Seminář pro příjemce v oblasti intervence 1.1 IOP Nejčastěji řešené dotazy v průběhu realizace projektů a období udržitelnosti Ministerstvo vnitra České republiky Odbor strukturálních fondů Seminář pro příjemce v oblasti intervence 1.1 IOP Nejčastěji řešené dotazy v průběhu realizace projektů a období udržitelnosti Ministerstvo vnitra České republiky Odbor strukturálních fondů MV ČR, budova Centrotex, Praha prosince 2014

Osnova prezentace  Aktuální informace  Nejčastěji řešené dotazy v průběhu realizace a období udržitelnosti projektů (FAQs)  Dotazy, diskuze

Aktuální informace  blíží se konec programového období  poslední výzva v rámci oblasti intervence 1.1 IOP – Výzva č. 17 „Projekty e-Governmentu“ ( – )  neuspokojivý stav čerpání (v o. i. 1.1 IOP k vyčerpáno cca 65 % alokace kryté vydanými právními akty)  v důsledku nízkého čerpání v roce 2014 nenaplnění limitů čerpání daných pravidlem n+2 → krácení alokace  probíhá revize Příruček pro žadatele a příjemce

FAQ #1  Kdo je primárním kontaktem, na který se žadatel/příjemce může obracet? Zprostředkující subjekt IOP pro o.i. 1.1 – Ministerstvo vnitra, Odbor strukturálních fondů  od podání projektové žádosti do vydání právního aktu → projektový manažer hodnocení  od vydání právního aktu → projektový a finanční manažer oddělení realizace IOP Jednotlivé kontakty k dispozici zde

FAQ #2  Co jsou základní dokumenty, které je nezbytně nutné prostudovat a znát ?  Výzva a Příručka pro žadatele a příjemce (včetně příloh) k dané výzvě  Podmínky právního aktu (dle typu příjemce)  Metodika způsobilých výdajů a Pravidla způsobilých výdajů  Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách + Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách v programovém období  Pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření  Relevantní dokumenty lze vždy najít na webových stránkách pod danou výzvou

FAQ #3  Co má příjemce za povinnosti v průběhu realizace projektu?  oznamování změn v projektu  pravidelné zasílání status reportu (měsíční přehled o aktivitách realizovaných v projektu, součástí i soupiska faktur)  schůzky pracovního týmu (1x měsíčně s PM a FM)  předkládání monitorovacích hlášení (Monitorovací zpráva, Hlášení o pokroku, Hlášení o udržitelnosti)  plnění publicitních opatření  předkládání dokumentací a poskytování informací k VŘ  poskytování součinnosti a informací k případným kontrolám a auditům  vedení projektové dokumentace

FAQ #4  Jak je to se změnami v projektu?  hlásit změny v projektech před samotnou realizací změny (v případě neočekávaných změn hlásit OSF neprodleně)  pro oznamování změny vždy použít stanovený formulář Oznámení o změně (příloha PPŽP)  vždy změnu věcně zdůvodnit (objektivní důvody)  změnami v projektu nelze přidávat či rozšiřovat aktivity, cíle a výstupy uvedené v projektové žádosti  plánované změny v pracovní verzi (před jejich oficiálním zasláním) doporučujeme konzultovat s OSF

FAQ #5  Jakých nejčastějších chyb se při realizaci projektů vyvarovat?  nedostatečné personální zabezpečení projektu vzhledem k rozsahu plánovaných aktivit  nedostatek času v harmonogramu na realizaci konkrétních aktivit v etapách, případně na výběrová řízení (nutné počítat s možnými komplikacemi)  je nutné mít zajištěno financování aktivit z vlastních zdrojů tak, aby byla pokryta realizace projektu před následným proplacením předfinancovaných prostředků  nezajištěné financování z vlastních zdrojů na pokrytí udržitelnosti výstupů i pro období 5 let po ukončení realizace  nespecifikované částky v rozpočtu (obsah a rozsah, ne pouze souhrnná částka; + členění na etapy a roky)

