Seminář k ukončování projektů Středočeský kraj ve dnech 10. - 11. 9. 2014 Zpracovali: Petr Franěk, Jitka Součková, Petr Klouček, Andrea Balažková

Ukončení projektu z hlediska formálního zajištění Provést kontrolu oddělené účetní evidence příjmů a výdajů projektu a jejího souladu s proplacenými žádostmi o platbu. Připravit k uchovávání veškeré materiály a dokumenty, které byly v rámci publicity a propagace projektu vytvořeny. Ověřit, zda byly písemně oznámeny v průběžných monitorovacích zprávách všechny nepodstatné změny v projektu. Seminář k ukončování projektů

Ukončení projektu z hlediska formálního zajištění Provést kontrolu evidence dokumentů, která zaručí po celou dobu uchovávání jejich vypovídací schopnost. Nelze-li z důvodu zákonných postupů zařadit do dokumentace originály dokumentů, je třeba přiložit k dokumentaci písemné sdělení, kde lze tyto dokumenty dohledat a ověřit. Přiřadit k uchovávané dokumentaci korespondenci se všemi subjekty, která je pro případnou kontrolu ukončeného projektu podstatná. Seminář k ukončování projektů

Ukončení projektu z hlediska formálního zajištění Provést před ukončením projektu inventarizaci majetku pořízeného z prostředků projektu a přiřadit soupis majetku k uchovávané dokumentaci. Příjemce zpracuje inventární seznam ve formátu, který užívá standardně pro inventarizaci majetku. Pořízený, evidovaný majetek musí být označen logolinkem a inventárním číslem, případně registračním číslem projektu a jeho zkráceným názvem. V případě, že byl pořízený majetek dělen mezi několik partnerů, příp. bude předán partnerům do užívání po skončení projektu, musí být k inventárnímu seznamu tyto skutečnosti písemně doloženy, včetně poučení nabyvatele o závazné době držení majetku a jeho identifikaci, včetně povinnosti nahlásit poskytovateli změny ve stavu majetku (např. zničení, odcizení) a změny jeho umístění. Seminář k ukončování projektů

Závěrečná monitorovací zpráva Závěrečnou monitorovací zprávu předloží příjemce nejpozději do 60 kalendářních dnů po ukončení realizace projektu. Příjemce předkládá mimo jiné přílohy nazvané „Souhrnné informace o realizaci projektu“ (nedávno aktualizovaná) a „Přehled proplacených výdajů projektu“ a souhrnnou tabulku čerpání NN za celý projekt (datum a částka z projekt. účtu). Na záložce publicita musí být u veškerých plánovaných aktivit PP zaškrtnuto „ano“. Splnění publicity je příjemce povinen vhodně doložit a uchovávat (fotografiemi, prtscrn webu, kopiemi inzerce v tisku apod.) Musí být ukončena realizace všech KA. Před podáním zprávy je nutné provést audit projektu, je-li tato povinnost uložena. Příjemce dodá přehled, kdy a kolik vlastních prostředků si vložil k uhrazení nákladů/výdajů na projektový účet. Seminář k ukončování projektů

Monitorovací indikátory Doporučujeme provést kontrolu předpokládaného naplnění monitorovacích indikátorů. Ověřit, zda plánované indikátory skutečně budou splňovat podmínky pro jejich stanovené zařazení dle Metodiky monitorovacích indikátorů. Případnou žádost o podstatnou změnu projektu lze podat nejpozději 60 kalendářních dní před plánovaným ukončením projektu. Akreditace – pro OP 1.3 Seminář k ukončování projektů

Výstupy Produkt – je vždy započítáván do monitorovacích indikátorů (dále MI). Produkt může být složen z několika výstupů (z nichž některé mohou být dále samostatně započítávány do MI, některé nemusí). Finální výstup – konečný výstup, který vznikl v rámci projektu a je dále přenositelný a cíleně využitelný pro účely vzdělávání. Nejpozději se závěrečnou monitorovací zprávou předat poskytovateli výstupy projektu v elektronické podobě, popř. také v podobě, v jaké byl výstup vytvořen. Zajistit pro poskytovatele neomezenou nevýhradní licenci k použití těchto produktů a jejich dalšímu šíření. Doloženy musejí být všechny plánované výstupy, které musejí obsahově, rozsahem a formou odpovídat projektové žádosti, nebo příloze nazvané „Prohlášení o změnách“ Smlouvy o realizaci GP. Seminář k ukončování projektů

