Předmět: Management rozvoje lidských zdrojů Téma 7: Řízení procesů, týmová práce VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s. Fakulta ekonomických studií Katedra řízení podniku

PROCESNÍ PŘÍSTUP postupné a nějak zaměřené děje, změny; posloupnost stavů nějakého systému; činnost, která využívá zdroje a je řízena s cílem přeměny vstupů na výstupy. proces = procesní přístup Aplikace systému procesů Identifikace procesů Poznání a ovlivňování vzájemného působení procesů Proces soubor vzájemně souvisejících (působících) činností podniku změna vstupních prvků (politika, zdroje, potřeby partnerů) na výstupy, tj. produkty, služby,

PROCESNÍ ŘÍZENÍ SOUČASNOST Funkční (hierarchické) řízení = vyjádření pomocím organizačního schématu. Řeší: otázky dělby práce; specializaci zaměstnanců a jejich kompetence; vztah podřízenosti a nadřízenosti mezi zaměstnanci a organizačními prvky. Mnoho kompetenčních a organizačních bariér v důsledku vymezených organizačních jednotek není vyřešeno. Nový procesní směr Východiska: každý produkt, výrobek, služba = určitý sled činností = proces; organizační vztahy jsou zobrazovány procesním (postupovým) diagramem, který zahrnuje všechny potřebné činnosti a vazby; zahrnuje všechny zaměstnance, kteří se na procesech podílejí; snižuje se potřeba řídící práce= řešení situací je vyznačeno předem; jsou stanoveny rozhodovací činnosti a zaměstnanci zodpovědní za jejich řešení.

ÚROVNĚ REALIZACE PROCESNÍHO ŘÍZENÍ Úroveň činností 1. Každý proces je rozdělen na jednotlivé činnosti (aktivity): činnosti rozhodovací; činnosti výkonné (transformační); činnosti kontrolní; 2. Sledování je prováděno na vstupu a výstupu každé činnosti = model statický. Úroveň událostí Každá činnost začíná a končí událostí = je možné sledovat činnost nejen jako celek, ale i její jednotlivé výskyty v reálném čase. Činnost událost 1událost 2 Činnost událost 3událost 4 výsledek Činnostčinnost výsledek Pro uplatnění procesního řízení je důležitá práce s lidmi a přeměna jejich myšlení z funkčního na procesní řízení!

U KAŽDÉHO PROCESU - URČIT Kdo je zákazník? Co jsou hlavní vstupy procesu? Jaké jsou požadované výstupy? Jaké druhy kontroly jsou nutné Kdo je vlastníkem procesu? interní zákazník v rámci organizace – vazby mezi prvky externí zákazník – odběratel, který využívá výrobek, službu informace, právní požadavky, subdodávky a jejich dodavatelé materiály, energie, lidské, ekonomické zdroje Jaké jsou vlastnosti služby, výrobku která má být poskytnuta odběrateli (interní, externí) k ověření realizovaných výkonů v rámci procesu, ověření výsledků procesu Organizační složka odpovídající za řízení a rozvoj procesu koordinaci a kontrolu funkce procesu. Jaké jsou náklady na proces? Porovnání nákladů s přínosy procesu v podobě přidané hodnoty

T Ý M O V Á P R Á C E 2. Ad hoc vytvořená skupina k tvůrčímu řešení, popř. realizaci specifického úkolu, obvykle nad rámec běžných pracovních úkolů 1. Uskupení lidí, sdružených k plnění určitých, často i zcela pravidelných pracovních úkolů = Organizační vymezení pracovní skupiny Charakteristika: vzájemná závislost mezi výsledky a prací skupiny jako celku Smysl prosazování týmové práce = přesvědčit zaměstnance, že každý svým dílem přispívá ke konečným výsledkům týmu, nikoli uzavřenost, ale vzájemná spolupráce a pomoc jsou tou správnou cestou k dosažení vytýčených cílů, příznivé sociální klima, soudržnost týmu, mezilidské vztahy se vyznačují přátelskou, neformální atmosférou. Typy pracovních skupin: Pracovní koalice Autonomní pracovní skupiny Tvůrčí tým 15 12

