UDRŽITELNOST PROJEKTŮ Karlovy Vary 8. 12. 2016

Pravidla a povinnosti příjemce v době udržitelnosti OBSAH - PROGRAM Pojem udržitelnost Pravidla a povinnosti příjemce v době udržitelnosti Monitorovací zpráva + povinné přílohy Nejčastější pochybení a nedostatky a jejich možná řešení Diskuze

1. Udržitelnost projektu Doba, po kterou musí příjemce zachovat výstupy projektu - tj. naplnění a udržení cílů a účelů projektů Výstupy projektu musí být udrženy v nezměněné podobě po dobu 5 let (resp. 3 let ) ode dne finančního ukončení projektu Povinnost příjemce zajišťovat provoz a stav výstupů projektu s péčí řádného hospodáře Udržet v nezměněném stavu indikátory hlášení, horizontální témata a environmentální kritéria pro maximální uspokojení potřeb uživatelů Předkládání zpráv o zajištění udržitelnosti s aktuálními informacemi za sledované období Monitorovat shodu stavu v udržitelnosti se stavem deklarovaným ve Smlouvě o poskytnutí dotace a závěrečné monitorovací zprávě se žádostí o platbu

2. Pravidla a povinnosti příjemce v době udržitelnosti ZÁKLADNÍ ZDROJE INFORMACÍ O POVINNOSTECH Smlouva o poskytnutí dotace čl. II., V., IX., XIII. a XVII.; příloha Žádost o poskytnutí dotace Příručka pro příjemce: Příloha č. 2 Publicita projektu, Příloha č. 10 Přepočtený stav zaměstnanců, Příloha č.11a Změny v projektu, Příloha č. 15 Metodické listy k indikátorům Externí metodické pokyny Přehled platných metodických pokynů s uvedením platnosti k jednotlivým výzvám na http://www.nuts2severozapad.cz Příručka pro žadatele Příloha č. 10a, 10b Výpočet a tabulka finanční mezery

2. Pravidla a povinnosti příjemce v době udržitelnosti Splnit účel projektu a zachovat ho po dobu udržitelnosti; dosažené hodnoty indikátorů je třeba uchovat po celou dobu udržitelnosti Nepřevádět práva a povinnosti vyplývající z projektu na třetí osobu bez souhlasu řídícího orgánu Pronajmout či vypůjčit majetek pouze s písemným souhlasem řídícího orgánu a za stanovených podmínek Oznamovat všechny změny a zásahy, které se v průběhu udržitelnosti vyskytnou Zajistit plnění partnerských smluv Dodržet harmonogram předkládání monitorovacích zpráv – termíny jsou uvedeny v dopise o finančním ukončení projektu

3. Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti PŘEDLOŽENÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVY V tištěné a elektronické podobě Vždy do 20 pracovních dnů po uplynutí každých 12 měsíců od data finančního ukončení projektu – termín upozornění prostřednictvím IS Benefit (Daemon) VYPLNĚNÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVY Prostřednictvím webové aplikace IS BENEFIT7+ Načíst data z IS MONIT7+ Podepsána statutárním zástupcem dle podpisového vzoru

3. Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti 1. Informace o monitorovací zprávě 2. Informace o projektu / příjemci 3. Popis realizace projektu za sledované období 4. Přehled uskutečněných kontrol ve sledovaném období 5. Změny v projektu vzniklé během sledovaného období 6. Indikátory hlášení Rovné příležitosti 8. Environmentální kritéria Přílohy Čestné prohlášení

3. Monitorovací zpráva - vyplnění Informace o monitorovací zprávě, projektu a příjemci načteny z IS MONIT7+ a IS BENEFIT7+ Popis realizace – uvést aktuální stav za sledované období o provozu, údržbě, užívání výstupů projektu, popsat případné události vztahující se k projektu, popsat publicitu projektu Přehled uskutečněných kontrol – veřejnosprávní kontroly, audity, kontroly třetích subjektů (FÚ, ÚOHS, apod.) – vyplnit kdo, kdy a výsledek kontroly Změny v projektu – uvést všechny změny oznámené ve sledovaném období, uvádí se datum doručení na ÚRR, v rámci MZ podaná Oznámení o nepodstatných změnách – příloha MZ č. 8

