ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Doc. Ing. Ivan Hálek, CSc Doc. Ing. Ivan Hálek, CSc Ing. Petr Smutný,PhD Ing. Petr Smutný,PhD

CO JE TO ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Je to vysoce účinný nástroj řízení tvorby hodnoty – konkrétního výsledku v době rychlých změn– za rizika a nejistoty Je to vysoce účinný nástroj řízení tvorby hodnoty – konkrétního výsledku v době rychlých změn– za rizika a nejistoty Má ucelený charakter – umožňuje řídit tvorbu hodnoty od začátku až do konce Má ucelený charakter – umožňuje řídit tvorbu hodnoty od začátku až do konce Vychází z nápadu - záměru, užívá plánu a umožňuje realizaci jedinečného výsledku Vychází z nápadu - záměru, užívá plánu a umožňuje realizaci jedinečného výsledku Umožňuje dosáhnout požadované kvality výstupu s minimálními náklady, v nejkratším čase s týmovou organizační strukturou v proměnlivém prostředí Umožňuje dosáhnout požadované kvality výstupu s minimálními náklady, v nejkratším čase s týmovou organizační strukturou v proměnlivém prostředí

CO JE TO PROJEKT PROJEKT JE Prostorově a časově ohraničený soubor technologicky a organizačně souvisejících činností, jehož účelem je dosažení: stanoveného cíle (kvality) stanoveného cíle (kvality) při zadaném čase, při zadaném čase, při zadaných zdrojích a nákladech při zadaných zdrojích a nákladech

ZÁKLADNÍ VLASTNOSTI PROJEKTŮ Zadaný (objednaný) zadavatelem ve prospěch vlastníka – zadavatele, investora Zadaný (objednaný) zadavatelem ve prospěch vlastníka – zadavatele, investora Založený na stavební dokumentaci Založený na stavební dokumentaci Organizovaný a realizovaný zhotovitelem a dalšími podzhotoviteli Organizovaný a realizovaný zhotovitelem a dalšími podzhotoviteli Vždy se jedná o jedinečné, více neopakované dílo Vždy se jedná o jedinečné, více neopakované dílo

ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Je soubor postupů, nástrojů a metod, použitých pro vytvoření konkrétního jedinečného výsledku při respektování Věcných souvislostí – technologických vazeb mezi jednotlivými činnostmi – projektová dokumentace Věcných souvislostí – technologických vazeb mezi jednotlivými činnostmi – projektová dokumentace Organizačních souvislostí – volby podzhotovitelů podle jejich schopností, dovedností a vybavenosti Organizačních souvislostí – volby podzhotovitelů podle jejich schopností, dovedností a vybavenosti Časových souvislostí – začátku projektu, délek trvání činností, a konce projektu Časových souvislostí – začátku projektu, délek trvání činností, a konce projektu Finančních souvislostí – nákladů na zdroje, činnosti a jejich změny Finančních souvislostí – nákladů na zdroje, činnosti a jejich změny

ZÁKLADNA ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Řízení projektů je jedinečný sled aktivit a úkolů, který má vlastnosti tzv. trojimperativu: Je dán specifický cíl(projektovou dokumentací); Je dán specifický cíl(projektovou dokumentací); Je definována časová omezení na zhotovení; Je definována časová omezení na zhotovení; Je stanoven rámec pro čerpání zdrojů na zhotovení; Je stanoven rámec pro čerpání zdrojů na zhotovení;

Překážky splnění podmínek trojimperativu - kvalita Problémy s provedením (kvalitou) Problémy s provedením (kvalitou) příliš ambiciózní výchozí předpoklady; příliš ambiciózní výchozí předpoklady; špatná komunikace mezi investorem a zhotovitelem; neúplná smlouva; špatná komunikace mezi investorem a zhotovitelem; neúplná smlouva; chyby zhotovitele při plánování či realizaci. chyby zhotovitele při plánování či realizaci.

Překážky splnění podmínek trojimperativu- čas Problémy s časem Problémy s časem nedostatek zdrojů; nedostatek zdrojů; nadměrný důraz na kvalitu provedení. nadměrný důraz na kvalitu provedení.

