Archivnictví a spisová služba 0. Legislativa 1. Archivnictví 2. Spisová služba 3. Praktické aplikace PhDr. Alena Mikovcová.

Prezentace na téma: "Archivnictví a spisová služba 0. Legislativa 1. Archivnictví 2. Spisová služba 3. Praktické aplikace PhDr. Alena Mikovcová."— Transkript prezentace:

1 Archivnictví a spisová služba 0. Legislativa 1. Archivnictví 2. Spisová služba 3. Praktické aplikace PhDr. Alena Mikovcová

2 0. Legislativa I Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (aktuální znění v zákoně č. 243/2010 Sb.) Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Vyhlášky č. 193/2009 Sb., a č.194/2009 Sb. PhDr.Alena Mikovcová

3 0. Legislativa II Zákon č. 277/2000 Sb., o elektronickém podpisu Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů Zákon č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů ČR PhDr.Alena Mikovcová

4 0. Legislativa III Modelové požadavky pro správu elektronických dokumentů (MOREQ), české vydání úřední publikace EU, Praha 2007 Všeobecný mezinárodní standard pro archivní popis - ISAD (G) Mezinárodní standard pro archivní autoritní záznamy korporací, osob a rodů - ISAAR (CPF), české vydání, publikace Mezinárodní archivní rady, Praha 2009 PhDr.Alena Mikovcová

5 0. Legislativa IV Rozhodnutí rektora č. 23/2010 Zavedení elektronické spisové služby na MENDELU Směrnice č. 1/2010 - Průvodce spisovou službou na MENDELU (prozatímní spisový řád) Elektronický podpis: usnesení Kolegia rektora Datové schránky: usnesení Kolegia rektora PhDr.Alena Mikovcová

6 1.Archiválie Dokument, archiválie Dokument = každá písemná, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace v podobě analogové nebo digitální Archiválie = dokument, který byl z hlediska historické hodnoty vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií PhDr.Alena Mikovcová

7 1. Archivnictví Výběr archiválií Vysoké školy jsou veřejnoprávními původci. Jsou povinny uchovávat úřední dokumenty. Jsou povinny ve veřejném zájmu umožnit výběr archiválií. Moravský zemský archiv v Brně je na MENDELU oprávněn k výběru archiválií ve skartačním řízení i mimo skartační řízení. PhDr. Alena Mikovcová

8 1.Archivnictví Evidence archiválií Vybrané archiválie jsou vzaty do evidence archiválií a tvoří Národní archivní dědictví (NAD). NAD je vedeno v základní, druhotné a ústřední evidenci. Archiválie se zařazují do evidence jako archivní soubory (archivní fondy, archivní sbírky). Archiválie se evidují v počítačové evidenci archiválií (PEvA), která je veřejně přístupná na www Ministerstva vnitra ČR. PhDr. Alena Mikovcová

9 1. Archivnictví PEvA http://aplikace.mvcr.cz/vozidla/peva/index.php PhDr. Alena Mikovcová

10 1. Archivnictví Archiválie se podle svého významu začleňují do kategorií. Archiválie I. kategorie jsou vyjmenovány v zákoně. Ostatní archiválie jsou začleněny do II. kategorie. Nejcennější a nejvzácnější archiválie mohou být prohlášeny za národní kulturní památky nebo archivní kulturní památky. PhDr. Alena Mikovcová Kategorizace archiválií

11 1. Archivnictví Ochrana archiválií Vlastníci/držitelé archiválií jsou povinni je chránit před poškozením, zničením, ztrátou a odcizením. Archiválie ve vlastnictví ČR mohou být prodávány a vyváženy jen se souhlasem českých úřadů. Obecně platí povinnost archiválie přednostně nabídnout ke koupi České republice. PhDr. Alena Mikovcová

12 1. Archivnictví Nahlížení do archiválií Do archiválií lze nahlížet jen na základě žádosti a za dodržení podmínek v zákoně a v badatelském řádu archivu. Badatelé. K nahlížení jsou přístupné archiválie starší 30 let. Podmínky pro odepření nahlížení jsou stanoveny zákonem. Zvláštní režim platí pro nahlížení do archiválií obsahující osobní a citlivé údaje. PhDr. Alena Mikovcová