Výstupy Není-li možné z technických či jiných objektivních důvodů výstup projektu poskytovateli předat, je nutné uvést konkrétní informaci o tom, kde bude výstup přístupný a požádat o výjimku z PpP, kap. 2.5 nejpozději 60 kalendářních dní před ukončením realizace projektu. Je-li dílem počítačový program, předá příjemce poskytovateli veškeré strojové a zdrojové kódy vztahující se k dílu a zároveň (je-li to možné) předá dílo ve formátu umožňujícím jeho spuštění v některém z běžně dostupných počítačových programů. Pokud je výstupem e-learningový kurz, dokládá příjemce odkaz na tento kurz a přístupové údaje pro potřebu kontroly. Databáze výstupů - smyslem je volné šíření inovativních materiálů, které vznikají v rámci projektů OP VK, a zajištění jejich většího praktického využití napříč vzdělávacími subjekty. Seminář k ukončování projektů

Licenční smlouvy Příjemce spolu se závěrečnou monitorovací zprávou předloží návrh licenční smlouvy v elektronické podobě. Jako předmět licenční smlouvy nelze chápat pouze monitorovací indikátor „Počet nově vytvořených/inovovaných produktů“. Předmětem licenční smlouvy musí být všechna práva duševního vlastnictví, která v souvislosti s realizací projektu vznikla, tedy všechny výstupy projektů či jejich části, naplňují-li definici autorského zákona. Definici autorského zákona může splňovat i výstup inovovaný. Seminář k ukončování projektů

Licenční smlouvy Příjemce uděluje poskytovateli dotace nevýhradní, časově a územně neomezenou licenci k autorským právům. U grantových projektů zajišťuje příjemce licenci i pro MŠMT, odpovídající ustanovení je již součástí vzoru licenční smlouvy. V licenční smlouvě musí být předmět specifikován co nejkonkrétněji tak, aby dílo bylo jasně identifikovatelné (přesný název, autor/autoři, rok a místo vydání, počet stran, formát…). Seminář k ukončování projektů

Udržitelnost (jen OP 3.2) Udržitelnost je stanovena po dobu dvou let od ukončení realizace projektu. Personálně zajistit udržitelnost projektu, zejména podávání monitorovacích zpráv o udržitelnosti, je-li udržitelnost stanovena. Po dobu udržitelnosti projektu zachování výstupů projektu vhodným způsobem dle typu výstupu. Rozsah provádění aktivit v době udržitelnosti projektu byl stanoven již v projektové žádosti, nebo v příloze nazvané „Prohlášení o změnách“ Smlouvy o realizaci GP. Uchování uživatelského jména a hesla pro vstup do Benefit7. Monitorovací zpráva o udržitelnosti: Monitorovací období činí 1 rok. Zpráva je předkládána nejpozději do 2 měsíců po uplynutí jednoho roku od ukončení realizace projektu prostřednictví aplikace Benefit7. V přílohách zprávy příjemce dokládá veškeré aktivity, které v daném období byly realizovány. (Fotodokumentace, prezenční listiny, apod.) Seminář k ukončování projektů

Závěrečná Žádost o platbu Nutno v Benefitu zaškrtnout, že se jedná o závěrečnou ŽoP. Podkladem pro předfinancování je příloha nazvaná „Přehled proplacených výdajů projektu“, buňka nazvaná „Zbývá k proplacení“. Podkladem pro refundaci je Soupiska účetních dokladů. V závěrečné SÚD jsou vykazovány způsobilé výdaje za poslední monitorovací období, dosud nedoložené výdaje za předchozí monitorovací období, příp. další způsobilé výdaje, které je možné v souladu se stanovenými podmínkami uplatnit. Seminář k ukončování projektů