FAQ #6  Hrozí v případě nějakého pochybení udělení sankce?  při nedodržení ustanovení Podmínek právního aktu je dotace krácena dle popisu uvedeného v příloze PPŽP (Postup při porušení podmínek) - nejvyšší sankce (100 %)  nenaplnění účelu projektu  nedodržení zákazu dvojí podpory - procentuálně odstupňované sankce  pochybení v zadávání veřejných zakázek (ZVZ a Závazné postupy)  porušení ostatních povinností příjemce uvedené v Podmínkách (např. pozdně předložená MZ/ŽoP)  při krácení finančních prostředků zasílá OSF informaci ŘO IOP a finančnímu úřadu

FAQ #7  Jak v projektech vznikají úspory a na co je lze případně využít?  úspora = rozdíl mezi předpokládanou hodnotou veřejné zakázky a skutečně vysoutěženou cenou  o využití úspor žádá příjemce prostřednictvím OoZ s odůvodněním nutnosti provedení změny (vč. podkladů pro posouzení dopadu do finančních plánů)  lze využít:  na dosud neuskutečněná VŘ nebo VŘ před proplacením plnění, kdy vysoutěžená částka je vyšší než předem odhadnutá cena  dorovnání změny výše DPH  nelze využít:  osobní náklady, publicita; poradenské služby  nové aktivity, které nebyly v projektu plánovány, rozšíření stávajících aktivit

FAQ #8  Kde jsou upravena pravidla pro dodržování publicitních opatření?  Nařízení Evropské komise č. 1828/2006  Pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření  Logo manuál IOP (určuje zásady správného používání loga IOP a vlajky EU)  povinnosti příjemce v rámci publicity:  poskytnout souhlas se začleněním na veřejně přístupný seznam příjemců (ZS je povinen informovat příjemce podpory a širokou veřejnost o tom, že daný projekt je spolufinancován z EU)  splnit ta publicitní opatření, k jakým se příjemce zavázal v projektové žádosti  umístit po dokončení realizace dobře viditelnou trvalou informativní desku o podpoře (v rozsahu dle Čl. 9 Nařízení EK č. 1828/2006)

FAQ #9  Jak je projekt ze strany OSF monitorován?  status report  měsíční informace o průběhu realizace projektu  k poslednímu dni každého měsíce vždy včetně Soupisky faktur (scan nebo.xls)  zasílat vždy na PM + do kopie FM  schůzky pracovního týmu (task force)  každoměsíční setkání cca v polovině kalendářního měsíce (PM + FM OSF)  vzájemné předávání informací o realizaci a administraci projektu vč. konzultací k plánovaným změnám, přípravě HoP, MZ a ŽoP  monitorovací hlášení

FAQ #10  Jaké typy monitorovacích hlášení má příjemce povinnost OSF odevzdávat a kdy?  Hlášení o pokroku (HoP)  navázáno na sledované období v délce 6 měsíců (počítáno od prvního dne měsíce následujícího po vydání prvotního Stanovení výdajů na financování akce OSS/Rozhodnutí o poskytnutí dotace, podáváno do 20 pracovních dnů po skončení sledovaného období)  příjemce vyplňuje a finalizuje v IS BENEFIT7 vč. příloh a zasílá tištěnou verzi dokumentace na OSF (obsáhlé přílohy lze na CD)  při pozdním odevzdání riziko sankcí v nejbližší následné ŽoP!  Monitorovací zpráva (MZ)  navázána na etapu projektu + Žádost o platbu  předkládána vč. všech příloh do 20 pracovních dnů po ukončení etapy  příjemce vyplňuje a finalizuje v IS BENEFIT7 vč. příloh a zasílá tištěnou verzi dokumentace na OSF (obsáhlé přílohy lze na CD)  při pozdním odevzdání riziko sankcí v související ŽoP!

