Seminář pro příjemce IOP v rámci oblasti intervence 1.1 Seminář pro příjemce IOP MV ČR, Praha - Centrotex, nám. Hrdinů 3, Praha 4 6. prosince 2010, 10:00 – 13:00

Cíle semináře Předcházet problémům s čerpáním v souvislosti s velkým množstvím změn v projektech, chybách v MZ/ŽoP a ve VŘ. Upozornit na problémové oblasti při realizaci projektu a vyplňování MZ a ŽoP.

Obsah  Úvodní informace  Stav administrace výzvy č. 03 a č. 07  Změnové právní akty o poskytnutí dotace  Hlavní problémy při realizaci projektu  Postup při vyplňování MZ a ZŽoP  Expertní pomoc příjemcům  Dotazy/diskuze

Řízení projektu Žádost o dotaci Hodnocení projektu Právní akt Realizace projektu Řádné vedení účetnictví a dokumentace Výběr dodavatelů Monitoring projektu, Žádosti o platbu Změny v projektu Ukončení projektu Závěrečný monitoring a žádost o platbu Závěrečné vyhodnocení akce

Podstatné změny v projektu I. změny, které ovlivní výstupy, výsledky či dopady projektu a jeho indikátory, změny, které ovlivní cíle, obsah nebo zaměření projektu, změny termínů ukončení realizace projektu a závěrečného vyhodnocení akce, finanční a termínové změny, které způsobí změnu rozložení čerpání SR a SF v letech, přesun termínu podání žádosti o platbu v případě ex-post plateb, změny struktury financování projektu z jednotlivých zdrojů, změny, které by ovlivnily hodnocení projektu, změny účtu projektu, sídla nebo názvu příjemce.

Podstatné změny v projektu II. Oznámení změny v projektu Schválení či neschválení změny Změna právního aktu Realizace změny

OSF->žadatel Návrh Podmínek Žadatel->OSF Podepsané podmínky OPF vydá Stanovení výdajů Žadatel obdrží Stanovení výdajů a Podmínky Vydání změnového právního aktu I. Postup při vydání změny právního aktu – Stanovení výdajů na financování akce OSS (projekty předkládané MVČR) OSF zasílá příjemci informaci o akceptaci změny spolu s návrhem Podmínek ke stanovení výdajů a výzvou k podpisu Žadatel zasílá zpět na OSF podepsané podmínky ve 3 vyhotoveních Podmínky podepisuje statutární zástupce, příp. jím pověřená osoba OSF žádá OPF o vydání změny Stanovení výdajů OPF vydá Stanovení výdajů, u projektů na 100 mil. Kč souhlas MF Žadatel obdrží jeden výtisk Stanovení výdajů a Podmínek

OSF->Žadatel Návrh Podmínek k dopisu ředitele Žadatel->OSF Dávka z EDS/SMVS + podepsané Podmínky OSF vydá změnu dopisu ředitele Žadatel zajistí změnu stanovení výdajů, na OSF zasílá kopii Vydání změnového právního aktu II. Postup při vydání změny vydáním právního aktu – Dopis ředitele (projekty předkládané jinými OSS) OSF zasílá příjemci informaci o akceptaci změny spolu s návrhem Podmínek k dopisu ředitele Součástí je i požadavek na vygenerování a zaslání dávky ze systému EDS/SMVS, která bude akceptovanou změnu zahrnovat Žadatel zasílá zpět na OSF dávku z EDS/SMVS ( em ve formátu *.xml) a podepsané podmínky ve 3 vyhotoveních (poštou) OSF vydá změnu dopisu ředitele, žadatel obdrží jeden výtisk dopisu ředitele Žadatel si sám zajistí vydání změny stanovení výdajů u svého správce EDS/SMVS Žadatel na OSF zasílá jednu kopii vydané změny stanovení výdajů

Nepodstatné změny v projektu Změna manažera projektu, statutárního zástupce Změna kontaktních údajů kromě názvu a adresy příjemce apod. Nákladové a termínové změny etap projektu pokud nezpůsobí přesun čerpání/vyúčtování nákladů mezi ročními alokacemi programu (přesun předložení žádosti o platbu nebo části plánované sumy platby přes 30. srpen daného roku) a neovlivní délku trvání projektu. Oznámení změny v projektu Schválení či neschválení změny Dopis o akceptaci či zamítnutí změny Realizace změny

