Seminář pro příjemce v grantové výzvě č. 89 OP LZZ Praha – Hotel Holiday Inn 19. 9. 2013 Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Projektová část Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

OBSAH 1. Formální náležitosti ZZRP a MZ 2. ZZRP 3. První část MZ 4. Přílohy k MZ 5. Druhá část MZ 6. Audit 7. Klíčové změny od 1. 11. 2012 8. Všeobecné informace Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Formální náležitosti ZZRP a MZ - Doručovací adresa: Jindřišská 34, Praha 1 Adresát: MVČR na 1. místě, až poté jméno PM OP LZZ. Nikdy neadresovat do vlastních rukou. V případě potřeby posunutí termínu předložení MZ je možné zaslat Žádost o prodloužení lhůty k předložení MZ (postačí naskenované e-mailem, podepsané statutárním zástupcem). Formulář ke stažení na www.esfcr.cz nebo www.osf-mvcr.cz Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Zpráva o zahájení realizace projektu Zpráva musí být zpracována za první dva měsíce realizace, a to v termínu do 15 dnů třetího měsíce realizace Po jejím schválení bude poskytnuta 2. část dotace Předkládá se v listinné podobě (1 x originál) na formuláři ve formátu .doc, který naleznete na www.esfcr.cz Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

1. část MZ Identifikační údaje: 1. a 2. část MZ pevně spojena v levém horním rohu, 2. část MZ podepsána statutárním zástupcem či oprávněnou osobou dle podpisového vzoru (oprávněná osoba musí mít pověření statutárního zástupce). Datum podpisu statutárního zástupce nesmí být dřívější než datum finalizace MZ v aplikaci Benefit Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

1. část MZ – Monitorovací indikátory Čtyři povinné indikátory (07.41.00, 07.46.13, 07.57.00 a 07.45.00) V MZ se vykazují tyto MI: 07. 41.00 - (07.41.01, 07.41.02) – počet podpořených osob – celkem; 07. 41.10 - (07.41.11, 07. 41.12) – zde vyplňujte 0, do popisu uveďte, že projekt se nezaměřuje na klienty služeb; 07.41.20 - (07.41.21, 07.41.22) rovná se 07.41.00; 07.41.93 - počet odcházejících účastníků, vyplňuje se až v závěrečné MZ, je roven 07.41.00; 07.45.00 - (07.45.02); 07.46.10 - (07.46.11, 07.46.12) – zde vyplňujte 0, do popisu uveďte, že projekt se nezaměřuje na klienty služeb; 07.46.13 - (07.46.14, 07.46.15) – počet úspěšných absolventů kurzů, do tohoto MI se absolventi počítají tolikrát, kolik kurzů reálně absolvují; 07.46.20 - (07.46.21, 07.46.22) – počet úspěšně podpořených osob – každá osoba, která obdržela podporu se započítává jednou. 07.57.00 – počet nově vytvořených produktů. Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

1. část MZ – Monitorovací indikátory MI 07.57.00 – inovované produkty – je nutné splňovat povinné prvky publicity. Před předložením ZMZ je nutné nahrát produkty MI 07.57.00 „Počet nově vytvořených nebo inovovaných produktů“ do Databáze produktů ESF, která je dostupná na http://esfdb.esfcr.cz/ 07.45.00 Počet podpořených organizací celkem - tento indikátor bude vždy vyplněn hodnotou 1, vzhledem k nepovolenému partnerství v projektech této výzvy Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

1. část MZ Výběrová řízení: Samostatná část semináře. Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

1. část MZ Publicita: Na nově vzniklých produktech neuvádějte loga dodavatele. Pokud dodavatele zmínit chcete, tak zmínkou v textu. Logo MPSV nepoužívejte na Vámi vytvořených dokumentech. Dokládat publicitu, která je uvedena v projektové žádosti (vyvěšení vlajky, články v tisku). Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

