Jiří Stibor stibor@souep9.cz MS Access - Úvod Jiří Stibor stibor@souep9.cz

Co jsou to databáze Databáze je větší seskupení dat (informací), které mají určitou logiku a lze je určitým způsobem vyhodnocovat, zpracovávat a analyzovat.

Využití MS Access Jedna tabulka a její vyhodnocení (desítky záznamů) – MS Excel Více tabulek a jejich vztah (tisíce záznamů) – MS Access Desítky (a více) tabulek a desetitisíce a více záznamů – SQL Databáze

Před návrhem databáze Jaké informace bude zpracovávat Jak jsou informace provázány Jaké očekáváme výstupy

Po spuštění MS Access Pokud zvolíte možnost vytvoření prázdné databáze, začnete databázi vytvářet od začátku „z ničeho“. To je při návrhu nových databází zřejmě nejlepší varianta. Při vytváření nové databáze vám může pomoci i průvodce. Vytvoření databáze je sice snazší, ale celou databázi nemáte zdaleka tak „pod kontrolou“ jako v prvním případě. Na druhé straně ale nemusíte disponovat takovými znalostmi. Pokud již máte nějakou databázi vytvořenou a chcete ji otevřít, je k tomu určena tato možnost. V podokně náhledu se zobrazuje několik naposledy otevřených souborů.

Pracovní plocha MS Access Okno databáze. Obsahuje seznam všech objektů v databázi Panely nástrojů Zde se zobrazí objekty určeného typu a také úkony které s nimi můžete učinit Typy objektů v databázi Informace o právě prováděných akcích a nastaveních Zde se budou při práci zobrazovat objekty databáze

Typy objektů v databázi I. TABULKY Nejdůležitější typ objektu. Zde se vytváří vlastně databáze vytváří. Navrhuje se zde podoba tabulek, jejich množství, počet položek v každé tabulce. Je možné zde naplnit tabulky daty. Ostatní typy objektů (dotazy, formuláře, sestavy, stránky a makra) s nimi pracují a jsou na nich přímo závislé. DOTAZ Dotaz je typ objektu, který dokáže podle zadaných kritérií s tabulkami pracovat. Dotaz je na tabulkách přímo závislý. Dotaz slouží k vyhledání informace ve struktuře tabulek. FORMULÁŘ Formulář je zjednodušeně řečeno graficky pěkně zpracovaná maska pro prohlížení a úpravu dat z tabulek a dotazů. Formuláře jsou závislé buď na tabulkách nebo na dotazech. Usnadňuje orientaci v datech a práci s nimi i pomocí grafických ovládacích prvků.

Typy objektů v databázi II. SESTAVY Sestava je objekt určený pro výstup dat z databáze. Jedná se o graficky vzhledně vypadající uspořádaná data z tabulky či dotazu, která jsou připravena a zformátována pro tisk na tiskárnu. Přitom sestavu lze nastavit tak, aby data přímo třídila, seskupovala určené údaje apod. STRÁNKY Tento typ objektu je určený pro vytváření internetových stránek z datových podkladů tabulky či dotazu. Využije se v případě, že je nutné data z databáze vystavit ve formátu HTML. MAKRA V různých typech objektů se můžete setkat s problémy, které nelze vyřešit jinak než vytvořením, event. naprogramováním makra. Například funkční tlačítko pro zobrazování detailnějších informací o záznamu.

TABULKY

Volba návrhového zobrazení V pravé části poklepejte na ikonu objektu Vytvořit tabulku v návrhovém zobrazení, anebo poklepejte na tlačítko Návrh

Návrhové zobrazení V prvním sloupci je pojmenování budoucího sloupce tabulky. Každý sloupec může mít určitý datový typ. Každý datový typ je možné nastavit ještě detailněji.

Tvorba sloupců V prvním sloupci pojmenujete pole (sloupec) tabulky. Ve druhém sloupci nadefinujete datový typ (viz. následující slide). Pokud ho neurčíte bude automaticky nastaven na text. V případě potřeby nastavíte datový typ podrobněji. Pokračuje zadáváním dalších sloupců tabulky na dalších řádcích podle bodu 1.-3.

