Masarykova univerzita - univerzita s budoucností1 ZKUŠENOSTI S ELEKTRONICKÝM ZADÁVÁNÍM VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností2 VEŘEJNÉ ZAKÁZKY MASARYKOVY UNIVERZITY MU hospodaří s majetkem v hodnotě přes 10 mld. Kč Objem dodávek, služeb a stavebních prací realizovaných ve veřejných zakázkách Masarykovy univerzity v roce 2009 činil 2,408 mld. Kč Velkou většinu veřejných zakázek zadává Masarykova univerzita vlastními silami, služby externích firem využívá k zadávání veřejných zakázek jen k vykrývání kapacitních deficitů Zadáváním veřejných zakázek se zabývá celkem 7 pracovníků odboru veřejných zakázek (na plný úvazek) a 16 manažerů veřejných zakázek v jednotlivých hospodářských střediscích (většina jen na částečný úvazek)

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností3 VÝVOJ ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MU 2001 až 2002 – decentralizované zadávání na jednotlivých fakultách 2003 – metodika zadávání velkých stavebních zakázek 2005 – zavedeny knihy místností u velkých stavebních zakázek, až na případy hodné zvláštního zřetele hodnocení nabídek výhradně podle nabídkové ceny první úvahy o centralizaci zadávání VZ, poprvé aplikováno zadání stavební dodávky na funkci a výkon 2008 – koncepce centralizace zadávání VZ přednesena na kolegiu rektora 2009 – stanovisko ÚOHS připouštějící fakulty jako samostatné zadavatele, striktní požadavek OPVK na centralizaci zadávání VZ (neuznatelnost nákladů v OP) – rozhodnutí centralizovat

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností4 VÝVOJ ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MU 2009 – zaveden elektronický nástroj pro zadávání veřejných zakázek (E-ZAK společnosti QCM) 2010 – zavedeny dynamické nákupní systémy pro prvních 5 komodit – koncepční diskuse - jednorázové zadávání x rámcové smlouvy x DNS – vyvinuta aplikace pro centralizovaný sběr požadavků na nákup – poprvé pro hodnocení ekonomické výhodnosti nabídek použita jako hodnotící kritérium čistá současná hodnota pořizovacích nákladů stavby a vybraných provozních nákladů za 25 let jejího provozu

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností5 VÝVOJ ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MU současnost – příprava dalších tří dynamických nákupních systémů – příprava na využívání elektronických aukcí – příprava nákupů některých komodit na komoditní burze – příprava další centralizace nákupů dodávek a služeb

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností6 PROČ ELEKTRONIZACE ZADÁVÁNÍ VZ? Agenda veřejných zakázek byla jednou z mála procesů vedených na MU v listinné podobě – nezapadala do koncepce elektronizace jednotlivých procesů Zlepšení a urychlení komunikace mezi pracovníky a útvary podílejícími se na zadávání VZ Úspora nákladů na zadávání VZ Zvýšení operativnosti styku s dodavateli, zájemci a uchazeči Zkrácení lhůt pro zpracování nabídek a lhůt doručovacích Zjednodušení archivace dokumentace o veřejných zakázkách Možnost jednoduše a levně dosáhnout nadstandardní transparentnosti kroků MU v zadávacích řízeních

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností7 PROČ ELEKTRONIZACE ZADÁVÁNÍ VZ? Snížení nákladů na straně dodavatelů ale hlavně Možnost zavedení dynamických nákupních systémů Možnost využití elektronických aukcí

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností8 VÝBĚR ELEKTRONICKÉHO NÁSTROJE PRO VZ V zadávacím řízení získala MU tři nabídky včetně demoverzí Rozhodli jsme se aplikovat systém E-ZAK společnosti QCM, který vyhověl zadávacím podmínkám a byl ekonomicky nejvýhodnější V první fázi zavádění E-ZAK jsme ponechali manažerům veřejných zakázek možnost volby mezi listinným vedením zadávacích řízení a využitím E-ZAK, v prvních týdnech byl E-ZAK využíván především pracovníky odboru veřejných zakázek a útvaru výstavby UKB Intenzivní školení zainteresovaných pracovníků – důležitost uživatelské přívětivosti produktu