3. Monitorovací zpráva - vyplnění Indikátory hlášení - uvést aktuální stav indikátoru (stav se nezměnil, případně uvést důvod změny) Indikátor partneři – datum dosažené hodnoty je shodné s datem uzavření partnerské smlouvy, spolupráce v provozní fázi se dokládá v příloze č. 5 MZ, v případě nerelevance pak čestným prohlášením statutárního zástupce o udržení indikátoru Indikátor plochy (objektů či území) – datum dosažené hodnoty je shodné s datem ukončení fyzické realizace, změny indikátorů mohou nastat v návaznosti na změny či zásahy do projektu, rovněž je třeba uvést aktuální stav indikátoru v předkládané MZ za sledované období (např. stav nezměněn)

3. Monitorovací zpráva - vyplnění Indikátor pracovní místa – uvést dosaženou hodnotu za sledované období tj. výpočet přepočteného stavu pracovníků za 12 po sobě jdoucích kalendářních měsíců uvést do tabulky dle Přílohy č. 10 Příručky pro příjemce Rovné příležitosti – uvést uskutečněná opatření pro zajištění vlivu na rovné příležitosti ve sledovaném období Popis opatření v minulém čase – velmi často je uveden text z doby realizace, nutné aktualizovat (např. konání akcí, zachování bezbariérových přístupů, parkovacích ploch pro invalidy apod.)

3. Monitorovací zpráva - vyplnění Environmentální kritéria – popis plnění kritéria aktuálně za sledované období, uvádět dosaženou hodnotu kritéria ve sledovaném období – hodnota se v tomto případě nenačítá v IS Benefit automaticky jako je tomu např. u hodnot indikátorů Přílohy – přílohy se předkládají v tištěné podobě podle Příručky pro příjemce, a to s titulními listy jednotlivých příloh (včetně nerelevantních) Příloha č. 1 Čestné prohlášení – nepředkládá se samostatně, je součástí monitorovací zprávy (bod10), originálně podepsané statutárním zástupcem příjemce dle podpisového vzoru

3. Monitorovací zpráva - přílohy Příloha č. 2 – doklady o vedení majetku, zaúčtování majetku (výpisy z hlavní účetní knihy), aktuální inventární karty a inventurní soupis majetku s analytickým členěním Příloha č. 3 – doklady o trvání pojištění majetku – aktuální pojistná smlouva s případnými dodatky ke smlouvě, výpisy z bankovního účtu s úhradou pojištění za sledované období nebo potvrzení vystavené pojišťovnou o trvání pojištění a o zaplacení pojistného ke dni vystavení tohoto potvrzení Příloha č. 4 – doklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu – fotodokumentace pamětní desky, print screen webových stránek (hyperlinky s odkazem na www.europa.eu a www.nuts2severozapad.cz musí být funkční), brožury musí obsahovat sdělení „neprodejné“ na zadní straně

3. Monitorovací zpráva - přílohy Příloha č. 5 – dokumenty prokazující naplnění či udržení indikátorů se v případě spolupráce s partnery v provozní fázi předkládají formou záznamů ze setkání vč. prezenční listiny, dále se dokládají výpočtem plochy a výkresem z projektové dokumentace plochy budov a území v případě změny nebo zásahu, k pracovním místům se předkládají pracovní smlouvy, mzdové listy, tabulky s výpočtem přepočtených pracovníků, atd. V případě, že se stav indikátorů od ukončení realizace nezměnil, předkládá se čestné prohlášení statutárního zástupce o udržení indikátorů ve sledovaném období. Příloha č. 6 – doklady o udržení environmentálních kritérií a rovných příležitostí – většinou se jedná o přehled akcí nebo událostí konajících se ve sledovaném období nebo doložení fotodokumentací bezbariérového přístupu, akcí…

3. Monitorovací zpráva - přílohy Příloha č. 7 – výpočet maximální výše dotace u projektů vytvářejících příjmy – předkládá se tabulka výpočtu finanční mezery s podklady provozních výdajů a provozních příjmů za sledované období (výstupy z účetnictví, příp. zpracované v excelu – vždy podepsané odpovědnou osobou za účetnictví) Příloha č. 8 – doklady ke změnám v projektu – v případě změn, které nebyly nahlášeny ve sledovaném období, se předkládá změna (nepodstatná) na aktuálním formuláři Oznámení příjemce o změnách v projektu s přílohami dokládajícími předmětnou změnu Příloha č. 9 – doklady k zásahům do projektu – předkládají se doklady, které nemohly být předloženy v průběhu sledovaného období v návaznosti na souhlas ÚRR vydaný před provedením zásahu do projektu

