Setkání Kontrolní komise BD Svatý Ján, Kuřim s domovními důvěrníky 1. června 2016, BabaCafé Kuřim

Důvod setkání Snaha o informování domovních důvěrníků a dalších členů družstva o činnosti kontrolní komise. Výměna informací o praktickém fungování a hospodaření družstva. Získání podnětů pro další práci kontrolní komise a případnou aktualizaci dokumentů družstva (zejm. Pravidel hospodaření).

Program Informace o činnosti stávající kontrolní komise. Diskuse o způsobu hospodaření a fungování družstva – pohled domovních důvěrníků. Náměty KK k diskusi na nadcházející členské schůzi družstva. Různé.

Kontrolní komise Zvolena na náhradní členské schůzi družstva dne 29. 6. 2015 ve složení: Mgr. Renata Ježková – předsedkyně (Hojerova 1469) Šárka Tesaříková – členka (Hojerova 1469) PhDr. Libor Frank, Ph.D. – člen (Metelkova 1493)

Činnost kontrolní komise Kontrolní komise se sešla v termínech: 3.8.2015, 7.9.2015, 12.10.2015, 2.11.2015, 30.11.2015, 22.2.2016, 14.3.2016, 13.5.2016. Z každého jednání byl zpracován zápis (ve dvou vyhotoveních), který je archivován u předsedkyně komise a je vždy proti podpisu předáván předsedovi představenstva s žádostí o zveřejnění na internetových stránkách družstva. Přes písemné žádosti i opakovaný ústní příslib tak dosud nebylo učiněno a členové družstva nejsou informování o náplni činnosti kontrolní komise. Veškeré zápisy jsou k dispozici také v elektronické podobě – v případě zájmu je možné je rozesílat domovním důvěrníkům.

Činnost kontrolní komise Kontrolní komise se aktivně ujala své role a svoji činnost zaměřila zejm. do oblasti kontroly hospodaření a fungování družstva v souladu s platnými Stanovami a Pravidly hospodaření. Cca od září 2015 usiluje o získání přehledu o hospodaření družstva, zatím však nebyly komisi zpřístupněny všechny potřebné, písemně i osobně požadované, dokumenty. Stávající dostupné informace indikují nedodržování platných norem družstva a oblast hospodaření není dostatečně transparentní. Kontrolní komise se snaží o komunikaci s představenstvem družstva, která však není z pohledu komise dostatečně pružná a nereaguje na konkrétní podněty a požadavky.

Činnost kontrolní komise Kontrolní komisi byly zpřístupněny dokumenty za roky 2012 a 2013, zejména faktury a finanční doklady, ve kterých identifikovala zejména následující nedostatky: Chybí smlouva nebo objednávka specifikující objem a cenu služeb Chybí podpis objednavatele nebo je nahrazen podpisem správce (oprávněn je pouze předseda představenstva, u smluv nad 50 000,- Kč je nutný podpis dvou členů představenstva) Chybí předávací protokol či doklad o uskutečnění plnění ze strany dodavatele Chybí zdůvodnění vyšší proplacené částky než bylo uvedeno v objednávce (Seznam za roky 2012 a 2013 je k dispozici k nahlédnutí.)

Činnost kontrolní komise Kontrolní komise se domnívá, že je nutné iniciovat diskusi a přijetí vhodných opatření, které povedou k: 1) zavedení transparentnějšího a písemně doložitelného procesu pořizování majetku a služeb, 2) pravidelné, včasné a úplné kontrole procesu ze strany domovních důvěrníků, kontrolní komise a řadových členů družstva, 3) ochraně představenstva a správce družstva před možnými důsledky nedodržení legislativních předpisů týkajících se nakládání s majetkem BD, 4) důslednému naplňování schválených Stanov a Pravidel hospodaření Bytového družstva Sv. Ján Kuřim, družstva.

Proces pořizování služeb a majetku Klíčovými dokumenty v oblasti řízení a kontroly procesu pořizování služeb a majetku jsou Stanovy a zejména Pravidla hospodaření. Proces však není v těchto dokumentech, dle názoru kontrolní komise, dostatečně jasně popsán a v některých klíčových částech není popsán vůbec (např. předání díla, vypořádání apod.) – viz „plachta A3“. Kontrolní komise nemá dostatečné informace a uvítá názory, praktické zkušenosti a návrhy, které mohou proces zpřehlednit, sjednotit a zjednodušit. JAK REÁLNĚ PROBÍHÁ PROCES – JAKÉ JSOU ZKUŠENOSTI A DOPORUČENÍ DOMOVNÍCH DŮVĚRNÍKŮ?

Náměty kontrolní komise pro členskou schůzi Kontrolní komise se chce na členské schůzi předložit k diskusi a rozhodnutí členům družstva následující návrhy: 1) provést hloubkový a nezávislý audit hospodaření družstva od roku 2012 do současnosti firmou vybranou kontrolní komisí nebo na návrh členů družstva a zveřejnit jeho výsledky 2) pověřit kontrolní komisi zpracovat a předložit členské schůzi ve spolupráci s domovními důvěrníky a představenstvem družstva novelizovaná Pravidla hospodaření družstva a dalších opatření ještě v průběhu roku 2016. (Úprava by se měla týkat zejména procesu pořizování majetku a služeb v hodnotě nad 25 000,- Kč nebo 50 000,- Kč)

Náměty kontrolní komise pro členskou schůzi Kontrolní komise se domnívá, že některá opatřená je možné realizovat snadno a rychle a mohou zlepšit informovanost domovních důvěrníků i ostatních členů družstva. KK navrhuje: 1) zavázat správce družstva zajištěním pravidelného informování členů družstva o dění v družstvu a aktivitách orgánů družstva prostřednictvím internetových stránek a to bez zbytečného odkladu 2) zveřejnit rozsah oprávnění a činností, které správce vykonává na základě smluvního vztahu s družstvem 3) na internetových stránkách zveřejnit kontakty na doporučené odborníky, kteří mohou dohlížet nad realizací oprav a posoudit její soulad s objednávkou (smlouvou)

Náměty kontrolní komise pro členskou schůzi 4) zveřejnit kontakty na domovní důvěrníky (s jejich souhlasem) 5) zveřejnit stav fondů oprav jednotlivých domů min. 1x ročně 6) zveřejnit detailní Zprávu představenstva (o hospodaření družstva) atd. DALŠÍ NÁMĚTY NEBO CHYBĚJÍCÍ INFORMACE?

Závěr Kontrolní komise nabízí úzkou spolupráci s  domovními důvěrníky a představenstvem při případné novelizaci Pravidel hospodaření družstva a přímé zapojení do popisu modelových procesů, obsahu zveřejňovaných informací a vzorových dokumentů atd. Kontrolní komise žádá domovní důvěrníky o informování a zajištění maximální účasti členů družstva ze „svých“ bytových domů na nadcházející členské schůzi Jde nám všem o hladký, transparentní a efektivní chod družstva – jde o naše bydlení a naše peníze!

Děkujeme za pozornost Mgr. Renata Ježková - renata.jezkova@dum-brno.cz Šárka Tesaříková - sarka.tesarikova@centrum.cz PhDr. Libor Frank, Ph.D. - libor.frank@unob.cz