Markéta Lisová Finanční rámec grantových projektů 3. výzva, oblast podpory 3.2 ORR, Krajský úřad kraje Vysočina Tato prezentace je spolufinancována Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. OPERAČNÍ PROGRAM VZDĚLÁVÁNÍ PRO KONKURENCESCHOPNOST

Markéta Lisová Obsah prezentace Obsah:  Struktura financování  Druhy výdajů  Způsobilost výdajů  Rozpočet projektu – přímé a nepřímé výdaje  Nezpůsobilé výdaje  Partnerství  Změny v rozpočtu  Na závěr 16. dubna 2012

Markéta Lisová Struktura financování Při realizaci projektu se příjemce se řídí:  Smlouvou o realizaci grantového projektu (dále jen „Smlouva“)  Příručkou pro příjemce v aktuálně platné verzi (verze 5)  metodickými dopisy v aktuálně platné verzi  legislativou uvedenou ve Smlouvě, článek IV Aktuální verze dokumentů:   dubna 2012

Markéta Lisová Struktura financování OP VK je financován z Evropského sociálního fondu (ESF) 85% a z veřejných prostředků České republiky (SR ČR) 15%. Má formu nenávratné přímé pomoci (dotace), poskytnuté na základě Smlouvy o realizaci grantového projektu. Poskytnutá dotace se vztahuje pouze na způsobilé výdaje. Na poskytnutí podpory není právní nárok. 16. dubna 2012

Markéta Lisová Struktura financování Ex-ante financování  zálohová platba – 20% schválených způsobilých výdajů do 30 pracovních dní od podpisu Smlouvy  průběžná zálohová platba  3 měsíce realizace  1 měsíc na vypracování monitorovací zprávy a Žádosti o platbu = vyúčtování výdajů prokazatelně vzniklých na ZBU  po administrativní kontrole proplacení vyúčtovaných prostředků => dorovnání zálohy  průběžné zálohové platby poskytovány až do výše 90% schválených způsobilých výdajů  zbylých 10% výdajů bude proplaceno v rámci závěrečného vyúčtování po ukončení realizace projektu 16. dubna 2012

Markéta Lisová Struktura financování Zvláštní bankovní účet (dále jen „ZBU“)  zřízen výhradně pro platební operace související s projektem – úhradu způsobilých výdajů projektu  bankovní poplatky před začátkem realizace nezpůsobilý výdaj – nutné vložit vlastní prostředky; způsobilé od začátku realizace projektu – hrazené z nepřímých nákladů  kladné úroky vznikající na ZBU jsou příjmem příjemce  refundace výdajů nesmí proběhnout dříve než prvotní (skutečná) úhrada z provozního účtu => výjimka u mezd, kde je refundace možná až 5 pracovních dnů dopředu  refundaci výdajů nutné dokládat interními účetními doklady 16. dubna 2012

Markéta Lisová Druhy výdajů Výdaje NezpůsobiléZpůsobilé PříméNepřímé 16. dubna 2012

Markéta Lisová Druhy výdajů Nezpůsobilé výdaje – vyjmenovány v PpP, dále výdaje nehospodárné, neefektivní, nevztahující se k projektu - nelze hradit z dotace => podezření na porušení rozpočtové kázně a nesrovnalost. Způsobilé výdaje - přímo a výhradně spojeny s realizací projektu, součást rozpočtu, lze je hradit z prostředků OP VK. Přímé výdaje - přímo přiřaditelné k určité konkrétní aktivitě projektu, vykazovány a ověřovány dle standardních postupů pravidel způsobilosti. Nepřímé výdaje - nejsou nebo nemohou být jednoznačně spojené s konkrétní aktivitou, zahrnují zejména náklady spojené s administrací projektu, jsou způsobilé ve výši odpovídající procentní sazbě stanovené výzvou. 16. dubna 2012