3. Monitorovací zpráva - přílohy Příloha č. 10 – fotodokumentace prokazující udržitelnost projektu – předkládají se fotografie v tištěné podobě, a to aktuálně pořízené ve sledovaném období Příloha č. 11 – potvrzení věřitele o splácení závazku – v případě sjednání úvěru pořízeného na financování projektu se předkládají bankovní výpisy úvěru, příp. doklady k uvolnění zástavy po ukončení úvěrové smlouvy Příloha č.12 – dokumentace k VZ – doklady prokazující splnění povinnosti veřejného zadavatele dle ustanovení § 147a odstavec 1 písm. a) b) c) zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách – printscreeny z profilu veřejného zadavatele – týká se VZ kontrolovaných po 1. 9. 2012 podle zákona

3. Monitorovací zpráva - přílohy Příloha č. 13 – další relevantní doklady např. v případě předkládání monitorovací zprávy za 1. rok udržitelnosti se dokládá výpis z projektového účtu s připsáním závěrečné platby dotace, pravomocný kolaudační souhlas v případě zkušebního provozu nebo dočasného užívání stavby při ukončení realizace projektu, atd. Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti a povinné přílohy se vždy předkládají v originále a kopii. Při kontrole se ověřují kopie dokladů dle originálů a po ukončení kontroly se originální složka vrací příjemci. Je možné předkládat i složku s úředně ověřenými dokumenty. Fotodokumentace se předkládá alespoň částečně v tištěné barevné variantě (ostatní možno na CD).

3. Povinnosti veřejného zadavatele po ukončení VZ Zadavatel dokládá spolu s první monitorovací zprávou o zajištění udržitelnosti zveřejnění na profilu zadavatele dle § 147a ZVZ: smlouvy uzavřené na VZ včetně všech jejích změn a dodatků (odst. 1 písm. a) výši skutečně uhrazené ceny za plnění VZ (odst. 1 písm. b); seznam subdodavatelů dodavatele VZ (odst. 1 písm. c). Zadavatel zveřejnění na profilu zadavatele dokládá v tištěné formě z prostředí profilu zadavatele (printscreen, sestava, apod.), přičemž z těchto dokumentů musí být patrné zejména: co je zveřejněno – § 147a odst. 1 zákona č. 137/2016 Sb., o veřejných zakázkách - tj. smlouva, změny, dodatky, výše uhrazené ceny, seznam subdodavatelů; kdy to bylo zveřejněno – dle § 147a odst. 2 až 8 ZVZ

3. Povinnosti veřejného zadavatele po ukončení VZ Zadavatel zajistí, aby všechny dokumenty a informace, které byly uveřejněny na profilu zadavatele, byly bezplatně veřejně přístupné. (Vyhláška č. 133/2012 Sb. o uveřejňování vyhlášení pro účely zákona o veřejných zakázkách a náležitostech profilu zadavatele, ve znění vyhlášky č. 171/2015 Sb., § 8 – Požadavky na náležitosti profilu zadavatele, odst. 1 písm. g) V rámci předložené monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti bude také provedena kontrola údajů zveřejněných v prostředí profilu zadavatele.

4. Nejčastější pochybení v době udržitelnosti Neudržení monitorovacích indikátorů Nezajištění povinné publicity Pronájem nebo výpůjčka majetku bez souhlasu poskytovatele Provedení podstatných změn projektu bez oznámení /souhlasu poskytovatele Zásahy do investice bez oznámení/souhlasu poskytovatele Nenahlášení poškození nebo odcizení majetku Převedení vlastnického práva, zcizení nebo zřízení zástavního práva u majetku pořízeného z dotace Nedodržení lhůty pro předložení monitorovací zprávy

4. Nejčastější pochybení v době udržitelnosti Partnerské smlouvy: Nejsou uzavřeny na celou dobu projektu; např. nesoulad s údaji uvedenými v Žádosti o dotaci – „...partner se podílí na projektu ve všech fázích...“ a partnerská smlouva je uzavřena jen do ukončení doby realizace projektu Po prodloužení doby realizace projektu nepokrývají partnerské smlouvy dobu udržitelnosti projektu – uzavřeny na konkrétní časový úsek (např. na 5 let), končí pak dříve, protože se při uzavírání partnerských smluv předpokládalo dodržení harmonogramu projektu Není doloženo plnění partnerské smlouvy dle jejího obsahu ve všech fázích projektu, např. záznamy z jednání, fotodokumentace, zajištění publicity partnera, apod.

