Metodická podpora a vzdělávání realizátorů projektů - standardizace procesů v oblasti projektového řízení na MVČR a v jím řízený organizacích Reg. Č. CZ.1.04/4.1.00/ Mgr. Arnošt Fišl Oddělení programového řízení MVČR 12. Června 2013 Projekt

Projekt Proříz byl realizován ve 3 oblastech Vytvoření Kompetenčního modelu zaměstnanců v oblasti řízení projektů Ministerstva vnitra Realizace vzdělávacích seminářů Vytvoření Příručky pro realizátory projektů Informace o průběhu realizace projektu a všechny výstupy jsou uvedeny na webové stránce Smart Administration

KOMPETENČNÍ MODEL Je nástroj určený: Vedoucím zaměstnancům pro řízení, integraci, motivaci a sledování pracovního výkonu zaměstnanců. Zaměstnancům, kdy Kompetenční model poskytuje srozumitelnou formou informace o chování, které je pro úspěšné zvládnutí daného pracovního místa žádoucí.

KOMPETENČNÍ MODEL Je efektivní nástroj: k dlouhodobému měření výkonnosti zaměstnanců, k definování kompetencí a požadavků na jednotlivé zaměstnance i pracovní týmy, k zefektivnění adaptačního procesu nového zaměstnance, k motivaci a objektivnímu hodnocení, pro kariérové a rozvojové plány.

KOMPETENČNÍ MODEL Definuje projektové role a jejich specifické a všeobecné kompetence: Standard projektové role, Kompetence, Hodnocení a jejich rozvoj

Ředitel projektu Ředitel projektu ručí za správnou realizaci projektu před zákonem. Na základě návrhů projektového manažera, věcného gestora a dalších rozhoduje a nese za svá rozhodnutí zodpovědnost. Standard projektové role Je rozhodný, připravený k rozhodování, schopný správně rozhodnout rychle nebo pod tlakem. Zváží více možností a rozhoduje racionálně a včas. Dokáže udělat i nepopulární, ale pro věc prospěšné rozhodnutí. Umí obhájit vybraný způsob řešení a má odvahu nést odpovědnost za učiněná rozhodnutí Specifické kompetence Sebeřízení Komunikace Profesionalita Všeobecné kompetence

Věcný gestor projektu Věcný gestor projektu je jeho „duší“. Je neformálním leaderem – dává projektu smysl a působí na projektový tým – motivuje ho k dosažení správného výsledku. Ví, CO (čeho) má být dosaženo. Určuje, jak má vypadat výstup projektu po odborné stránce: o dbá na věcný obsah zadávacích dokumentací (poté vyhodnocuje odborně nabídky), objednávek a smluv, o kontroluje kvalitu výstupů, aby tyto byly užitečné a v souladu s potřebami jejich uživatelů, o zodpovídá za to, že dílčí cíle vedou k naplnění cíle projektu jako takového (kontroluje harmonogram a milníky projektu), o uvádí v soulad priority projektu a požadavky/potřeby uživatelů výstupů projektu Standard projektové role Expert 1 Angažovanost Motivace týmu Specifické kompetence Sebeřízení Komunikace Profesionalita Všeobecné kompetence

Projektový manažer Projektový manažer je „motorem“ projektu. Je identifikován s cíli projektu a ví, JAK jich dosáhnout. Mění nápady v činy. Staví tým, motivuje a vede ho nebo řídí činnosti tak, aby bylo cíle dosaženo. o Řídí projekt na každodenní bázi: o řídí projekt dle podmínek dané výzvy o plánuje v krátkodobém, střednědobém, dlouhodobém horizontu, kontroluje harmonogram (zahájení, fáze projektu, milníky, ukončení), o kontroluje výstupy, administrativu, finance, publicitu o řídí rizika projektu o získává podporu pro projekt v prostředí ministerstva, zabezpečuje součinnost a informovanost v rámci projektu o podílí se na realizaci výběrových řízení (tvorba zadávací dokumentace, posouzení nabídek, smlouva s dodavatelem), koordinuje dodavatele o reportuje Řediteli projektu, navrhuje mu změny projektu Standard projektové role Expert 2 Řízení LZ Networking Specifické kompetence Sebeřízení Komunikace Profesionalita Všeobecné kompetence

EU Administrátor EU administrátor je spolehlivou oporou při realizaci formální stránky projektu ve vztahu k poskytovateli dotace. Je dokončovatel, dává formální podobu energii a nápadům vloženým do projektu. o zná podmínky jednotlivých výzev, informuje o nich projektového manažera o řídí v čase zpracování monitorovacích zpráv – zajišťuje si pro ně podklady o zpracovává včas a bezchybně monitorovací zprávy tak, aby všechny výdaje byly uznatelné o administrativně zajišťuje změny projektu Standard projektové role Expert 3 Orientace na detail Tvůrčí přístup Specifické kompetence Sebeřízení Komunikace Profesionalita Všeobecné kompetence

