Studijní pobyt LLP/ ERASMUS 18. 4. 2013 Brno Připravila: Mgr. Hana Kuzdasová Studijní pobyt LLP/ ERASMUS Informace pro studenty vyjíždějící v zimním semestru 2013/2014

Nominace Nominace na studijní pobyt Erasmus je závazná Zrušení pouze ze závažných důvodů Formulář Oznámení o zrušení pobytu, které dodáte k potvrzení zahraničnímu referentu vaší fakulty, který předá k evidenci na ZOR (viz http://zo.stud.mendelu.cz/cz/stpob/llp) Omluvný e-mail zahraničnímu koordinátorovi (v kopii také na ZOR – int.rec@mendelu.cz) s vysvětlením důvodu zrušení pobytu Odstoupení od nominace vliv na budoucí možnost zařazení

Po nominaci Pokud zahraniční univerzita s nominací souhlasí, vystaví a zašle Letter of acceptance (mně, nebo studentovi) Nebo potvrzovací e-mail o přijetí Obojí musí obsahovat data od kdy do kdy se pobytu zúčastníte Po obdržení můžete začít zařizovat další náležitosti spojené s pobytem

Před odjezdem Vyplníte a odešlete přihlášku (Application form) Je třeba: 1) zjistit deadline pro podání přihlášky na webových stránkách zahr.univerzity 2) ověřit, zda daná instituce nemá svou VLASTNÍ přihlášku (v tomto případě neposíláte přihlášku Mendelu) 3) Ověřit jazykové požadavky, které má zahr.univerzita 4) vyplnit a odeslat přihlášku : A - Mendelu, B - zahraniční univerzity

A - přihláška MENDELU Pečlivě vyplněnou přihlášku (někdy včetně LA) potvrzuje nejprve zahraniční oddělení fakulty, které ji dodá k potvrzení na ZO rektorátu, to vrátí dokument zpět na fakultu, kde si ji vyzvednete. Přihlášku s přílohami posílá na zahraniční instituci sám STUDENT (na adresu instit. nebo obor. koordinátora - dle pokynů zahr. univerzity).

B - přihláška zahraniční univerzity 1. Zahr.instituce vyžaduje pouze on-line přihlášku 2. Zahr.instituce vyžaduje on-line i papírovou verzi 3. Zahr. instituce vyžaduje pouze papírovou přihlášku Pokud zahr. instituce vyžaduje k přihlášce i tzv. "Transcript of Records (průchod studiem), jedná se o výpis předmětů absolvovaných na MENDELU, který získáte na svém studijním oddělení. Přihlášku vyplnit na počítači a před odesláním do zahraničí vyhotovit KOPII !!!

Zdokonalení v cizím jazyce Možnost účastnit se přípravného jazykového kurzu ( intenzívního 1-2 týdenního ) Informujte se na int.rec@mendelu.cz

EILC kurzy další informace na http://www.naep.cz/index.php?a=view-project-folder&project_folder_id=42& nezapomenout se přihlásit u mě do 20.května 2013

Learning agreement - LA Informace o studijní nabídce naleznete na: webových stránkách zahraniční instituce některé inst. zasílají informace přímo vám Předměty - svou náplní a obsahem musí odpovídat vašemu studijnímu zaměření, vybíráte 3 odborné předměty Doktorandi 1 odborný předmět a práce na disertaci (nebo dle domluvy a požadavků fakulty) Před odesláním do zahraničí si pořídíte KOPII !

Podmínky MENDELU Povinnost od studovat 3 odborné předměty za 1 semestr, doktorandi 1 + odb.práce Dodržet podmínky fakulty : za 2 po sobě jdoucí semestry musíte získat 40 kreditů, jinak je problém!! Tzn. bud něco před studovat, nebo se činit v zahraničí.

Postup - Learning agreement 1. Necháte si Learning agreement schválit na ZO své fakulty, která jej následně zašle k potvrzení na ZOR, to potvrzený LA vrátí zpět na ZO fakulty, kde si ho vyzvednete Oboustranně potvrzený Learning agreement, tzn. potvrzený MENDELU i zahraniční institucí, předkládáte při podpisu Finanční dohody!!! Vyřizování LA je časově náročné (1-3 měsíce), proto tuto záležitost vyřizujte s dostatečným předstihem ! 2. SAMI zašlete svůj LA k potvrzení na zahr. instituci (opět ve většině případů na adresu instit. koordinátora) Můžete použít jak formulář MENDELU, tak i formulář zahr. instituce

