Nakládání s písemnými dokumenty a datovými zprávami a skartační řízení

Zákonné povinnosti Nakládání s dokumenty je upraveno zákonem o archivnictví a spisové službě Povinnosti uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají veřejnoprávní původci dokumentů (organizační složky státu, územní a nadační fondy, podnikatelé zapsaní v OR. Subjekty, kteří tuto povinnost nemají, mohou dobrovolně zavést spisovou službu. Potom pro ně platí povinnost dodržovat ustanovení tohoto zákona

Příjem dokumentů Každý došlý dokument musí zpracovat zaměstnanec pověřený evidencí dokumentů – podatelna. Dokument se označí podacím razítkem. Podací razítko obsahuje název firmy, datum doručení, číslo jednací,m počet listů a příloh, jméno zaměstnance, jemuž byl předán k vyřízení. Při oběhu dokumentu musí být zabezpečeno sledování jeho předávání a přebírání a zaručena jmenovitá průkaznost těchto kroků.

Vyřizování dokumentů Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Dokument vyřizuje určený zaměstnanec. Při vyřizování dokumentu se na něj v souladu se skartačním rejstříkem uvede příslušný skartační znak:

Skartační znaky A – archiválie – při skartačním řízení se navrhují k předání do příslušného archivu k archivaci. V – výběr, tzn., že po uplynutí skartační lhůty se posoudí, má-li se dokument předat do archívu, nebo být zničen. S – stoupa, skart – po uplynutí skartační lhůty se zničí.

Součástí skartačních znaků je číslice,která udává dobu skartační lhůty (S5, - po 3 letech se zničí, A5 – po 5 letech se předává do archivu k trvalému uložení.

Odesílání dokumentů Je zajišťováno prostřednictvím výpravny. Ta někdy bývá spojena s podatelnou. ¨ve výpravně se dokument vybavuje potřebnými náležitostmi k odeslání. Odeslaná písemná pošta se eviduje v příslušném podacím deníku, přidělují se evidenční údaje – číslo jednací, odvolací údaje. Evidenci podléhá veškerá odesílaná pošta.

Ukládání spisů Vyřízený došlý spis se ukládá do registratury. Zůstávají zde do doby, než jsou předány do spisovny, do archivu nebo zničeny. Dokumenty se ukládají podle věcného členění (spisového znaku nejčastěji v příslušné složce – rychlovazač, pořadač, šanon).

Skartace a zničení dokumentů Skartační řízení slouží k oddělení archiválií o dokumentů bezcenných,které jsou zničeny. Skartace = vyřízení, nikoli zničení. Postup pro vyřazování dokumentů si každá firma upravuje ve Spisovém a skartačním řádu.

Elektronická podatelna Slouží k přijímání a odesílání zpráv v elektronické podobě. Jedná se o klasickou listovní podatelnu, která je vybavena alespoň jedním počítačem