Markéta Lisová Kritéria způsobilosti výdajů Základní pravidla pro způsobilost výdajů:  charakter výdaje (přiměřený, hospodárný, účelný a efektivní)  účel výdaje (v souladu s pravidly OP VK)  prokazatelnost výdaje (identifikovatelný a prokazatelný, doložitelný účetními doklady, zaplacený) s výjimkou nepřímých výdajů, odpisů a režijních nákladů  datum uskutečnění výdaje (vznik a úhrada v průběhu realizace, existují výjimky) 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu - struktura 1.Osobní výdaje 2.Služební cesty zahraniční 3.Zařízení 4.Místní kancelář 5.Nákup služeb 6.Stavební úpravy 7.Přímá podpora 8.Náklady vyplývající ze smlouvy 9.Přímé způsobilé výdaje (= ) 10.Nepřímé způsobilé výdaje (% z přímých způsobilých výdajů bez KF) 11. Celkové způsobilé výdaje (= ) 12. Celkové nezpůsobilé výdaje (běžně se neuvádí) 13. Celkové výdaje projektu (= ) 14. Zdroje připadající na nezpůsobilé výdaje (běžně se neuvádí) 15. Křížové financování (počítá se automaticky z křížového financování zahrnutého v kapitole 3 a 6) 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 1 – Osobní výdaje  mzdové výdaje osob (pracovníků příjemce/partnera), které mají v rámci projektu uzavřený pracovně právní vztah (PS, DPČ, DPP) a jsou přímo zapojeny do realizace projektu  identifikace projektu – celý název + registrační číslo  popis pracovní činnosti – náplň práce pro projekt  rozsah činnosti – úvazek / počet hodin za časovou jednotku  hrubé mzdy (platy, odměny) a zákonné odvody zaměstnavatele (sociální a zdravotní pojištění, odvody do FKSP, zákonné pojištění zaměstnanců)  jedná se o mzdové náklady pracovníků, jejichž činnost je přiřaditelná k určité konkrétní aktivitě projektu  výše osobních výdajů nesmí přesahovat výši v daném místě, oboru a čase obvyklou (metodický dopis č. 4, verze 4.2) 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 1 – Osobní výdaje  v případě, že se zaměstnanec podílí na realizaci projektu pouze částí svého úvazku, je způsobilá pouze poměrná část hrubé mzdy a zákonných odvodů  pracovní výkaz – viz. přílohy monitorovací zprávy  pozor na 1,5 úvazku  jednotkové mzdy ve schváleném rozpočtu projektu jsou průměrovými ukazateli a při závěrečném vyúčtování nesmí být překročeny  některé „administrativní“ pozice v nepřímých nákladech 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 1 – Osobní výdaje – dokladování  uzavřený pracovně-právní vztah – PS (popř. dodatek), DPČ, DPP  výplatní listina, výplatní páska, mzdový list...  výpis z projektového popř. provozního účtu – skutečná výplata pracovníkovi  pracovní výkaz  rozpis mzdových/platových výdajů realizačního týmu projektu – originál  interní doklady  popř. další doklady 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 1 – Osobní výdaje – nejčastější chyby  nepředložení kopií PS/DPČ/DPP  PS/DPČ/DPP neobsahují povinné náležitosti, podepsané po zahájení výkonu práce  pracovní výkazy nejsou podepsány popř. podepsány dříve, než je vykonána poslední činnost v měsíci  chybně nebo neúplně vyplněné pracovní výkazy  obecné popisy činností v pracovních výkazech  zahrnutí činností spadající do nepřímých nákladů  nepředložené mzdové listy a výpisy z účtu organizace popř. nečitelné relevantní údaje 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 2 – Služební cesty Tuzemské cestovné  hrazeno z nepřímých nákladů Zahraniční cestovné  uvedeno ve schváleném rozpočtu projektu – navyšovat pouze ve specifických případech – podstatná změna rozpočtu projektu  pracovníci mající v rámci projektu uzavřený pracovně právní vztah  cestovné, ubytování, stravné, nutné vedlejší výdaje  mimo EU způsobilé cesty expertů a odborných pracovníků podílející se na realizaci věcných aktivit projektu  „per diems“ pro zahraniční experty v ČR 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 2 – Služební cesty - dokladování  cestovní příkaz  rozpis cestovních náhrad – zahraničních – originál  doklady související s pracovní cestou – jízdenky, faktury, výdajové pokladní doklady, technické průkazy, knihy jízd popř. další doklady  zpráva z pracovní cesty:  kdo, kdy, kam  souvislost s projektem  stručný popis výsledku cesty  doklady o úhradách 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 2 – Služební cesty – nejčastější chyby  neúplně vyplněný cestovní příkaz  předložena pouze první strana cestovního příkazu  používání neaktuálních sazeb  chybí účel cesty, cestovní příkaz není označen reg. číslem projektu  nepředkládány doklady související s pracovní cestou 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 3 – Zařízení = nákup zařízení nezbytného pro realizaci projektu Nehmotný majetek do ,00 Kč  software, licence, know-how, studijní programy Dlouhodobý nehmotný majetek  pořizovací cena vyšší než ,00 Kč a doba použitelnosti delší než 1 rok  investiční majetek nezahrnutý do křížového financování Drobný hmotný majetek  výukový a spotřební materiál určený pro práci s cílovou skupinou s pořizovací cenou do ,00 Kč  PC sestavy, notebooky, tiskárny, dataprojektory, fotoaparáty, vybavení k výuce (učebnice), materiál pro cílovou skupinu 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 3 – Zařízení Použitý drobný hmotný majetek  nutné splnit podmínky:  majetek nebyl v uplynulých 7 letech získán z veřejných prostředků  kupní cena < tržní cena v čase a místě pořízení obvyklá a současně nižší než u nového zařízení  výdaje < než ,00 Kč Nájem zařízení, operativní leasing  nájem zařízení, vybavení, nehmotného majetku, budov, splátky operativního leasingu (např. strojního zařízení)  nutné splnit podmínky:  využití pro projekt (popř. částečná způsobilost)  zřejmá doba nájmu; roční výše splátek; smlouva s pevným koncem  nájem motorového vozidla pouze v 1.2 pro potřeby cílové skupiny se SVP 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 3 – Zařízení Daňové odpisy  nutné splnit podmínky:  k nákupu nebyly použity veřejné prostředky  alikvotní výše s ohledem na míru využití pro projekt  pouze po dobu realizace projektu  dle odpisového plánu příjemce, roční výše odpisu stanovena jednou z metod daňového odpisu, forma odpisu není možné v průběhu měnit  pokud příjemce daňově odepisuje pořízený majetek, nemůže využít křížové financování Výdaje na opravy a údržbu  pouze k majetku, který byl pořízen v rámci