4. Nejčastější pochybení v době udržitelnosti Počet nově vytvořených pracovních míst: Nedoložení pracovních smluv / dohod, pracovních náplních a mzdových listů u nově vytvořených míst Nedoložení tabulky přepočteného stavu zaměstnanců dle přílohy č. 10 Příručky pro příjemce Nedodržení termínu naplnění indikátoru nejpozději do 1 roku od ukončení realizace projektu Využití kapacity ubytovacích zařízení: Nedoložení zpracovaného výpočtu obsazených pokojů za sledované období včetně výstupu z hotelového informačního systému popř. knihy hostů nebo kopií ubytovacích karet

4. Nejčastější pochybení v době udržitelnosti Internetové stránky příjemce/projektu: Neprezentují projekt v souladu s Metodickým pokynem pro publicitu Neobsahují v zápatí stránky viditelně uvedenou informaci o spolufinancování projektu Evropskou unií (uvedením povinných údajů) Nemají funkční odkazy (hyperlinky) k webovým stránkám www.europa.eu a www.nuts2severozapad.cz

4. Nejčastější pochybení v době udržitelnosti Pamětní deska: Obsahuje nesprávné odkazy/informace (název/etapa projektu, chybný odkaz na stránky EU apod.) Nedoložení fotodokumentace pamětní desky za sledované období Nedostatečná kontrola ze strany příjemce - poškození či odcizení Není zachována trvalost pamětní desky či tabulky (nečitelnost textů a číselných údajů)

4. Nejčastější pochybení v době udržitelnosti Pronájem a výpůjčka majetku: Neoznámení záměru pronajmout, vypůjčit majetek pořízený z dotace jinému subjektu nebo užití infrastruktury Nedoložení požadovaných dokladů k pronájmu – např. nájemní smlouva, průběh transparentního, otevřeného a nediskriminačního výběrového řízení, prokázání výše nájmu znaleckým posudkem, atd. Nedoložení požadovaných dokladů k výpůjčce – např. smlouva o výpůjčce, nedodržení podmínek obsahu smlouvy o výpůjčce (bezplatnost, nekomerční účel…) Nedoložení požadovaných dokladů k užití infrastruktury – zejména zveřejnění ceníku a provozního řádu s pevně stanovenými požadavky na provozní hodiny, místně obvyklou cenu a povolený účel užití

4. Nejčastější pochybení v době udržitelnosti Pronájem a výpůjčka majetku: Nedoložení příjmů vzniklých v souvislosti s užíváním majetku pořízeného dotací (nájemné) tabulkou výpočtu finanční mezery Nedostatečné podklady pro výpočet finanční mezery, tj. doložení provozních příjmů a provozních výdajů analyticky vedených ve vztahu k příslušnému projektu v tzv. konsolidované podobě (souhrnně za vlastníka a provozovatele) Chybné vykazování provozních příjmů a výdajů – zahrnování dotací, půjček a úvěrů od zřizovatele či jiných státních institucí do příjmů projektu

4. Nejčastější pochybení v době udržitelnosti Nedoložení výpisu z projektového účtu s připsáním dotace Nedoložení pravomocného kolaudačního rozhodnutí v případě, že nebylo vydáno při ukončení realizace projektu (např. zkušební provoz) Nedostatečné vyplňování kapitol v monitorovací zprávě - popis realizace či stavu projektu za sledované období, neuvedení provedených veřejnosprávních kontrol třetích stran či kontroly na místě provedené ÚRR, neuvedení všech oznámených změn v projektu za sledované období, neuvedení aktuálního stavu indikátorů a environmentálních kritérií, neuvedení uskutečněných opatření pro zajištění rovných příležitostí ve sledovaném období tj. velmi často zůstávají v těchto kapitolách texty ze závěrečných monitorovacích zpráv po celou dobu udržitelnosti

5. Diskuse Děkujeme za pozornost pracovníci Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad Sídlo: Berní 2261/1, 400 01 Ústí nad Labem tel.: 475 240 600 www.nuts2severozapad.cz, www.europa.eu Pracoviště: Závodní 391/96C, 360 06 Karlovy Vary tel.: 354 222 624 email: ridiciorgan@nuts2severozapad.cz