Úvod do modelování a modelování podnikových procesů Význam modelování, úrovně abstrakce Business procesy Klasifikace procesů Účel modelování procesů Diagramy podnikových procesů I. Stanovská V.Řepa D.ChlapekKIT2004

Význam modelování nejen v IS/ICT

PRINCIP MODELOVÁNÍ Model = zjednodušený obraz reality „levný“ prostor pro návrh a ověření určitých vlastností…

MODELOVÁNÍ Zdroj: doc. Řepa 24 MODEL = abstraktní popis reality MODEL JE * formální * věrný * úplný C A' C' B' D' A B D REALITA SYSTÉM MODEL

MODELOVÁNÍ - PRINCIP TŘÍ „ARCHITEKTUR“ Konceptuální úroveň Technologická úroveň Fyzická úroveň Model reality Technologický model Implementační model Design Implementace Zdroj: Ř,CH., S

KONCEPTUÁLNÍ MODEL – REALITY a IS Model podnikových procesů (chování reality) Model objektů (struktura reality) Model funkcí (obsah informačního systému) State Transition Diagram Funkční hierarchie, DFD, UC Diagram TřídDiagram Procesů Atributy / Datové prvky Události / Datové toky Data Dictionary Metody / Operace Činnosti / Funkce Události / Metody Stavy / Atributy Model reality Zdroj: Doc. Řepa Konceptuální model IS Abychom mohli –prozkoumat možnosti změn bez vlivu na reálné činnosti –vystopovat příležitosti vylepšení –odhadnout a měřit účinky zamýšlených změn –demonstrovat a sledovat průběh analýzy –předávat nápady efektivně a jednoznačně mezi členy projektového týmu –…

Konceptuální modely reality jako zdroj modelu IS Struktura reality Logický model IS Chování systému, rozhraní … Logické objekty – jako model řešeného systému… Top-Down struktura funkcí (statický pohled) Chování reality (životní cykly objektů) Požadavky uživatelů: * potřeby shlukování * uživatelské pohledy * rozsah datových záznamů atd. Techniky převodu (pravidla konstrukce prog. systému) Technologická omezení a požadavky a a Konceptuální model IS Struktura funkcí rozhraní Aktéři Činnosti Produkty Konceptuální model business procesů * funkce vstupu a výstupu * mimodialogové funkce * funkce rozhraní atd. Aktéři Business objekty Produkty * Objekty * Atributy * Životní cykly Konceptuální model business objektů Struktura reality pravidla konstrukce prog. systému Technologická omezení a požadavky pravidla návrhu databáze Zdroj: Doc. Řepa Modely podniku – zdroj modelů IS Model podnikových funkcí a podnikového řízení „Co je obsahem aktivit organizace?“ „Jaké řídící mechanismy organizace používá?“ Model podnikových procesů „Jak se činnosti organizace provádějí resp. budou provádět?“ Model podnikové organizace „Kdo činnosti organizace provádí resp. bude provádět?“ Model business objektů (někdy podnikových dat) „Jakých objektů se činnosti týkají?“ „Jaká data jsou nezbytná pro provádění činností a kde jsou jejich zdroje?“

Úvod do modelování podnikových procesů

Business z vnějšku – služba, produkt Služba / produkt

Business uvnitř – tvorba hodnoty Organizace: Vklad hotovosti IS hotovost OK padělané bankovky IS poškozené bankovky Převzetí hotovosti Interní zpracování Zpracování nevhodných bankovek Promítnutí do řízení likvidity Promítnutí do účetnictví banky hotovost OK špatné bankovky Proces: p r o d u k t Zdroj: O.Šlapák Spokojený klient Upravená likvidita Aktuální účetnictví banky Záznamy v knihách Bankovky k výměně Oznámeno policii

 Co je předmětem řízení? –Lidé, protože umí to a to? –Lidé, protože se účastní tvorby přidané hodnoty pro zákazníka?  Oboje má pro firmu význam – odtud se odvíjí kvalita produktu/služeb, a tím spokojenost zákazníka. P R O C E S Y Proč právě procesy? Zdroj: O.Šlapák

Historie vývoje podniku 1. 1.Dělba práce (konec 18.století - A.Smith) – –rozdělení procesu do úkonu – –specializace 2. 2.Pásová výroba (20. léta - H.Ford) – –organizace výroby podle úkonů – –statická role pracovníka 3. 3.Dělba řídící práce (A.Sloan) – –decentralizace organizace podle produktu – –oddělení podstaty práce od řízení (finanční řízení) – –hierarchická řídící struktura, význam komunikace (standardy) 4. 4.Období růstu ( léta) – –pyramidová organizační struktura – –nenasycenost trhu - růst produkčních kapacit - růst podniku – –plánování, finanční řízení, kooordinace plánu, monitorování – –produkce – –růst složitosti org. struktur - mnohaúrovňové pyramidy 5. 5.Konec období růstu – –nasycenost poptávky – –změny rolí zákazníka, kooperantů, konkurentů – –zbytnělé střední úrovně řízení – –odtržení řízení od zákazníka – –těžko definovatelné cíle – –těžkopádné řízení organizace – –problémy se sledováním dílčích a globálních cílů Potřeba změnit paradigma řízení