1. část MZ Realizační tým Rozpočet: Soulad vyfakturovaných položek „služeb“ a položek v rozpočtu Harmonogram: Musí být vždy v souladu s KA Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Přílohy k MZ Nesešívat všechny přílohy dohromady Listinná i el. podoba (v Benefit7 ve formátu xls.) Příloha č. 4 Pracovní výkazy:  Dokládat originály Vykazovat PV za všechny měsíce sledovaného období Vést a uchovávat zápisy z porad Soulad hodin na PV a na Rozpise mzdových nákladů Zachovat v řádcích celý text Vykazování „zpracování PV“ – adekvátně výši úvazku (př. úvazek 1,0 -> vykazovat max. 1 hodinu zpracování PV). Nevykazovat činnost „doručení MZ na OSF“ Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Nejčastější chyby - Pracovní výkazy Vykazovaná činnost není v souladu s pracovní náplní člena RT, Vykazovaná činnost není příliš konkrétní (administrace, jednání, příprava podkladů, meeting), Nesoulad PV mezi jednotlivými členy RT (jednání PM s FM). V PV si nevykazujte: Vedení účetnictví vč. vedení mezd pracovníků, Personalistiku, Zajištění úklidu, občerstvení, výrobu propagačních předmětů, Kopírování, scanování, tisk, vypalování CD, Doručení MZ na OSF. Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Přílohy MZ Jiné přílohy MZ: Mezi povinné náležitosti prezenční listiny patří loga, název projektu, registrační číslo projektu, datum, časová dotace kurzu a jméno přednášejícího. Na prezenčních listinách se nesmí objevit loga dodavatele. Tabulka sledování MI Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

2. část MZ Identifikační údaje 2. části monitorovací zprávy: Od 1. 11. 2012 je platný nový vzor (je ke stažení na stránkách www.osf-mvcr.cz) pro vyplňování druhé části MZ Aktualizovat HASH kód a datum vypracování při opravě MZ Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

2. část MZ Realizované klíčové aktivity: Soulad vykazovaných období KA s harmonogramem a sledovaným obdobím, Neuvádět KA, které nebyly ve sledovaném období realizovány, Nekopírujte text ze Žádosti o dotaci a minulých MZ, uvádějte reálný popis uskutečněných aktivit, Shrnutí aktivit rozepište, ne text „Vše bylo v pořádku“, ZMZ - je nutné doložit na speciální příloze či v „Dalších informacích“ shrnutí celého projektu zdůrazňující přínosy pro daný úřad či magistrát. Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

2. část MZ Nepodstatné změny: Změna v ZZRP musí být promítnuta i do MZ 2, Jakékoli změny popsat v nepodstatných změnách ve druhé části MZ (formální, věcné, rozpočtu), Nepodstatné změny doporučujeme konzultovat dopředu – nemusí být schváleny, Doložit kopii komunikace s PM či FM, pokud se na ni odkazujete v MZ. Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Změny rozpočtu Každý přesun prostředků či úprava oproti schválenému rozpočtu musí být pro projekt nezbytná a nově navržené využití těchto prostředků efektivní. Efektivita výdaje – výdaj musí být přiměřený - musí odpovídat cenám v čase a místě obvyklým a musí být vynaložen v souladu s následujícími principy: Hospodárnosti – minimalizace výdajů, Účelnosti – nezbytný pro projekt, Efektivnosti – maximalizace poměru mezi výstupy a vstupy projektu. Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

2. část MZ Podstatné změny: Žádost o podstatnou změnu doporučujeme podat maximálně 30 kalendářních dní před termínem ukončení realizace projektu, Žádost o prodloužení termínu pro předložení MZ, žádost o změnu finančního plánu a žádost o sloučení období nejsou brány jako podstatné změny – neuvádějte je v podstatných změnách. Doporučujeme popsat v „Dalších informacích“. Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