 Závěrečné vyhodnocení akce (ZVA)  navázáno na ukončení realizace a financování projektu  termín pro odevzdání je uveden v právním aktu  v souladu s Vyhláškou č. 560/2006 Sb. ve znění pozdějších předpisů příjemce předkládá Zprávu o závěrečném vyhodnocení akce správci programu = rozpočtovému útvaru, který pro projekt vydává Stanovení výdajů/Rozhodnutí o poskytnutí dotace → ZVA  jeden originál ZVA příjemce předkládá na OSF  Hlášení o udržitelnosti (HoU)  navázáno na ukončení realizace projektu (udržitelnost projektu = 5 let)  vyplňováno a odevzdáváno pouze v tištěné verzi (.doc) vč. případných příloh  první HoU – 10 měsíců po ukončení realizace projektu je příjemce ze strany OSF upozorněn na termín podání + 20 pracovních dnů na odevzdání; následující termíny pro odevzdání – vždy po 12 měsících od 1. termínu

FAQ #11  Jak probíhá kontrola projektu ze strany OSF?  administrativní kontrola - ZS IOP prověřuje 100 % administrovaných projektů v realizaci  finanční kontrola - probíhá při schvalování zjednodušených žádostí o platbu na základě kontroly dokumentů předložených příjemcem (tj. ŽoP včetně všech požadovaných dokladů)  věcná kontrola - probíhá na základě kontroly monitorovací zprávy o realizaci projektu, kterou příjemce zasílá souběžně se žádostí o platbu  kontrola na místě  monitorovací návštěvy  veřejnosprávní kontroly / obecné kontroly – u vzorku projektů na základě výsledku analýzy rizik či plánu kontrol dle zákona 320/2001 Sb., o finanční kontrole, a zákona 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád) → ověření souladu realizace projektu se schválenou projektovou žádostí, právním aktem a podmínkami dotace; kontrola účetních záznamů, vedení projektové dokumentace, pořízeného majetku atp.

FAQ #12  Jak probíhá kontrola veřejných zakázek projektu ze strany OSF?  tři fáze kontroly OSF:  kontrola zadávací dokumentace - povinnost příjemce předložit zadávací dokumentaci ke kontrole  kontrola průběhu zadávacího řízení před podpisem smlouvy s vybraným uchazečem – povinnost příjemce dodat veškerou dokumentaci k VZ nad 500 tis. Kč. bez DPH před uzavřením smlouvy  následná kontrola po podpisu smlouvy celé VZ – příjemce dodá k dříve doložené dokumentaci kopii podepsané smlouvy a čestné prohlášení k VŘ  k předané dokumentaci vždy předávací protokol vč. seznamu předávaných dokumentů (s uvedením počtu listů, bude na vyžádání zasláno ze strany PM OSF)  předkládat OSF dodatek ke smlouvě ihned po jeho uzavření (včetně odůvodnění nezbytnosti uzavírání dodatku)

 Jaké jsou základní principy pro zadávání zakázek v IOP?  plnění musí být pro projekt nezbytné a v souladu s projektovou žádostí  výdaje na pořízení určitého plnění musí splňovat pravidla hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti (3E) podle zákona č. 320/2001 Sb.  při výběru vhodného dodavatele (§6 zák. č. 137/2006 Sb.)  zásada transparentnosti = zadavatel je povinen zajistit co největší průhlednost řízení (tj. pořizování a uchovávání písemné dokumentace o všech významných úkonech v dostatečném rozsahu; jasné vymezení kritérií, dle kterých budou hodnoceny nabídky; opatření všech rozhodnutí řádným odůvodněním)  zásada rovného zacházení = zadavatel je povinen již od okamžiku přípravy řízení (a v průběhu řízení) přistupovat stejným způsobem ke všem dodavatelům, kteří mohou podat či podávají nabídky  zásada zákazu diskriminace = zadavatel je povinen postupovat vždy tak, aby jeho jednáním nedošlo k diskriminaci žádného z dodavatelů FAQ #13