projektu (z jeho způsobilých výdajů) 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 3 – Zařízení Křížové financování  výjimka z pravidel financování ESF  pouze pro příjemce, kteří daný majetek daňově neodepisují Křížové financování – investiční část  vybavení, nábytek, tzv. soubor movitých věcí s pořizovací cenou vyšší než ,00 Kč Křížové financování – neinvestiční část  nábytek 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 3 – Zařízení – dokladování  faktury, objednávky (nad ,00 Kč), dodací listy  podklady k výběrovým řízení na pořízení zboží  účetní doklady  inventární karty  výpis ze zvláštního bankovního účtu / provozního účtu 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 3 – Zařízení – nejčastější chyby  nedoložení veškerých podkladů k výběrovému řízení, věcné chyby  neprovedení výběrového řízení  chybějící objednávky, dodací listy popř. další podklady  chybějící smlouvy o výpůjčce partnerům  neodůvodněný nákup z „uspořených“ prostředků  chybějící označení závazným logolinkem Kapitola 4 – Místní kancelář  v nepřímých nákladech 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 5 – Nákup služeb  bezprostřední souvislost s realizací projektu (v souladu s cíli projektu)  výběr dodavatelů v souladu s postupy pro zadávání zakázek OP VK  člení se:  publikace, školící materiály, manuály vytvořené dodavatelem (na zakázku);  výdaje na odborné služby, studie, výzkum;  výdaje na konference, kurzy;  podpora účastníků (stravování, ubytování):  limit pro občerstvení 300,00 Kč/osobu/den* příp. 400,00 Kč/osobu/den*  pro ubytování 1 500,00 Kč/osobu/noc* v ČR (v Praze 2 000,00 Kč/osobu/noc*)  * pokud interními předpisy neupravena nižší částka  jiné výdaje; 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 5 – Nákup služeb  zahrnují se výdaje, které zajišťuje příjemce dodávkou služby v rámci vlastní činnost (upravuje MD č. 17)  dodavatelem služeb v rámci projektu nemůže být osoba, která má uzavřen pracovně-právní vztah s příjemce / partnerem projektu a je hrazena z kapitoly 1 Osobní výdaje  již vydané publikace volně dostupné k zakoupení (učebnice) se zahrnují do položky 3.3 drobný hmotný majetek pro cílovou skupinu Kapitola 5 – Nákup služeb - dokladování  faktury, objednávky (nad ,00 Kč), dodací listy popř. další doklady  podklady k výběrovým řízení na pořízení zboží  výpisy ze zvláštního bankovního účtu / provozního účtu 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 5 – Nákup služeb - nejčastější chyby  nedoložení veškerých podkladů k výběrovému řízení, věcné chyby  neprovedení výběrového řízení  chybějící objednávky, dodací listy popř. další podklady  nedoložení prezenčních listin z uskutečněných kurzů  překročení limitů stanovených pro stravné a ubytování  obecný popis obsahu účetního dokladu (např. občerstvení) 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 6 – Stavební úpravy  bezprostřední souvislost s projektem – úprava pracovního místa pro osoby se zdravotním postižením / úprava prostor na realizaci aktivit s cílovou skupinou  pořízení materiálu a provedení prací svépomocí není stavební úpravou  drobné stavební úpravy - nesmí přesáhnout ,00 Kč v účetním období za jednotlivou účetní položku majetku  stavební úpravy v rámci křížového financování – převyšují částku ,00 Kč => rekonstrukce / modernizace  možné provádět pouze na majetku příjemce / partnerů, v případě škol a školských zařízení na majetku zřizovatele 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 7 – Přímá podpora  výdaje spojené se zapojením cílové skupiny do aktivit – nespadají do nepřímých nákladů  člení se:  mzdové příspěvky (náhrada mzdy zaměstnavateli pro pracovníka po dobu jeho účasti na vzdělávání – 100% skutečně vyplacených mzdových nákladů vč. zák. odvodů max. do trojnásobku minimální mzdy)  cestovné (jízdní výdaje odpovídající jízdence 2. třídy hromadné dopravy), ubytování (nejvýše 1 500,00 Kč/osobu/noc pro hl. město Praha max ,00Kč), stravné (300,00 Kč/osobu/den nebo 400,00 Kč v případě výjezdní akce spojené s ubytováním)  doprovodné aktivity  mzdové příspěvky propláceny na základě smlouvy o vzdělávání mezi příjemcem a zaměstnavatelem cílové skupiny 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 7 – Přímá podpora – dokladování  rozpis mzdových příspěvků pro školené osoby a seznam školení - originál  doklady k prokázání jednotlivých výdajů – v případě mzdových příspěvků stejné podklady jako k prokazování mezd Kapitola 7 – Přímá podpora – nejčastější chyby  chybně vyplněné přílohy  chybějící doklady (jízdenky, doklady k ubytování, výpisy prokazující úhradu cílové skupině) 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 8 – Náklady vyplývající přímo ze smlouvy  audit  dle Příručky pro příjemce verze 5 způsobilý u projektů od ,00 Kč  dle Smlouvy o realizaci GP způsobilý u projektů od ,00 Kč  Smlouva nadřazena příručce, proto je audit povinný u projektů se schválenými způsobilými výdaji od ,00 Kč  publicita a bankovní poplatky v nepřímých nákladech 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Kapitola 9 – Nepřímé výdaje (dále jen „NN“)  nejsou nebo nemohou být jednoznačně spojené s konkrétní aktivitou projektu  náklady na administraci projektu nebo náklady související s cílovou skupinou vykonávané v rámci běžných činností organizace  stanoveny % dle výzvy z přímých výdajů ponížených o křížové financování  nedokládají a neprokazují se jednotlivými účetními doklady  nejsou předmětem administrativní kontroly ani kontroly na místě ZS 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu  pravidly nepřímých výdajů nejsou nijak dotčeny povinnosti organizace  vymezení nepřímých výdajů v příručce pro příjemce (verze 5) str. 61 a v příloze prezentace  čerpání nepřímých výdajů z jednotlivých zálohových plateb by mělo odpovídat % stanovenému ve Smlouvě:  NN hrazeny přímo ze ZBU na účet dodavatele  nerovnoměrné čerpání => převedení části NN na provozní účet organizace  nutné průběžně sledovat čerpání NN, které je závislé na čerpání přímých výdajů ponížených o křížové financování  v případě vyčerpání vyšší částky nepřímých výdajů (v závěrečném vyúčtování) než je způsobilé => porušení rozpočtové kázně a nesrovnalost  stále platí pravidlo PŘÍMÉ SOUVISLOSTI VÝDAJE S REALIZACÍ PROJETKU 16. dubna 2012