13 1. Archivnictví Vystavování archiválií Archiválie mohou být vystavovány jen za podmínek zaručujících jejich ochranu a péči a v souladu se zákony (zákon o archivnictví, zákon o majetku ČR a jejím vystupování v právních vztazích). Zápůjčky na základě smluv, zápisu o zápůjčce. PhDr. Alena Mikovcová

14 1. Archivnictví Každý je oprávněn požádat archiv o pořízení opisu, výpisu nebo kopie archiválií. Za pořízení kopií, výpisů a opisů se platí poplatky podle ceníku služeb. PhDr. Alena Mikovcová Opisy, výpisy, kopie

15 1. Archivnictví Archiv Archiv = zařízení slouží k ukládání archiválií a k péči o ně Archivní zpracování = třídění, pořádání, inventarizace, katalogizace Archivní fond = soubor archiválií vzniklý výběrem z dokumentů z činnosti fyzické, právnické osoby, složky státu nebo územního celku Archivní sbírka= soubor archiválií propojený jedním nebo několika znaky PhDr. Alena Mikovcová

16 1. Archivnictví Archivy se člení na veřejné a soukromé. Veřejné archivy: Národní archiv, státní oblastní archivy (7), specializované archivy (20), archiv bezpečnostních složek, bezpečnostní archivy, archivy krajů a obcí, samosprávné (Praha, Brno, Ostrava, Plzeň, Ústí n. L.) Soukromé archivy (4). PhDr. Alena Mikovcová Soustava archivů

17 1. Archivnictví Správní úřady Gesci na úseku archivnictví spisové služby vykonává Odbor archivnictví a spisové služby Ministerstva vnitra ČR. Správními úřady jsou MV ČR, Archiv bezpečnostních složek, státní oblastní archivy,archivy bezpečnostních sborů a zpravodajských služeb, archivy kanceláře prezidenta republiky, senátu, parlamentu. PhDr. AlenaMikovcová

18 1. Archivnictví Specializované archivy Archivy mohou působit jako specializované archivy pouze pokud jim byla udělena akreditace. Akreditační řízení zahrnuje zkoumání podmínek organizací, zda odpovídají požadavkům archivního zákona. Akreditace může být odejmuta. PhDr. Alena Mikovcová

19 1. Archivnictví Úkoly specializovaných archivů Dohled na výkon spisové služby Výběr archiválií ve skartačním i mimoskartačním řízení, skartační protokoly Vedení základní evidence NAD Vyhledávání archiválií, opisy, výpisy, kopie Zajišťování nahlížení do archiválií Zpracování archiválií, vč. tématických soupisů Vědecká, výzkumná, vydavatelská a publikační činnost Specializovaná knihovna Inventura archiválií Konzervace a restaurace archiválií Zpracování výroční zprávy PhDr. Alena Mikovcová

20 1. Archivnictví Výroční zprávy o činnosti archivu Všechny archivy v ČR jsou povinny zpracovat každoročně výroční zprávy o své činnosti a zveřejnit je na internetu. Zprávy musí být zpracovány podle schématu uvedeného v zákoně a podle metodiky MV ČR. PhDr. Alena Mikovcová

21 1. Archivnictví Státní kontrola Státní kontrolu na úseku archivnictví a spisové služby vykonává na MENDELU Moravský zemský archiv v Brně. Je oprávněn zakázat činnosti způsobující poškození nebo zničení dokumentů. Může udělovat sankce za příp. správní delikty. PhDr. Alena Mikovcová

22 2. Spisová služba Povinnosti ze zákona I Vysoké školy jsou ze zákona tzv. určenými původci. Jsou povinny: 1)Vést spisovou službu v plném rozsahu 2)Vykonávat ji v elektronických systémech 3)Elektronické systémy spisové služby uvést do souladu s Národním standardem (od 30.6.2012) 4)Upravit Spisový řád podle zákona (do 30.6.2012) 5)Vysokým školám je dáno tříleté období, aby uvedly své spisové služby do souladu se zákonem. PhDr. Alena MIkovcová

23 2 Spisová služba Povinnosti ze zákona II Vysoké školy jsou povinny vydat spisový řád. Jeho součástí musí být spisový a skartační plán. Vysoké školy jsou povinny označovat dokumenty spisovými znaky, skartačními lhůtami podle plánu. PhDr. Alena Mikovcová