Typ problému Popis problému Změny v projektu  Změnu vždy nutno oznámit s dostatečným předstihem před jejím uskutečněním  Zdůvodnění změny musí být dostatečné a úplné, stejně jako podklady, které umožní OSF změnu schválit  Každá změna v projektu by měla zapadat do jeho kontextu, měla by navazovat na již předložené změny a být správně načasována  V případě vícečlenného realizačního týmu by nad změnami měla mít dohled konkrétní osoba, která bude změny komunikovat s OSF  Změny v rozpočtu projektu musí být nezbytné k úspěšnému dokončení projektu, cílem není vyčerpání všech prostředků v projektu, ale jejich efektivní využití  Změnu kontaktní osoby je nutno vždy ohlašovat v nejbližší možné době!!! Hlavní problémy při realizaci projektu

Typ problémuPopis problému Prodlužování projektu  Prodlužování realizace projektu pouze v nezbytných případech  Prodloužení vždy řádně a podrobně zdůvodnit  Včasné požádání o schválení této podstatné změny  Prodloužení realizace projektu o více než 3 měsíce schvaluje ŘO  Nutnost úpravy všech souvisejících částí projektu (indikátory, termín ukončení realizace závěrečné etapy, rozložení financí projektu v etapách a letech)  Schvalování prodloužení není automatické! Hlavní problémy při realizaci projektu

Typ problémuPopis problému Nesrovnalosti, porušení rozpočtové kázně  Každé porušení podmínek, za kterých byly veřejné prostředky poskytnuty  K porušení podmínek dochází často nevědomě, důvodem je neznalost pravidel IOP => prevencí je průběžná a důsledná kontrola vlastního projektu  Nesrovnalost může mít za následek nepřidělení/odebrání dotace, pozastavení projektu, udělení sankcí Ucelenost projektu  Realizace projektu nepředstavuje pouze vyčerpání mzdových nákladů a nákladů na služby  Projekt musí navazovat na cíle IOP a cíle příjemce Hlavní problémy při realizaci projektu

Typ problémuPopis problému Nezpůsobilost výdajů  Zařazování aktivit, které nejsou součástí Žádosti  Špatně provedené výběrové řízení  Nedostatečné doložení dokumentů nutných k prokázání způsobilosti  Opakované špatné vyplnění MZ/ZŽoP Špatně nastavený harmonogram projektu  Problémy vznikají již při Žádosti  Harmonogram je nastaven nereálně, což vede k jeho nedodržování (např. krátká časová dotace na výběrová řízení)  Zapříčiňuje nutné podstatné změny v projektu  V případě časového skluzu je nutné provádět aktualizaci harmonogramu Hlavní problémy při realizaci projektu

Typ problému Popis problému Nedůsledné nastudování projektu  Pokud projekt přebírá nová osoba, je nezbytné se s projektem a pravidly IOP podrobně seznámit (za využití předchozího projektového manažera, expertní pomoci apod.) Podcenění povinností vyplývající z Rozhodnutí/ Podmínek  Odevzdávání MZ a ZŽoP bez znalosti metodiky  Realizace projektu bez znalosti pravidel  Čerpání v nesouladu s pravidly způsobilosti výdajů (nerealizace výběrových řízení, úhrady v hotovosti, výdaje na jiné činnosti/zařízení, než bylo plánováno, bez oznámení OSF) Publicita  Velikosti log, správné pořadí a barevné provedení  Realizace publicity na poslední chvíli, nerovnoměrné rozložení propagačních opatření během realizace projektu  Realizace výběrových řízení na dodavatele publicity  Nevhodný typ publicity  Nevhodně provedená fotodokumentace Hlavní problémy při realizaci projektu

Typ problémuPopis problému Výběrová řízení  Smlouvy s dodavatelem neobsahují povinnost umožnit kontrolním subjektům výkon kontroly  Nedodržení předepsaného počtu písemně oslovených dodavatelů  Nesprávně stanovené požadavky na kvalifikaci  Nesprávné stanovení lhůty pro doručení  Nesprávné či netransparentní určení hodnotících kritérií zadavatelem  Nedostatky popř. nedostatečné doklady k ustanovení členů komise/ náhradníků  Formální nedostatky v protokolu o otevírání obálek, popř. absence protokolu o otevírání obálek  Nedodání kompletní dokumentace k VŘ  Neoprávněné dělení zakázek  Porušování pravidla transparentnosti Hlavní problémy při realizaci projektu