Změny paradigmatu řízení Jiné podoby podnikání  Od Reengineeringu (BPR – radikální narovnání procesů) - identifikoval toky generování přidané hodnoty uvnitř firmy jako důležitější úhel pohledu, než řízení podle odborných kompetencí, a procesům přizpůsobil vnitřní organizaci podniku.  Po Business Networking – síť propojující procesy dodavatelů, výrobců, prodejců, partnerů a zákazníka. Ruší hranice mezi řetězci tvorby hodnot jednotlivých oborů. Cílem je vytvořit takovou síť, která pro koncového zákazníka generuje maximální přidanou hodnotu s optimálním využitím zdrojů i znalostí všech zúčastněných subjektů. P R O C E S Y IS/ICT – nezbytnost?! Zdroj: V.Kalenda „Dnešní vytváření zítřejších procesů

Modelování systému ve vztahu k procesní dimenzi popisu systému Vymezení pojmu proces a klasifikace procesů a klasifikace procesů

 „Účelně naplánovaná a realizovaná posloupnost činností ve kterých za pomoci odpovídajících zdrojů probíhá transformace vstupů na výstupy“  „Diskrétní systém, který je inicializován (spuštěn) definovanou událostí. Následné události poté spouštějí činnosti (funkce, procedury) tak, aby se systém pohyboval k cílovému stavu.“  „Soubor činností, který vyžaduje jeden nebo více vstupů a tvoří výstup, který má nějakou hodnotu pro zákazníka “ –je iniciován událostí –výstupem je událost signalizující dosažení jednoho z koncových stavů procesu –cílem procesu je „hodnota pro zákazníka“ Různé definice procesů

Definovaný sled činností vedoucí k dosažení definovaného cíle Definovaný sled činností vedoucí k dosažení definovaného cíle Využívá zdroje Využívá zdroje lidílidí penězpeněz materiálu, technologií, energií …materiálu, technologií, energií … Iniciován událostí, končí dosažením jednoho z možných stavů Iniciován událostí, končí dosažením jednoho z možných stavů Zpracovává vstupy a produkuje výstupy Zpracovává vstupy a produkuje výstupy Lze měřit Lze měřit Má nějakou prioritu vzhledem k ostatním procesům Má nějakou prioritu vzhledem k ostatním procesům Proces Lze měřit (metriky)  údaje významné pro řízení, statistické veličiny:  doba průběhu každé činnosti (a pak tedy i celého procesu)  doba čekání vstupu na zpracování  počet vstupů/výstupů za určité období  množství zdrojů zapojených do zpracovaní  vytížení zdrojů během období  ….

Klasifikace procesů  Dle významu Jakému subjektu je určena „přidaná hodnota“?: –Klíčové procesy (hlavní, hodnototvorné):  Procesy určené k naplnění poslání firmy, uspokojující potřeby vnějšího zákazníka –Podpůrné procesy  Procesy určené pro vnitřního zákazníka  Nelze je „outsourcovat“ bez ohrožení poslání a strategie firmy –Vedlejší procesy  Procesy určené pro vnitřního zákazníka  Je možné je „outsourcovat“ bez ohrožení poslání a strategie –Existenční procesy  Procesy zajišťující dlouhodobou prosperitu firmy  Hlavně „řízení znalostí“

Klasifikace procesů  Dle opakovatelnosti –Opakovatelné  Postup procesu lze opakovat vícekrát, ze shodných vstupů vzniká shodný výstup  Př.: hromadná a sériová výroba –Jedinečné  Postup zpravidla 1x, nikdy není postup při dalším opakování shodný  Př.: projekt tvorby IS/ICT  Dle účelu procesu –Hodnototvorné  „Výrobní“ procesy  Účelem je výroba produktu či poskytnutí služby  Př.: vyřízení objednávky, vývoj a nasazení SW komponenty apod. –Logistické  Účelem je hmotná podpora hodnototvorných procesů  Př.: Nákup materiálu, příprava výroby, distribuce –Informační a koordinační  Dle podle popsatelnosti průběhu -Jasně strukturované procesy -Slabě strukturované procesy  Řada rozhodnutí a aktivit se činí ad hoc (v danou chvíli podle situace)