 zadávání veřejných zakázek v projektech dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách; dle Závazných postupů pro zadávání zakázek, na které se nevztahují postupy upravené zákonem o veřejných zakázkách –nastavují minimální požadavky na postupy při pořízení plnění, které musí být naplněny –nevylučují použití zadavatelových přísnějších interních pravidel pro zadávání zakázek (zadavatel - zejména, pokud je zadavatelem ČR - se nemůže v případě nedodržení vlastních přísnějších interních pravidel pro zadávání zakázek odvolávat na úpravu zadávání zakázek v Závazných postupech)  Předmětem jedné zakázky jsou všechna obdobná a spolu související plnění, která zadavatel zamýšlí zadat v rámci jednoho účetního období  zadavatel by měl posoudit, zda je vhodné zadat předmět zakázky jako jednu zakázku, a to s ohledem na:  věcné hledisko předmětu zakázky (tj. věcný obsah plnění)  hledisko geografické (tj. dostupnost dodavatelů v daném místě plnění zakázky)  zadavatel je povinen postupovat tak, aby nedocházelo k dělení předmětu zakázky na menší zakázky s cílem snížit hodnotu zakázky pod stanovené limity pro jednotlivé postupy

 zadavatel je dále povinen:  určit předpokládanou výši peněžitého závazku vyplývající pro zadavatele z plnění zakázky (při stanovení předpokládané hodnoty zakázky je vždy rozhodná cena bez DPH, a to cena ke dni odeslání či uveřejnění výzvy k podání nabídky)  postupovat hospodárně a zboží a služby pořizovat za cenu obvyklou v místě plnění zakázky  vycházet z ceny zakázek s obdobným plněním -nemá-li zadavatel k dispozici takové údaje, je nezbytné, aby před zahájením výběru dodavatele provedl průzkum cen v místě plnění zakázky (formulace dotazu zadavatele nesmí zvýhodňovat oslovené dodavatelé oproti ostatním dodavatelům např. součástí dotazu nesmí být zadávací dokumentace, tu smí zadavatel uchazečům poskytnout až po uveřejnění výzvy k podávání nabídek)

 Jaká dokumentace je zejména kontrolována?  záznam o stanovení předpokládané hodnoty  výzva k podání nabídky (zadávací dokumentace) + dodejky či potvrzení o převzetí  nabídky podané uchazeči  jmenování komise pro otevírání obálek/komise pro hodnocení nabídek + čestná prohlášení členů  zápis o otevírání obálek/posouzení a hodnocení nabídek  rozhodnutí a oznámení o výběru nejvhodnější nabídky  smlouva  doklady o zveřejnění jednotlivých kroků (print screen) FAQ #14

FAQ #15  Na co je třeba dále nezapomenout v rámci předkládání dokumentace k výběrovým řízením v projektech?  předkládání dokumentace Ministerstvu financí (nutno zjistit u odboru žadatele či jeho zřizovatele, který je správcem rozpočtové kapitoly, tj. vydává Registrační list akce a Stanovení výdajů na financování akce OSS): příklad MV:  projekty nad 200 mil. Kč → ZD před zveřejněním k VŘ nad 30 mil. Kč bez DPH + písemná zpráva o posouzení a hodnocení nabídek (zákon č. 218/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů)  předkládání informace do Vlády ČR:  nadlimitní JŘBU a výjimka dle §18 ZVZ vč. odůvodnění použití (Usnesení Vlády ČR č. 246 z )

FAQ #16  Může na náš projekt přijít ještě jiná kontrola než z OSF?  kontrola projektu ze strany OSF nemusí být zdaleka poslední kontrolou  kontroly a audity jsou legislativně zakotveny (národní legislativa, evropská legislativa) – ŘO IOP, AO, NKÚ, EK,…  po ohlášení data zahájení kontroly/auditu informovat OSF ihned  mít dokumentaci v pořádku tak, aby ji bylo možno na vyžádání předat obratem  poskytovat kontrolním subjektům součinnost  předávat OSF bezodkladně kopie oznámení, usnesení, rozhodnutí ze všech externích kontrol a auditů (i předběžné zprávy pro možnost součinnosti OSF s příjemcem!)