TÝM A TÝMOVÁ PRÁCE jeden z progresivních nástrojů současné organizační praxe výhoda: výrazné zvýšení produktivity práce při řešení kreativních úkolů charakteristický prvek projektového řízení Týmová práce. Práce ve skupině: může pracovat neomezený počet osob; vhodná dělba a zadání práce důležitá je koordinace aktivit Týmová práce tvořivé řešení úloh úspěch = propojení potenciálu členů posílení vzájemné inspirace = zvýšení výkonnosti týmu (synergický efekt) Význam týmu: při práci dochází k propojení znalostí jednotlivých členů; vysoká míra vzájemné inspirace a sdílení zkušeností Víc hlav – - víc ví. inspirace kreativního řešení, když se práce nedaří – určitě někoho napadne co a jak dál; vyrovnávají se aktivity členů; vylučují se extrémní hodnoty, postoje, názory; katalyzátor osobních emocí v krizových situacích = zachování rovnováhy.

FÁZE TÝMOVÉ PRÁCE (časově) orientacenespokojenost řešení produkce MOTIVACE VÝSLEDKY Fáze fungování týmu: fáze orientace; fáze nespokojenosti; fáze řešení; fáze produkce; konečná fáze ?? konečná fáze ??

MÍSTO TÝMU V ORGANIZAČNÍ PRAXI Sestavení projektového týmu = začlenění projektu do běžné práce organizace. Zásady: projektový manažer musí mít: možnost vybrat si členy týmu; pravomoci na úrovni vedoucích jednotlivých členů týmu; možnost ovlivnit odměňování členů projektového týmu; členové týmu nepodléhají ve věci projektu svým liniovým vedoucím; nutnost určitých zdrojů: stálá kancelář pro jednání týmu, samostatný archiv dokumentace projektu, členové týmu – „svoji židli“ mimo původní pracoviště, čas strávený při práci v týmu – v rámci běžné pracovní doby. Principy: Při výběru členů týmu musí vedoucí respektovat: odbornou (profesionální) zdatnost; schopnost pracovat v týmu; možnost uvolnit se pro práci na prjektu

VLASTNOSTI TÝMU Společná minulost Komunikace Soudržnost Sociální klíma (atmosféra) Standardy Společný úkol čas pro vzájemné poznání a pochopení – budoucí úspěchy; úspěchy, neúspěchy, události, vzpomínky, vztahy, rituály charakter projevu, styl vedení týmu; vlastní komunikační prostředky, schopnost mluvit, jasně formulovat myšlenky a naslouchat; zaujetí pro společný úkol, podobná práce; fyzická blízkost, stejnorodost jednotlivých členů týmu; rozhodující vliv vedoucího týmu – motivace k úspěšnému zvládnutí úkolu; přátelská, uvolněná, neformální; normy, vzory chování – vliv na formování vnitřních procesů v týmu; pracovní tempo, kvalita práce, průběh rozhodování; postoje členů týmu, vzájemné chování, vedení porad, stmeluje tým, jeho velikost, dobu působení, vnitřní strukturu; určuje způsob sebeřízení, prezentaci výsledků.

