O PTIMALIZACE PROCESŮ ÚOOÚ Projekt je financován z prostředků strukturálních fondů Evropských společenství v rámci Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a státního rozpočtu ČR.

Projekt je finančně podpořen z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost (OP LZZ) v rámci prioritní osy „Veřejná správa a veřejné služby (Konvergence)“ a oblasti podpory „Posilování institucionální kapacity a efektivnosti veřejné správy“. Hlavním důvodem realizace projektu je zajištění poskytování kvalitních služeb klientům Úřadu. Optimalizací interních procesů se docílí výrazné časové a administrativní úspory a zaměstnanci Úřadu se z důvodu uvolnění kapacit budou moci efektivněji věnovat občanům. Podstatná je také finanční úspora, které se díky realizaci projektových aktivit dosáhne. Zdůvodnění projektu rovněž vychází ze Strategie realizace Smart Administration, která řeší zkvalitnění a zefektivnění činností organizací veřejného sektoru. Do projektu budou zapojeni nejen zaměstnanci ÚOOÚ, ale i další organizace působící ve veřejné správě, které budou moci profitovat z realizace projektu v rámci přenosu příkladů dobré praxe. Výstupy projektu budou prezentovány například zástupcům Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže, Nejvyššího kontrolního úřadu, Energetického regulačního úřadu, České školní inspekce, Českého telekomunikačního úřadu, České obchodní inspekce a jiných. Projekt je finančně podpořen z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost (OP LZZ) v rámci prioritní osy „Veřejná správa a veřejné služby (Konvergence)“ a oblasti podpory „Posilování institucionální kapacity a efektivnosti veřejné správy“. Hlavním důvodem realizace projektu je zajištění poskytování kvalitních služeb klientům Úřadu. Optimalizací interních procesů se docílí výrazné časové a administrativní úspory a zaměstnanci Úřadu se z důvodu uvolnění kapacit budou moci efektivněji věnovat občanům. Podstatná je také finanční úspora, které se díky realizaci projektových aktivit dosáhne. Zdůvodnění projektu rovněž vychází ze Strategie realizace Smart Administration, která řeší zkvalitnění a zefektivnění činností organizací veřejného sektoru. Do projektu budou zapojeni nejen zaměstnanci ÚOOÚ, ale i další organizace působící ve veřejné správě, které budou moci profitovat z realizace projektu v rámci přenosu příkladů dobré praxe. Výstupy projektu budou prezentovány například zástupcům Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže, Nejvyššího kontrolního úřadu, Energetického regulačního úřadu, České školní inspekce, Českého telekomunikačního úřadu, České obchodní inspekce a jiných. Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) zahájil k 1. září 2010 realizaci projektu „ Optimalizace procesů ÚOOÚ“, jehož cílem je zvýšení kvality a efektivity interních procesů Úřadu a nastavení systému řízení projektů.

Co je Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost a jaké jsou jeho cíle? Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost (OP LZZ) je zaměřený na snižování nezaměstnanosti prostřednictvím aktivní politiky na trhu práce, profesního vzdělávání, dále na začleňování sociálně vyloučených obyvatel zpět do společnosti, zvyšování kvality veřejné správy a mezinárodní spolupráci v uvedených oblastech. OP LZZ obsahuje 6 prioritních os rozdělujících operační program na logické celky, a ty jsou dále konkretizovány prostřednictvím tzv. oblastí podpor, které vymezují, jaké typy projektů mohou být v rámci příslušné prioritní osy podpořeny. Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost (OP LZZ) je zaměřený na snižování nezaměstnanosti prostřednictvím aktivní politiky na trhu práce, profesního vzdělávání, dále na začleňování sociálně vyloučených obyvatel zpět do společnosti, zvyšování kvality veřejné správy a mezinárodní spolupráci v uvedených oblastech. OP LZZ obsahuje 6 prioritních os rozdělujících operační program na logické celky, a ty jsou dále konkretizovány prostřednictvím tzv. oblastí podpor, které vymezují, jaké typy projektů mohou být v rámci příslušné prioritní osy podpořeny. Proč je projekt Úřadu financován právě z OP LZZ? Plánované aktivity a výstupy projektu korespondují s cílem prioritní osy číslo 4 OP LZZ. Tato osa je zaměřena na posilování institucionální kapacity, kvality a efektivnosti veřejné správy a veřejných služeb prostřednictvím: *zvyšování vzdělávání, zlepšování řízení a rozvoje lidských zdrojů, *zlepšování kvality regulace, zavádění moderních nástrojů řízení a rozvoje komunitního plánování, *zvyšování transparentnosti činností, zavádění etických standardů včetně omezování prostoru pro korupci, *zvyšování dostupnosti veřejných služeb. Plánované aktivity a výstupy projektu korespondují s cílem prioritní osy číslo 4 OP LZZ. Tato osa je zaměřena na posilování institucionální kapacity, kvality a efektivnosti veřejné správy a veřejných služeb prostřednictvím: *zvyšování vzdělávání, zlepšování řízení a rozvoje lidských zdrojů, *zlepšování kvality regulace, zavádění moderních nástrojů řízení a rozvoje komunitního plánování, *zvyšování transparentnosti činností, zavádění etických standardů včetně omezování prostoru pro korupci, *zvyšování dostupnosti veřejných služeb.