FAQ #17  Jaké jsou povinné přílohy MZ a ŽoP?  Čestné prohlášení příjemce  Podpisové vzory  Seznam čísel účtů  Soupiska faktur  Faktury  Akceptační/předávací protokoly  Výpisy z účtů  Doklad o odděleném účetnictví  Dokumentace k osobním výdajům - př. smlouvy, výkazy práce, rekapitulace mzdových výdajů atd. (pokud jsou relevantní)

FAQ #18  Jak vyplnit ŽoP v IS Benefit7? 1.Veškeré identifikační údaje – tzn. název projektu, číslo projektu, název příjemce, typ žádosti apod. 2.Bankovní spojení – účet, který bude používán pro následnou refundaci finančních prostředků od MF 3.Finanční údaje:  v kolonkách „Celkové způsobilé výdaje na projekt připadající na příjmy dle článku 55“ a „ Celkové způsobilé výdaje vynaložené v rámci křížového financování“ budou uvedeny nuly  políčko „Zdůvodnění platby“ není nutné vyplňovat  ostatní položky vyplňte v souladu s částkami dle Soupisky faktur  celková nárokovaná částka na ŽoP musí souhlasit s výdaji projektu celkem na Soupisce faktur a se skutečností výdajů za uplynulé období (v Kč) v MZ

FAQ #19  Jak postupovat při vyplňování Soupisky faktur?  při každé ŽoP si stáhnout poslední verzi Soupisky faktur z příloh PPŽP  v současné době již nedochází k zaokrouhlování a nárokované částky se vyplňují včetně haléřů  nemazat přednastavené vzorce  vždy dokládat elektronickou soupisku ve formátu xls., která musí souhlasit s tištěnou verzí  vyplnit všechna pole  soupiska musí být podepsána oprávněnou osobou (stejná osoba jako u MZ/ŽoP, nesmí být podepsána pouze účetní)

FAQ #20  Jaké jsou požadované náležitosti faktur, akceptačních a předávacích protokolů?  faktury  na OSF předat kopie faktur – originály zůstávají u příjemce  faktury musí obsahovat patřičné náležitosti dle zákona o účetnictví  částky na fakturách se musí shodovat s částkami, které jsou uvedeny v Soupisce  na fakturách musí být uvedena informace, že daný výdaj patří k projektu. Příklad textu: Tento projekt je spolufinancován z Integrovaného operačního programu, registrační číslo CZ.xxxx.  akceptační a předávací protokoly (chybí podpisy zúčastněných stran)

FAQ #21  Jaké jsou náležitosti dalších povinných příloh MZ a ŽoP?  Výpisy z účtů  kopie výpisů z účtů, ze kterých/na které byly realizovány platby v souvislosti s realizací projektu IOP za období, za které je MZ a ŽoP předkládána  výpis z elektronického bankovnictví  obě formy výpisů z účtů musí být opatřeny razítkem příjemce a podpisem osoby odpovědné za účetní případy. Kopie navíc i označením „kopie souhlasí s originálem“

 Doklad o odděleném účetnictví  nutnost doložit sestavu po ukončení každé etapy projektu  musí být patrné zejména závazky vyplývající z realizace jednotlivých výdajů, analytické zaúčtovaní v poměru SF (85%) a SR (%15)  účetní sestava musí být vygenerovatelná z účetního systému kdykoliv znovu se stejným výstupem  doklad musí být podepsán odpovědnou osobou (např. hlavní účetní) ze strany příjemce  Seznam čísel účtů  příjmový účet uvedený v tomto seznamu je používán pro následnou refundaci finančních prostředků od MF  číslo výdajového účtu musí odpovídat přiloženým bankovním výpisům s jednotlivými úhradami výdajů projektu

FAQ #22  Co to je udržitelnost projektu a jaké z ní plynou povinnosti pro příjemce dotace?  udržitelnost = fáze po ukončení realizace projektu – doba trvání 5 let  příjemce má povinnost zajistit zachování dosažených výstupů projektu (vč. udržení dosažené hodnoty monitorovacích indikátorů)  financování provozu projektů je odpovědností příjemce  příjemce je povinen nadále informovat o změnách týkajících se projektu (např. změna kontaktní osoby, změna statutárního zástupce, technické změny, atd.)  každoročně po dobu 5 let předkládat Hlášení o udržitelnosti