2. část MZ Čestné prohlášení: Příjemce NENÍ PLÁTCEM DPH ve vztahu k projektu Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Auditorská zpráva Audit: u grantových projektů zrušena od 1. 11. 2012 povinnost závěrečného auditu Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Klíčové změny od 1. 11. 2012 Úvazky: Projekty s vydaným Rozhodnutím o poskytnutí dotace po 1. 11. 2012: max. 1,0 úvazku u daného zaměstnavatele Nákup zařízení a vybavení pro RT projektu platí, že nárokovat a proplácet lze pouze takovou výši nákladů, která odpovídá předpokládané výši úvazku člena RT ve vztahu k jeho zapojení do realizace projektu (např. 1 notebook dohromady pro dva členy týmu pracující na 0,5 úvazku) Zrušení závaznosti jednotkových cen: ceny obsažené v rozpočtu jsou orientační, navýšení musí být v souladu s obvyklými cenami, mzdami a platy s výjimkou opodstatněných a odůvodněných případů, ceny snížené hodnotící komisí musí být zachovány a každá změna musí být řádně zdůvodněná. Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Všeobecné informace Průvodní dopis s opravou MZ Hotline: benefit7@mpsv.cz Úprava pouze ŽoP  STORNO FINALIZACE pouze u ŽoP Archivace projektových dokumentů po dobu 10 let od ukončení realizace projektu Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Dotazy k projektové části Ing. Štěpánka Sýkorová Ing. Vít Štengl Projektoví manažeři Oddělení realizace OP LZZ Tel. 974 818 537 Tel. 974 818 303 stepanka.sykorova@mvcr.cz vit.stengl@mvcr.cz Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Finanční část Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Obsah Způsobilé výdaje Způsob financování grantových projektů Účetnictví Osobní náklady Zařízení a vybavení Nákup služeb Přímá podpora Nepřímé náklady Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Způsobilé výdaje U grantových projektů se za způsobilé výdaje považují ty výdaje, které vznikly až po uzavření právního aktu o poskytnutí podpory během období Způsobilé jsou také některé výdaje vztahující se k danému projektu vzniklé po ukončení projektu (např. audit, mzdové náklady za poslední měsíc realizace projektu) – jejich věcné plnění souvisí s obdobím, ve kterém se projekt realizoval Evidence a prokazování uskutečněných výdajů: rozepsány v Metodice způsobilých výdajů OP LZZ D5 Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Způsob financování grantových projektů Financování formou Ex-ante – dvě zálohy 1. záloha – finanční prostředky obdržíte automaticky bez žádosti o platbu po podpisu Rozhodnutí o poskytnutí dotace 2. záloha – opět bez žádosti o platbu, po schválení Zprávy o zahájení realizace projektu Předložení MZ + ŽoP – vyúčtování poskytnutých prostředků a žádost o další zálohu na příští monitorovací období dle finančního plánu Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Účetnictví Je nutné vést oddělenou účetní evidenci pro projekt Je důležité vést analytiku pro všechny způsobilé výdaje projektu Náležitosti účetního doklady – dle zákona o účetnictví Nutnost opatřit účetní doklad větou, že se jedná o výdaj financovaný z OP LZZ, projektu č. xxx Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Účetní doklady Dokládají se faktury nad 10.000,- Kč nárokované částky (nikoliv částky na dokladu) U faktur do 200.000,- Kč se nedokládá smlouva ani objednávka U faktur od 200.000,- Kč – 500.000,- Kč doložte objednávku nebo smlouvu Při kontrole na místě musí být k dispozici všechny účetní doklady Specifikace jednotkové ceny dle schváleného rozpočtu Rozdílné stanovení jednotkové ceny v rozpočtu a ve smlouvě Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Projektový účet Příjemce nemusí mít samostatný bankovní účet pro projekt Kreditní úroky již nejsou příjmem projektu, tzn. nesnižují hodnotu způsobilých výdajů (Ex-ante) Bankovní poplatky za vedení BÚ projektu se nevykazují – jsou hrazeny z nepřímých nákladů Účet u ČNB je průtokový – možný přesun finančních prostředků na běžný účet města Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Osobní náklady Pracovní smlouvy – nastaveny úvazkově DPČ, DPP – hodinová sazba Rozpočty jsou nastaveny v superhrubé podobě – včetně odvodů DPP – do 300 hodin ročně – hodinová sazba bez odvodů na pojistné na sociální a zdravotní pojištění (z DPP nad 10 000 Kč měsíčně je také nutné platit odvody z kapitoly 01.04) Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Osobní náklady Nutné mít uzavřenou pracovní smlouvu pro projekt, kde je uveden minimálně úvazek nebo počet hod. pro projekt Dodržovat limity dle tabulky „obvyklé mzdy a platy“ Dodržovat poměr odpracované hodiny k úvazku a fondu pracovní doby Pokud je čerpána dovolená z projektu, nadlimit lze čerpat z položky kapitoly rozpočtu 01.04 Převádění DPČ na DPP – jednotkový náklad dělen 1,34 Pozor na vykazování nepřímých nákladů v pracovních výkazech!!! Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Úvazky Maximálně 1,0 úvazek v souhrnu u jednoho zaměstnavatele Je nutné udělat přepočty hodin do MAX úvazků a poté zpět do hodin, které se budou sledovat Sledované období = délka pracovní smlouvy, DPČ, DPP/projekt V průběhu realizace i na konci sledovat počet hodin Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Klouzavé pracovní úvazky Lze použít u pracovních pozic v rámci projektu, jejichž meziměsíční činnost během realizace značně kolísá Například zaměstnanec bude pracovat na projektu úvazek 0,5 průměrně Nutno zakotvit klouzavý úvazek ve smlouvě či v dodatku pracovní smlouvy týkající se práce na projektu V ZMZ přehled zapojení zaměstnance v projektu Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Odměny Do výše 20 % reálně vyplacené mzdy za 12 měsíců Řádně zdůvodněné projektovému manažerovi Lze vyplácet za splnění mimořádného nebo zvlášť významného úkolu (nad rámec pracovní náplně) Vyplácení odměn zakotveno v pracovních smlouvách, dohodách nebo ve vnitřní směrnici organizace Výplatu odměn nejlépe řešit pololetně, ročně Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Zařízení a vybavení Dodržovat limity stanovené v tabulce „Obvyklé ceny a zařízení a vybavení v OP LZZ“ Limit kapitoly Zařízení a vybavení je 20 % - platí pro strukturu projektu, není aplikován pro kontrolu skutečně vyčerpaných prostředků Nárokovat a proplácet lze pouze takovou výši nákladů, která odpovídá předpokládané výši úvazku člena RT ve vztahu k jeho zapojení do realizace projektu – např. 1 notebook dohromady pro dva členy týmu pracující na 0,5 úvazku Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Nákup služeb Kvalitní průzkum trhu Limit kapitoly Nákup služeb - nutno dodržet 60 % této kapitoly na způsobilých přímých nákladech projektu – u závěrečné MZ její překročení znamená snížení poloviny nepřímých nákladů Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Přímá podpora Náhrada zaměstnavateli za to, že je zaměstnanec na školení Mzdové příspěvky - vyplácí se do 100 % superhrubé mzdy. Limit je ovšem dán trojnásobkem minimální mzdy, tzn. 151,80 Kč/hod. Pro výpočet MP je nutné zvolit určitou techniku Technika výpočtu musí být po celou dobu realizace projektu neměnná (neplatí pouze pro mzdové příspěvky, ale i u jiných položek) Souhrn mzdových příspěvků není limitován Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Nepřímé náklady Stanovené procentní sazbou v Rozhodnutí v závislosti na prokázaných přímých nákladech Neprokazují se v monitorovacích zprávách – nepředkládají se faktury Nekontrolují se v rámci MZ ani při kontrole na místě Náklady na administraci a aktivity, které nespadají pod klíčové (publicita, kopírování apod.) Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Nepřímé náklady Účtování vychází z běžné praxe v organizaci, doporučujeme konzultaci s příslušným finančním úřadem (kontrola pouze zaúčtování na příjmu) Vymezení nepřímých nákladů je uvedeno v Příručce D5 Po skončení realizace projektu se nevrací na účet MV ČR Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Dotazy Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Přílohy k MZ Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Obsah Žádost o platbu Příloha č. 2 - Soupiska účetních dokladů Příloha č. 3 - Kopie účetních dokladů Příloha č. 4 - Pracovní výkazy Příloha č. 5 - Rozpis mzdových nákladů Příloha č. 8 - Výpis z bankovního účtu Příloha č. 9 - Přehled čerpání způsobilých výdajů Příloha - Mzdové příspěvky (návrh) Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Žádost o platbu Odevzdat jen Finální verzi Vyplnit všechna požadovaná pole HASH odpovídá MZ+1 Řádný podpis, místo a datum Originální verze Hodnoty se uvádí ve 100 % I. část - prostředky, které budou zaslány II. část - výdaje, které jsou prokazovány Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

