MANAŽMENT KVALITY PROJEKT INTEGROVANÝ SYSTÉM MANAŽMENTU PLÁN A REALIZÁCIA PROJEKTU Zadanie projektu. Manažment projektu. Plánovanie projektu. Riadenie realizácie projektu. Spracovateľ: Ing. I. Litvaj 2012

OBSAH PROJEKTU ZADANIE - názov projektu, názov organizácie, začiatok a koniec projektu, modelová štruktúra, normy a literatúra, základné údaje o firme, SWOT. VŠEOBECNÁ ČASŤ – základy integrovaného manažmentu a manažmentu projektu. HODNOTENIE REÁLNOSTI PROJEKTU - potreba, účelnosť, vhodnosť, možnosti realizácie projektu - skladbu pozri ďalej ! PLÁNOVANIE PROJEKTU – proces plánovania aspektov projektovania integrovaného systému manažmentu na dosiahnutie daných cieľov -pozri ďalej ! RIADENIE REALIZÁCIE PROJEKTU - porovnávanie plánovania s dosahovanými výsledkami a prípadné rozdiely sú impulzom pre uplatnenie nápravných alebo preventívnych opatrení- pozri ďalej! PRÍLOHY – mapa procesov a ďalšie.

KVALITA MANAŽMENTU CKM SMK ESM BSC SBZ SME CAQZ MZL ZP OP PS MR BSC BALANCED SCORECARD Systém vyvážených ukazovateľov výkonnosti podniku SMK Systém manažmentu kvality SME Systém manažmentu ekológie SBZ Systém manažmentu bezpečnosti a zdravia ESM Systém manažmentu ekonomiky PS Program spoľahlivosti OP Odvetvové požiadavky ZP Zákaznícke a legislatívne požiadavky MR Manažment rizika MZL Manažment zlepšovania . postupného . radikálneho CAQZ Počítačová podpora a manažment znalostí CKM Národná cena/ Európska cena za kvalitu OP BSC PS SBZ SME MR

KLASICKÝ A PROJEKTOVÝ MANAŽMENT KLASICKÝ (OPERAČNÝ) MANAŽMENT PROJEKTOVÝ MANAŽMENT príležitosť P R O J E K T riešenie problém ??? koncepcia návrh realizácia využitie zlepšovanie

ZÁKLADNÉ PRVKY PROJEKTOVÉHO MANAŽMENTU Náklady, čas, komunikácia, riziká Štruktúra projektu Ukončenie projektu PLÁNOVANIE PROJEKTU Definovanie cieľov kvality Organizácia projektového tímu Tvorba tímu Kontrola a realizácia projektu

ZÁKLADNÉ VELIČINY PROJEKTU K V A L I T A Čo sa má dosiahnuť? Znaky rozsiahlosť komplexnosť vzájomné väzby obmedzené zdroje Projektový manažér N Á K L A D Y Koľko to bude stáť? Č A S Kedy sa to má urobiť?

MANAŽMENT PROJEKTU Plánovanie je začiatkom postupu ! 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Plánovanie rozsahu prác, začatie/ ukončenie, definovanie činností a ich dokumentovanie Plánovanie a zostavenie fázového modelu, časového rozvrhu -poradie, trvanie činností Plánovanie kvality cieľov a výsledku, príprava plánu procesov Plánovanie ľudských zdrojov, organizačné usporiadanie, rozvoj tímov Plánovanie komunikácie, potreba a šírenie informácií, administratíva Plánovanie fin. zdrojov, odhadovanie nákladov, rozpočet nákladov Plánovanie a stanovenie rizík, ohodnotenie rizík, preventívne opatrenia Plánovanie obstarávania, plánovanie požiadaviek, výber zdrojov, zmluvy Plánovanie kontroly, realizácie, ukončenia a vyhodnotenia, spätná väzba

HODNOTENIE REÁLNOSTI PROJEKTU Vízia, stratégia, ciele a história organizácie Marketingové ciele, stratégia, kapacita trhu, produkcia Pracovné sily nutné na zabezpečenie projektu Finančné a ekonomické zhodnotenie- náklady, prínosy Materiálové vstupy a ich zabezpečenie REÁLNOSŤ PROJEKTU Technológie a technické zabezpečenie projektu Organizačné usporiadanie a model riadenia Vplyv projektu na zamestnancov a verejnosť Vplyv projektu na životné prostredie lokality