Jak zařídit ubytování? Ne všechny zahr. instituce vám nabízejí ubytování ! Někdy si musíte zajistit ubytování v soukromí. Informace o možnostech ubytování najdete na web. stránkách zahr. instituce, příp. vám je sdělí sama zahr. instituce po obdržení přihlášky. Je nutné zajišťovat s dostatečným předstihem! Náklady na ubytování se v každé zemi liší, dražších země - mnohdy výdaje na ubytování dosahují výše grantu na měsíc. Cenným zdrojem prakt. informací o ubytování a výdajích je DATABÁZE ZÁVÉREĆNÝCH ZPRÁV Mendelu a databáze NAEP

Před podpisem Finanční dohody 2-3 týdny před plánovaným odjezdem : 1.necháte pobyt zapsat do UISu zahr.referentem své fakulty (na základě dat uvedených v Letter of Acceptance, který předložíte), teprve poté naskočí ikonka bankovní spojení pro zahr.pobyt 2. zadáte svůj EUROúčet do UISu (přes Portál studenta) 3. Vyřídíte si návrh na vyslání (2 x vytištěný necháte potvrdit na fakultě) a uhradíte pojistné (pokladna – budova A, 2.patro, 8-13 hod) http://www.mendelu.cz/cz/zahranicni_aktivity 4.Objednáte se k podpisu FD na ZOR – Mgr.Kuzdasová      

K podpisu Finanční dohody 1. Potvrzení o přijetí ke studiu - tzv. Letter of Acceptance KOPIE (originálem se prokazujete v zahraničí) 2. Oboustranně potvrzený Learning agreement -- ORIGINÁL, příp. KOPIE, 1 kopii si ponecháte! (v případě, že nemáte ještě vyřízený Learning agreement, můžete se i tak dostavit k podpisu FD, stipendium bude ale vyplaceno poté, co budete mít dokumenty kompletní) 3. Doklad o úhradě pojištění (z pokladny) 4. Jedete-li na EILC jazykový kurz, musíte přinést potvrzení o přijetí na tento kurz a přesná data konání

Návrh na vyslání - postup e-Agenda →Zahraniční cesty→Nová cesta Uživatel, Výjezd jako a Pracoviště naskočí přihlášenému uživateli automaticky Dále pokračujte ve vyplňování: Stát: z rolovacího menu vyberte zemi, do které jedete (např. Dánské království) Přijímající organizace: ručně vypište jméno organizace na kterou jedete (např. University of Copenhagen)

Druh cesty: z rolovacího menu vyberte odpovídající druh pobytu (v případě studijního pobytu i pracovní stáže vyplňte „výukový pobyt“) Účel: ručně vypište účel pobytu (např. studijní pobyt, pracovní stáž, apod.) Odkdy: vyplňte počáteční datum Vašeho pobytu (včetně cesty) Dokdy: vyplňte konečné datum Vašeho pobytu (včetně cesty) Program mobility: z rolovacího menu vyberte program, přes který mobilitu realizujete (např. program CEEPUS, ERASMUS apod.) Specifikace: z rolovacího menu vyberte typ Vaší mobility (např. studijní pobyt, pracovní stáž) Projekt: žádný (nevyplňujte)

Klikněte na „Založit a přejít dál na financování cesty“ Zde je nutné znovu vyplnit data cesty a destinaci Od: znovu zadejte počáteční datum Vašeho pobytu (včetně cesty) Do: znovu zadejte konečné datum Vašeho pobytu (včetně cesty) Stát: znovu z rolovacího menu vyberte zemi, do které jedete (např. Dánské království) Místo pobytu: není nutné vyplňovat Jízdní výdaje: není nutné vyplňovat Ostatní: není nutné vyplňovat Stravné: není nutné vyplňovat Ubytování: není nutné vyplňovat

Klikněte na „Přidat pobyt“  V horní části se pobyt objeví v tabulce „Pobyty ve státech a náklady“

Klikněte na „Přejít na zadání financování cesty“

Druh zdroje: z rolovacího menu vyberte „Vlastní prostředky“

Klikněte na „Přidat nový zdroj“

V Tabulce zdrojů financování vyplňte: Ubytování – 0 Kč Jízdní výdaje – 0 Kč Stravné – 0 Kč Pojistné – opište částku, která byla vypočítána, např. 2990 Kč Ostatní – 0 Kč

