Řízení dokumentace
Dokumentace fakulty Interní řídící dokumenty Externí dokumenty vnitřní předpisy směrnice, vyhlášky, sdělení Externí dokumenty legislativa normy smlouvy Provozní dokumentace a záznamy
Archivnictví a spisová služba Proč? Zákon o archivnictví spisové službě K poskytnutí objektivních důkazů o provedené činnosti a skutečnostech K zajištění kontinuity fungování organizace Jak? Systém spisové služby iFIS Postupy distribuce, vyřizování a ukládání dokumentů
Dokumenty a záznamy Záznamy Dokumenty Informace zaznamenané při vykonávání činnosti fakulty Průběžně se mění a doplňují – např. hodnocení studijních výsledků ve STAGu Dokumenty dokumenty jsou neměnné a ve formě vnímatelné pro člověka – např. zápisový list studenta doručené odeslané vytvořené vlastní činností
Práce s dokumenty Přijetí a identifikace dokumentu (PID) Distribuce dokumentu Vyřízení dokumentu Uložení dokumentu Archivace a skartace (skartační řízení)
Významné agendy Dokumentace projektů Smlouvy Ekonomická a účetní dokumentace Personální dokumentace Akreditace studijních programů a studijní plány Registr závěrečných prací Spis studenta Řídící dokumentace
Archivace zkouškového katalogu Plánovaná změny Vytištění zkouškového katalogu K dispozici na pracovišti po dobu řešení neshod Zaznamenání do systému spisové služby (PID) Následující akademický rok uložení do spisovny studijního oddělení Skartační lhůta 5 let
Archivace závěrečných prací Uložení v knihovně Digitální knihovna Univerzity Pardubice Zacházení s kopiemi prací uloženými na pracovišti Kopie závěrečných prací podléhají skartačnímu řízení Vyhotovení seznamu prací předávaných ke skartaci Potvrzení, zda jsou uloženy v knihovně Předání nevyužitých kopií k fyzické skartaci na podatelnu