Datové typy Text – jakýkoliv nepříliš dlouhý text Memo – dlouhý text (pro citace knih, popisy věcí…) Číslo – je možné vložit jen a pouze číslo Datum/čas – výhradně pro datum a čas Měna – výhradně pro finanční hodnoty Automatické číslo – identifikační číslo, samo zajistí přírůstek o 1 Ano/ne – Používá se pro vyjádření stavů. Má pouze dvě hodnoty. Objekt OLE – zajistí propojení téměř jakéhokoliv objektu z databází. Hypertextový odkaz – může obsahovat pouze hypertextový obsah

Podrobné nastavení datového typu Vstupní maska může mít řadu podob. Pomoci vám může průvodce, který se aktivuje po kliknutí na tlačítko se třemi tečkami. Výchozí hodnota vám umožňuje nastavit výchozí hodnotu buňky, která se automaticky doplní do nového záznamu. Ověřovací text vás informuje o chybném zadání dat. Měl by informovat o správném formátu zadání. Ověřovací pravidlo umožňuje nadefinovat podmínku, kterou musí splňovat zadávaná data aby byla vložena Je nutno zadat určuje zda je nutné při vyplňování záznamu tuto hodnotu vyplnit. V případě hodnoty Ne může zůstat buňka nevyplněna. Indexovat znamená rychleji řadit a vyhledávat hodnoty. Volba Ano (bez duplicity) zajistí jedinečnost obsahu buňky ve sloupci.

Podrobné nastavení datového typu Při předcházejícím popisu jsme vynechali položku Velikost pole. Při datovém typu text udává, kolik znaků je maximálně možné do buňky zadat. Hodnota může být od 0 do 255. Pro větší počet znaků je nutno změnit typ na memo. Při datovém typu číslo může nabývat několika hodnot (bajt, celé číslo, dlouhé celé číslo, jednoduchá přesnost, desetinné číslo, …). Volba závisí na hodnotách, které budeme zadávat.

Primární klíč Nyní je potřeba určit primární klíč. Je to označení sloupce podle kterého primárně probíhá třídění tabulky. Obvykle slouží jako nosný sloupec pro propojení s ostatními tabulkami. Tedy snáze se vytvoří takzvané relace (odtud název – relační databáze). Jak nastavit na sloupec primární klíč? Klikněte na vybraný sloupec vhodný pro primární klíč a klikněte pravým tlačítkem myši. V nabídce zvolte položku Primární klíč. O tom, že se tak stalo nás informuje malá ikonka klíče na šedém tlačítku vlevo na řádku.

Dokončení návrhu Návrh tabulky dokončíte stisknutím symbolu křížku. Budete dotázáni, zda si přejete uložit změny ve struktuře. Zvolíte pochopitelně Ano. Zobrazí se menší okno pro zadání názvu. Zadejte jasný a stručný název tabulky a klepněte na OK. Budete vráceni zpět do okna databáze a zde by měl přibýt i objekt, resp. tabulka s popisem, kterou jste právě vytvořili.

Zadávání dat Pokud jste v tabulce nadefinovali sloupec, který má typ automatické číslo, pak se údaj do něj doplňuje sám a není třeba jej doplňovat ručně Tabulku otevřeme v režimu editace dat dvojklikem na ikonu tabulky (viz předchozí slide). Zobrazí se tabulka. Počet sloupců a jejich názvy budou přesně odpovídat tomu, co jste nadefinovaly při návrhu. Nyní můžete do tabulky doplňovat jednotlivé údaje podle zvoleného datového typu. Principy práce s buňkami jsou stejné jako při práci v MS Excel. Práci ukončíme stisknutím křížku v pravém horním rohu.

Editace a úprava dat Přidání dat – stejný postup jako při zadávání dat do nové tabulky Úprava dat – prostým poklepáním na potřebnou buňku ji můžeme upravit dle potřeby (stejný postup jako v MS Excel) Smazání záznamu (řádku) z tabulky – klikněte pravým tlačítkem na šedivý čtvereček na začátku řádku a v následném menu vyberte Odstranit záznam a potvrďte volbu.

Panel nástrojů při editaci Přepínání mezi návrhovým zobrazením a režimem pro zadávání dat Zrušení výběrového filtru a obnovení zobrazení všech řádků tabulky Ikony pro práci se schránkou Ikony pro uložení, tisk, kontrolu pravopisu a náhled. Mají stejný význam jako v jiných aplikacích MS Office Tlačítka pro vzestupné a sestupné řazení. Stačí nastavit aktivní kurzor kamkoliv do sloupce podle kterého má být řazeno a kliknout na tlačítko. Filtr podle výběru. Slouží k zobrazení pouze těch řádků které mají vybranou hodnotu podle aktivního řádku a sloupce

Import dat Vkládání dat do tabulek je zdlouhavé, proto existuje možnost importu již hotových tabulek z programu MS Excel nebo souboru typu DBF. V hlavní nabídce klikněte na položku Soubor, dále na Načíst externí data a poté na Import. Zobrazí se dialogové okno s výběrem souboru. Vyberte soubor a klikněte na Otevřít. Dále postupujte podle průvodce. Výsledná tabulka je pojmenovaná jako původní soubor.