24 2. Spisová služba Povinnosti ze zákona III Doručené nebo vytvořené dokumenty se musí v den doručení/vytvoření opatřit : a) jednoznačným identifikátorem (elektronické dokumenty) b) otiskem podacího razítka, příp. jiného technologického prostředku (listinné dokumenty) PhDr. Alena Mikovcová

25 2. Spisová služba Povinnosti ze zákona IV Vnitřní předpisy vysoké školy musí stanovit: podpisová práva používání razítek se státním znakem, elektronického podpisu, elektronické značky, kvalifikovaného časového razítka. PhDr. Alena Mikovcová

26 2. Spisová služba Povinnosti ze zákona V Všechny vyřízené dokumenty musí být po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně. Spisovna/správní archiv musí splňovat stanovené stavebně-technické, bezpečnostní a materiální podmínky. PhDr. Alena Mikovcová

27 2. Spisová služba Povinnosti ze zákona VI Uchovávání dokumentu v digitální podobě a jeho převádění do analogové (listinné) podoby a naopak musí být provedeno postupem zaručující věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost dokumentu, včetně údajů prokazující existenci dokumentu v čase. Tyto údaje musí být zachovány po celou dobu trvání skartační lhůty. PhDr. Alena Mikovcová

28 2. Spisová služba Příjem listinných dokumentů V podatelně musí být doručené dokumenty příp. obálka označeny otiskem podacího razítka nebo jiným technologickým prostředkem. Jiným technologickým prostředkem se rozumí elektronické vyznačování doručení a evidence lepícím štítkem s identifikátorem dokumentu (číselná, alfanumerická podoba, čárový kód). PhD. Alena Mikovcová

29 2. Spisová služba Práce s obálkami Obálka se ponechává vždy, pokud: 1)dokument je doručován do vlastních rukou, 2)je nezbytné určit, kdy byl dokument předán k poštovní přepravě 3) údaje na obálce jsou rozhodné pro určení adresy odesílatele Je-li na obálce uvedeno na prvním místě jméno a příjmení, obálka se předá adresátovi neotevřená. PhDr. Alena Mikovcová

30 2. Spisová služba Příjem digitálních dokumentů Digitální dokumenty musí být opatřeny zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo časovým razítkem. Je třeba ověřit jejich platnost. Je nutné zajistit kontrolu správnosti datového formátu dokumentu. Je nezbytné zkontrolovat, zda dokument neobsahuje škodlivý kód. Dokumenty se škodlivým kódem se ničí. PhDr. Alena Mikovcová

31 2. Spisová služba Konverze, převody Autorizovaná konverze je elektonickou kopií s právními účinky prvopisu. Neautorizovaná kopie je ověřená elektronická kopie bez právních účinků prvopisu (tzv. převod). Jiná konverze je neověřená elektronická kopie bez právních účinků prvopisu. Konvertované dokumenty z moci úřední se ukládají do úložiště převedených dokumentů. Úložiště konvertovaných dokumentů je samostatné nebo součástí elektronické spisovny. PhDr. Alena Mikovcová

32 2. Spisová služba Podací razítko Obsahuje: Název původce Datum doručení (čas) Číslo jednací/evidenční číslo ze samostatné evidence Počet listů Počet listinných příloh/svazků příloh Počet a druh příloh nelistinných PhDr. Alena Mikovcová

33 2. Spisová služba Datové zprávy, technologický prostředek Elektronický systém datových schránek musí být součástí systému elektronické spisové služby. Jiný technologický prostředek nahrazující podací razítko musí vždy obsahovat označení původce nebo jeho zkratku (MENDELU). PhDr. Alena Mikovcová

34 2. Spisová služba Evidence dokumentů Dokumenty nemající úřední charakter nepodléhají evidenci. Jejich seznam musí být přílohou spisového řádu. Elektronický systém spisové služby- základní evidenční pomůckou pro elektronické dokumenty. Podací deník- základní evidenční pomůckou pro listinné dokumenty. PhDr. Alena Mikovcová

35 2. Spisová služba Samostatná evidence dokumentů Nejsou-li úřední dokumenty evidovány v elektronickém systému spisové služby nebo podacím deníku musí se evidovat v samostatných evidencích. Samostatné evidence: a)mohou být vedeny v listinné nebo elektronické podobě b)jejich výčet musí být přílohou spisového řádu. PhDr. Alena Mikovcová

