Vyúčtování projektu a plnění smluvních závazků Pavla Šimoňáková, Karolína Drozdová

Základní informace  Smlouva – období realizace projektu, termín PZ/ZZ  Rozpočet projektu  Pokyny pro příjemce  Průběžné vyúčtování – zahrnuty doklady uhrazené do termínu vyhotovení PZ  Závěrečné vyúčtování – v tabulce jsou uvedeny údaje za celou realizaci projektu (včetně dat z PV), ale obsahuje doklady pouze za druhou část realizace projektu (ne doklady z PZ)

Rozpočtové kapitoly

1. Osobní náklady  Dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti, pracovní smlouvy.  Nerozdělujte hrubou mzdu a odvody!  Mzdy jsou uznatelným nákladem při úhradě do 20. dne (včetně) následujícího měsíce po ukončení projektu.  Údaje pokládáme za důvěrné a NOKD je dále nerozšiřuje !!!

1. Osobní náklady Prokazování výdajů:  Kopie DPP, DPČ nebo pracovní smlouvy  Kopie výplatního lístku (opatřen povinným popisem)  Odvody sociálního a zdravotního pojištění a daně ze mzdy – 2 možnosti: a) uvedeno na výplatním listu b) interní doklad  Doklady prokazující úhradu nákladu mzdy i odvodů: výpis z bankovního účtu, výdajový pokladní doklad

2. Investice Definice Investice: DHM nad ,- Kč / kus DNM nad ,- Kč / kus Prokazování výdajů:  Kopie dokladu (faktura apod.) s jasnou identifikací předmětu plnění – nestačí zálohová faktura, ta není daňovým dokladem  Doklady prokazující úhradu: výpis z bankovního účtu, výdajový pokladní doklad

3. Materiálové náklady Definice Materiálových nákladů:  předměty hmotného charakteru např. kancelářský papír, ceny pro vítěze, ale také např. PHM (stroje a auta – majitelem je organizace) Prokazování nákladů:  Kopie dokladu (faktura, paragon apod.) s jasnou identifikací předmětu plnění – kopie dokladu musí být čitelná, jak obsah tak datum vystavení.  Doklady prokazující úhradu: výpis z BÚ, výdajový pokladní doklad.  U odměn pro účastníky (cen) s jednotkovou hodnotou 500,- Kč a více je povinný Předávací protokol.

4. Cestovné Definice Cestovného Definice Cestovného :  Jedná se o cestovní náhrady dle zákoníku práce  Nejedná se o zajištění dopravy soukromým dopravcem!!!  Stravné je uznatelným nákladem pouze při prokázání také cestovních nákladů Prokazování nákladů:  cestovní příkaz + doklad o úhradě (VPD) + jízdní doklady (při cestě osobním vozem kopie technického průkazu)  vnitřní předpis zaměstnavatele o pracovních cestách (na vyžádání administrátora)

5. Služby Definice Služeb:  Jedná se o služby zprostředkované dodavatelem (tisk propagačních materiálů, moderování akce, smlouva o dílo, honoráře atp.)  Provozní náklady např. nájem, telefonní poplatky, energie.  Služby související s provozem jsou uznatelným nákladem při úhradě do 20. dne následujícího měsíce po ukončení projektu (přesný výčet služeb viz. Pokyny pro příjemce).

5. Služby Prokazování nákladů:  Kopie dokladu (faktura, smlouva o dílo, smlouva o honorář) Ne DPP či DPČ!!!  Nájemné – kopie nájemní smlouvy  Energie – kopie rozpisu záloh popř. faktur  Doklad prokazující úhradu nákladu: výpis z bankovního účtu, výdajový pokladní doklad.

ORIGINÁLNÍ ÚČETNÍ DOKLADY, KTERÉ SI NECHÁVÁTE PROPLÁCET Z NADACE OKD, MUSÍ BÝT ŘÁDNĚ OZNAČENY DLE SMLOUVY O NADAČNÍM PŘÍSPĚVKU RUČNĚ NEBO RAZÍTKEM Čl. IV. č. 1 písmeno b Z grantu č. ………. Nadace OKD čerpáno ………..Kč.

Tvorba průběžné/závěrečné zprávy

Zprávy v systému Grantys  Textová část PZ i ZZ se vyplňuje v systému Grantys  Elektronické přílohy (fotografie, články apod.) vkládáte také přímo do systému Grantys  Ve fyzické podobě dokládáte pouze vyúčtování společně s doklady

Zprávy v systému Grantys Textová část 1)Přihlášení do systému Grantys (stejný postup jako při podávání žádosti) 2)Výběr příslušného projektu – otevření 3)Oddíl Zprávy v sekci Další informace 4)Kliknu na Detail příslušné zprávy (PZ/ZZ) – otevře se formulář, do kterého po jeho otevření k editaci vpisuji text stejně jako při vyplňování žádosti o nadační příspěvek

Zprávy v systému Grantys Textová část -Zprávu lze průběžně ukládat -Po úpravách a uložení zprávy nahrát přílohy: fotografie, články, elektronická verze tabulky vyúčtování -Vyplněnou zprávu odešlete červeným tlačítkem „Odeslat zprávu“ (po odeslání nelze již nic měnit!) -Zprávu lze pro vlastní potřebu vygenerovat do formátu.docx pomocí tlačítka „Stáhnout jako Word“ na konci stránky