Ekonom projektu Ekonom projektu „jistí“ projekty po finanční stránce – koordinuje čerpání finančních zdrojů podle různých finančních (rozpočtových) pravidel a dbá na jejich dodržování. o řídí rozpočty projektů po letech (rozpočtové výhledy, plánování a čerpání finančních zdrojů) o zpracovává podklady pro nárokování financí ze státního rozpočtu nebo SF EU o vytváří plán realizace plateb (harmonogram po dodavatelích, nákladových skupinách atd.) o realizuje interní rozpočtová opatření (převod nákladů v rámci rozpočtu) o sleduje rozpočet personálních nákladů o vykazuje stav čerpání finančních zdrojů projektů o provádí předběžnou řídící kontrolu o zabezpečuje ekonomickou a finanční stránku přípravy a realizace veřejných zakázek o provádí kontrolu správnosti objednávek a smluv s dodavateli po finanční stránce Standard projektové role Expert 4 Orientace na detail Řešení problémů Specifické kompetence Sebeřízení Komunikace Profesionalita Všeobecné kompetence

Právník projektu Právník projektu je „kontrolor“ a dbá na to, že žádný zákon nebo předpis nebude porušen a to zejména v období, kdy se realizují výběrová řízení a uzavírají se smlouvy s dodavateli. o zodpovídá za právní správnost zadávacích dokumentací, smluv o realizuje nebo poskytuje součinnost při výběrových řízeních o vypořádává námitky nebo odpovídá na dotazy v průběhu výběrových řízení o dbá na transparentnost a rovné zacházení v průběhu výběrových řízení o zodpovídá za soulad všech projektových činností s platnou legislativou ČR a EU o poskytuje podporu projektovému manažerovi v případě potíží s dodavateli Standard projektové role Expert 5 Orientace na detail Řešení problémů Specifické kompetence Sebeřízení Komunikace Profesionalita Všeobecné kompetence

Kompetence – anatomie kompetence Chování Inteligence Talent Schopnosti Hodnoty Postoje Motivy Dovednosti Vědomosti Zkušenosti Projev v uceleném pozorovatelném chování Složky získané učením a rozvojem Vrozené, trvalé a relativně stabilní charakteristiky osobnosti

Kompetence je série chování, které vede k očekávanému výsledku. Pokud je pracovník kompetentní, tedy plní svěřený úkol dobře nebo na vynikající úrovni, znamená to, že jsou splněny tři předpoklady: 1.Je vnitřně vybaven vlastnostmi, schopnostmi, vědomostmi, dovednostmi a zkušenostmi, které k takovému chování nezbytně potřebuje. 2.Je motivovaný takové chování použít, tedy vidí v požadovaném chování hodnotu a je ochoten tímto směrem vynaložit svou energii. 3.Má možnost v daném prostředí takové chování použít. Kompetence je vše, co souvisí přímo nebo nepřímo s pracovním výkonem

Kompetenční model Sebeřízení Komunikace Profesionalita Expert 1,2,3,4, 5 Řešení problémů Angažovanost Motivace týmu Vedení LZ Networking Tvůrčí přístup Orientace na detail Specifické kompetence Všeobecné kompetence

Všeobecné kompetence jsou takové, které jsou společné všem projektovým rolím. Jsou klíčové a důležité pro všechny projektové role. Představují základ pro práci ve všech projektových rolích. Specifické, neboli funkční kompetence jsou pro každou roli jiné a zahrnují specifické vědomosti a dovednosti. Popisují specifika dané role a vystihují její odbornost a zaměření, jsou její esencí, podstatou. Všeobecné kompetence Specifické kompetence Kompetenční model

Všeobecné kompetence Je schopen si zorganizovat svou práci s ohledem na čas i priority. Plánuje s dostatečným předstihem. Má úplný přehled o své stávající a budoucí agendě, o jejím objemu a náročnosti. Pracuje samostatně, strukturovaně. Sám hledá a nachází informace a podklady umožňující vypracovat svěřené úkoly co nejkvalitněji. Styl jeho práce je organizovaný. Pod tlakem stresu se nenechá vyprovokovat k nepřiměřenému chování a projevům, emotivním výstupům. Zná a využívá techniky stress managementu Sebeřízení

