Užitečné klávesové zkratky pro Microsoft Word a Excel David Mayer 3MA381 Představení práce a prezentujícího

Obsah Základní funkce Běžné funkce Usnadňující funkce Word Excel Generování zkratek V prezentaci se pokusím přiblížit především zkratky, které napomohou běžným uživatelům. Existuje nespočet různých zkratek k mnoha různým funkcím, ale já se zaměřím hlavně na ty „klasické“. Nebudu proto vysvětlovat, jak rychle pracovat s grafem v Excelu či korespondencí ve Wordu. Běžný uživatel jako já by se v tom potom začal ztrácet. Kdo s pokročilejšími funkcemi pracuje, tak určitě vychytávky pro zjednodušení zná. Předem bych chtěl také říct, že prezentace obsahuje mnoho různých zkratkových kombinací. Mým cílem však není, aby se každý snažil si všechny zapamatovat, ale aby si každý našel pár funkcí, se kterými běžně pracuje a které by si tímto způsobem mohl zpříjemnit. Klávesové zkratky

Základní funkce Úvodem bych chtěl uvést zkratky, které se týkají přímo příkazové lišty v obou programech. U obou aplikací je to naprosto totožné, pouze se liší rozložením. Tzn. že některé funkce Word má a Excel ne či naopak. To v tomto případě ale není nijak důležité. Pokud zmáčkneme klávesu alt, tak se nám u každé nabídky objeví určité písmeno. Pokud toto písmeno zmáčkneme na klávesnici, bude to mít stejný efekt jako poklikání. Některé často používané zkratky si tak brzy osvojíme a naučíme a pak je jejich používání velmi rychlé. Příklad s vložením znaku „je větší nebo rovno“. Zkratka Alt, v, u.- podobný pohyb je zde možný i pomocí šipek. Klávesové zkratky

Běžné funkce Ctrl + c, v, x, a Ctrl + z, s, f, o, p Ctrl + b, i, u Ctrl + šipky, end, home Ctrl + enter Zde uvádím několik běžně používaných funkcí ve Wordu. Zkratky Ctrl c,v,x,a slouží především pro práci se schránkou. C=kopírovat, v=vložit, x=vyjmout a pomocí ctrl a vše označíme. Další funkce se týkají práce se samotným dokumentem. Tzn. zpět, uložit, hledat, otevřít nebo tisknout. Výhodou zde je to, že zkratka nás odkáže přímo. Nemusíme proto nic dalšího vybírat a rovnou se nám dokument otevře, uloží či vytiskne. Následující zkratky jsou pro úpravu textu. Jak vidíme na obrázku, tak když na některých funkcích vyčkáme s kursorem, objeví se nám vysvětlivka, která nám sama nabízí klávesovou zkratku. Tučné, kurzíva a podtržené lze odvodit již od ikonek. Následující dvě slouží pro horní či dolní index. Prakticky se jedná o stejnou zkratku, kde buď použijeme shift nebo ne. Funkce Ctrl + šipky nám umožní přeskakovat slova, respektive odstavce. Ještě zbývá zkratka Ctrl+ enter, která vloží konec stránky. Klávesové zkratky

Usnadňující funkce Ctrl + F6 (Alt + F6) – přepínání oken Ctrl + Shift + C – kopírování formátu Ctrl + M – odsazení Ctrl + Delete (Backspace) – odstranění slova Ctrl + Shift + L – vložení odrážky Ctrl + ) – zvětší písmo Zde se již přesouvám ke zkratkám, které nejsou notoricky známé, ale určitě velmi užitečné. Stále se zde bude ještě zaměřovat převážně na Word, ale funkce, u kterých je to možné, fungují zpravidla také v Excelu. Možné to třeba není u odsazení apod. Hned první funkce funguje jak ve Wordu, tak v Excelu. Zdánlivě připomíná známou zkratku Alt+Tab, akorát nám zde umožňuje přechod jen mezi dokumenty jedné aplikace. Následují funkce je jakýsi doplněk pro ctrl+c. Jen zde nekopírujeme text, ale formát. Vložení je pak samozřejmě Ctrl+Shift+V. Prakticky stejná funkce jako štětec pro kopírování formátu. Tyto první dvě funkce považuju za nejlepší pro usnadnění. Ctrl+M nám posune odsazení. Díky zkratce „odstranění slova“ nemusíme text označovat či držet Delete dokud se nám slovo nesmaže. Delete/Backspace – podle toho z které strany chceme mazat. Následující zkratka nám rychle umožní vložit odrážku. Poslední zkratka na tomto snímku nám umožní zvětšit písmo o jeden bod. Pokud ještě přidržíme Shift, tak se nám velikost písma naopak sníží. Klávesové zkratky