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností9 VÝBĚR ELEKTRONICKÉHO NÁSTROJE PRO VZ Základní požadavek - veškeré úkony v zadávacím řízení musí být možno dělat elektronicky odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení žádost dodavatele o poskytnutí zadávací dokumentace poskytování zadávací dokumentace žádost o dodatečné informace k zadávací dokumentaci; dodatečné informace bez předchozí žádosti dodavatele podání nabídek otevírání obálek: vyrozumění uchazeče o termínu otevírání obálek; vyrozumění o podání nabídky po uplynutí lhůty pro podání nabídek; vyřazení komisí pro otevírání obálek; rozhodnutí o vyloučení uchazeče pro neúplnost nabídky

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností10 VÝBĚR ELEKTRONICKÉHO NÁSTROJE PRO VZ posouzení kvalifikace: žádost o dodatečné informace či doklady ke kvalifikaci; rozhodnutí o vyloučení dodavatele pro nesplnění kvalifikace posouzení a hodnocení nabídek: vysvětlení nabídek; zdůvodnění mimořádně nízké nabídkové ceny; vyřazení hodnotící komisí; rozhodnutí o vyloučení uchazeče při posouzení nabídek zpráva o posouzení a hodnocení nabídek rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky; oznámení o výběru nejvhodnější nabídky námitky proti rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností11 VÝBĚR ELEKTRONICKÉHO NÁSTROJE PRO VZ uzavření smlouvy (včetně informace o uzavření smlouvy podle § 82 odst. 5) oznámení o výsledku zadávacího řízení (uveřejňování) (včetně písemné zpráva zadavatele (pouze u nadlimitní veřejné zakázky) uchovávání dokumentace Další požadavky: součástí nástroje musí být DNS nástroj musí umožňovat elektronickou aukci

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností12 VÝBĚR ELEKTRONICKÉHO NÁSTROJE PRO VZ Výběr elektronického nástroje byl završen na podzim 2009 uzavřením smlouvy s QCM Standardní uveřejňovací profil odkaz veřejné zakázky používaný Masarykovou univerzitou v předcházejících letech, byl doplněn profilem v E-ZAK Tento nový profil je využit po velké novele ZVZ jako oficiální profil zadavatele Masarykova univerzita uveřejněný v ISVZ

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností13 PRVNÍ ZKUŠENOSTI S E-ZAK Nečekaně rychlý přechod k E-ZAK u všech druhů a velikostí zakázek – v současné době je VZ vedená mimo E-ZAK výjimkou Problémy na straně uživatelů E-ZAK v MU nepřesáhly úroveň obvyklou při zavádění nových aplikací Potíže na straně dodavatelů – byť E-ZAK nemá kromě zaručeného elektronického podpisu nestandardní požadavky na HW, řada dodavatelů nebyla ochotna změnu systému akceptovat a tlačila na návrat k „listinnému“ zadávání Chybné vnímání role elektronického podpisu v systému – řada dodavatelů vybavila elektronickým podpisem pouze své statutární zástupce, ti však nemají na administraci VZ čas

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností14 PRVNÍ ZKUŠENOSTI S E-ZAK Rovněž u zadavatele je vhodné pověřit administrací výkonné řadové pracovníky, nikoli vedoucí pracovníky zadavatele U prvních velkých zakázek prováděny elektronicky veškeré úkony mimo předložení dokladů o kvalifikaci a podání nabídek – úlitba dodavatelům (snaha nezahltit je změnami nad akceptovatelný rozsah a vybudovat důvěru k nástroji) Velmi důležitá je v prvních fázích zavádění spolehlivost elektronického nástroje – jakýkoli výpadek v této fázi ohrožuje úspěch

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností15 PRVNÍ ZKUŠENOSTI S E-ZAK Podmínkou úspěchu je dále fungující help desk, zejména ve vztahu k dodavatelům – je nutno počítat s tím, že přimět některé lidi k přečtení manuálu je úkol hodný Sysifa U prvních zakázek problémy s otevíráním výzvy k podání nabídek u dodavatelů – avizo výzvy považovali někteří dodavatelé za spam a výzvu neotevřeli - je třeba volit vhodnou formulaci aviza U prvních zakázek problémy s otevíráním zpráv odeslaných dodavatelům nástrojem E-ZAK – někteří dodavatelé otevírali zprávy se zpožděním, občas až na základě našeho upozornění V několika zvláště důležitých případech MU dublovala odeslání zpráv v E-ZAK i listinnými dokumenty