Všeobecné kompetence Komunikuje přímo a otevřeně, naslouchá názorům druhých a nechává jim dostatečný prostor. V komunikaci má partnerský přístup, projevuje k druhým respekt, nad ostatní se nepovyšuje, ani se před nimi neponižuje, dokáže přizpůsobit komunikační styl partnerovi na druhé straně. Ovládá základní vyjednávací techniky. Je schopen zpracovat velké množství informací, rozlišit nepodstatné informace od podstatných a ty předat v adekvátní formě a srozumitelně v zájmu podpory spolupráce dál. Aktivně se podílí na sdílení a řízení znalostí a informací. Dokáže prezentovat na veřejnosti nebo před větším auditoriem. Komunikace

Všeobecné kompetence Svým přístupem a výkonem dobře reprezentuje myšlenku projektového řízení/odbor, buduje jeho dobré jméno. Zná potřeby interních i externích klientů a služby poskytuje v požadované kvalitě. Je spolehlivý a vstřícný, dokáže uřídit očekávání externích klientů. Umí se dobře prosadit a pracovat i v prostředí liniového řízení, aniž by slevil z požadavků na svou roli. Vystupuje diplomaticky, konstruktivně a asertivně, dokáže eliminovat konflikty a vést verbální interakci efektivním směrem. Svoji práci vnímá v kontextu týmu/odboru. Je důsledný a své činnosti dotahuje do konce Profesionalita

Specifické kompetence - projektový manažer Zná a umí používat nástroje projektového řízení. Efektivně využívá takových postupů, které jsou vhodné pro daný projekt (čerpá nejen z projektové metodiky, ale i dalších), využívá softwarových nástrojů. Flexibilně využívá všechny dostupné nástroje, aby dosáhl cíle. Je schopen vhodným způsobem sestavit tým v souladu s doporučeními relevantních metodik, vytvořit a aktualizovat projektový plán a identifikovat rizika projektu. Expert 2

Specifické kompetence - projektový manažer Umí vést spolupracovníky/ tým, formulovat srozumitelně a jasně cíl, nadchnout pro jeho dosažení a udržet tým/ spolupracovníky motivované. Je schopen v případě potřeby individuálního přístupu. Přizpůsobuje svůj manažerský styl konkrétní situaci, střídá styly vedení a řízení lidí (partnerský, participativní, demokratický i direktivní styl). Dokáže přesvědčit. Řízení lidských zdrojů - spolupráce uvnitř týmu

Specifické kompetence - projektový manažer Dokáže navazovat četné pracovní kontakty, buduje osobní síť vztahů a udržuje si vzniklé mezilidské vztahy na adekvátní úrovni. Buduje kvalitní vztahy napříč úřadem. Je schopen oddělit od sebe osobní a profesní rovinu vztahů. Aktivně využívá dobrých pracovních vztahů ve prospěch plnění úkolů a dosahování cílů projektu. S protistranou je schopen/schopna udržet dlouhodobý korektní vztah postavený na vzájemné důvěře a respektu. Umí prosadit své názory a přesvědčit ostatní. Spolupráce mimo tým – navenek (Networking)

Rozvoj kompetencí - projektový manažer Cíl: Seznámit se s obsahem relevantních projektových metodik, které upravují jednotlivé aspekty projektového řízení Obsah: Organizovaný a kontrolovaný start projektu – např. organizování a plánování jednotlivých aspektů projektu Organizovaný a kontrolovaný průběh projektu – např. dodržování projektového plánu, řízení projektového týmu Organizovaný a kontrolovaný závěr projektu – např. splnění požadavků na projekt v požadovaném termínu a kvalitě Forma: Prezenční trénink s následnou supervizí/ koučinkem E-learning Metodiky

Rozvoj kompetencí - projektový manažer Cíl: Získat přehled o podpůrných nástrojích pro řízení projektů, a to vč. plánování projektů Obsah: Znalost základních principů a možností sw nástrojů Základní znalost obvyklých softwarových nástrojů pro řízení projektů (MS Project, Basecamp…) Znalost na vysoké úrovni vybraného softwarového nástroje Forma: E-learning s možností individuálních konzultací/koučinku Podpůrné nástroje

Nástroj na hodnocení kompetencí s následnou nabídkou školení Nástroj pro hodnocení kompetencí členů realizačního týmu s následnou nabídkou školení ve formátu MS-EXCEL je součástí vytvořeného kompetenčního modelu

Realizace vzdělávacích seminářů V rámci projektu byly realizovány vzdělávací semináře na téma: Finanční řízení a kontrola v projektu Audit při realizaci projektu

Vytvoření Příručky pro realizátory projektů V rámci projektu byla vytvořena Příručka pro realizátory projektů, která obsahuje výstupy projektu: Kompetenční model Informace o průběhu realizace projektu a všechny výstupy jsou uvedeny na webové stránce Smart Administration nek/proriz.aspx