OBSAH PLÁNOVANIA PROJEKTU 3.1 Ciele kvality – definovanie (merateľné, dosiahnuteľné) - rozčlenenie na čiastkové ciele. 3.2 Štrukturalizácia projektu – zodpovednosť manažérov. 3.3 Fázový model projektu – medzivýsledky a predpokladané bariéry. 3.4 Časové plánovanie projektu – Ganttov diagram. 3.5 Kapacitné plánovanie – plánovanie zdrojov. 3.6 Nákladové plánovanie – priradenie nákladov k činnostiam a času. 3.7 Projektový tím - projektový manažér a organizácia tímu. 3.8 Informačné zabezpečenie – existujúci a potrebný HW a SW. 3.9 Plnenie požiadaviek – logická nadväznosť na normy. 3.10 Kontrola, zmeny a realizácia projektu – riešenie problémov. 3.11 Ukončenie a vyhodnotenie projektu- spôsob a termíny. Pozri priložený text !!!

PROCES RIADENIA ORGANIZAČNÉ A KONTROLNÉ ČINNOSTI Proces riadenia je interaktívnym procesom, ktorý sa môže realizovať za predpokladu existencie projektového plánovania. Jednotlivé zložky : 1. Systém kontroly priebehu realizácie projektu. 2. Informačný systém. 3. Systém usmerňovania. 4. Rozhodovací systém. 5. Motivačný systém. 6. Administratívno- technický systém. Obsah realizácie: 1. Nástroje mapovania stavu realizácie projektu - porady, komunikácia, manažérsky štýl. 2. Kontrola realizácie projektu - kontrola plnenia termínov, - kontrola kvality , - kontrola využívania zdrojov a nákladov. 3. Spôsob vykazovania stavu realizácie projektu , riešenie konfliktných a neštandardných situácií. 4. Zmeny v realizácii - spôsob prerokovania, príčiny zmien, opatrenia a záznamy 5. Počítačová podpora projektu - HW, SW, sieť, spôsob získania, implementácie, využívania a ochrany. 6. Úloha externých poradcov - rozsah využitia, požiadavky na poradenstvo, získanie a výber, zmluvy. 7. Záverečná fáza projektu- spôsob uvedenia do prevádzky a vyhodnocovania prevádzky, obsah záverečnej správy ( čas, náklady, problémy, odchýlky, dôsledky, odporúčania) a jej predloženie vrcholovému vedeniu.

PLÁNOVANIE A REALIZÁCIA PROCES PLÁNOVANIA PROJEKTU Ciele,stratégia Dekompozícia činností Časový plán Matica zodpovednosti Plán zdrojov Plán nákladov Analýza rizík a bariér Plán kontroly projektu PROCES RIADENIA REALIZÁCIE PROJEKTU Organizácia, kontrola a koordinácia činností Identifikácia, analýza a vyhodnotenie aktuálnych údajov Analýza, usmerňovanie a korekcia priebehu implementácie Riešenie konfliktných a neštandardných situácií Technická a administratívna podpora projektu Vyhodnotenie implementácie a návrh úprav Aktuálne implementačné plány Podklady pre spracovanie, verifikáciu a zmeny plánov

POSTUPNOSŤ ČINNOSTÍ 1. Prípravná etapa -   POSTUPNOSŤ ČINNOSTÍ 1. Prípravná etapa - - informovanie zodpovedných pracovníkov o ich úlohe v systéme manažmentu , rozhodnutie o začiatku realizácie, iniciovanie tvorivej atmosféry a prístupu k práci, poriadku, disciplíne a plneniu pracovných povinností, spracovanie rámcového projektu; 2. Analýza aktuálneho stavu zabezpečovania a zlepšovania kvality manažmentu vo firme -porovnanie pravdivých informácií s požiadavkami súboru noriem ISO 9000 + a ďalších s cieľom rýchlo odstrániť kritické nedostatky (návrh predbežných riešení). 3. Koncepcia tvorby systému - určenie cieľa a plánu, odhad prostriedkov, popis procesov a činností (mapa procesov). 4. Spracovanie dokumentácie - smernice kvality, pracovné a kontrolné pokyny, formuláre kvality (podľa jednotlivých prvkov), školenia a výcvik v oblasti plnenia pracovných postupov a správania zamestnancov. 5. Realizácia systému manažmentu - priebežné interné audity, korekcie a modifikácie činností (správanie, výcvik v odbore...), spracovanie návrhu príručky kvality podsystémov. 6.Skúšobná prevádzka- objektivizácia postupov a preukázanie fungovania integrovaného systému manažmentu , - spracovanie konečnej verzie príručky kvality integrovaného systému manažmentu 7. Certifikácia nezávislou treťou stranou, vydanie certifikátu a dohľad, prihlásenie sa do súťaže . 8. Zlepšovanie kvality integrovaného systému manažmentu.