Markéta Lisová Rozpočet projektu Nezpůsobilé výdaje  nelze hradit z prostředků OP VK  nejsou vynaloženy v souladu s cíli projektu, nejsou pro realizaci projektu nezbytné, nejsou přiměřené (vynaložené v souladu s principem hospodárnosti), nejsou v souladu s českou nebo evropskou legislativou  vymezeny v příručce pro příjemce (verze 5) str. 66 – 69 a v příloze prezentace  úhrada nezpůsobilého výdaje z prostředků dotace znamení podezření na porušení rozpočtové kázně a nesrovnalost 16. dubna 2012

Markéta Lisová Dokladování  vedení oddělené účetní evidence (ve smyslu zákona 563/1991 Sb.) – platí i pro partnery s finančním příspěvkem (analytika / střediska / kombinace), kterou je dále nutné členit na přímé a nepřímé výdaje  účetní doklady vystaveny v souladu se zákonem o účetnictví (daňový doklad není totéž co účetní doklad)  originál účetního dokladu označit identifikací projektu (registrační číslo + zkrácený název projektu) pokud neobsahuje v původním popisu  projektová pokladna není nutná  zahrnout projekt do vnitřních směrnic  příjemce – plátce DPH, který má nárok na odpočet DPH na vstupu => DPH je nezpůsobilý výdaj a nemůže být hrazeno z dotace 16. dubna 2012