I. a II. část ŽoP II. část: Celkové způsobilé výdaje - dle Soupisky Nepřímé náklady - dle Soupisky I. část: Požadovaná částka dotace - postup dle Soupisky - postup dle Finančního plánu Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Požadovaná částka dotace Finanční plán: MZ Pořadí Částka dotace Dotace skutečnost Vyúčtování skutečnost 01 500 000 ZZRP 02 MZ2 03 400 000 MZ3 04 50 000 MZ4 05 Př.: Soupiska účetních dokladů: 700 000,- Kč 500 000,- Kč 1.100.000,- Kč Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Postup výpočtu PČD Dotace skutečnost Vyúčtování skutečnost Soupiska účetních dokladů Řádek Finančního plánu č. MZ+1 = Výsledek Pouze záporný výsledek je Požadovaná částka dotace Nelze zaslat více než je ve Finančním plánu Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Řešení příkladu 1.000.000 1.000.000 1.000.000 - 0 - 0 - 0 - 700.000 - 500.000 - 1.100.000 - 400.000 - 400.000 - 400.000 = -100.000 = +100.000 = -500.000 PČD je 100.000,- Kč PČD je 0,- Kč PČD je 400.000,- Kč !!! Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Soupiska účetních dokladů Soupiska_VZOR.xls Nárokovat lze jen to, co bylo uhrazeno ve sledovaném MO Nepřímé náklady se konkrétně nevykazují Neměnit formát, nevkládat součtové řádky Jak vyplnit přílohu Nejčastější chyby Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Účetní doklady Náležitosti dle Zákona o účetnictví Dodržovat povinné minimum publicity (číslo projektu, financování z OPLZZ) Specifikovat jednotkové ceny a množství Dokládat až nad 10.000,- Kč nárokované částky (nikoliv částky na dokladu) Výpisy z BÚ s úhradami také až nad 10.000,-Kč nárokované částky Smlouvy/Objednávky – až k fakturám nad 200 tis. Při KnM budou všechny doklady vyžadovány Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Přehled čerpání Přehled čerpání_VZOR.xls Členění musí odpovídat schválenému či příjemcem upravenému Rozpočtu, tzn. shodné položky, názvy (hodnoty) Jak vyplnit přílohu Nejčastější chyby Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Rozpis mzdových nákladů Vysvětlivky k Rozpisům.xls Dodat Rozpisy za měsíce v Soupisce Dodat BÚ s úhradami mezd/Čestná prohlášení Jak vyplnit přílohu, nejčastější chyby PS – korekce, pracovní neschopnost, nadlimitní dovolená, odměny DPČ – do 2.500,- Kč HM bez odvodů DPP – nad 10.000,- Kč HM s odvody Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Pracovní výkazy PV_VZOR_II.xls Do 10.000,- Kč superhrubé mzdy je OM nevyžaduje Do Přílohy č. 5 se však vyplňují i výdaje do 10.000,-Kč Mohou být vyžádány PV za celé monitorovací období Jak vyplnit přílohu, nejčastější chyby Nemoc, dovolená, svátky - z toho pro projekt Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Mzdové příspěvky Mzdové příspěvky_VZOR.xlsx Limitní hodinová superhrubá sazba je 151,80 Kč od 1. 8. 2013 (do 1. 8. 2013 144,30 Kč) Neměnná metodika výpočtu v projektu Jak vyplnit navrhovanou přílohu, nejčastější chyby Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Dotazy k finanční části Ing. Petra Vorlíková Ing. Martina Tomová Finanční manažerky Oddělení realizace OP LZZ Tel. 974 818 514 Tel. 974 818 497 petra.vorlikova@mvcr.cz martina.tomova@mvcr.cz Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz

Děkujeme za pozornost Podporujeme Vaši budoucnost www.esfcr.cz www.osf-mvcr.cz