Téma: Využití Accessu pro tvorbu evidence našeho podnikání Vypracovala: Jana Wasserbauerová

Evidence Každý podnikatel, hospodář si vedl evidenci o majetku, výrobě, prodaném zboží či službách. Poctivě denně či za týden ručně sepisoval údaje o tržbách, výdajích… Někteří pochopili, že rychlejší orientaci ve svých zápisech, přehled získají, budou-li si informace zaznamenávat do tabulky. Ruční zápisy byly postupně vystřídány tabulkovými editory. Ani ty však, jak se časem ukázalo, nebyly dostačující. Bylo třeba vytvořit editor, který by uměl propojit tabulky a vytvářet z nich přehledy podle požadavků uživatele. Vznikly databáze.

Vytváření databáze pro malého podnikatele Při vytváření databáze je nutné zachovat následující postup: 1.Nejdříve analyzujeme všechny vazby v podniku. Včetně vazeb na vnější okolí. 2.Potom určíme místa, kde dochází k evidenci údajů, k jejich přeposílání a editaci. 3.Stanovíme jaká data se v daných uzlech evidují. 4.Určíme jakého typu data jsou. 5.Určíme jaká data jsou jedinečná, která by mohla být primárním klíčem.

Vytváření databáze pro malého podnikatele 6. Stanovíme si prvky, včetně dat a jejich typů. (Vytvoříme tabulky) 7. Definujeme primární klíč. 8. Určíme relace mezi tabulkami. 9. Vytvoříme požadované sestavy, které si uložíme. 10. Definujeme šablony

Příklad Výše popsanou problematiku si ukážeme na podnikání osoby v ubytovacích službách. OSVČ má v rodinném domku 2 dvoulůžková studia se sociálním zařízením a kuchyňkou. Pronajímá buď celá studia nebo jen lůžka. Cena za lůžko vynásobená dvěma je rovná ceně studia. Podnikatel si vede záznamy o hostech a zároveň o obsazenosti studií v průběhu roku.

Příklad Nyní si graficky ukážeme jaké jsou vazby mezi sledovanými prvky: objednávka faktura HOST STUDIO

Příklad: -Počet snídaní -Objednaná sauna -Jiné požadavky -Plátce (fakturovat danému hostu) -Možná sleva Co sledujeme u hosta? -Jméno a příjmení -Bydliště -OP, pas -Délka pobytu -Zahájení pobytu -Ukončení pobytu -Počet ubytovaných -Objednaná snídaně

Příklad -Počet snídaní - číslo -Objednaná sauna – ano/ne -Jiné požadavky – ano/ne -Plátce (fakturovat danému hostu) - ano/ne -Možná sleva - číslo Jakého datového typu jsou sledovaná data u hosta? -Jméno a příjmení - text -Bydliště - text -OP, pas - text -Délka pobytu - číslo -Zahájení pobytu - datum -Ukončení pobytu - datum -Počet ubytovaných - číslo -Objednaná snídaně – ano/ne

Příklad Ukázka tvorby tabulky pro evidenci údajů o hostovi:

Příklad – ukázka formuláře se záznamem

Samostatná práce V textovém editoru popište libovolný malý podnik. Určete základní prvky. Analyzujte vazby, které jsou mezi jednotlivými prvky a jaká data se evidují včetně jejich typu. Stanovte relace mezi prvky. Graficky znázorněte. V databázi Access vytvořte na základě předcházející analýzy jednotlivé tabulky, určete její jednotlivá pole včetně typu dat. Tabulky naplňte zkušebními údaji. Oba vytvořené soubory (v textový a databázový) uložte do složky na své úložiště. Složku pojmenujte Databáze podniku vaše jméno.