Markéta Lisová Partnerství  smluvní vztah mezi dvěma nebo více subjekty, založený na společné odpovědnosti za realizaci projektu => Smlouva o partnerství => součástí Smlouvy o realizaci GP  účast partnerů opodstatněná a nezastupitelná – zajištění aktivit, monitorovacích indikátorů, cílové skupiny (bez jeho účasti by nemohl být projekt realizovaný)  nemůže být dodavatelem běžně komerčně poskytovaných dodávek, služeb či stavebních prací  příjemce může uzavřít pracovně-právní vztah se zaměstnancem partnera, náplň práce však musí být odlišná od předmětu partnerství => porušení principů partnerství => nezpůsobilé výdaje 16. dubna 2012

Markéta Lisová Partnerství Typy partnerství Partner s finančním příspěvkem  prostřednictvím příjemce přijímá část finanční podpory na realizaci aktivit projektu dle Smlouvy o partnerství  finanční toky upraveny ve Smlouvě o partnerství  ex-ante financování – nutné, aby partner měl zřízen také zvláštní bankovní účet projektu, na který je mu poskytnuta část zálohy  ex-post financování – příjemce proplácí partnerovi na základě předloženého vyúčtování, ZBU není nutný Partner bez finančního příspěvku  není mu poskytován finanční příspěvek  podílí se na realizaci věcných aktivit např. formou konzultací, odborné garance, zajištěním cílové skupiny apod.  smlouva u výpůjčce 16. dubna 2012

Markéta Lisová Změny v rozpočtu projektu Nepodstatné změny  možné bez předchozího souhlasu poskytovatele  neovlivní cíle projektu, nedotkne se povinností ve Smlouvě  přesun prostředků mezi položkami uvnitř jednotlivých kapitol  přesun prostředků mezi jednotlivými kapitolami do 15%  vytvoření / zrušení položky rozpočtu  přepracovaný rozpočet projektu + popis v monitorovací zprávě  omezení v provádění nepodstatných změn:  osobní výdaje - změna pracovně-právního vztahu - rozdělení / sloučení schválených úvazků - vytvoření / navýšení položky povinné ze zákona  služební cesty zahraniční – nesmí být navýšena celková hodnota položky, možné přesuny v rámci položek nemající vliv na charakter cesty  křížové financování – pouze snížení 16. dubna 2012

Markéta Lisová Změny v rozpočtu projektu Podstatné změny v rozpočtu  jakákoli jiná změna  povinnost předložit žádost o schválení (viz. sborník dokumentů)  předložena nejpozději 60 kalendářních dní před koncem realizace projektu => dodatek ke smlouvě o realizaci GP  realizace podstatné změny rozpočtu před souhlasem poskytovatele nebo bez jeho souhlasu je porušením rozpočtové kázně 16. dubna 2012

Markéta Lisová Na závěr Upozornění na závěr  spolu s vyúčtováním monitorovací zprávy a žádostí o platbu se předkládají kopie všech účetních dokladů hrazených z přímých nákladů (vč. dokladu o provedené finanční kontrole „košilka“)  doklady označovat dle Příručky pro příjemce tj. názvem + registračním číslem projektu (+ logolinkem je-li relevantní)  každý nezpůsobilý výdaj a mylná platba ze zvláštního bankovního účtu => nesrovnalost => porušení rozpočtové kázně (zákon č. 250/2000 Sb.)  jakékoli nejasnosti konzultujte s finančním nebo projektovým manažerem, který má Váš projekt na starosti 16. dubna 2012

Markéta Lisová Prostor pro Vaše dotazy 16. dubna 2012

Markéta Lisová Děkuji za pozornost Krajský úřad kraje Vysočina Odbor regionálního rozvoje Oddělení grantových programů Žižkova 16, Jihlava 16. dubna 2012