Klasifikace procesů  Dle hranic procesu -procesy vnitropodnikové -procesy mezipodnikové  Dle zachycení v referenčních modelech odvětví -procesy zachycené v referenčních modelech odvětví -procesy v konkrétním podniku  Dle podle úrovně řízení procesů -ad hoc řízené procesy -opakovatelná úroveň řízení procesu (Je zde snaha řídit průběh procesu. Existuje evidence požadavků, plánů, nákladů. Úspěch lze zopakovat opakováním těchto parametrů) -definovaná úroveň řízení procesu (Jsou definovány řídící i produkční aktivity. Tyto definice jsou standardizované.) -řízená úroveň (Provádí se detailní měření průběhu, vlastností, funkčnosti a výsledků procesu. Tato data se používají k hodnocení kvality procesu a produktů) -optimalizovaná úroveň řízení procesu ( Provádí se nepřetržité zlepšování výsledků na základě zpětné vazby nasazených procesů a testování nových myšlenek a technologií)

 Využití – i z pohledu rolí ve firmě –Všechny úrovně managementu –Obchodní analytici a manažeři –Systémoví analytici a integrátoři –Finanční analytici –Pracovníci jakosti… Dokumentace pracovních postupů Optimalizace podnikových procesů Oddělení know-how od lidí Integrace aplikací a obchodních procesů Dokumentace systému jakosti - ISO certifikace Zjednodušení školení nových pracovníků Nalezení úzkých míst organizace Podklad pro analýzy dopadu Podpora při návrhu IS a ASW Popis podnikového Workflow Účely procesního modelování?

Účely procesního modelování

Proč modelování procesů při tvorbě a inovaci IS/ICT?   ÚKOL = model podnikových procesů, který: – –respektuje základní strategické cíle a záměry, současný stav a specifické charakteristiky organizace – –respektuje ty objektivní skutečnosti (dané vnějškem organizace a na ní nezávislé), které hrají významnou roli v chování organizace – –je “optimální" ve smyslu efektivnosti procesu – –je “optimální" ve smyslu maximální jednoduchosti při plné funkčnosti – –je vhodný k následné optimalizaci, implementaci a zavedení takového systému podpory reálných procesů, který respektuje výše popsané charakteristiky   Pro IS/ICT je zdrojem poznání reality, požadavků na informace a informační podporu.   Budovat IS bez vztahu na podnikové procesy nemá valného smyslu

Zachycení modelu procesů Procesní diagramy Notace

Proces je posloupnost činností jako reakce na externí událost Činnost je základní prvek procesu, zpracování vstupu na výstupy. Komplexní/primitivní Událost = externí podnět procesu/činnosti. Reprezentuje po ž adavek libovolného zákazníka/aktéra procesu („Příchod objednávky zákazníka“) Stav = výsledek jiné činnosti v systému („Faktura zkontrolována“) Proces - činnost Životní cyklus procesu Zdroj: DP J.Komárek

Proces v modelu   Proces - typ x instance   Typ procesu je zobecnění v čase probíhajících konkrétních průběhů aktivit podniku (instancí) do abstraktního průběhu (typ procesu), který je schopen pojmout charakteristiky všech zobecněných průběhů.   Proces - instance x scénář   Scénář procesu je jednou z variant průběhu daného typu procesu.   Např. typ procesu "vyřízení objednávky" může mít následující scénáře (varianty): "vyřízení standardní objednávky", "vyřízení individuálně specifikované objednávky", "zrychlené vyřízení objednávky" apod.

 Při hledání a analýze procesů je dobré nalézt takové pojmenování procesů, které vyjádří jejich počáteční a konečný stav: –výroba -> od materiálového zajištění po expedici –vývoj výrobku -> od koncepce k prototypu –prodej (odbyt) -> od předběžného zájmu k objednávce –vyřízení objednávky -> od přijetí objednávky k jejímu zaplacení –servis -> od dotazu po vyřešení problému Vhodné pojmenování procesu Zdroj: LBMS

Grafická notace – příklad KIT Poznámka: Návrh BPMN kapitola BPMN_1-0_Draft.pdf a též Konstrukt Symbol Popis ČinnostZákladní prvek procesu – zpracování vstupů na výstupy. Činnost je „dekomponovatelná“, tj. může být popsána samostatným procesním modelem detailnější úrovně. Rozhodovací činnost Rozhodnutí o konkrétním dalším postupu procesu. Elementární (dále „nedekomponovatelná“) činnost. UdálostVnější podnět činnosti. Informace o skutečnosti nastalé mimo proces a nezávislé na něm (požadavek aktéra, uplynutí času apod.) Stav procesuVýsledek činnosti(í) logicky předcházející(ch). Místo mezi činnostmi procesu. Následující činnost musí být iniciována událostí