36 2. Spisová služba Závazné evidenční údaje V elektronickém systému spisové služby nebo podacím deníku / samostatné evidenci je závazné uvedení: a)Pořadové číslo dokumentu b)Datum doručení/vytvoření c)Adresa odesílatele/č.j. odesílatele d)Počet listů, příloh/ druh e)Stručný obsah/věc f)Označení vyřizovatele (útvar, zaměstnanec) g)Adresa adresáta, datum odeslání, počet listů h)Spisový znak, skartační znak, skartační lhůta i)Jednoznačný identifikátor PhDr. Alena Mikovcová

37 2. Spisová služba Číslo jednací Obsah č.j. a)označení/zkratka vysoké školy b)pořadové číslo zápisu v evidenci dokumentů c)označení časového období zařazení do evidence d)Označení/zkratka organizační jednotky určené k vyřizování e)Jiné charakteristické znaky MENDELU- 150/2011- 981/Mik PhDr. Alena Mikovcová

38 2. Spisová služba Evidenční číslo samostatné evidence Obsah evidenčního čísla: a)Název/ zkratka samostatné evidence b)Pořadové číslo, pod nímž je dokument zaevidován c)Název/zkratka organizace d)Rok pro který je samostatná evidence vedena Práv-128/MENDELU-2011 PhDr. Alena Mikovcová

39 2. Spisová služba Tvorba spisu Spis se tvoří: a)Spojováním dokumentu (vzájemné odkazy na spisy předchozí a následné) b)Spojováním dokumentů v digitální podobě v elektronickém systému spisové služby (křížové odkazy) c)Sběrným archem Součástí vyřízeného spisu je vždy stejnopis vyřízení. Pravidla pro uspořádání spisu (chronologicky). PhDr. Alena Mikovcová

40 2. Spisová služba Rozdělování a oběh Vysoká škola musí zabezpečit prokazatelné přebírání zaevidovaných dokumentů k vyřízení příslušnému pracovišti, příp. osobě určené k vyřízení. Způsob předávání se stanoví ve spisovém řádu. Sledování procesu oběhu dokumentu. Elektronický systém musí mít „záznam o historii dokumentu/historie dokumentu“, podací deník sloupec „vyřizuje“. PhDr. Alena Mikovcová

41 2. Spisová služba Vyřizování dokumentů Vyřizování není anonymní, vyřizuje vždy konkrétní osoba. Vyřízení se děje: a)Elektronickou /listinnou formou b)Ústně/telefonicky c)Vzetím na vědomí d)Postoupení původci Způsob vyřízení je třeba zaznamenat v evidenci dokumentů. Označování spisovým znakem, skartačním znakem a lhůtou. PhDr. Alena Mikovcová

42 2. Spisová služba Vyhotovování dokumentů Náležitosti dokumentu k odeslání: a)záhlaví (název, sídlo a identifikace) b)číslo jednací/evidenční číslo c)datum podpisu dokumentu d)počet příloh e)počet listů, svazků příloh f)jméno, příjmení a funkce osob pověřených podpisem PhDr. Alena Mikovcová

43 2. Spisová služba Podepisování a odesílání dokumentů Zaměstnanci se podepisují na základě pravomocí (statut, vnitřní předpisy a opatření). Podpisová práva stanoví spisový řád. Spisový řád upraví používání razítek, zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka. PhDr. Alena Mikovcová

44 2.Spisová služba Elektronické podpisy VŠ je povinna vést evidenci certifikátů jejichž je držitelem (elektronické podpisy, elektronické značky). Evidence obsahuje: a)Číslo certifikátu b)Specifikace certifikátu c)Počátek a konec platnosti certifikátu d)Heslo pro zneplatnění certifikátu e)Datum a důvod zneplatnění certifikátu f)Údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb g)Identifikace oprávněného uživatele zaručeného el. podpisu PhDr. Alena Mikovcová

45 2. Spisová služba Užívání razítek VŠ je povinna vést evidenci razítek a určit jejich používání ve spisovém řádu. Evidence musí obsahovat identifikaci uživatelů a údaje o životním cyklu razítek. Ztráta razítka se oznamuje ministerstvu vnitra. Razítka se vyřazují z evidence ve skartačním řízení. PhDr. Alena Mikovcová

46 2.Spisová služba Odesílání Zajištění: a)výpravnou b)elektronickou podatelnou c)datovou schránkou Odesílání dokumentů musí být zaznamenáno v příslušné evidenci. PhDr. Alena Mikovcová