Nastavení parametrů tabulky Přejmenování tabulky Klikněte na označení tabulky a potom stiskněte F2. Tím se aktivuje editační režim názvu, který ukončíte stiskem Enter. Smazání tabulky Klikněte na označení tabulky a potom stiskněte Delete. Potom akci potvrdíte v dialogovém okně. !Pozor! – při mazání přijdete o veškerá data s tabulky a také narušíte následné vazby na ostatní objekty v databázi. Pozdější úprava Návrhové zobrazení je možné aktivovat kdykoliv, pozor však na vazby s dalšími objekty v databázi.

RELACE

Co je to relace Relace je způsob propojení jednotlivých tabulek tak, aby mezi sebou mohly komunikovat a aby jejich propojení umožňovalo svázání vzájemně souvisejících dat. Proto je při návrhu databáze rozdělena do několika tabulek, které jsou spolu svázané pomocí údajů ve vybraných sloupcích. Před tvorbou relací je nutné mít vytvořeny tabulky a u nich nastaveny primární klíče. Je možné propojit pouze sloupce stejného typu, není tedy například možné propojit sloupec textový a číselný. Relace máme trojího druhu: 1:1, 1:N a N:M

Relace 1:1 Relace typu 1:1 znamená, že právě jednomu záznamu v jedné tabulce odpovídá právě jeden záznam v tabulce druhé. Má význam zejména u tabulek s mnoha sloupci. V takovém případě slouží druhá propojená tabulka jako odlechčení první, zejména pokud se s údaji ve druhé tabulce nepracuje příliš často. U tohoto typu relace musí být primární klíč nastaven na sloupec, kterým budou obě tabulky propojeny.

Relace 1:N Tato relace umožňuje, aby jednomu záznamu v první tabulce odpovídalo více záznamů v tabulce druhé. Jednoznačně nejpoužívanější typ relace. Znamená to tedy, že v jedné tabulce se nachází určitý záznam, kterému ve druhé tabulce může nacházet jeden, více nebo také žádný záznam. U tohoto typu relace musí být primární klíč v jedné tabulce nastaven na sloupec, kterým bude tabulka propojena a ve druhé na sloupec, na kterém není nastaven

Relace N:M Relace N:M umožňuje, aby několika záznamům v první tabulce odpovídalo několik záznámů v tabulce druhé. U tohoto typu je nezbytně nutné vytvořit tzv. spojovací tabulku a vytvoříme dvě relace typu 1:N k původním tabulkám.

Otevření okna relací První možnost je v hlavní nabídce MS Access zvolit položku Nástroje a v ní položku Relace Druhou možností je stisknutím tlačítka Relace na hlavním panelu MS Access

Okno pro sestavování relací Již zobrazené tabulky Okno relací, ve kterém se zobrazují tabulky a navrhují jejich relační vazby Již sestavené relační vztahy tabulek Okno Zobrazit tabulku obsahuje seznam všech tabulek v databázi. Klepněte pravým tlačítkem myši do šedé oblasti a v nabídce zvolte položku Zobrazit tabulku. Klepnutím na název tabulky a následným klepnutím na tlačítko Přidat se tabulky umístí na plochu

Sestavování relací Musíte umístit na plochu všechny tabulky u kterých chcete nastavit relační propojení. V tabulce zvýrazněte sloupec který bude použit v relaci Uchopte název sloupce levým tlačítkem myši a stále stisknutým levým tlačítkem myši táhněte ke sloupci v druhé tabulce, které rovněž slouží k provázání obou tabulek. Poté tlačítko myši uvolněte. MS Access zobrazí okno, ve kterém je možné nastavit parametry a vlastnosti relace.

Parametry relace Sloupce, které budou v rámci relace propojeny Vytvoří relaci dle nastavených parametrů Referenční integrita je funkce, která zajistí, že spolu svázané tabulky budou mít koordinovanou synchronizaci záznamů Umožňuje vybrat jeden ze tří typů spojení relace. Typ relace, jak vyplývá z navržených tabulek. Zobrazíli se typ Neurčitá je chyba v nastavení jedné z tabulek

Příklad vytvořených relací

Shrnutí pravidel návrhu databáze V prvé řadě si dobře promyslete, jaké informace má databáze vůbec zpracovávat. Dobře promyslete, kolik tabulek budete potřebovat a jaké sloupce budou jednotlivé tabulky obsahovat. Zvažte, jaké datové typy budou mít jednotlivé sloupce a jakými typy relací budou jednotlivé sloupce propojeny.