Co je důležité znát pro realizaci projektu? Kontroly a podklady pro ně Výběrová řízení na dodavatele Průběžná, etapová a závěrečná zprávy Vyúčtování a žádost o proplacení Změny v projektu Archivace dokladů a dokumentů

Kontroly 1. stupně Kontrola ex-ante (před podpisem) Kontrola interim (průběžná) Kontrola ex-post (následná) Provádí je gestor grantového schématu Plánované nebo neplánované kontroly Fyzické + administrativní

Kontrola ex-ante Kontrola ex-ante - na místě, prováděná před podpisem smlouvy Ověřování údajů uvedených v žádosti Potřebné podklady: projektová dokumentace – dle charakteru projektu - projekt pro stavební, nebo specifikace technologií atd. stavební povolení s razítkem nabytí právní moci

Kontrola ex-ante smlouva o vedení zvláštního účtu nebo podúčtu pro projekt doklad o zajištění finančního krytí projektu podklady k výběrovým řízením smlouva o provedení díla, kupní smlouva faktury a stavební deník doklad o průměrném přepočteném počtu zaměstnanců pracovní smlouvy

Kontrola interim Průběžná kontrola buď bez žádosti a nebo v souvislosti se žádostí o proplacení nákladů Sledování realizace projektu až do jeho ukončení a vyúčtování Potřebnými podklady je veškerá dokumentace a doklady k projektu (podobně jako u kontroly ex-ante)

Kontrola ex-post Kontrola prováděná po ukončení projektu Ověřování dodržování podmínek uvedených ve smlouvě Potřebné veškeré doklady a smlouvy Porovnávání konkrétních smluv a jejich částí s výsledky realizace projektu

Kontrola 2. stupně Nezávislá kontrola vybraného vzorku akcí Oddělena od systému kontrol 1. stupně Kontrola jak fyzická, tak veškeré dokumentace, administrativy a uplatnění a účinnosti řídících a kontrolních systémů Provádí ji kraj – odbor kontroly

Práva a povinnosti při kontrole na místě Možnost vyžádat si náhradní termín z vážných důvodů U kontrol interim a ex-post doložit své vyjádření k protokolu o kontrole Předložit na vyžádání dokumenty týkající se jiných již provedených kontrol projektu Umožnit kontrole vstup na pozemek, do budov a přístup k účetním dokumentům v písemné i datové podobě

Práva a povinnosti při kontrole na místě Přijmout opatření k nápravě zjištěných nedostatků Archivovat doklady a dokumentaci po požadovanou dobu(viz dále) Plný rozsah práv a povinností vymezuje zákon č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole

Výběrová řízení v projektu Výběrová řízení se řídí platnými právními předpisy, tedy zákonem č. 40/2004 Sb. o veřejných zakázkách Rozhodující jsou náklady bez DPH

Výběrová řízení v projektu Pokud zakázka nepřesáhne 2 mil Kč a nebo přesáhne 2 mil. Kč, ale není z více než 50% financována z veřejných prostředků, lze použít jednací řízení bez uveřejnění dle pravidel SROP, článek 38 Pokynů pro žadatele a příjemce podpory V případě zakázky nad 2 mil. Kč a nebo zakázky pod 2 mil. Kč, ale financované z více než 50% z veřejných prostředků, se postupuje dle zákona č. 40/2004 Sb. v plném rozsahu

Jednací řízení bez uveřejnění dle SROP Jedná se o jednací řízení bez uveřejnění zakázky na centrální adrese s tím, že jsou osloveni minimálně 3 dodavatelé Dodavatelé musí splnit kvalifikaci způsobilosti dle zákona č. 40/2004 Sb., § 30 Vymezení předmětu zakázky musí být provedeno dle klasifikací dle §48 odst. 2 zákona

Jednací řízení bez uveřejnění dle SROP Zadávací dokumentace musí obsahovat: obchodní podmínky požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny podmínky, za nichž je možno překročit nabídkovou cenu ostatní požadavky pro realizaci zakázky

Jednací řízení bez uveřejnění dle SROP Technické specifikace nesmí zaručovat určitým dodavatelům konkurenční výhodu Lhůta pro podání nabídky je nejméně 20 dnů Kritéria pro výhodnost nabídky: ekonomická výhodnost nabídky nebo nejnižší nabídková cena

Doklady k výběrovému řízení Výzva k předložení nabídky Doklad o prokazatelném převzetí výzvy uchazeči Jmenování výběrové komise Zápis z hodnocení výběrové komise Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky

Doklady k výběrovému řízení Vyrozumění uchazečů o výsledku včetně doložení data doručení vyrozumění Vítězná nabídka (případně výtah s údaji o konečné ceně v případě přílišného rozsahu) Smlouva o provedení díla

Průběžná, etapová a závěrečná zpráva Průběžná – každých šest měsíců od podpisu smlouvy až do ukončení akce Etapová – pokud je projekt členěn na etapy, podává se po dokončení etapy Závěrečná – po dokončení realizace projektu společně s žádostí o proplacení

Průběžná, etapová a závěrečná zpráva Náležitosti potřebné ke zpracování a podání zprávy: Účetní doklady – faktury s příslušnými rozpočty, doklady o jejich proplacení, výpisy z účtu k proplaceným výdajům (vždy originál + 2 kopie) Stavební deník o dosud provedených pracích Dokumenty k výběrovým řízením

Vyúčtování a žádost o proplacení Potřebné dokumenty a podklady: závěrečná zpráva o realizaci projektu žádost o proplacení výdajů, kterou generuje ELZA (v tištěné a elektronické podobě) žádost o proplacení výdajů, která je přílohou Pokynů pro žadatele a příjemce podpory doklad o ukončení fyzické realizace projektu (platné kolaudační rozhodnutí, předávací protokol u technologií)

Vyúčtování a žádost o proplacení originál stavebního deníku originály a 2 prosté kopie účetních dokladů podpisový záznam osoby zodpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby zodpovědné za zaúčtování k jednotlivým fakturám výpisy ze zvláštního bankovního účtu projektu, k proplaceným výdajům

Vyúčtování a žádost o proplacení ověřené kopie pracovních smluv k novým pracovním místům pojistná smlouva týkající se majetku pořízeného z nákladů projektu a doklad o zaplacení první splátky pojistného zajištění publicity projektu – fotodokumentaci ostatní fotodokumentaci k projektu

Změny v projektu Nepodstatné změny pouze písemně oznámit gestorovi Závažné změny v projektu je nutné oznámit (například změny v časovém harmonogramu, ve struktuře a výši nákladů atd.) Gestor vypracuje návrh změny smlouvy (dodatek, výpověď, odstoupení) a předloží zastupitelstvu Zohlednění v průběžných či etapových zprávách spolu se zdůvodněním

Archivace dokladů a dokumentů Příjemce podpory je povinen uchovávat veškerou dokumentaci vztahující se k projektu po dobu platnosti smlouvy, minimálně však 10 let Jedná se o: smlouvu včetně všech příloh veškerou dokumentaci k akci předkládanou v rámci GS veškeré účetní doklady k akci (i u dodavatelů a subdodavatelů – zakotvit smluvně)