47 2. Spisová služba Ukládání dokumentů Postup při ukládání dokumentů stanoví spisový řád. Uložené dokumenty musí být po celou dobu uložení autentické. Samostatně musí být uloženy: a)doručené a odeslané datové zprávy b)dokumenty převedené konverzí z moci úřední PhDr. Alena Mikovcová

48 2. Spisová služba Kontrola úplnosti dokumentů Způsob provádění kontroly úplnosti stanoví spisový řád. Úplnost listinného dokumentu: otisk podacího razítka, číslo jednací/ evidenční číslo, spisový znak, skartační znak a lhůta Úplnost digitálního dokumentu: připojena metadata stanovená v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby PhDr. Alena Mikovcová

49 2. Spisová služba Spisovna Dokumenty v listinné podobě se ukládají do spisovny. Evidenci spisovny tvoří předávací protokoly předaných dokumentů/spisů. Postup při nahlížení a zapůjčování dokumentů ve spisovně, případné zničení/ztrátu stanoví spisový řád. PhDr. Alena Mikovcová

50 2. Spisová služba Elektronická spisovna Evidence přístupů je automaticky vedena elektronickým systémem spisové služby. Dokumenty se nepůjčují. Vysoká škola musí zobrazit žadateli dokument na PC. Dokumenty s osobními údaji/citlivými údaji se anonymizují. PhDr. Alena Mikovcová

51 2. Spisová služba Vyřazování (skartace) Za skartaci odpovídá vysoká škola. Způsob přípravy a průběh skartačního řízení stanoví spisový řád. Vyřazení dokumentů a jejich seznamy. Skartační návrh pro státní archiv. Archivní prohlídka archivními inspektory státního archivu. Skartační protokol. Předání archiválií do archivu. Zničení dokumentů. Digitální dokumenty nutno převést do požadovaného výstupního formátu a opatřit metadaty. Do skartace se nezařazují dokumenty doručených a odeslaných datových zpráv (duplikáty). PhDr. Alena Mikovcová

52 2. Spisová služba Výběr mimo skartace Dokumenty uložené na VŠ v důsledku jejich akviziční a sbírkotvorné činnosti, které byly vzaty do evidence archiválií se považují za archiválie vybrané mimo skartační řízení. Po ukončení řízení zůstávají na vysoké škole. PhDr. Alena Mikovcová

53 2. Spisová služba Skartace digitálních dokumentů, datové formáty Výstupní datový formát dokumentů a)z elektronického systému b)dokumentu uloženého v elektronické spisovně c)dokumentu pro předávání do digitálního archivu PhDr. Alena Mikovcová

54 2. Spisová služba Výstupní datové formáty Statické textové dokumenty (PDF) Statické obrazové dokumenty (PONG, TIFF, JPEG) Dynamické obrazové dokumenty (MPEG-1, MPEG-2, GIF) Zvukové dokumenty (MP 2, MP 3, WAV) Formát metadat: XML podle schématu XML PhDr. Alena Mikovcová

55 2. Spisová služba Spisová rozluka Při zrušení /reorganizaci VŠ se provádí povinně spisová rozluka. Její součástí je vždy skartační řízení. Dokumenty s prošlými skartačními lhůtami se skartují. Ostatní se předávají právnímu nástupci. Nástupce předané dokumenty nově zaeviduje jako nově doručené. Vysoká škola bez právního nástupce předá všechny dokumenty příslušnému státnímu archivu. PhDr. Alena Mikovcová

56 2. Spisová služba Vedení spisové služby v mimořádných situacích V případech mimořádné situace vykonává VŠ v omezeném časovém období spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě. Podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádných situacích se uvedou ve spisovém řádu. PhDr. Alena Mikovcová

57 2. Spisová služba Národní standard pro elektronické systémy spisové služby Vychází z evropské specifikace: Modelové požadavky pro správu dokumentů v elektronické podobě. Standard stanovil s ohledem na české prostředí požadavky na elektronické systémy: a)povinné b)doporučené c)nepovinné Součástí standardu jsou schémata XML a metadatové modely. PhDr. Alena Mikovcová