Závěrečná Žádost o platbu Způsobilé výdaje projektu nezahrnuté nejpozději do závěrečné ŽoP nemohou být ze strany ZS proplaceny. Veškeré příjmy projektu musejí být příjemcem vykazovány při předložení závěrečné zprávy a závěrečné žádosti o platbu a o vykázanou částku musí být snížen požadavek na poskytnutí platby. Nutno zařadit úroky generované na projektovém účtu až do data odevzdání ZMZ. U grantových projektů se neprovádí finanční vypořádání se státním rozpočtem. Seminář k ukončování projektů

Před předložením ZMZ Vypořádat prostředky převedené do pokladny tak, aby mohla být případná vratka prostředků provedena z projektového účtu. Provést refundaci veškerých uznatelných výdajů projektu provedených z vlastních prostředků až do výše poskytnutých záloh. Zkontrolovat plnění limitů jednotlivých kapitol rozpočtu daných Výzvou, případně snížit závěrečnou ŽoP tak, aby nedošlo k jejich překročení. V případě, že příjemce nevyužije finanční prostředky, které byly předfinancovány na investice, musí tyto prostředky zůstat na projektovém účtu až do závěrečného finančního vypořádání projektu (tj. zůstatek na projektovém účtu nesmí klesnout pod částku určenou na investice). Seminář k ukončování projektů

Před předložením ZMZ – časté chyby Přehled čerpání způsobilých výdajů neodpovídá Soupiskám účetních dokladů z jednotlivých monitorovacích zpráv. Přečerpání položek rozpočtu. Z každé položky uvedené ve schváleném rozpočtu projektu je možné vyčerpat maximálně 100 %. Procentní vyjádření čerpání položek v Přehledu čerpání způsobilých výdajů se zaokrouhluje na celá čísla! Neodůvodněné změny a nákupy v konečné fázi realizace projektu. Není možné se v závěrečné fázi projektu předzásobit na dobu udržitelnosti. Pořízené vybavení musí být přiměřeně využíváno cílovou skupinou v době realizace projektu. Neopodstatněné nákupy bez vazby na dokončení projektu a naplnění jeho cílů nelze klasifikovat jako způsobilé. Překročení jednotkových mezd/odměn z dohod. Seminář k ukončování projektů

Nepřímé náklady Zkontrolovat skutečnou výši čerpání nepřímých nákladů (NN), aby nedošlo k jejich nedočerpání ani přečerpání v závěrečné monitorovací zprávě. Nepřímé náklady lze čerpat nerovnoměrně a zbývající část, na kterou má příjemce nárok, lze stáhnout na provozní účet až po obdržení závěrečné platby. Výpočet výše NN projektu je proveden vzhledem k vyčerpaným přímým způsobilým výdajům projektu bez křížového financování. Vzhledem k zaokrouhlování nemusí hodnota nepřímých nákladů, na kterou má příjemce nárok, korespondovat s hodnotou, která je vypočtena na základě součtů nárokovaných nepřímých nákladů na jednotlivých soupiskách účetních dokladů. Seminář k ukončování projektů

Vratka Příjemce provede vratku prostředků bez vyzvání poskytovatele v termínu do 30 pracovních dnů od schválení závěrečné monitorovací zprávy. Výši vratky určí poskytovatel v návaznosti na schválenou závěrečnou ŽoP. Příjemce o provedené vratce informuje poskytovatele zasláním informace (avízem) obsahující: Registrační číslo projektu, název projektu, identifikaci příjemce, výši vratky a její rozčlenění na investice a neinvestice. Seminář k ukončování projektů

Projektový účet Projektový účet smí příjemce (partner) zrušit nejdříve v okamžiku, kdy je provedeno finanční vypořádání projektu. Po finančním vypořádání doloží příjemce zrušení projektového účtu, nebo výpis z projektového účtu se zůstatkem 0 Kč k relevantnímu datu s uvedením, že účet bude dále používán např. pro jiný účel/projekt. Seminář k ukončování projektů

Zdroje Příručka pro příjemce. Metodický dopis č. 18.2 - Metodika ukončování projektů OP VK. Metodický dopis č. 28 - Předávání výstupů projektů a oprávnění k užití autorských práv. Newsletter OP VK - Nejčastější nedostatky v závěrečných monitorovacích zprávách. Metodický pokyn č. 8.2. Seminář k ukončování projektů