Tabulkový procesor Vytvoření a tisk štítků pro hromadnou korespondenci Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je Růžena Hynková. Dostupné z Metodického portálu ISSN Provozuje Národní ústav pro vzdělávání, školské poradenské zařízení a zařízení pro další vzdělávání pedagogických pracovníků (NÚV).
Jaké aplikace použijeme k vytvoření a vytištění štítků pro hromadnou korespondenci? použijeme programy Microsoft Word a Excel v aplikaci WORD použijeme funkci hromadné korespondence, která sloučí dokument s databází z Excelu v aplikaci EXCEL vytvoříme datový soubor – seznam jmen, adres, telefonních čísel
Jaká pravidla bychom měli dodržovat při vytváření databáze? první řádek musí obsahovat názvy sloupců v tabulce nesmí být prázdné řádky data uspořádáme podle polí, která chceme uvést na štítku po vytvoření databáze soubor uložíme a zavřeme (obr. 1)
obr. 1 OsloveníPříjmeníJménoUlice a číslo popisnéMěstoPSČ PanUherPavelPražská 4563Olomouc PanPlatnýEduardOlomoucká 7412Brno PanHamrJanKrátká 4563Ostrava PaníChmelařováJanaOlověná 8523Podbořany PanŠubrtDanielBlízká 1236Praha PanPetrášMichalOstravská 4598Jirkov PanNultýOttoKarlovarská 4587Most PanMokrýBedřichJezdecká 7854Jablonec nad Nisou PaníPlatnáKamilaObránců Míru 2356Plzeň PaníBlumnáJanaTylova 8523Kroměříž PaníKouzelníkováDagmarTyršova 4587Pnětluky PanMnohýLukášStudentská 9635Příbram PanHubenýDanielKpt. Jaroše 5671Sušice PaníPravěkáHanaŽíželická 4562Železná Ruda PaníHrdáPetraKruhová 2584Hracholusky PanHrdýMilošRoubená 8732Žatec PanMalinaKarelU Ohrady 5823Hluboká nad Vltavou PanKulhavýJosefObelisková 1489Znojmo PanNasavrkOtomarPlzeňská 5317Jihlava586 01
Jak vytvoříme hromadnou korespondenci v aplikaci WORD? na kartě Korespondence – Spustit hromadnou korespondenci (obr. 2) Štítky (obr. 3) v dialogovém okně Možnosti štítku vybereme požadované údaje (obr. 4)
obr. 2 obr. 3 obr. 4
můžeme vybrat připravené štítky, zobrazíme si jejich vlastnosti v dialogovém okně (obr. 5) nebo si vytvoříme vlastní štítek (obr. 6) v okně Možnosti štítku odsouhlasíme (obr. 7)
obr. 5obr. 6 obr. 7
v nabídce Vybrat příjemce zvolíme Použít existující seznam (obr. 8) vybereme seznam z adresáře (obr. 9) v dialogovém okně vybereme sešit se zdroji dat (obr. 10) v otevřeném dokumentu se zobrazí rozložení štítků (obr. 11) Kde najdeme zdroj dat?
obr. 8 obr. 9
obr. 10
obr. 11
klikneme na Upravit seznam příjemců, můžeme upravovat dle nabídky seznamu můžeme seřadit seznam příjemců dle abecedy můžeme filtrovat data vyhledat stejné položky najít příjemce ověřit položky (obr. 12, 13) Jaké úpravy můžeme provádět v seznamu příjemců?
obr. 12 obr. 13
dalším krokem je vložení Bloku adres (obr. 14) pokud nám chybí v adrese nějaká informace, otevřeme Shodu polí (obr. 15) spárujeme příslušná data tak, abychom měli celou adresu dle našich požadavků (obr. 16) Jaké úpravy můžeme provádět vložením Bloku adres?
obr. 14 obr. 15
obr. 16
na prvním štítku se zobrazí text Blok adres (obr. 17) klikneme na ikonu Aktualizovat štítky (obr. 18) text Blok adres se zobrazí na všech štítcích vedle textu Další záznam (obr. 19)
obr. 17 obr. 18 obr. 19
obr. 21 Náhled výsledků nahradí slučovací pole skutečnými daty (obr. 20, 21) obr. 20
na kartě Náhled výsledků můžeme zobrazovat další adresy přepínáním pomocí šipek (obr. 22) na kartě Nástroje tabulky můžeme různě upravovat vzhled a rozložení štítků (obr. 23, 24) Jak vložíme do Bloku adres další data, můžeme upravovat i vzhled štítků?
obr. 22 obr. 23 obr. 24
ukázky vzhledu (obr. 25, 25a) obdobným způsobem vytvoříme obálky, dopisy
obr. 25
obr. 25a
na kartě Dokončit se zobrazí nabídka upravovat jednotlivé dokumenty tisk dokumentů odeslat ové zprávy (obr. 26) zvolíme tisk dokumentů (obr. 27) Kde najdeme příkazy k tisku dokumentu?
obr. 26 obr. 27
v další nabídce zvolíme, které záznamy chceme tisknout (obr. 28) otevře se nabídka Tiskárna, vybereme parametry tisku (obr. 29)
obr. 29 obr. 28
Autorkou textů a grafického uspořádání je Růžena Hynková. Veškerý obrazový materiál je vytvořen pomocí screenshotů v programu MS Office Word a Excel 2007 a je zpracován autorkou textu.