Překážky splnění podmínek trojimperativu- náklady Problémy s náklady Problémy s náklady důsledek řešení časových skluzů; důsledek řešení časových skluzů; příliš optimistické počáteční odhady; příliš optimistické počáteční odhady; chyby při kalkulaci; chyby při kalkulaci;

ODLIŠNOSTI ŘÍZENÍ PROJEKTŮ OD KLASICKÉHO ŘÍZENÍ Řízení projektů se liší od řízení v systémech se stálými strukturami v Řízení projektů se liší od řízení v systémech se stálými strukturami v Dočasnosti organizační struktury Dočasnosti organizační struktury Podřízení metod specifičnostem cíle Podřízení metod specifičnostem cíle Přidělování zdrojů podle vývoje daného projektu. Přidělování zdrojů podle vývoje daného projektu.

VÝHODY ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Důsledné přiřazení odpovědnosti za jednotlivé fáze projektu; Důsledné přiřazení odpovědnosti za jednotlivé fáze projektu; Zdroje jsou přidělovány a uvolňovány podle potřeby => flexibilita; Zdroje jsou přidělovány a uvolňovány podle potřeby => flexibilita; Vytváří se podmínky pro sledování skutečného průběhu realizace projektu; vyhodnocují se rozdíly oproti plánu; Vytváří se podmínky pro sledování skutečného průběhu realizace projektu; vyhodnocují se rozdíly oproti plánu; Uplatnění systémového přístupu ve všech fázích návrhu i realizace projektu. Uplatnění systémového přístupu ve všech fázích návrhu i realizace projektu.

RIZIKA ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Nutnost plánovat a oceňovat jednotlivé činnosti v předstihu před jejich realizací; Nutnost plánovat a oceňovat jednotlivé činnosti v předstihu před jejich realizací; V průběhu realizace se objevují nepředvídatelné překážky; V průběhu realizace se objevují nepředvídatelné překážky; Často až v průběhu realizace se objevují specifické požadavky zákazníků; Často až v průběhu realizace se objevují specifické požadavky zákazníků; Řešení nepředvídaných překážek vede k nutnosti organizačních změn v průběhu realizace projektu; Řešení nepředvídaných překážek vede k nutnosti organizačních změn v průběhu realizace projektu;

DRUHY PROJEKTŮ PODLE VÝSLEDKU PROJEKTU Stavby Stavby Technická zařízení, výrobní provozy Technická zařízení, výrobní provozy Komplexy infrastruktury, energetická síť, Komplexy infrastruktury, energetická síť, Akce – sportovní utkání, výstavy Akce – sportovní utkání, výstavy Výzkumné a vývojové úkoly Výzkumné a vývojové úkoly PODLE OBLASTI VYUŽITÍ Vnější – neopakované vytvoření produktu pro zákazníka - investora Vnější – neopakované vytvoření produktu pro zákazníka - investora Vnitřní – pro zlepšení vlastností produktu nebo výrobní technologie ve vlastní firmě Vnitřní – pro zlepšení vlastností produktu nebo výrobní technologie ve vlastní firmě

PROJEKT JAKO PROCES

ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKTU Mezi začátkem a koncem prochází projekt různými fázemi nazývanými fáze životního cyklu projektu: Koncepční - iniciační – vede ke vzniku a zahájení projektu (tvorba projektové dokumentace; výběrové řízení; výběr zhotovitele;) – investor - zhotoviteli Koncepční - iniciační – vede ke vzniku a zahájení projektu (tvorba projektové dokumentace; výběrové řízení; výběr zhotovitele;) – investor - zhotoviteli Plánovací – v ní se definují cíle a výběr nejlepší varianty dosažení cíle projektu - zhotovitel Plánovací – v ní se definují cíle a výběr nejlepší varianty dosažení cíle projektu - zhotovitel Realizační – v jejím průběhu se koordinují lidské a další zdroje pro uskutečnění plánu a současně se monitoruje postup a odchylky od plánu aby mohly být učiněny kroky k nápravě - zhotovitel Realizační – v jejím průběhu se koordinují lidské a další zdroje pro uskutečnění plánu a současně se monitoruje postup a odchylky od plánu aby mohly být učiněny kroky k nápravě - zhotovitel Předávací – závěrečná, ve které se formuje postup a způsob předání výsledku projektu zadavateli – zhotovitel - investorovi Předávací – závěrečná, ve které se formuje postup a způsob předání výsledku projektu zadavateli – zhotovitel - investorovi