58 2. Spisová služba Správní delikty a pokuty Výše pokuty za nedodržování zákona je stanovena mezi 100 000 - 500 000 Kč. a)Oblast archivnictví (vývoz, péče, převod vlastnických práv, konzervace a restaurace, kopie národních archivních památek, evidence NAD, koupě, prodej). b)Oblast spisové služby (výběr, vydání spisového řádu, označování spisovými a skartačními znaky a lhůtami, podmínky ukládání, skartační řízení). PhDr. Alena Mikovcová

59 3. Praktické aplikace Důvody vedení spisové služby 5 důvodů pro vedení spisové služby a)legislativní b)správní c)organizační d)etické a profesní e)kulturní a historické PhDr. Alena Mikovcová

60 3. Praktické aplikace Při příjmu a třídění Na podatelně se provádí tyto operace a)Kontrola správnosti adres, neporušitelnosti zásilek b)Vytřídění obálek, které se neotevírají c)Otevřít ostatní obálky d)Kontrola příloh e)Otisk podacího razítka f)Vyplnění rubrikace razítka g)Roztřídění zásilek podle organizační struktury univerzity Anonymy nepatří do koše, předávají se sekretariátu rektora. PhDr. Alena Mikovcová

61 3. Praktické aplikace Označování Označování je zahájením vnějších úkonů spisové služby. Čtyři způsoby označování (prezentace) dokumentu: 1)jednoznačný identifikátor 2)číslo jednací, evidenční číslo 3)spisový znak 4)ukládací znak PhDr. Alena Mikovcová

62 3. Praktické aplikace Evidence Evidence dokumentů plní tyto funkce: a)podává základní přehled o doručení b)přidělení, oběhu, vyřízení, uložení a vyřazení dokumentu c)slouží jako podklad kontroly d)prokazuje, které dokumenty byly přijaty a odeslány Zásadně se vede společná evidence dokumentů přijatých i odeslaných. PhDr. Alena Mikovcová

63 3. Praktické aplikace „Důležité dokumenty“ Zásadně se vede evidence všech úředních dokumentů, nikoliv jen „důležitých“. Důležitost se posuzuje z: 1)formálního hlediska (povaha odesílatele) 2)obsahového hlediska (závažnost sdělované informace) Spisový řád stanoví úplný výčet dokumentů, které se nebudou evidovat (č.j., e.č.) PhDr. Alena Mikovcová

64 3. Praktické aplikace Věcný popis K vlastnostem vyjádřené věci patří 5 P: Záznam „ věci“ musí být: 1)přesný 2)patřičný 3)přiměřený 4)případný 5)promyšlený PhDr. Alena Mikovcová

65 3. Praktické aplikace Řízený oběh Oběh musí být pravidelný, pružný, bezpečný a hospodárný. Musí být garantována maximální přehlednost a dohledatelnost dokumentu. Oběh by měl být řízený předem určeným postupem uvnitř VŠ. Řízený oběh se může týkat buď všech nebo jen některých dokumentů a měl by být uveden ve spisovém řádu. Předávání listinných dokumentů musí být písemně potvrzeno. Automatizovaný systém by měl zajistit předávání dokumentů tzv. štafetovým způsobem. PhDr. Alena Mikovcová

66 3. Praktické aplikace Vyřizování, lhůty Zásadním cílem je věcná správnost a včasnost vyřizování. Je třeba uvést kdo, kdy a jak věc vyřídil. Lhůty se stanoví: 1)všeobecným předpisem (právním interním) 2)individuálně 3)stanovení všeobecných lhůt pro včasné vyřizování došlých dokumentů. PhDr. Alena Mikovcová

67 3. Praktické aplikace Grafická úprava úředních dopisů Doporučení pro grafickou úpravu textu a formální uspořádání jsou uvedeny v ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory. V revidovaných vydáních 1997, 2002, 2007 byla uskutečněna řada změn.. PhDr. Alena Mikovcová

68 3. Praktické aplikace Grafická úprava osobních dopisů Pro osobní dopisy platí jiná pravidla než pro úřední a obchodní korespondenci. Celková úprava se řídí 8 zásadami. Akademické orgány, funkcionáři i vedoucí používají úpravu dopisních papírů v souladu s JVS. PhDr. Alena Mikovcová

69 3. Praktické aplikace Uspořádání dokumentů Po uzavření spisu je nutné dokumenty uspořádat. 1)Korespondence, zápisy ze zakládají chronologicky 2)Účetní doklady se řadí v číselných řadách stanovených pro jednotlivé typy dokumentů. 3)Studijní/ osobní spisy se řadí abecedně dle příjmení studentů/zaměstnanců. 4)Technická dokumentace se řadí abecedně, věcně, chronologicky. PhDr. Alena Mikovcová

