Výukový materiál zpracovaný v rámci projektu: Střední zdravotnická škola ÚO – šablony Registračn í č í slo projektu: CZ.1.07/1.5.00/ Š ablona: III/2 Inovace a zkvalitněn í výuky prostřednictvím ICT

Název materiálu: Hromadná korespondence V Y_32_INOVACE_6.3.8_IKT Datum vytvoření: Ověření ve výuce – cílová skupina – žáci třídy: ZA 2. B Datum ověření: Předmět: Informační a komunikační technologie RNDr. Jana Caldová Š kola: Střední zdravotnická škola, Ústí nad Orlicí, Smetanova 838

Klíčová slova: Hromadná korespondence v programu MS Word, zdroj dat, slučovací pole. Anotace: Digitální výukový materiál zpracovaný formou PowerPointové prezentace je zaměřen na nastavení a využití hromadné korespondence v programu MS Word. Pro využití digitálního učebního materiálu je nutné, aby žáci pracovali na počítači v učebně výpočetní techniky vybavené datovým projektorem a tiskárnou. Metodický pokyn: Úvodní část prezentace, která je zaměřena na vysvětlení principu hromadné korespondence, její nastavení a použití lze využít pro výklad, žáci se zorientují v příkazech a nastaveních na počítačích v programu MS Word. Pro zvýšení aktivity žáků je na závěr prezentace úloha s řešením, při níž si žáci prakticky získané znalosti procvičí. Výukový materiál lze využít v jedné vyučovací hodině. 3

4 Cílová skupina: Žáci středních odborných škol. Očekávaný výstup: Žák používá program MS Word pro zautomatizování korespondence (vytvoření dopisu, adresních štítků a obálek).

Hromadná korespondence Vytvoření sady dokumentů: ◦ formulářových dopisů nebo ◦ archů adresních štítků. Každý dopis nebo štítek obsahuje stejný druh informací, ale vlastní obsah je jedinečný. Jedinečné informace v každém dopisu nebo štítku pocházejí z položek ve zdroji dat.

Zpracování korespondence zahrnuje následující celkové kroky: ◦ Nastavení hlavního dokumentu. ◦ Připojení dokumentu ke zdroji dat. ◦ Upřesnění seznamu příjemců nebo položek. ◦ Vložení zástupních symbolů označovaných jako pole hromadné korespondence do dokumentu. ◦ Náhled a dokončení hromadné korespondence

Vytvoření hromadné korespondence 1. možnost Příkazy na kartě Korespondence

Vytvoření hromadné korespondence 2. možnost Použití podokna úloh Hromadná korespondence

Nastavení hlavního dokumentu. Hlavní dokument obsahuje ◦ text a grafiku  totožnou v každé verzi sloučených dokumentů, například zpáteční adresu nebo oslovení ve formulářovém dopisu. ◦ slučovací pole  místo polí se po sloučení doplní údaje z datového souboru. Nastavení ◦ karta Korespondence ◦ skupinový rámeček – Spustit hromadnou korespondenci ◦ tlačítko – Spustit hromadnou korespondenci ◦ výběr typu dokumentu 1

Připojení dokumentu ke zdroji dat Zdroj dat je soubor obsahující informace, které chcete sloučit do dokumentu. Jsou to například jména a adresy příjemců dopisu. ◦ karta Korespondence ◦ skupinový rámeček – Spustit hromadnou korespondenci ◦ tlačítko – Spustit hromadnou korespondenci ◦ vybrat příjemce 2

Připojení dokumentu ke zdroji dat Je-li zdrojem dat list MS Excel, databáze MS Access nebo jiný typ datového souboru: ◦ položka Použít existující seznam a výběr souboru v dialogovém okně Vybrat zdroj dat

Další zdroje dat soubor ve formátu HTML obsahuje jednu tabulku; v prvním řádku tabulky musí být uloženy názvy sloupců a data musí být obsažena v ostatních řádcích tabulky;

Další zdroje dat dokument aplikace Microsoft Word dokument by měl obsahovat jednu tabulku; první řádek tabulky musí obsahovat nadpisy a v dalších řádcích musí být obsaženy záznamy, které chcete k hromadné korespondenci použít; textový soubor s datovými poli Názvy jednotlivých datových polí jsou uvedeny na prvním řádku (řádek záhlaví) zdroje dat. Názvy datových polí mohou být například PSČ a Příjmení oddělenými tabulátory nebo čárkami a s datovými záznamy oddělenými znakem konce odstavce.

Připojení dokumentu ke zdroji dat elektronické adresáře: ◦ adresář aplikace Microsoft Outlook, ◦ seznam kontaktů aplikace Microsoft Schedule+ 7.0, ◦ podobné adresáře vytvořené v systému zasílání zpráv kompatibilním s rozhraním MAPI

Připojení dokumentu ke zdroji dat Vytvoření datového souboru ◦ položka Zadat nový seznam a ◦ Vytvoření seznamu za použití formuláře, který se otevře. Seznam bude uložen jako soubor databáze (MDB), který lze použít opakovaně.

Upřesnění seznamu příjemců nebo položek Výběr seznamu příjemců nebo použití podskupiny položek v datovém souboru: ◦ karta Korespondence ◦ skupina Spustit hromadnou korespondence ◦ položka Upravit seznam příjemců. 3

Upravit seznam příjemců V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence: ◦ Výběr jednotlivých záznamů ◦ Seřazení záznamů  složitější řazení – položka Seřadit v části Upřesnit seznam příjemců – vyberte předvolby řazení na kartě Řazení záznamů dialogového okna Filtrovat a seřadit. ◦ Filtrování záznamů

Upravit seznam příjemců

Vložení zástupních symbolů Přidání slučovacích polí, které označují místo, kde se v každé kopii dokumentu zobrazí jedinečné informace. Pole v aplikaci Word odpovídají záhlavím sloupců ve vybraném datovém souboru.

Vložení zástupních symbolů Sloupce v datovém souboru představují kategorie informací. Řádky v datovém souboru představují záznamy informací.

Vložení zástupních symbolů Pole vložená do dokumentů aplikace Word

Náhled a dokončení hromadné korespondence Jméno pole se zobrazí vždy mezi dvojitými šipkami (« »), které se ve sloučených dokumentech nezobrazí. Pomáhají jen rozlišit pole v hlavním dokumentu od obyčejného textu. Před vytištěním celé sady lze zobrazit náhled každé kopie dokumentu.

Náhled a dokončení hromadné korespondence Zobrazení náhledu: ◦ karta Korespondence ◦ skupina Náhled výsledků

Dokončení hromadné korespondence Sloučené dokumenty lze: ◦ jednotlivě upravit ◦ nebo vytisknout. Vytisknout nebo změnit lze všechny dokumenty nebo jen určitou dílčí sadu.

Dokončení hromadné korespondence Sloučení do nového dokumentu ◦ karta Korespondence ◦ skupina Dokončit a sloučit ◦ položka Upravovat jednotlivé dokumenty Tisk sloučených dokumentů: ◦ karta Korespondence ◦ skupina Dokončit a sloučit ◦ položka Tisk dokumentů

Úkol Pomocí hromadné korespondence vytvořte pět dopisů s různými adresami s pozvánkou na očkování proti tetanu. Jako zdroj dat použijte list aplikace Microsoft Office Excel.

ŘEŠENÍ

Datový soubor v MS Excel

Literatura a jiné zdroje Vlastní Screenshoty.