T V Ů R Č Í T Ý M Je sestavován k řešení různých tvůrčích úkolů – vědeckotechnických, projektových, konstrukčních, zlepšovacích účelově sestavená skupina = multidisciplinární zastoupení = cílem je optimální složení týmu pro řešení daného komplexního úkolu; tým není vnitřně strukturován = členové týmu jsou pověřováni plněním vybraných rolí; neformální diskuse uvnitř týmu, minimum administrativy; činnost týmu je vymezena zadaným problémem, popř. určením cílového stavu, tým je hodnocen podle konečných výsledků; postup řešení je ponechán na týmu, mohou být stanoveny kontrolní mezníky; fungování týmu je zpravidla dočasné – po dobu řešení problémů NUTNO: vymezit postavení týmu v organizační struktuře instituce, tj. komu tým poskytuje své služby, jednoznačně určit způsob zapojení jednotlivce do činnosti týmu časový rámec činnosti týmu, tj. v rámci pracovní doby nebo aktivity mimo rámec pracovní doby, připravit okruh potenciálních členů týmu vzdělání, kurzy, aplikace metod zlepšování, zásady vedení práce v týmu, zabezpečit podporu činnosti týmu v podobě nezbytných zdrojů, odměn 6

T V Ů R Č Í T Ý M Role členů týmu vedoucí Zapisovatel dokončovatel strážce času - naháněč parlamentář – organizátor Mluvčí týmu připravuje jednání týmu, specifikace dílčích úkolů, moderuje diskuse týmu, sumarizuje dosažené výsledky zachycuje rozhodující výsledky práce týmu; dbá na detaily, dokonalost; zklidňuje diskusi, soustřeďuje jednání na řešený problém; předvídá budoucí fungování; hlídá efektivnost vynakládání času v průběhu schůzek týmu; smysl pro energický přístup; systematická analýza informací; prezentuje výsledky jednání týmu průzkumník vyhledává a vytváří kontakty; snaha zkoumat vše nové; ztrácí zájem – potřebuje nové stimuly;

S K U P I N A Sociální skupina Pracovní skupina Pracovní tým tři nebo více jedinců = existuje mezi nimi určitý společenský vztah nemusí být subjektivně vnímán = nutná podmínka vzájemné psychické vazby – existence vzájemných vztahů mezi členy = malá formální sociální skupina vytvářená ve firmě, podniku k plnění společenských cílů; má společný cíl, úkoly, zájmy, osobní kontakty; jednotné vedení, trvalé sociální vztahy; označení skupiny lidí, kteří chtějí dosáhnout společného cíle,cíle plní společný úkol, postupují koordinovaně. respektují dělbu práce v týmu, koordinaci vedoucího týmu jejich práce je vzájemně závislá. Hlavním rysem týmu je zaměření na společný pracovní úkol označení skupiny lidí, kteří chtějí dosáhnout společného cíle; plní společný úkol, postupují koordinovaně. respektují dělbu práce v týmu, koordinaci vedoucího týmu jejich práce je vzájemně závislá. Hlavním rysem týmu je zaměření na společný pracovní úkol Tým je vlastně malá, pružná organizační jednotka, která může existovat mimo nebo nad rámec běžné organizační struktury

T Y P Y P R A C O V N Í C H S K U P I N jsou poskytnuty dostatečné pravomoci pro samostatné plnění zadaných úkolů, je posilování vědomí lidí jako členů týmu, se kterými se počítá, manažer využívá práci s vizí, usiluje o posílení vzájemné důvěry členů skupiny, při plnění úkolů se však neočekává, že by se vymlouvali na nedostatek informací a instrukcí – jsou vyhledávány samostatně je preferováno posilování znalostí a zkušeností Pracovní koalice = nejjednodušší podoba aplikace týmové práce Autonomní pracovní skupina (self-managed team – SMT) Mezi skupinou a vedením organizace je uzavřena dohoda, která vymezuje základní pravidla činnosti a odměňování skupiny. rozdělení úkolů je záležitostí skupiny plná odpovědnost za vykonanou práci, záruky za kvalitu, kontrolu a případné reklamace, přebírá péči o svěřené výrobní prostředky, volí svého zástupe = reprezentant navenek, koordinátor činnosti skupiny samostatně vede agendu vykonané práce, rozděluje mzdové prostředky 6