Usnadňující funkce Alt + Shift + D – vložení data Alt + Shift + B – vložení poznámky pod čarou Shift + F2 – kopie textu (pro přesun pouze F2) Shift + F3 – všechna velká Shift + F4 – najít další Ctrl + Alt + M – vložení komentáře První zkratka na tomto snímku nám umožní vložit aktuální datum, což je určitě rychlejší, než ho hledat v kalendáři. Další velmi podobná zkratka nám umožní rychle vložit poznámku pod čarou. Hned po jejím zadáním už píšeme pod čarou. Shift + F2 je spíše doplnění ke klasické ctrl c a v. Označíme text, zadáme tuto kombinaci, popojedeme kurzorem a stiskneme enter. Shift + F3 změní písmena na všechna velká. Může se hodit například u nadpisů. Následující funkce je také velmi užitečná. Umožní nám bez jakéhokoli jiného okna hledat zadaný text. Stačí jen stisknout a Word nás hned odkáže na další vyhledané místo. A na závěr, co se týče přímo Wordu, nabízí kombinaci, která nám umožní rychle a pohodlně vložit komentář na místo, kde právě stojíme. Klávesové zkratky

Usnadňující funkce Ctrl + šipky – pohyb přes prázdná pole Ctrl + page up (down) – přehození listů Ctrl + R (D) – roztažení buňky Ctrl + mezerník – označení sloupce Shift + mezerník – označení řádku V této části prezentace se zaměřím spíše na Excel. Některé funkce, o kterých jsem mluvil v souvislosti s Wordem jsou v Excelu totožné. Jedná se především o funkce pro správu dokumentů či úprava písma. Proto tyto běžné funkce nebudu opakovat a rovnou přejdu k usnadňujícím. Zkratka Ctrl+šipky nám umožní jednoduše přeskočit pře prázdné buňky. Pokud tedy máme něco v buňce A100 a A1 a nic mezi tím, tak stačí přejíždět jen pomocí ctrl nahoru a dolu. Při použití s klávesy page up či down je nám umožněno přepínat mezi listy. Následující funkce nahrazuje malý čtvereček v pravém dolním rohu buňky, pomocí kterého obsah či vzorec můžeme roztáhnout i do jiných buněk. Stačí zde jen tyto buňky označit a zmáčknout zkratku. Při R se nám roztahuje doprava, při D dolu. Následující dvě nám umožní označit celý sloupec, respektive řádek. Při Ctrl+Shift+mezerník označíme všechny buňky podobně, jako při Ctrl+A Klávesové zkratky

Usnadňující funkce Shift + F2 – vložení komentáře Shift + F3 – spuštění okna „Vložit funkci“ Shift + F11 – vložení nového listu Alt + F1 – vložení grafu (F11 – nový list) Alt + enter – nový řádek F2 – posun kurzoru v buňce Následující funkce se stálé týkají Excelu. Nejdříve uvedu pár se Shiftem. F2 vloží komentář k označené buňce F3 otevře pomocné okno se seznamem vzorců. F11 nám rychle vloží nový list. Samotné F11 vloží nový graf jako nový list. Pokud chceme jen vložit graf do již otevřeného listu, postačí nám zkratka alt+F1 Následující dvě zkratky se týkají práce v buňce. První z nich nám umožní vložit do buňky řádek. Samotný enter by nás jen posunul o buňku níž. Pokud bychom chtěli pomocí šipek procházet slovem, musíme před jejich použitím zmáčknout F2. Jinak nám šipky budou přeskakovat z buňky na buňku Klávesové zkratky

Generování zkratek Pomocí zkratky „alt + F8“ vyvoláme makra Pro zájemce zde nabízím možnost, jak si vygenerovat kompletní seznam příkazů pomocí maker ve Wordu. Nejdříve pomocí zkratky alt+F8 vyvoláme makra. U položky prohledat zvolíme Příkazy Word. V seznamu maker poté vyhledáme položku SeznamPříkazů. Pak už jen stačí Spustit. Vygeneruje se nám jedenáctistránkový seznam příkazů. Klávesové zkratky

Děkuji za pozornost Klávesové zkratky