Klikněte na „Uložit financování cesty a přejít dál“

Zde vyplňte: Ubytování – nepožadováno Jízdní výdaje - nepožadováno Stravné – nepožadováno Ostatní – nepožadováno

Klikněte na „Uložit zdůvodnění výdajů a přejít dál“

Před podáním návrh cesty 2x vytiskněte - klikněte na „Vytisknout návrh cesty

Nyní můžete návrh cesty podat - klikněte na „Podat návrh cesty“

Povinnosti na fakultě před odjezdem informovat se u zahr.referenta o požadavcích fakulty ZAPSAT SE DO SEMESTRU ve kterém vyjíždíte

Jak peníze dostanete Euroúčet u KB a.s. / Merhautova 1, Brno NELZE POUŽÍT ÚČET V Kč ANI ÚČET U JINÉ BANKY 2-3 týdny před odjezdem se dostavíte na ZOR k podpisu Finanční dohody (nutno mít již zadaný zahraniční pobyt a údaje o EUR účtu v UIS + požadované doklady) osobní schůzka nutná, sjednat termín jednotlivě vyplacení nejpozději do 1 týdne po začátku pobytu splátky po pololetích kalendářního roku 50 EUR vyplácíme po dodání všech dokladů

Výpočet grantu do Finanční dohody se uvádí přesná délka pobytu – podle ní se vypočítává celková výše grantu pokud délka pobytu není stanovena přesně na celý měsíc, je grant přidělován dle počtu dnů posledního měsíce následovně: 1 – 7 dní – nulová finanční podpora 8 – 20 dní – polovina finanční podpory 21 –30 dní – celá finanční podpora

Kolik vás to bude stát? Grant Norsko 571 EUR, Lichtenštejnsko 516 EUR, Irsko 505 EUR, Island 567 EUR Grant Slovinsko 322 EUR, Rumunsko 252 EUR, Estonsko 321 EUR, Polsko 316 EUR 286 více Norsko, 70 méně Polsko

Student před Erasmus pobytem A hurá do světa … Student před Erasmus pobytem

Po příjezdu do zahraničí Změna Learning agreementu na web.stránkách formulář Changes of LA: http://zo.stud.mend elu.cz/cz/stpob/llp

Změny LA Learning agreement - předběžný studijní plán, možno ho po příjezdu do zahraničí změnit, nový studijní plán tzv. Changes to original Learning Agreement) (s ohledem na studijní zaměření svého oboru, případné konzultaci s oborovým koordinátorem své fakulty). Změny v LA schvaluje nejdříve zahraniční instituce, (formulář Changes of original Learning Agreement), poté je zašlete ke schválení na zahr.oddělení své fakulty, které v případě, že fakultní koordinátor změny schválí, dokument přepošle na ZOR. To dokument potvrdí a odešle mailem naskenovaný vám zpět. Změny Learning agreementu nutno odeslat do 30 dnů po zahájení semestru na zahraniční instituci.

Prodloužení pobytu Prodloužení s finanční podporou : Můžete požádat prostřednictvím Žádosti o prodloužení studijního pobytu (Application for Extension) do 30.října Žádost necháte potvrdit koordinátorem v zahraničí, poté zašlete emailem na ZO své fakulty ke schválení Schválený dokument odešle ZO fakulty na ZO rektorátu ke schválení z finančního hlediska V případě dostatečného množství finančních prostředků IK žádost schválí a informuje studenta, zahraničního koordinátora i ZO fakulty Změna celkové částky stipendia musí být uvedena v Dodatku k Finanční dohodě, který vám zašleme a po podepsání zašlete zpět před zahájením letního semestru

Zkrácení pobytu Nutno oznámit zkrácení pobytu ZO rektorátu + ZO fakulty Vracíte adekvátní část grantu Řešíme Dodatkem k finanční dohodě Ten podepíšete po návratu ze zahr.pobytu - Mgr.Kuzdasová, ZOR

Ubytovací stipendia MENDELU nárok všichni Erasmus studenti v zahraničí nově vzniká nárok studentům, kteří by v Brně či Lednici nárok neměli – požádat o ubytovací stipendium žádosti prostřednictvím UISu běžným způsobem

Po návratu Odevzdáte doklady (Confirmation of Study period, Transcript of Records) Vložíte Závěrečnou zprávu do UISu a databáze NAEP (heslo z Naepu) – napíšete mail na int.rec@mendelu.cz Zkontrolujete vše v UISu v checklistu Pokud je vše v pořádku, obdržíte 50 EUR Na fakultě požádáte o uznání předmětů

