Systém managementu SSHR Příprava na zavedení systému řízení kvality v souladu s normou ISO 9001

Obsah Co je systém managementu kvality? Jaké jsou zásady řízení kvality? Proč zavádět systém managementu kvality? Proč certifikovat systém managementu kvality? Proč systém managementu kvality pro Správu? V čem to pomůže? Co nás tedy čeká? Interní audit Závěr

Co je to systém managementu kvality Systém managementu kvality (SMK) je postaven na osmi principech managementu kvality. SMK se cíleně zaměřuje na ty činnosti, které mají vliv na spokojenost zákazníka a splnění jeho požadavků a očekávání. Vychází z procesního řízení s důrazem na dosažení cílů, neustálé zlepšování a větší zapojení vrcholového vedení. Požadavky na SMK jsou popsány v ČSN EN ISO 9001:2016 (ISO 9001).

Principy systému řízení kvality Zaměření na zákazníka: Organizace jsou závislé na svých zákaznících a proto mají rozumět současným a budoucím potřebám zákazníků, mají plnit jejich požadavky a snažit se předvídat jejich očekávání. Vedení a řízení lidí: Vedoucí osobnosti (lídři) prosazují soulad účelu a zaměření organizace. Mají vytvářet a udržovat interní prostředí, v němž se mohou lidé plně zapojit při dosahování cílů organizace. Zapojení lidí: Lidé na všech úrovních jsou základem organizace a jejich plné zapojení umožňuje využít jejich schopnosti ve prospěch organizace. Procesní přístup: Požadovaného výsledku se dosáhne mnohem účinněji, jsou-li činnosti a související zdroje řízeny jako proces.

Principy systému řízení kvality Systémový přístup k managementu: Identifikování, porozumění a řízení vzájemně souvisejících procesů jako systému přispívá k efektivnosti a účinnosti organizace při dosahování jejích cílů. Neustálé zlepšování: Neustálé zlepšování celkové výkonnosti organizace má být trvalým cílem organizace. Přístup k rozhodování na základě faktů: Efektivní rozhodnutí jsou založena na analýze údajů a informací. Vzájemně prospěšné dodavatelské vztahy: Organizace a její dodavatelé jsou vzájemně závislí a jejich vzájemně prospěšný vztah zvyšuje jejich schopnost vytvářet hodnotu.

Prvky systému řízení kvality

Důvody pro zavedení systému řízení kvality SMK zajišťuje řízení infrastruktury, postupů, procesů a zdrojů potřebných k tomu, aby organizace mohla kontrolovat a zvyšovat svou výkonnost a zlepšovat své služby. SMK pomůže zajistit: zpřehlednění a zjednodušení struktury dokumentace, snížení nákladů na administrativu a poskytování služeb, zpřehlednění pravomocí a odpovědností, prokázání závazku k plnění zákonných požadavků a požadavků předpisů, snížení a řízení neshodných služeb a větší produktivitu.

Certifikace Certifikace je proces, při kterém nezávislý orgán posoudí kvalitu zavedeného systému managementu kvality. Je-li systém managementu kvality zaveden s požadavky normy, vystaví certifikační orgán certifikát platný na 3 roky. Proč certifikovat? potvrzení nezávislého orgánu o kvalitě zavedeného systému managementu kvality a informace o tom, že váš systém byl certifikován, přínosem certifikace bývá: zhodnocení přínosu zavedeného systému managementu kvality nezávislým pohledem, pořádek a disciplína.

Důvody pro zavedení systému řízení kvality Předcházející potřeba procesního řízení Správy (IS ATTIS), Metodika zavádění řízení kvality MV ČR, kterou následně schválila vláda dne 10. dubna 2017 usnesením vlády č. 275 k Metodice zavádění řízení kvality ve služebních úřadech. 2018 - 2021 implementace požadavků Metodického pokynu pro řízení kvality ve všech služebních úřadech..

Přínosy zavedení systému řízení kvality lepší přehled, fakta, výkaznictví, dodržování legislativních požadavků, důraz na dokumentaci a záznamy, jsou angažováni všichni zaměstnanci = identifikace slabých míst pro zlepšování, očekávání a potřeby zaměstnanců, lepší komunikace s dodavateli/ochraňovateli. Splnění požadavků MV ČR transparentním způsobem. Pozor na zbytečné výdaje a byrokracii bez efektu!

Co nás čeká? Příručka kvality (průvodce SMK): Interní audit: projít, orientovat se, zamyslet se…. Příručka kvality není dogma = je-li to vhodné, pak budou změny. Interní audit: Auditoři: Vymazal, Houžvičková. Jak to probíhá – viz kapitola 9.2.PK a následujícím snímku... Zpráva o přezkoumání SMK. 1. stupeň certifikačního auditu (především dokumentace). 2. stupeň certifikačního auditu (větší důraz na místní šetření). Obdržení certifikátu. STARTuje rozvoj systému managementu kvality.

Interní audit Auditování = namátkové ověřování Interní audit není kontrola! Plán interních auditů = kdy?, který proces?, kde? Program interních auditů: konkrétní požadavky ISO 9001, záznamy o důkazech o splnění požadavku, vzorkování – konkrétní procesy, konkrétní osoby, pomůže IS ATTIS. Hledáme shodu. Neshody jsou příležitosti pro zlepšování. Nic nezatloukat!!! pak to ztrácí význam! Jen fakta vedou ke skutečnému zlepšování! (viz zásady ↑ )

Průběh interního auditu Zahájení. Přezkoumání relevantních dokumentů, záznamů a IS. Příprava činností při auditu na místě. Provádění auditu na místě. Příprava, schválení zprávy z auditu. Ukončení auditu. Zpracování zprávy z auditu. Distribuce zprávy z auditu. Do 12ti měsíců ověření účinnosti opatření vyplývající z auditu.

Vybrané aspekty SMK management organizační struktura role a odpovědnosti Kompetence informační systémy politiky, cíle, strategie vnitřní předpisy, dokumentace kultura vnitřního prostředí (etický kodex, protikorupční program Správy) forma a rozsah smluvních vztahů (vzory smluv, atd.) vztahy mezi interními zainteresovanými stranami. - OŘ právní předpisy finanční možnosti příroda vztahy s vnějšími zainteresovanými stranami.

Závěr Zavedení SMK: SMK může být vynikajícím nástrojem řízení, pokud: splnění požadavků MV ČR, orientace na procesní řízení. SMK může být vynikajícím nástrojem řízení, pokud: je vhodně uchopen, je jednoduchý a administrativně nenáročný, ukazuje pravý stav věcí, a vede ke zlepšování. Efektivnost SMK je monitorována především: interním auditem, a Zprávou o přezkoumání SMK. Propojení s IS ATTIS. Do toho!