Manipulace s písemnostmi Jakub Řehounek 3. B

Obsah: Základní pojmy Příjem, třídění a zapisování písemností Doručování a oběh písemností Vyřizování písemností Podepisování a odesílání písemností Podepisování a odesílání písemností - příklady Ukládání a vyřazování písemností

Základní pojmy: Spisový řád – interní předpis pro vedení spisové služby Spisový plán – schéma pro označování vyřízených a vyhotovených písemností. Spisový znak je označení, pod kterým se spis ukládá. Spisová služba – zahrnuje pracovní činnosti a postupy při přijímání, kontrole, otevírání , označování, zapisování, doručování, oběhu, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání, vyřazování, archivování a skartování písemností. Spis – písemný dokument vzniklý při obchodním nebo úředním jednání o jedné věci. Spisovna – slouží k ukládání všech vyřízených písemností podniku do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. Skartační řád – upravuje postup při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů. Archivní řád – stanovuje kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení.

Příjem, třídění a zapisování písemností Došlé písemnosti přejímá od poštoní správy pracovník pověřený výkonem spisové služby v poštovním oddělení a od banky je smí přejímat jen zmocněný pracovník. Při příjmu zásilek je především nutné zkontrolovat, zda všechny patří podniku – ty, které jsou doručeny omylem se hned vrací poštovnímu úřadu. Dále je nutno zkontrolovat a potvrdit příjem doporučených zásilek, přednostně zpracovat spěšné zásilky, vytřídit dopisy adresované ředitelství, personálnímu oddělení, soukromé zásilky došlé pracovníkům podniku apod. Došlé písemnosti se opatřují zpravidla v pravém horním rohu podacím razítkem. Doplní se den příchodu písemnosti do podniku, její pořadové číslo, popř. spisová značka , počet příloh a zkratka vnitropodnikového útvaru, jemuž se písemnost přiděluje. Zapisování došlých listovních zásilek umožňuje přehled o tom, které důležité písemnosti došly a komu byly přiděleny k vyřízení. Slouží také ke kontrole jejich včasného vyřízení. Tyto záznamy se vedou v počítači nebo v knize došlé pošty. Zapisují se pouze důležité písemnosti.

Doručování a oběh písemností Doručování písemností má být rychlé, aby se na žádném pracovišti dlouho nezdržovaly a nehromadily. Doručování a další postupování písemností mezi odděleními a referenty, předkládání vypracovaných písemných vyřízení k podpisu a odnášení do výpravny nazýváme oběh písemností.

Vyřizování písemností Písemnosti mají být vyřizovány včas, pokud možno ihned. Lhůty jsou stanoveny všeobecně (právním nebo podnikovým předpisem) a individuálně (pokyny vedoucího, požadavkem obchodního partnera). Nemůžeme-li písemnost vyřídit v běžné lhůtě, uvědomíme odesílatele o odkladu, a to i v případě, že nemůžeme vyhovět. Za vyřízení odpovídá pracovník určený ke zpracování zprávy, korespondentka pořizující čistopis a vedoucí pracovník, který dopis podepsal. Písemnosti vyřizují vedoucí pracovníci nejčastějí psaním konceptu na PC, diktátem, diktafonovým záznamem nebo udělením pokynu asistence, která buď text upraví a v textovém editoru naformátuje do příslušné podoby, nebo věc samostatně vyřídí.

Podepisování a odesílání písemností Každý dopis musí být vlastnoručně podepsán. Po podpisu není dovoleno v písemnosti ani v jejich přílohách nic měnit nebo doplňovat. Ze zásady jediného odpovědného vedoucího vyplývá, že písemnost podepisuje jeden pracovník. Jsou-li výjimečně pro závaznost písemnosti potřebné podpisy dva, pak vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší, vpravo pracovník funkčně nižší. Kategorizace podpisového oprávnění je dvojí - podpis znamená, že oprávněná osoba písemnost podepisuje jménem a na odpovědnost podniku a bere odpovědnost za obsah písemnosti; parafa znamená, že pracovník, který písemnost parafoval, je s obsahem seznámen a bere odpověnost za obsah písemnosti.

Podepisování a odesílání písemností - příklady Umístění dvou podpisů při blokové úpravě: (vlastnoruční podpis) (vlastnoruční podpis) Ing. Josef Dolejský Mgr. Jiří Kupec ředitel podniku obchodní náměstek Umístění dvou podpisů při úpravě s odráženými odstavci: (vlastnoruční podpis) Ing. Josef Holan předseda představenstva (vlastnoruční podpis) František Kop zástupce starosty Jsou-li výjimečně na písemnosti tři nebo více podpisů, umísťují se podle interních směrnic nebo zvyklostí. Podepisuje-li písemnost za vedoucího jeho zástupce, připojí před svůj podpis zkratku v z.,tj. zastoupení. Zkratka v. r. uváděná nekdy v podpisu za jménem znamená vlastní rukou.

Ukládání a vyřazování písemností Vyřízené písemnosti se ukládají denně v příručních registraturách. Po určité době se předávají do spisovny – zabezpečuje přejímání, evidování a bezpečné ukládání písemností vzniklé činností podniku a organizací. Vede se řádná evidence. Časové členění – starší písemnosti se ukládají dospodu, čerstvější nahoru. Po uplynutí uschovací lhůty se písemnosti vyřazují. Vyřazování – skartace = výběr písemností, u nichž skončily uschovací lhůty a které jsou dále pro podnik nepotřebné. Významné písemnosti s trvalou hodnotou patří do archivní péče, ostatní mohou být zničeny. Tři druhy skartačních znaku: A (archiválie) – určuje kolik let se písemnosti musí uschovávat v archivu. V (výběr) – po kolika letech se provádí odborný a archivní výběr. S (skartace) – po kolika letech je písemnost nepotřebná, určená ke skartaci. (např. S 3 = po třech letech)