Typ problémuPopis problému Monitorovací zprávy a Žádosti o platbu  Velmi stručný a obecný popis klíčových aktivit v MZ  Absence odůvodnění změn projektu  Obecný popis práce v pracovních výkazech  Zařazení nákladů po konci monitorovacího období do výdajů  Nejasná vazba výdajů na projekt  Údaje v ŽoP obsahují podíl 85 %  Absence bankovních výpisů na mzdy  Chybějící údaje na kopiích účetních dokladů  Chybějící elektronická verze podpisových vzorů Hlavní problémy při realizaci projektu

Postup při vyplňování MZ a ZŽoP I. Konto projektů Pro tvorbu nové Monitorovací zprávy je nutné kliknout na pole s názvem Konto projektů (umístěné v levém sloupci) a označit konkrétní projekt, ke kterému bude Monitorovací zpráva vytvořena. Poznámky -projekt v administraci se nenachází na stejném místě jako původní žádost, je nutné vždy přejít do konta projektů -vyplňujete pouze žlutá pole -každý krok ukládejte, přechodem na další záložku se neuložená data ztrácí Monitorovací zpráva

Postup při vyplňování MZ a ZŽoP II. První krokem je založení nové zprávy, uložení a načtení dat z IS MONIT7+ Monitorovací zpráva

Postup při vyplňování MZ a ZŽoP III. Plnění finančního plánu Vyplnění informací k průběhu realizace projektu, zejména plnění finanč. harmonogramu projektu. Případné zpoždění je nutno dostatečně zdůvodnit. Plán výdajů na příští období Odhad na následujících 6 měsíců / násl. etapu. Skutečnost výdajů za uplynulé období = celkové způsobilé výdaje za předkládané období Vliv na rovné příležitosti Vyplnění změny od poslední MZ, pokud k ní došlo

Postup při vyplňování MZ a ZŽoP IV. Harmonogram projektu Načítá se automaticky tlačítkem Načíst harmonogram ze systému MONIT7+ Záložka obsahuje informace o stavu předchozích zpráv (v případě, že předchozí zpráva nebyla doposud schválena OSF, nelze vyplnit další zprávu v IS Benefit, předkládá se aktuální MZ pouze v papírové formě (vzor ke stažení v dokumentech Přílohy Příručky pro příjemce dané výzvy)) Monitorovací zpráva

Postup při vyplňování MZ a ZŽoP V. Realizace projektu Aktivní pouze u MZ (ne u Hl. o pokroku) Popis realizace Informace o realizaci dané etapy – čím komplexnější a výstižnější popis, tím lepší bude mít OSF představu o realizaci Vašeho projektu („nebuďte struční“) Problémy při realizaci Problémy při realizaci a především způsob, jakým byly problémy odstraněny. Pokud problémy přetrvávají, jaká byla přijata opatření k jejich odstranění Další plán realizace projektu Následující plán realizace projektu, opět lepší podrobnější popis Monitorovací zpráva

Postup při vyplňování MZ a ZŽoP VI. Indikátory projektu Tato záložka podává informace o aktuálním plnění stanovených indikátorů projektu Indikátory se automaticky načítají z IS MONIT7+ Aktuální dosažená hodnota - vyplňuje se skutečná hodnota indikátorů, jedná se o kumulativní údaj za období od zahájení realizace projektu Datum aktuální dosažené hodnoty = termín vyplňování MZ Monitorovací zpráva

Postup při vyplňování MZ a ZŽoP VII. Dodavatel VŘ Vyberte stát dodavatele Vyberte IČ dodavatele Proveďte validace v ARES Monitorovací zpráva

Postup při vyplňování MZ a ZŽoP VIII. Výběrová řízení Při změně plánovaného VŘ ve sledovaném období je nutné změnit pole „Stav výběrového řízení“, „Předpokládaná/skutečná cena VŘ“, „Předpokládaný/skutečný termín“ zahájení a ukončení VŘ“, „Datum podpisu smlouvy s dodavatelem“ Při tvorbě nového VŘ je nutné jej založit a zadat k němu všechna potřebná data Monitorovací zpráva

Postup při vyplňování MZ a ZŽoP IX. Enviromentální kritéria Načítá se automaticky pouze tehdy, bylo-li enviromentální kritérium zahrnuto do projektové žádosti (projekt má pozitivní vliv na env. kritéria) Publicita Ke každému typu publicity, ke kterému jste se zavázali, uveďte popis aktuálního plnění. Nenechávejte v poli pouze popis z žádosti. Monitorovací zpráva