Grafická notace – příklad KIT ProblémProblém, spojený s procesem v jistém jeho místě (stavu). Organizační jednotka Organizační část podniku, v němž proces probíhá. Logická spojka Primitivní rozhodovací činnost, která nepotřebuje žádné dodatečné (informační) vstupy. Jsou přípustné spojky AND, OR, XOR. AktérÚčastník (osoba, útvar, systém, orgán) vykonávající činnost procesu nebo zodpovídající (vlastník procesu) za činnost / proces. Poznámka: Návrh BPMN kapitola BPMN_1-0_Draft.pdf a též AND OR XOR

Grafická notace – příklad KIT Množina datMnožina údajů, nesoucích informaci pro řízení procesu Příklady: výrobní plán, investiční záměr, informační strategie. Smíšená množina Množina materiálu v kombinaci s informací. Příklad: dodávka společně s dodacím listem. Množina materiálu Množina předmětů zpracování, tj. surovina (na vstupu), či výrobek hmotné, či nehmotné (třeba i informační) povahy (na výstupu). Příklady: součástka, výrobní díl, automobil (finální produkt) ve výrobě automobilů. Poznámka: Návrh BPMN kapitola BPMN_1-0_Draft.pdf a též

Model návaznosti procesů (Přehled procesů a jejich popis) O030_Zpraco- vání poptávky O040_Vypra- cování nabídky O050_Realiza- ce objednávky …..

Zákazník Skladník Zákazník Objednáv- ka přijata ZásobaObjednávka Chyby v objednávce O Příjem objednávky Příkaz k dodávce Příchod objednávky Faktura objednávky O0502 – Vyfakturování Zboží dodáno Zboží dodáno O053 - Likvidace objednávky Objednávka vyřízena Zákazník zaplatil Čekání na akci skladu Čekání na akci zákazníka Objednáv- ka nepřijata Zpráva o odmítnutí Podproces O050-Realizace objednávky (Od přijetí objednávky k zaplacení) Notace: VR -KIT Výdejka

Zásoba Kontrola formální správnosti Příchod objednávky Uspokojitelná Zpráva o odmítnutí Odmítnutí objednávky z důvodu chyb Chybná Formálně správná Neuspokojitelná Chyby v objednávce Akceptace objednávky Objednáv- ka přijata Příkaz k dodávce Kontrola uspoko- jitelnosti Odmítnutí objednávky z důvodu neuspokoji- telnosti Objednáv- ka nepřijata Objednávka Primitivní proces (Podproces „Příjem objednávky“) Notace: VR-KIT Příjem objednávky

Power Designer - Příjem objednávky DATA

Power Designer - Realizace objednávky

Příklad procesu znázorněného ve Visio

Příklad procesu v notaci ARIS

Příklad průběhu procesu v notaci BPMN Zdroj: BPMI.org.

Proces = posloupnost činností jako reakce na událost Činnost může být komplexní/elementární prováděna pouze člověkem („zkoušení studenta“), strojem („vylisování nárazníku auta“), člověkem za podpory stroje („přišití knoflíku“) člověkem za podpory ASW („zaevidování známky ze zkoušky“) ASW („hlídání poklesu zásoby pod limit“) … Funkce = požívána často jako synonymum činnosti Funkce IS = činnost prováděná informačním systémem Funkce ASW = činnost prováděná ASW Use-case = vymezení použití elementární funkčnosti aplikačního systému Užití systému např. jako posloupnost kroků komunikace „ uživatele“ se systémem Proces – činnost - funkce – Use case

Proces – činnost - funkce „Kousek procesu“ Činnosti / funkce firmy K této činnosti je třeba funkce IS (Modul Finance funkce Kalkulace cen) Nabídka OK? [Ne][Ano] Připomínky k nabídce Naplánování prací na nabídce Vypracování verze nabídky Zkompletování pracovní verze nabídky Vypracování připomínek k nabídce Cenová kalkulace Posouzení cenové kalkulace Archiv nabídek Obchodní ředitel Nabídka OK?

Příklad metody popisu procesů

Příklad postupu tvorby procesního modelu pro účely cvičení  Vytipování procesů v organizaci (od přihlášky k přijetí, od registrace na kurs k jeho absolvování apod.) Výsledek – seznam procesů  Model návaznosti procesu (např. pro proces „od registrace na kurs k jeho absolvování“)  Popis procesů (pro každý proces z modelu návazností)  Popis průběhu procesu (model) (na takové úrovni podrobnosti, která umožní zachytit podstatu procesu a nalézt možné příčiny problémů, úzká místa, duplicitní činnosti, chybějící infomace apod.)  Průběžná kontrola konzistence s ostatními modely (pokud např. vznikají souběžně funkční a objektový model, je nutné se k tomuto kroku vrátit při modelování ostatních dimenzí)

Struktura procesů výrobního podniku dle IDS Scheer

Děkuji za pozornost