GANTTOV DIAGRAM Aktivity F E D C B A 5 10 15 20 Čas

NÁKLADOVÉ PLÁNOVANIE Náklady 100 000 50 000 0 10 20 Čas

MATICA ZODPOVEDNOSTI Z - zodpovedá S - spolupracuje I - je informovaný MATICA ZODPOVEDNOSTI ÚTVARY ( FUNKCIE) Bloky a činnosti GR ÚMK PÚ VÚ 1. Blok (subsystém) 1.1 Činnosť (viď obr. alebo text na str.16) 1.1.1 Úloha (konkrétna a merateľná) Z S S I Z S I Z - zodpovedá S - spolupracuje I - je informovaný 2. Blok (subsystém) Poznámka: V jednom riadku nemôže byť viackrát Z !

TÍMOVÝ MANAŽMENT CIELE PROJEKTU Projektový tím Potenciál tímu Vedenie tímu Taktické odporúčania Výkonnosť Organizovanie Postupy Zdieľanie vízie Riešenie konfliktov Koordinácia Motivácia Organizačná štruktúra Komunikácia Pravidlá správania

MANAŽÉR PROJEKTU PLÁNOVAČ KONTROLÓR KOORDINÁTOR VYJEDNÁVAČ ORGANIZÁTOR VODCA Práce projektovo riadiť - nie ich vykonávať ! Nevyužíva technické znalosti na úkor riešenia manažérskych problémov.

ČLEN PROJEKTOVÉHO TÍMU Čo je cieľom projektu ? Pre koho budem pracovať ? Ako budú rozdelené úlohy ? Aká bude moja úloha? Akú budem mať právomoc a zodpovednosť ? Kto bude mojim nadriadeným ? Bude to pre mňa pozitívny prínos ? Kto bude rozdeľovať úlohy ? Ako dlho projekt potrvá ? Ako bude rozdelená právomoc a zodpovednosť ? S kým budem spolupracovať ? Čo bude s mojim pôvodným miestom ? Kde budem pracovať? Ako sa bude komunikovať ?

CHYBY KOMUNIKÁCIE ZDROJ INFORMÁCIE PRÍJEMCA INFORMÁCIE Nepresné vyjadrovanie Nepripravenosť na rokovanie Neistý prejav Komplikované a dlhé monológy Vyhýbavé odpovede ZDROJ INFORMÁCIE Prehnaná kritika, odsudzovanie Podceňovanie schopností príjemcu Nepripustenie vlastných chýb Nezáujem o problémy druhých Nedostatočná sústredenosť Zameranie na detaily Únik podstaty informácie Neochota počúvať Neochota prijať iný názor PRÍJEMCA INFORMÁCIE Nízka úroveň znalostí danej problematiky Používanie neoverených informácií ako protiargumentu Nevhodná kritika

LITERATÚRA 1. KMEŤ, S.: Manažment kvality, AK VTS ŽU Žilina 2001 2. DOLANSKÝ, V. a kol..: Projektový management, GRADA Praha 1996 3. MAJTÁN, M.: Projektový manažment, Ekonóm Bratislava 2000. 4. SLÁMKOVÁ, E. a kol.: Priemyslové inžinierstvo, ES ŽU 1997 5. PRODUKTIVITA – časopis Slovenského centra produktivity 1/2001 6. ČSN ISO 10006 – Management jakosti – Směrnice jakosti v managementu projektu 1999 7. SCHEIBER, K.: ISO 9000 – Velká revize, Česká společnost pro jakost, Praha 1999 8. VODÁČEK, L. – ROSICKÝ A.: Informační management – Pojetí, poslání a aplikace, Management Press, Praha 1997