FÁZE KONCEPČNÍ STANOVENÍ CÍLŮ PROJEKTU INVESTOREM cíl projektu = nová hodnota, která je výsledkem realizace projektu – určuje investor cíl projektu = nová hodnota, která je výsledkem realizace projektu – určuje investor kritéria k dosažení úspěchu, která investor uplaňuje, mají být kritéria k dosažení úspěchu, která investor uplaňuje, mají být S.M.A.R.T. (specifická pro daný projekt, měřitelná, zdůvodněná, realistická, a provedená v nejlepším možném čase) zakládací listina projektu zakládací listina projektu formalizuje existenci projektu formalizuje existenci projektu stanoví pravomoci zhotovitele pro použití zdrojů stanoví pravomoci zhotovitele pro použití zdrojů definuje odpovědnost zhotovitele za naplnění požadavků projektu definuje odpovědnost zhotovitele za naplnění požadavků projektu

FÁZE KONCEPČNÍ CELKOVÉ NÁKLADY PROJEKTU stanovení ceny projektu (strategie přístupu ke stanovení předběžného rozpočtu projektu) stanovení ceny projektu (strategie přístupu ke stanovení předběžného rozpočtu projektu) cena z pohledu investora = rozhodování o návratnosti investice cena z pohledu investora = rozhodování o návratnosti investice cena z pohledu dodavatele = optimalizace zisku s ohledem na nejvyšší naději na získání práva realizovat projekt (příslib mimořádné kvality, bonusů pro investora apod.) cena z pohledu dodavatele = optimalizace zisku s ohledem na nejvyšší naději na získání práva realizovat projekt (příslib mimořádné kvality, bonusů pro investora apod.) =>nejdůležitější podklad pro uzavření kontraktu mezi investorem (zákazníkem) a dodavatelem (hlavním zhotovitelem)

FÁZE PLÁNOVACÍ Činnost hlavního zhotovitele po podpisu smlouvy s investorem CO JE TŘEBA PLÁNOVAT ? Technologii a metody řízení projektu (v souladu s projektovou dokumentací) Technologii a metody řízení projektu (v souladu s projektovou dokumentací) Organizaci prací a jejich nositele Organizaci prací a jejich nositele Náklady (v limitech smluvní ceny projektu) Náklady (v limitech smluvní ceny projektu) Čas (v limitech smluvní ceny projektu) Čas (v limitech smluvní ceny projektu)

FÁZE PLÁNOVACÍ Podrobný rozpis prací podle předepsané technologie vychází z definice předmětu projektu vychází z definice předmětu projektu rozepisuje zhotovování produktu do logické návaznosti činností rozepisuje zhotovování produktu do logické návaznosti činností je důležitým východiskem pro řízení všech tří složek trojimperativu je důležitým východiskem pro řízení všech tří složek trojimperativu  rozpis úseků práce (kdo co dělá?)  časový rozvrh projektu (kdy?)  plán čerpání nákladů (rozpočet)