PROJEKTOVÝ ZÁMĚR Projektový záměr vznikl z důvodu identifikace nedostatků v oblasti nastavení systému řízení interních procesů a projektů. Projekt je primárně zaměřen na zvýšení kvality a efektivity personálních, ekonomických a provozních procesů, u kterých se dosáhne zjednodušení a zefektivnění činností za pomoci implementace jednotného informačního systému, ve kterém bude možno tyto procesy řídit, sledovat a sdílet. Projekt také počítá s nastavením systému projektového řízení, což je dáno potřebou zajistit bezchybnou a bezproblémovou realizaci projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU a komunitárních programů. * V úvodní části realizace projektu bylo vypsáno výběrové řízení na generálního dodavatele, který zajistí kompletní realizaci aktivit plánovaných v rámci projektu. Jedná se o tři klíčové aktivity: 1. automatizace vnitřních procesů, 2. vytvoření projektové kanceláře, 3. evaluace výstupů projektu. Volba výběru jednoho dodavatele je dána charakterem aktivit projektu a jejich vzájemnou provázaností. Díky výběru jednoho dodavatele dojde k optimalizaci veškerých úkonů, jelikož po celou dobu realizace bude pracováno s jednotnými vstupy i výstupy. Projektový záměr vznikl z důvodu identifikace nedostatků v oblasti nastavení systému řízení interních procesů a projektů. Projekt je primárně zaměřen na zvýšení kvality a efektivity personálních, ekonomických a provozních procesů, u kterých se dosáhne zjednodušení a zefektivnění činností za pomoci implementace jednotného informačního systému, ve kterém bude možno tyto procesy řídit, sledovat a sdílet. Projekt také počítá s nastavením systému projektového řízení, což je dáno potřebou zajistit bezchybnou a bezproblémovou realizaci projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU a komunitárních programů. * V úvodní části realizace projektu bylo vypsáno výběrové řízení na generálního dodavatele, který zajistí kompletní realizaci aktivit plánovaných v rámci projektu. Jedná se o tři klíčové aktivity: 1. automatizace vnitřních procesů, 2. vytvoření projektové kanceláře, 3. evaluace výstupů projektu. Volba výběru jednoho dodavatele je dána charakterem aktivit projektu a jejich vzájemnou provázaností. Díky výběru jednoho dodavatele dojde k optimalizaci veškerých úkonů, jelikož po celou dobu realizace bude pracováno s jednotnými vstupy i výstupy.