FAQ #23  Do kdy je třeba archivovat dokumentaci související s projektem?  dokumenty a doklady, které se vztahují k operacím spolufinancovaným ze strukturálních fondů EU, podléhají ve všech fázích projektového cyklu a na kterékoli úrovni zapojení subjektů kontrole ze strany Evropské komise a dalších kontrolních orgánů  příjemce je povinen archivovat veškerou dokumentaci související s realizací projektu (včetně účetních dokladů a dokumentaci o výběrovém řízení) v souladu s článkem 90 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 minimálně do konce roku 2021  příjemce je povinen zajistit, aby povinnosti spojené s archivací plnili také partneři a dodavatelé podílející se na realizaci projektu

FAQ #24  Jak ovlivní případné sankce uplatněné vůči dodavatelům schválenou dotaci?  smluvní pokuta na základě vad a nedostatků dodávky → považuje se pokuta za zdroj financí na opravy a dokončení díla a neovlivňuje celkové způsobilé výdaje  smluvní pokuta za nedodržení dodacích lhůt → sníží se celkové způsobilé výdaje o uplatněnou pokutu či penále  o všech smluvních pokutách a penále informovat ZS MV formou OoZ bezprostředně po jejich vzniku

FAQ #25  Do kdy jsou výdaje v rámci projektů způsobilé?  výdaje musí být zrealizovány, tj. s datem uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP), ještě v době realizace projektu (vymezení konečného termínu realizace projektů v rámci dané Výzvy)  obecně způsobilost výdajů končí k

FAQ #26  Je možné převést majetek pořízený v rámci projektu (např. na zřizující/zřízenou OSS)?  příjemce nesmí majetek získaný z peněžních prostředků projektu během realizace projektu ani v době udržitelnosti bez předchozího písemného souhlasu Zprostředkujícího subjektu MV prodat, převést, pronajmout či vypůjčit jinému subjektu  příjemce dotace zůstává nezměněn a nadále zodpovídá za plnění příslušných povinností i při případném převedení majetku (nutné smluvně ošetřit vztahy příjemce a případné nové odpovědné osoby)  musí být zajištěno trvající plnění cílů projektu i možnost kontroly pořízeného majetku následným auditem

FAQ #27  Je možné majetek pořízený v rámci projektu vyměnit/nahradit/upgradovat z důvodu morálního zastarávání, resp. jeho vyřazení (havárie, atp.)?  příjemce může za předpokladu zachování výstupů a indikátorů projektu majetek pořízený z projektu v případě nutnosti vyměnit (ba má i povinnost nahradit nefunkční jednotku – např. v případě vyhoření serveru – obdobným komponentem plnícím svůj originální účel ve stejné či lepší kvalitě)  nadále musí být zajištěno plnění cílů projektu v dosažené kvalitě  neprodleně o vzniku situace informovat OSF formou OoZ  nutné zachovat auditní stopu pro případ následných kontrol (např. protokol o vyřazení vč. zdůvodnění)

FAQ #28  Jaké další obecné tipy pro usnadnění administrace projektů může OSF ze své zkušenosti příjemcům dát?  zachovávat auditní stopu v projektech (veškeré věcné, konkrétní, relevantní informace o realizaci projektu)  případné vyvstalé problémy a rizika v projektech řešit vždy včas (= ihned po identifikování) s pracovníky OSF  využít možnosti konzultace v rámci pravidelných pracovních týmů (připravit si konkrétní dotazy, dokumenty ke konzultaci – např. ŽoP, MZ)  sledovat novinky na webu OSF  nečekat při podání termínově vázaných dokumentů na poslední den daného termínu (např. v případě ŽoP a MZ, HoP)  zajistit zastupitelnost v rámci svého projektového týmu pro případné požadované doplnění, zejména po předložení ŽoP a MZ, OoZ

Prostor pro dotazy

Děkujeme Vám za pozornost a přejeme hodně úspěchů při dokončování realizace Vašich projektů!