POSTUP PŘI ZAVÁDĚNÍ TÝMOVÉ PRÁCE Další rozvoj Přípravná opatření Hrubý koncept Kvalifikace Zavedení v pilotní oblasti Plošné zavedení Rozhodnutí o zavedení Informování odborů Zaváděcí informativní schůzka (cíle,...) Informování budoucích členů týmů Rámcové podmínky Úkoly/kompetence týmů Plán realizace Klíčové ukazatele Tabulka zastupitelnosti Interní organizace Řešení konfliktů a problémů Proces postupného zlepšování Práce v procesu neustálých změn Start celoplošné implementace týmové práce Průběžné zlepšování Úvodní rozhovory Proces formování týmu Úkoly/ kompetence Úvodní ujednání Ujednání cílů čas Fáze

K O O R D I N A C E vychází ze specializace a složitosti úkolů, které budou plněny koordinace Při sestavování cílů organizace pro práci týmů = zabezpečení vyváženosti, kompatibility a nerozpornosti NUTNO: zabránit, aby dosažení jednoho cíle negativně ovlivňovalo nebo vylučovalo dosažení cílů jiných. To znamená: koordinovat již postup při sestavování plánů, správně stanovit posloupnost aktivit a zdrojů koordinace z časového hlediska, prvek synchronizace, zabezpečit minimum odchylek a chyb od plánovaného stavu míra koordinace dle typu organizace a) centralizované = více b) decentralizované = základní info, koordinace na místní úrovni účinnost ekonomických nástrojů řízení závisí na „správnosti“ nastavení managementem organizace

SOCIÁLNĚ – PSYCHOLOGICKÉ PODMÍNKY PRÁCE Sociálně – psychologické podmínky práce = člověk pracuje v kontaktu s dalšími zaměstnanci nebo izolovaně; požadavek permanentní nebo občasné součinnosti s ostatními; individuální práce ve společném prostoru – nerušit Vztahy na pracovišti sociální potřeba člověka = potřeba poskytovat či přijímat pomoc; potřeba někoho ovládat, někomu se podřizovat; potřeba být přijímán, akceptován, potřeba sociálních jistot. Pracovní skupina složení ovlivňuje pracovní výkonnost, pracovní a životní spokojenost; počet členů, věk, profese, pohlaví, homogenní nebo heterogenní formální nebo neformální vztah – harmonie vztahů Charakter činnosti skupiny převaha individuálních nebo kolektivních činností; respekt a důvěra mezi členy skupiny; pozitivní – negativní pracovní klima ve skupině; Pozice skupiny postavení a srovnání s jinými skupinami ve firmě; preference firmy – lepší pracovní podmínky, ocenění, benefity; pracovní úspěchy, prestiž ve firmě,

GROUPTHINK - SYNDROM SKUPINOVÉHO MYŠLENÍ Skupina přijme rozhodnutí, se kterým by někteří jednotlivci nesouhlasili, ale v zájmu týmu (osobní potřeby, významný sportovní přenos, dítě ze školy apod.) to udělají = groupthink. Procesní chyby neúplné prozkoumání stanovených týmových cílů; opomenutí zvážit rizika preferované volby; nedůsledné a povrchní vyhledávání potřebných informací; opomenutí znovu zvážit a posoudit již zamítnuté varianty; absence sezervního plánu, krizové scénáže Symptomy možných problémů iluze nezranitelnosti týmu – vymýšlí super věci bez slabých stránek; tlak na nesouhlasící členy týmu – ostatní souhlasí – přidej se; autocenzura nesouhlasu = nebudu to říkat, abych nevypadal jako …; kolektivní racionalizace = vymýšlejí se „nekonečné“ řetězce možných „logických“ návazností a všechny jsou pozitivní; samozvaní strážci myšlení = někdo má „nespochybnitelnou“ pravdu; Co s tím? vedoucí procesu musí podporovat atmosféru otevřené diskuse; vždy formulovat možné varianty řešení; podrobně diskutovat silné a slabé stránky jednotlivých variant; zpochybňovat přijímaná rozhodnutí – role „ďáblova advokáta“