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností16 ROZVOJ ELEKTRONICKÉHO ZADÁVÁNÍ V ROCE 2010 Získány zkušenosti se všemi druhy a velikostmi veřejných zakázek – úspěšně zadány jak veřejné zakázky malého rozsahu, zakázky podlimitní i nadlimitní včetně generální dodávky velkého stavebního projektu Odladěny drobné dětské nemoci – důležité je využití zpětné vazby provozovatelem elektronického nástroje Uzrála doba k aplikaci dynamických nákupních systémů jako nástroje k operativním nákupům běžných potřeb Souběžně se zaváděním DNS byla provedena rovněž centralizace nákupů (cílem byla úspora nákladů na jejich zadávání a dosažení množstevních slev, zároveň respektovány požadavky programů financovaných z fondů EU)

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností17 DYNAMICKÝ NÁKUPNÍ SYSTÉM Dynamický nákupní systém - plně elektronický systém (jak na straně zadavatele, tak na straně dodavatelů) pro pořizování běžného a obecně dostupného zboží, služeb nebo stavebních prací, který je časově omezený a otevřený po celou dobu svého trvání všem dodavatelům, kteří splní podmínky pro zařazení do dynamického nákupního systému a podají předběžnou nabídku. Je zaváděn zadavatelem v otevřeném řízení. Nesmí až na výjimky trvat déle než 4 roky. Nelze využít k uzavírání rámcových smluv. S výhodou lze DNS použít pro komodity, které lze jasně popsat a standardizovat, jsou nabízeny více dodavateli – opakované VZ.

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností18 DYNAMICKÝ NÁKUPNÍ SYSTÉM V první fázi zavedla MU 5 DNS: Standardní kancelářské potřeby (zařazeno 10 dodavatelů) Standardní kancelářský nábytek (11 dodavatelů) Standardní propagační předměty (4 dodavatelé) Standardní tiskařské služby (10 dodavatelů) Standardní kancelářské ICT vybavení (12 dodavatelů) Zavedení DNS Uveřejnění oznámení otevřeného řízení Výdej zadávací dokumentace Podání předběžných nabídek Posouzení nabídek Rozhodnutí o zařazení dodavatele do DNS

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností19 FÁZE ZAKÁZKY V DNS Sběr požadavků Schválení požadavků správci rozpočtu Zadávací řízení v DNS Výzva k podání nabídek Podání nabídek Posouzení a hodnocení nabídek Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky Finanční kontrola Uzavření smlouvy Plnění zakázky (dodávky přímo jednotlivým střediskům) Fakturace (na jednotlivá hospodářská střediska)

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností20 ZKUŠENOSTI S NÁKUPY V DNS Klíčový význam sběru požadavků Elektronické žádanky a jejich automatické zpracování Vazba na elektronické katalogy Nepříliš šťastná terminologie ZVZ (předběžná nabídka je dle ZVZ v podstatě jen soubor dokladů o kvalifikaci) - k naplnění cílů ZVZ požadujeme doplnit tyto doklady v předběžné nabídce žádostí dodavatele o zařazení do DNS a prohlášení, že je schopen dodávat požadovaný sortiment dodávek a respektuje naše základní obchodní podmínky DNS je otevřený systém s právem dodavatele kdykoli podat předběžnou nabídku (požádat o zařazení do DNS). Přesto je požadováno před každou zakázkou v DNS uveřejnit zjednodušené oznámení – postačovalo by, aby původní výzva k podání předběžných nabídek zůstala v platnosti.

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností21 ZKUŠENOSTI S NÁKUPY V DNS – KANCELÁŘSKÉ POTŘEBY

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností22 ZKUŠENOSTI S NÁKUPY V DNS – KANCELÁŘSKÉ POTŘEBY

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností23 ZKUŠENOSTI S NÁKUPY V DNS – ICT

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností24 ZKUŠENOSTI S NÁKUPY V DNS – ICT

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností25 ELEKTRONICKÁ AUKCE SOUČASNÁ PRÁVNÍ ÚPRAVA (ZÁKON č. 137/2006 Sb. V PLATNÉM ZNĚNÍ) MOŽNOST ELEKTRONICKÉ AUKCE JINÁ NEŽ ELEKTRONICKÁ AUKCE – POUZE JAKO SPECIFICKÉ PODMÍNKY JEDNACÍHO ŘÍZENÍ STANOVENÉ ZADAVATELEM MU DOSUD ELEKTRONICKOU AUKCI NEPOUŽILA – V PRÁVNÍ ÚPRAVĚ PLATNÉ DO TO NEPOVAŽOVALA ZA PŘÍNOS ZKUŠENOSTI MU – POUZE Z AUKCE NA DODÁVKU OKEN V RÁMCI JEDNACÍHO ŘÍZENÍ – DOSAŽENO VÝZNAMNÉHO SNÍŽENÍ NABÍDKOVÉ CENY