FÁZE PLÁNOVACÍ Stanovení detailního postupu Detailní postup je vyjádřen: Sledem jednotlivých činností a jejich vzájemných vazeb Sledem jednotlivých činností a jejich vzájemných vazeb Stanovením časů realizace jednotlivých činností (konkrétně jejich začátkem a koncem) – Toho se dosahuje vyjádřením projektu vhodným modelem - Stanovením časů realizace jednotlivých činností (konkrétně jejich začátkem a koncem) – Toho se dosahuje vyjádřením projektu vhodným modelem - Ganttovým diagramem nebo uplatněním síťové analýzy Stanovením požadavků na zdroje. Zvážení variantního použití vlastních kapacit a kapacit podzhotovitelů Stanovením požadavků na zdroje. Zvážení variantního použití vlastních kapacit a kapacit podzhotovitelů Návrhem rozpočtu a peněžních toků Návrhem rozpočtu a peněžních toků Výběrem vhodných dodavatelů - podzhotovitelů Výběrem vhodných dodavatelů - podzhotovitelů Přípravou a uzavíráním smluv s dodavateli Přípravou a uzavíráním smluv s dodavateli

FÁZE PLÁNOVACÍ Sled jednotlivých činností definuje v jakých termínech a časových sledech budou práce na projektu probíhat. definuje v jakých termínech a časových sledech budou práce na projektu probíhat. nástroje: nástroje: úsečkové grafy (Ganttův diagam) úsečkové grafy (Ganttův diagam) + přehlednost + jednoduchost konstrukce - neukazují závislosti mezi úkoly (činnostmi) - změna v délce jedné činnosti se (automaticky) nepromítne do zbývající části hramonogramu síťové grafy síťové grafy P.E.R.T. – dobu trvání stanovují na základě optimistických realistických a pesimistických variant odhadů trvání činností. P.E.R.T. – dobu trvání stanovují na základě optimistických realistických a pesimistických variant odhadů trvání činností. C.P.M. – založena na analýze tzv. kritické cesty = nejdelšího sledu úkolů, který neobsahuje žádné časové rezervy. C.P.M. – založena na analýze tzv. kritické cesty = nejdelšího sledu úkolů, který neobsahuje žádné časové rezervy. + souhrnně prezentují souvislosti + umožňují hledat alternativy + mají definovanou kritickou cestu - složitost - nepřehlednost

FÁZE PLÁNOVACÍ Možnost využití podzhotovitelů Zvážení variantního použití vlastních kapacit a kapacit podzhotovitelů Zvážení variantního použití vlastních kapacit a kapacit podzhotovitelů kapacity pro realizaci kapacity pro realizaci pořizovací náklady pořizovací náklady organizační nároky organizační nároky rizika změn rizika změn Výběr vhodných dodavatelů - podzhotovitelů Výběr vhodných dodavatelů - podzhotovitelů Příprava smluv s dodavateli- podzhotoviteli Příprava smluv s dodavateli- podzhotoviteli

FÁZE PLÁNOVACÍ UZAVŘENÍ KONTRAKTU MEZI HLAVNÍM ZHOTOVITELEM A PODZHOTOVITELi dohoda o provedení určitého pracovního výkonu nebo o dodávce produktu /služby dohoda o provedení určitého pracovního výkonu nebo o dodávce produktu /služby kontrakty založené na nákladových cenách kontrakty založené na nákladových cenách prokázané náklady + proměnná částka prokázané náklady + proměnná částka netlačí dodavatele ke snižování nákladů netlačí dodavatele ke snižování nákladů zákazník musí mít silné kontrolní pravomoci zákazník musí mít silné kontrolní pravomoci kontrakty založené na pevné ceně kontrakty založené na pevné ceně cena zahrnuje i přiměřenou rezervu cena zahrnuje i přiměřenou rezervu často bývá doplněna o cílovou odměnu často bývá doplněna o cílovou odměnu

FÁZE PLÁNOVACÍ Čerpání finančních zdrojů časově fázový plán reprezentovaný peněžními nebo pracovními jednotkami. časově fázový plán reprezentovaný peněžními nebo pracovními jednotkami. plán čerpání zdrojů: plán čerpání zdrojů: v celkovém souhrnu v celkovém souhrnu v rozpisu do detailních položek v rozpisu do detailních položek v časovém fázování podle předpokladu postupu čerpání v časovém fázování podle předpokladu postupu čerpání metody: viz specializované předměty

REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU Realizační fáze projektu zpravidla vyžaduje největší úsilí a největší náklady. Spočívá v řízení a kontrole projektovaných prací. Řízení probíhá v reálném čase podle plánu Řízení probíhá v reálném čase podle plánu Kontrolují se odchylky od plánu způsobené Kontrolují se odchylky od plánu způsobené nepředvídatelnými rušivými vlivy, ale také chybami v koncepční fázi projektu Na základě odchylek v čase, nákladech či kvalitě se přijímají korekční opatření. Na základě odchylek v čase, nákladech či kvalitě se přijímají korekční opatření. Problémem řízení realizační fáze je skutečnost, že odchylky jsou na sobě vzájemně závislé a korekce času, nákladů a kvality představují optimalizační úlohu

REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU DRUHY ZÁJMOVÝCH SUBJEKTŮ K nejdůležitějším z nich patří: Zákazník – uživatel výstupu Zákazník – uživatel výstupu Investor – poskytuje finanční zdroje na projekt a vstupní projektovou dokumentaci Investor – poskytuje finanční zdroje na projekt a vstupní projektovou dokumentaci Zhotovitel – odpovědný za vytvoření díla/projektu Zhotovitel – odpovědný za vytvoření díla/projektu Projektový manažér – zodpovědný za realizaci projektu na úrovni hlavního zhotovitele Projektový manažér – zodpovědný za realizaci projektu na úrovni hlavního zhotovitele Členové projektového týmu – pracovníci hlavního zhotovitele Členové projektového týmu – pracovníci hlavního zhotovitele Vládní instituce, místní správa Vládní instituce, místní správa Nevládní organizace, Nevládní organizace, Jednotliví občané Jednotliví občané

REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU PROJEKTOVÝ MANAŽER Projektový manažer je nejdůležitější osobou, která odpovídá za celý projekt. Vhodná osoba pro funkci manažera je ta, která má Znalosti o řízení projektů – má vlastnosti manažera Znalosti o řízení projektů – má vlastnosti manažera Má odborné znalosti – má vlastnosti experta Má odborné znalosti – má vlastnosti experta Umí pracovat s týmy, vést lidi – má vlastnosti lídra Umí pracovat s týmy, vést lidi – má vlastnosti lídra Je motivována dotahovat věci do konce Je motivována dotahovat věci do konce

REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU PROJEKTOVÝ TÝM Projektový tým – sehraný tým pracovníků s minimálními konfliktními vztahy, zaměřený a motivovaný dosáhnout cíle projektu. Tým musí být motivován na dosažení cíle Tým musí být motivován na dosažení cíle V týmu musí být vytvořena atmosféra důvěry a odhodlání dosáhnout očekávaného výsledku V týmu musí být vytvořena atmosféra důvěry a odhodlání dosáhnout očekávaného výsledku Členové týmu musí mít možnost projevit svůj názor - týmově analyzovat a řešit problémy Členové týmu musí mít možnost projevit svůj názor - týmově analyzovat a řešit problémy

REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU KONTROLA PRŮBĚHU PROJEKTU Kotrola je součástí řízení projektu Kotrola je součástí řízení projektu probíhá ve všech třech dimenzích trojimperativu probíhá ve všech třech dimenzích trojimperativu kontrola provedení (kvality) kontrola provedení (kvality) kontrola časového postupu prací kontrola časového postupu prací kontrola čerpání nákladů kontrola čerpání nákladů

PŘEDÁVACÍ FÁZE PROJEKTU Závěrečná, předávací fáze - ve které se formuje postup a způsob předání výsledku projektu zadavateli Závěrečná, předávací fáze - ve které se formuje postup a způsob předání výsledku projektu zadavateli Hodnocení průběhu projektu ! Hodnocení průběhu projektu ! naplnění cílů naplnění cílů hodnocení kvality výstupu i procesů hodnocení kvality výstupu i procesů kvantifikace rizik, která nastala (odhad možného opakování) kvantifikace rizik, která nastala (odhad možného opakování) Akceptace = schválení výstupů projektu Akceptace = schválení výstupů projektu

Děkuji za pozornost