Cílem aktivity je zjednodušit a zefektivnit veškeré činnosti související s řízením procesů probíhajících na ÚOOÚ. Tyto procesy je třeba systémově ukotvit a pro jejich řízení a monitorování zavést jednotný informační systém. Tím se dosáhne jejich automatizace, snížení administrativní náročnosti jednotlivých operací a optimalizace využití kapacit jak v oblasti personální, tak v oblasti technického zabezpečení. V rámci Úřadu byly identifikovány tři oblasti procesů (personální, provozní a ekonomické), jež jsou zásadní pro řízení organizace a zefektivnění její činnosti. Tyto procesy budou analyzovány a následně optimalizovány. Některé ze zmíněných procesů již v elektronické podobě na ÚOOÚ fungují. Cílem aktivity je zjednodušit a zefektivnit veškeré činnosti související s řízením procesů probíhajících na ÚOOÚ. Tyto procesy je třeba systémově ukotvit a pro jejich řízení a monitorování zavést jednotný informační systém. Tím se dosáhne jejich automatizace, snížení administrativní náročnosti jednotlivých operací a optimalizace využití kapacit jak v oblasti personální, tak v oblasti technického zabezpečení. V rámci Úřadu byly identifikovány tři oblasti procesů (personální, provozní a ekonomické), jež jsou zásadní pro řízení organizace a zefektivnění její činnosti. Tyto procesy budou analyzovány a následně optimalizovány. Některé ze zmíněných procesů již v elektronické podobě na ÚOOÚ fungují. Klíčová aktivita č. 2 Vytvoření projektové kanceláře Klíčová aktivita č. 1 Automatizace vnitřních procesů Aktivita byla naplánována z důvodu potřeby zefektivnit činnosti vykonávané v oblasti projektového řízení s cílem zajistit bezchybnou a bezproblémovou realizaci projektů spolufinancovaných z evropských strukturálních fondů. Aktivita je rozdělena do dvou fází, kdy pro potřeby optimálního nastavení systému je nutné prvotní provedení vstupních analýz, které vyústí ve zpracování metodiky řízení projektů a integraci informačního systému. Aktivita byla naplánována z důvodu potřeby zefektivnit činnosti vykonávané v oblasti projektového řízení s cílem zajistit bezchybnou a bezproblémovou realizaci projektů spolufinancovaných z evropských strukturálních fondů. Aktivita je rozdělena do dvou fází, kdy pro potřeby optimálního nastavení systému je nutné prvotní provedení vstupních analýz, které vyústí ve zpracování metodiky řízení projektů a integraci informačního systému. Klíčová aktivita č. 3 Evaluace projektu Evaluace je navázána na předchozí aktivity a jejím smyslem je ověření správného nastavení implementovaných procesů a systému projektového řízení. V rámci evaluace dojde k odladění nedostatků, které mohly v průběhu realizace projektu vzniknout. Může se jednat o přenastavení procesního a projektového modelu, jeho úpravu na základě analýzou zjištěných nedostatků či nefunkčností, upravení informačního systému do požadované podoby a podobně. Evaluace bude provedena i s důrazem na nastavení udržitelnosti projektu a průběžné aktualizace nastavení systému. Evaluace je navázána na předchozí aktivity a jejím smyslem je ověření správného nastavení implementovaných procesů a systému projektového řízení. V rámci evaluace dojde k odladění nedostatků, které mohly v průběhu realizace projektu vzniknout. Může se jednat o přenastavení procesního a projektového modelu, jeho úpravu na základě analýzou zjištěných nedostatků či nefunkčností, upravení informačního systému do požadované podoby a podobně. Evaluace bude provedena i s důrazem na nastavení udržitelnosti projektu a průběžné aktualizace nastavení systému.

Díky realizaci projektu bude na ÚOOÚ nastaven komplexní systém procesního a projektového řízení, čímž se dosáhne zvýšení produktivity práce a zefektivnění činností Úřadu. Mezi hlavní přínosy projektu patří:  zvýšení kvality služeb poskytovaných Úřadem,  snížení administrativní náročnosti činností realizovaných zaměstnanci Úřadu,  snížení nákladů na podpůrné činnosti v rámci provozu Úřadu,  zvýšení efektivity vynakládaných zdrojů,  zjednodušení informačních a komunikačních vazeb pomocí implementace nového informačního systému,  standardizace systému projektového řízení,  zajištění transparentnosti fungování organizace. Výstupy projektu budou přínosem nejen pro ÚOOÚ, ale také pro další úřady působící v oblasti kontrolní činnosti, kterým budou implementované systémy prezentovány v rámci ukázkových dní a které budou moci využít zkušeností z tohoto pilotního projektu v rámci zavádění obdobných systémů ve svých organizacích. Díky realizaci projektu bude na ÚOOÚ nastaven komplexní systém procesního a projektového řízení, čímž se dosáhne zvýšení produktivity práce a zefektivnění činností Úřadu. Mezi hlavní přínosy projektu patří:  zvýšení kvality služeb poskytovaných Úřadem,  snížení administrativní náročnosti činností realizovaných zaměstnanci Úřadu,  snížení nákladů na podpůrné činnosti v rámci provozu Úřadu,  zvýšení efektivity vynakládaných zdrojů,  zjednodušení informačních a komunikačních vazeb pomocí implementace nového informačního systému,  standardizace systému projektového řízení,  zajištění transparentnosti fungování organizace. Výstupy projektu budou přínosem nejen pro ÚOOÚ, ale také pro další úřady působící v oblasti kontrolní činnosti, kterým budou implementované systémy prezentovány v rámci ukázkových dní a které budou moci využít zkušeností z tohoto pilotního projektu v rámci zavádění obdobných systémů ve svých organizacích. P ŘÍNOSY PROJEKTU