Doklady po návratu 1. Confirmation of Erasmus Study Period na ZO rektorátu- potvrzení o době/délce studia (ORIGINÁL, potvrzený zahraničním koordinátorem ne dříve jak týden před ukončením pobytu),do 14 dnů od ukončení studijního pobytu V případě že je délka pobytu kratší či delší o více jak 7 dnů oproti době uvedené ve FD je nutné provést vyúčtování stipendia a objednat se k podpisu Dodatku k Finanční dohodě(Mgr.Hana Kuzdasová, int.rec@mendelu.cz, tel. 545 135 104)     2. Dodání Transcriptu of Records na ZO rektorátu- výpisu absolvovaných předmětů a získaných kreditů na zahraniční instituci (KOPIE), nejpozději do 1 měsíce od návratu 3. Vyplnění Závěrečné zprávy v UISu a celonárodní databázi NAEP dostupné na http://erasmus.qcm.cz/modules/erasmus (login a heslo k přihlášení do databáze obdrží student e-mailem ihned po zaevidování do databáze -- zpravidla po podpisu FD). Nutno vyplnit závěrečnou zprávu do 14 dnů od ukončení pobytu.

Po návratu Odevzdáte doklady (Confirmation of Study period, Transcript of Records) Vložíte Závěrečnou zprávu do UISu a databáze NAEP (heslo z Naepu) – napíšete mail na int.rec@mendelu.cz Zkontrolujete vše v UISu v checklistu Pokud je vše v pořádku, obdržíte 50 EUR Na fakultě požádáte o uznání předmětů

Na co si dát pozor Ne všechny univerzity vystaví oba dokumenty bez problémů. Je celkem možné, že budete nuceni opakovaně žádat o jejich vystavení a vůbec celý tento proces korigovat. Proto radíme, abyste si na jejich shánění vyhradili během posledního měsíce čas. Zda doklady byly dodány a jsou kompletní Najdete v checklistu v UISu pod svým jménem LA se musí rovnat Transcriptu of Records!!! Od všech dokladů si pořiďte kopie.

Koordinátoři na fakultách MENDELU Ing. Martina Lichovníková, Ph.D., proděkanka pro zahr.styky tel: 545 133 229, e-mail: lichov@mendelu.cz Referent: Bc.Alena Hooperová, tel: 545 133 398 hooperov@mendelu.cz LDF: prof.doc. Ing. Klement Rejšek, CSc., proděkan pro zahraniční styky tel: 545 134 039, e-mail: kr@mendelu.cz Referent: Ing.David Sís, tel: 545 134 007, int.ldf@mendelu.cz PEF: Ing. Marcel Ševela, Ph.D., proděkan , tel: 545 132 503, marcel.sevela@mendelu.cz Referentka: Bc. Kristýna Karásková, tel: 545 132 799 karaskov@mendelu.cz

FRRMS: Mgr. Nataša Pomazalová, Ph.D., proděkanka pro zahr.styky tel: 545 136 321 natasa.pomazalova@mendelu.cz Referentka: Hana Kališová, tel: 545 136 112 hana.kalisova@mendelu.cz ZF: Ing. Ivo Ondrášek, Ph.D., proděkan pro zahr.styky,tel: 519 367 242 e-mail: ivo.ondrasek @ mendelu.cz Referentka: Ing. Barbora Nádeníčková, tel: 519 367 224 barbora.nadenickova@mendelu.cz ICV : Ing.Lenka Danielová, Ph.D., tel: 545 135 201, lenka.danielova@mendelu.cz

Podrobné informace http://zo.stud.mendelu.cz/cz/stpob/llp www.mendelu/zahraniční styky/studium a stáže studentů Mendelu v zahraničí/studijní pobyt/ Erasmus Formuláře ke stažení ( před odjezdem – detailní postup + tabulka – kdo, co, kdy) FAQ – často kladené otázky

Kde najdete tuto prezentaci? http://www.mendelu.cz/cz/zahranicni_aktivity/aktuality

Kontakt ZO rektorátu Mgr. Hana Kuzdasová int.rec@mendelu.cz Tel: + 420 545 135 104 Fax: +420 545 135 100

Přejeme šťastnou cestu a pěkný pobyt!

Institucionální koordinátorka LLP/ Erasmus Děkuji za pozornost. Mgr.Hana Kuzdasová  Institucionální koordinátorka LLP/ Erasmus