsahu v organizacích

Formální modely popisu WORKLOW Správa digitálního obsahu v organizacích

Možnosti modelování procesů Existuje řada způsobu zápisu (více či méně formální) Volte ten, který uživatel pochopí (a schválí) Mohou existovat i další požadavky (např. legislativa) Příklady Dataflow diagramy / swimlines Business process diagramy Vývojové diagramy, … Správa digitálního obsahu v organizacích

Formální modely workflow Umožňují definici procesů na implementační úrovni CMS se liší poskytovanými formalismy limitují, jak složité workflow je možné implementovat… Využití existujících formalismů Stavové diagramy Petriho sítě Rozšířené Petriho sítě (barvené aj.) Specializované modelovací jazyky a nástroje BPMN YAWL (yet another workflow language) UML (prostředky pro popis workflow: „activity diagram“) BPEL Správa digitálního obsahu v organizacích

Formální modely: stavové diagramy Nejjednodušší případ, mění se pouze stav assetu Ke stavu jsou zpravidla vázána přístupová práva Editor Korektor Nový Ke schválení Admin Publikovaný Správa digitálního obsahu v organizacích

Formální modely: vývojový diagram Správa digitálního obsahu v organizacích

Formální modely: Petriho sítě Graf definující místa a přechody mezi nimi Místa mohou obsahovat tokeny Přechod se aktivuje, pokud všechna místa připojená na jeho vstup obsahují token Při aktivaci se odstraní tokeny ze vstupních míst a vygenerují se tokeny do všech míst na výstupu Správa digitálního obsahu v organizacích

Jazyk BPEL Jazyk pro popis obchodních procesů Založen na XML „Programování ve velkém“ – koordinace aplikací Umožňuje definovat Vzájemné závislosti webových služeb Reakce na zasílané zprávy Zotavení z chybějících odpovědí … a další BPEL nástroje se používají k řízení workflow procesů Správa digitálního obsahu v organizacích

BPMN (Business Proc Modelling Notation) Reprezentace procesů grafická serializace do XML podoby, BPEL apod. Správa digitálního obsahu v organizacích

Konstrukty BPMN Události Aktivity Gateway Spoje startovací, ukončovací, ostatní mohou přijmout nebo generovat zprávy Aktivity práce, která musí být udělána vnořené podprocesy Gateway podmínky rozdělení a sloučení Spoje sekvence zprávy asociace Správa digitálního obsahu v organizacích

Správa digitálního obsahu v organizacích

Příklad BPMN – vnořený proces Správa digitálního obsahu v organizacích

Workflow v CMS/DMS Správa digitálního obsahu v organizacích

Workflow modul v CMS Řídí životní cyklus assetů a zajišťuje jejich interakci S uživateli S ostatními částmi aplikace S dalšími aplikacemi Konfigurován modelem definice procesů Eviduje seznamy úkolů pro uživatele („TODO“) Zajišťuje komunikaci s okolím prostřednictvím Receptorů (vstupy) Efektorů (výstupy) Správa digitálního obsahu v organizacích

Postavení workflow v rámci CMS Správa digitálního obsahu v organizacích

CMS a workflow – co požadovat Hledejte CMS podporující navržené procesy Většina velkých CMS obsahuje vizuální návrhář workflow kombinující stavový diagram a různé akce U většiny lze vystavět programové workflow na bázi akcí Některé CMS umožňují integraci s externími workflow typu BPEL Workflow bývá podružné u WCMS, podstatné u DMS Správa digitálního obsahu v organizacích

Výběr – kontrolní otázky Potřebujete větvení a cykly nebo jen sekvenci? Jaká je potřebná míra notifikací a eskalací? (jak blízko u sebe sedí tým editorů obsahu?) Audit a reporty – co potřebují manažeři vědět? Co je přednější – rychlost nebo bezpečnost? Lze publikovat kritickou informaci do 10minut? Je potřeba zadávat úkoly bez vazby na assety? Bude workflow zahrnovat externí systémy? Jak často se workflow mění? Správa digitálního obsahu v organizacích

Literatura http://www.workflowpatterns.com/patterns/index.php Eyal Oren, Armin Haller: Formal Frameworks for Workflow Modelling http://en.wikipedia.org/wiki/Workflow http://en.wikipedia.org/wiki/BPEL http://en.wikipedia.org/wiki/ Business_Process_Modeling_Notation Správa digitálního obsahu v organizacích

Garant přednášky: Martin Kačer martin.kacer@etnetera.cz Děkuji za pozornost Garant přednášky: Martin Kačer martin.kacer@etnetera.cz