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností26 ELEKTRONICKÁ AUKCE ELEKTRONICKÁ AUKCE DLE ZVZ – PROSTŘEDEK PRO HODNOCENÍ NABÍDEK TATO DEFINICE NENÍ NEJŠŤASTNĚJŠÍ – VE VŠECH OSTATNÍCH ČÁSTECH ZVZ JE HODNOCENÍ NABÍDEK ÚKONEM, NA NĚMŽ SE UCHAZEČ AKTIVNĚ NEPODÍLÍ ZA VHODNĚJŠÍ POVAŽUJI DEFINOVAT ELEKTRONICKOU AUKCI JAKO SPECIÁLNÍ POSTUP V ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností27 ELEKTRONICKÁ AUKCE PODMÍNKOU POUŽITÍ ELEKTRONICKÉ AUKCE JE UVEŘEJNĚNÍ TÉTO SKUTEČNOSTI V OZNÁMENÍ O ZAHÁJENÍ ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ ČI VE VÝZVĚ K PODÁNÍ NABÍDEK UVEŘEJNÍ-LI ZADAVATEL ZÁMĚR VYUŽÍT ELEKTRONICKOU AUKCI, JE POVINEN EA V ŘÍZENÍ POUŽÍT => DODAVATEL PŘEDEM VÍ, ŽE BUDE MOCI SVOJI NABÍDKU V PRŮBĚHU ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ VYLEPŠIT, A NEMÁ MOTIV K TOMU, ABY UŽ JEHO PRVNÍ NABÍDKA ODPOVÍDALA JEHO SKUTEČNÝM MOŽNOSTEM => PRVNÍ NABÍDKA DODAVATELE JE – NA ROZDÍL OD NABÍDEK V ŘÍZENÍ BEZ EA – ZPRAVIDLA POUZE „PRŮZKUMNÁ“

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností28 ELEKTRONICKÁ AUKCE UVEDENÁ PODMÍNKA VYLUČUJE, ŽE ZADAVATEL ZÍSKÁ ZVLÁŠTĚ VÝHODNOU NABÍDKU (ANIŽ BY TO BYLA NABÍDKA S MIMOŘÁDNĚ NÍZKOU CENOU) DÍKY ŠPATNÉMU ODHADU MOŽNOSTÍ A ZÁJMU KONKURENČNÍCH FIREM UCHAZEČEM LZE SE TOMU VYHNOUT? ZMĚNA POVINNOSTI POUŽÍT EA NA MOŽNOST POUŽÍT EA, ROZHODNE-LI SE TAK ZADAVATEL NA ZÁKLADĚ VÝSLEDKŮ HODNOCENÍ NABÍDEK MOŽNOST ZADAVATELE OMEZIT POČET ÚČASTNÍKŮ ELEKTRONICKÉ AUKCE NA ZÁKLADĚ HODNOCENÍ NABÍDEK NA PŘEDEM STANOVENÝ POČET OBA POSTUPY PODMÍNĚNY ZMĚNOU ZVZ

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností29 ELEKTRONICKÁ AUKCE POVINNOST ZADAVATELE PROVÉST PŘED ZAHÁJENÍM EA POSOUZENÍ A HODNOCENÍ NABÍDEK („PŘEDBĚŽNÉ HODNOCENÍ“) NEMÁ-LI ZADAVATEL PRÁVO OMEZIT POČET ÚČASTNÍKŮ EA NA ZÁKLADĚ „PŘEDBĚŽNÉHO HODNOCENÍ“, POVAŽUJI HODNOCENÍ NABÍDEK V TÉTO FÁZI ZA ZBYTEČNÉ, STAČILO BY POUZE POSOUZENÍ NABÍDEK – VIZ POVINNOST SDĚLIT UCHAZEČI INFORMACI O JEHO POŘADÍ A NEJLEPŠÍCH AUKČNÍCH HODNOTÁCH PO CELOU DOBU EA

Masarykova univerzita - univerzita s budoucností30 KONTAKT Jiří Richter Masarykova univerzita, Žerotínovo náměstí 9 Brno Tel