Postup přípravy vyúčtování projektu

Vyúčtování - postup 1.Doklady rozdělit dle kapitol a jednotlivých položek rozpočtu a následně seřadit dle data úhrady (dle VPD či výpisu). 2.Zkontrolovat popisy o úhradě ze zdrojů Nadace OKD na dokladech (viz. smlouva o poskytnutí nadačního příspěvku, článek IV. odstavec 1 b) – popis musí být na dokladu uveden prostřednictvím razítka či ručně psaným textem. Z grantu č. … Nadace OKD čerpáno … Kč. Až poté vyhotovit kopie dokladů! 3.Tabulka Vyúčtování

Tabulka Vyúčtování

 Pořadové číslo dokladu - seřadit dle kapitoly rozpočtu a dle data úhrady, 1 číselná řada pro celé vyúčtování (od prvního do posledního dokladu) – jednotlivé kapitoly se nečíslují samostatně. V případě povinnosti podání PZ V případě povinnosti podání PZ pokračujete v ZZ v číslování dokladů dle průběžného vyúčtování (číslování dokladů z průběžného vyúčtování musí zůstat zachováno) Doklady musí být opatřeny pořadovým číslem dle vyúčtovací tabulky a seřazeny.  Číslo dokladu v účetním systému Tabulka Vyúčtování

 Účel platby – uveďte název položky v rozpočtu (ve zkratce) a následně popis obsahu dokladu.  Celková částka uvedená na dokladu – uvádí se celková částka na dokladu. Při úhradě v hotovosti celková částka na výdajovém pokladním dokladu.  Částka hrazená z grantu Nadace OKD.  Datum úhrady – uvádí se datum dle výdajového pokladního dokladu či výpisu. Tabulka Vyúčtování

 Vždy se musí jednat o kopie originálních dokladů opatřených povinným popisem  Doklady označte Pořadovým číslem, které je uvedeno v tabulce vyúčtování  Kopie dokladů seřaďte dle pořadového čísla  Ke každé kopii dokladu přikládejte kopii dokladu o úhradě (výdajový pokladní doklad, výpis z bankovního účtu) Kopie dokladů

4. Ukázka kopie dokladu Datum úhrady Celková částka uvedená na dokladu Částka hrazená z grantu Popis na dokladu

Průběžné vyúčtování Organizace musí prokázat čerpání první splátky ve výši 30 %. Podmínka je dána přímo ve smlouvě. Pokud nebude tato část příspěvku vyčerpána není možné uhradit další splátku příspěvku! (možnost podání žádosti o změnu termínu odevzdání zprávy)

Nejčastější chyby  Úhrada nákladu před datem zahájení či po ukončení projektu (týká se jak úhrady samotného nákladu – datum zdanitelného plnění – tak data uvedeného na VPD).  Neoprávněné změny rozpočtu projektu.  Chybí popis na dokladech.  Nedostatečně prokázané náklady projektu.

Změny projektu / rozpočtu Změny uvnitř organizace:  Změna statutárního zástupce Podat Žádost o změnu + doklad o volbě (žádost musí být opatřena ověřeným podpisem nového statutár. zástupce)  Změna sídla organizace Podat Žádost o změnu  Změna čísla bankovního účtu Podat Žádost o změnu a kopii nové smlouvy  Změna osoby zodpovědné za realizaci projektu a jejích kontaktních údajů Oznámit administrátorovi programu, em nebo jinak

Změny projektu / rozpočtu  Změna termínu realizace projektu – prodloužení max. o 12 měsíců  Průběžná zpráva – termín odevzdání  Závěrečná zpráva – termín odevzdání  Nepřízeň počasí – změna harmonogramu  Nedostatek financí

Změny projektu / rozpočtu Změny v rozpočtu projektu:  Změny do 15 % (včetně) z celkového přiznaného nadačního příspěvku mezi schválenými položkami rozpočtu Oznámit administrátorovi programu  Změny nad 15 % poskytnutých prostředků Podat Žádost o změnu Ostatní změny projektu: Ostatní změny projektu: kontaktujte administrátory Řešte vše včas !!!

Používejte vždy aktuální formuláře Cesta: – Ke stažení – Pro příjemce / příslušný program

Dodržování smluvních závazků

 Klíčové dokumenty   Smlouva  Pokyny pro příjemce  Přečtěte si oba dokumenty a řiďte se jimi  Vypište si nejdůležitější data na složku s dokumentací k projektu  datum zahájení  datum ukončení  datum předložení průběžné a závěrečné zprávy  Pamatujte!  změny projektu řešte hned, jak nastanou (opačný postup plodí nedůvěru)  po dobu 5 let musí zůstat majetek pořízený z projektu ve Vašem vlastnictví

Když závazky neplním a nekomunikuji  Přichází na řadu sankce  pokuta 10 % z příspěvku  prodleva v dodání zprávy dní  pokuta 25 % z příspěvku  prodleva v dodání zprávy nad 60 dní  odstoupení od smlouvy  nepravdivé údaje  prostředky využity na jiný účel než bylo sjednáno  odmítnutí přezkoumání použití příspěvku  Nedoložení průběžné či závěrečné zprávy  Porušení podmínek smlouvy a neodstranění porušení do 30 dní od výzvy poskytovatele  Odstoupení = navrácení plné výše poskytnutého příspěvku

Nejčastější problémy  Příjemce má problém s realizací, nedokládá zprávy  Nekomunikuje  Slibuje, nedodržuje  Urgence doložení zprávy  Smluvní pokuta  Organizace vedena na černé listině  Může končit odstoupením od smlouvy – navrácení celého příspěvku Vše často zbytečně

Řešte problémy včas a komunikujte s námi

Děkujeme za pozornost