Postup při vyplňování MZ a ZŽoP X. Zjednodušená žádost o platbu Konto projektů Pro tvorbu ZŽoP platí obdobný postup jako při přípravě monitorovací zprávy Volba Konto projektů (umístěné v levém sloupci), označení konkrétního projektu, načtení dat z Monit7+ Po uložení se aktivují další povinná pole, která je nutno vyplnit: Typ Žádosti o platbu Výběr účtu Pořadí finančního plánu

Postup při vyplňování MZ a ZŽoP XI. Zjednodušená žádost o platbu Výdaje Celkové výdaje Celkové výdaje = způsobilé výdaje + nezpůsobilé výdaje Celková požadovaná částka dotace Částka připadající na způsobilé výdaje realizované v rámci dané etapy/daného období Celkové způsobilé výdaje investiční / neinvestiční dle účetnictví příjemce a charakteru projektu, nutná shoda se soupiskou výdajů Celková požadovaná dotace = způsobilé výdaje bez vlastních zdrojů příjemce

Postup při vyplňování MZ a ZŽoP XII. Zjednodušená žádost o platbu

Postup při vyplňování MZ a ZŽoP XIII. Finalizace Monitorovací zprávy a Žádosti o platbu Před finalizací je možné provést kontrolu vyplnění všech povinných polí ve zprávě pomocí pole „Kontrola“ Příjemce musí finálně uložit žádost v IS Benefit7 prostřednictvím tlačítka „Finalizace“ Tištěnou finální Žádost o platbu s podpisem statutárního orgánu musí příjemce doručit osobně, nebo doporučeně poštou

Problémy s vyplňováním aplikace Benefit 7 Pravidelné ukládání údajů Občasné problémy se systémem IS Benefit (automatické odhlášení, error) – nutné znovupřihlášení, při přetrvávání problémů kontaktujte Před finalizací je nutné vše překontrolovat, po finalizaci žádosti o platbu není možné storno Mnoho polí spolu souvisí a měly by v nich být uvedeny stejné údaje – např. skutečnost výdajů za sledované období = celkové způsobilé výdaje = způsobilé výdaje uvedené v soupisce

Přílohy MZ a ZŽoP Kopie účetních dokladů Soupiska faktur Kopie výpisů z účtu Výpis z oddělené účetní evidence Seznam čísel účtů Předávací protokoly Podklady pro mzdové výdaje Rekapitulace mzdových výdajů Dokumentace k ukončeným výběrovým řízením Podpisové vzory Fotodokumentace k publicitě

Vybrané náležitosti dokladování I. Mzdové výdaje Při prvním nárokování výdaje: Kopie pracovní smlouvy, popř. DPP/DPČ Pracovní náplň Při každém nárokování výdaje: Výkaz práce Doklad o výplatě mzdových prostředků Sestava „Rekapitulace mzdových výdajů“ Doklad o úhradě zákonných odvodů

Vybrané náležitosti dokladování II. Nákup služeb Účetní/daňové doklady Doklady o zaplacení Předávací protokol Doklady k výběrovému řízení/objednávky Smlouvy

Vybrané náležitosti dokladování III. Pořízení majetku Účetní/daňové doklady Doklady o zaplacení Doložení vlastnictví Protokol o převzetí díla Znalecký posudek u pozemků, staveb a použitého zařízení/doložení ceny obvyklé Doklady k výběrovému řízení/objednávky Smlouvy

Doporučení pro příjemce Přihlaste se k odebírání aktualit na Využívejte Manuály úspěšného žadatele a příjemce IOP (Druhá část – Úspěšná realizace projektu, Třetí část – Veřejné zakázky IOP), které jsou k dispozici na webu OSF, sekce Legislativa a metodiky Vyvarujte se častých chyb; souhrn nejčastějších chyb naleznete v dokumentu Nejčastější chyby v projektech Účastněte se seminářů pro příjemce Účastněte se seminářů k veřejným zakázkám

Představení expertní pomoci využití expertní pomoci je zcela dobrovolné expertní pomoc je poskytována zdarma expertní pomoc je možné využívat nepravidelně (dle potřeby) využití expertní pomoci neznamená automatické schválení monitorovací zprávy/žádosti o platbu využití expertní pomoci může být vnímáno jako časové zdržení, ale větší časové zdržení způsobí předložení chybných dokumentů týmy OSF a poskytovatele expertní pomoci budou průběžně spolupracovat a koordinovat svoji činnost JménoTelefon Radka Kotinská

Dotazy/diskuze Děkujeme za pozornost