70 3. Praktické aplikace Vybavování dokumentů Podání/dokumenty z vlastního podnětu přebírá od referentů sekretářka. a)Kontrola vyřízení a příloh b)Doplnění údajů do systému el.spis. služby c)Kontrola dle rozdělovníku d)Fyzický transport zásilek do poštovních schránek e)Předání dokumentů mimo univerzitu výpravně f)Uložení originálů došlých podání, konceptů a kopií vyřízení ve spisovně PhDr. Alena Mikovcová

71 3. Praktické aplikace Vypravování ve výpravně Provoz výpravny se řídí organizačním řádem. Přebírání dokumentů je třeba potvrdit podpisem přebírajícího. Zásilky se odesílají dle pravidel poštovního řádu. Vyplácejí se výplatními stroji. Členění zásilek na nesledované a sledované (doporučené, dodejky, doručenky) PhDr. Alena Mikovcová

72 3. Praktické aplikace Zpracování informací Správa záznamů je oblast zpracování informací. Existence centralizovaných programů pro správu dokumentů. Vysoké školy si zřizují „ oficiální“ archivy, jednotliví zaměstnanci vytvářejí „osobní archivy“. Nepřehledné, nekompletní. Oficiální archivy (centralizované, decentralizované). PhDr. Alena Mikovcová

73 3. Praktické aplikace Archivační postupy 1)Manuální archivování dělení dokumentů dle kategorií řazení dle spisového plánu (dále chronologicky, abecedně, numericky) označení šanonu archy s křížovými odkazy rejstřík (jmenný, věcný, místní) 1)Elektronické archivování ukládání do elektronických složek vytváření křížových odkazů, rejstříků a seznamů pravidelné přenášení na vyjímatelné disky, zálohování PhDr. Alena Mikovcová

74 3. Praktické aplikace Archivační systémy Metoda řazení musí být shodná pro listinné i pro elektronické dokumenty. Cílem je vytvořit jednotný systém dokumentů. a)Abecední archivy b)Věcné archivy c)Číselné archivy d)Elektronické archivy PhDr. Alena Mikovcová

75 3. Praktické aplikace Přípravy ukládání Je třeba dbát organizačních a technických požadavků na ukládání dokumentů. Dvojstupňový způsob ukládání. Třístupňový systém ukládání. Příruční/útvarová spisovna pro „živé spisy“ Centrální spisovna pro „ mrtvé“ spisy PhDr. Alena Mikovcová

76 3. Praktické aplikace Spisovny Technické a bezpečnostní požadavky na umístění spisovny. Personální zabezpečení činností. Uspořádané dokumenty se ukládají ve spisovnách do regálů, speciálních skříní a trezorů. O uložených dokumentech musí být veden a pravidelně aktualizován přehled uložení, tzv. lokační přehled. Bez předávacího protokolu nesmí být do spisovny žádný dokument přijat. Povinná evidence dokumentů, knihy zápůjček a návštěv. PhDr. Alena Mikovcová

77 3. Praktické aplikace Příprava skartace Účelem skartace je oddělení dokumentárně cenných dokumentů od dokumentů bez trvalé historické hodnoty. Začátkem skartační lhůty je rok následující po „běžném“ vyřízení. Lhůty se vztahují na jedno vyhotovení téhož dokumentu, originál a jedna kopie. Ostatní dokumenty jsou multiplicity a lze je vyřazovat mimo termín skartace. Skartační lhůty mzdových, účetních a personálních agend se stanoví podle příslušných zákonů. PhDr. Alena Mikovcová

78 3. Praktické aplikace Informace o stavu vyřizování Včasné a operativní vyhledávání informací a úspěšná a rozhodovací činnost VŠ závisí na: 1)Důsledném vedení evidence dokumentů 2)Systematických, přehledných a synchronně uložených dokumentech v pořadačích i v adresářích počítačů. Elektronický systém spisové služby je vhodným nástrojem k transparentnímu, pohotovému vyhledávání, dlouhodobé průkaznosti a nezpochybnitelné prokazatelnosti informací a dat v něm uložených. PhDr. Alena Mikovcová

79 Závěr Děkuji za pozornost PhDr. Alena Mikovcová