Softwarová podpora pro (flexibilní) sharedesking a hoteling součást konference Flexible Office pořádaného sdružením IFMA CZ přednáší Ing. Aleš Choutka, jednatel Alstanet, s.r.o.

Cíl a obsah prezentace Jak se dá podpořit flexibilní hoteling a sharedesking? Příkladem může být nasazení aplikace AFM pro hoteling v T-Mobile! Obsah definice pojmů úkol SW podpory hloubka pasportizace rezervační systém schvalování, vnitřní oddělení propojení na HD napojení na externí aplikace parkovací systém příklad řešení z praxe

Definice pojmů Co vlastně znamenají tyto nově používané pojmy? sharedesking pracovní místa sdílená více zaměstnanci používá se zejména u směnných provozů či práce v terénu standard pracovního místa se může měnit (kontejner) hoteling pracovní místa určená pro širokou a předem nedefinovanou skupinu zaměstnanců či partnerů možnost krátkodobé či dlouhodobé rezervace typicky používané pro dodavatele pracující na projektech a vyžadující součinnost homeworking práce z domova práce na cestách

Úkol a princip fungování SW podpory V čem konkrétně může SW podpora pomáhat? poskytuje přehled o volných kapacitách datově i graficky zprostředkovává informace o zaměstnancích a partnerech tam kde jsou potřeba automaticky spouští dynamické WF Jak funguje? v určitém oddělení vznikne potřeba ověří se volná kapacita v požadovaném období případně se nabídne alternativa (čas, typ místa) provede se rezervace požadavky na přípravu místa možnost vyžádat součinnost ostatních útvarů tisk cedulek na dveře a stůl, orientační systém místnosti či budovy vazba na vydávání klíčů a karet

Hloubka pasportizace Místa určená pro sharedesking a hoteling je potřeba v aplikaci „připravit“ Prostorová pasportizace (datově i graficky): nemovitosti patra místnosti zóny Kvalitativní pasportizace: nábytek vybavení (LAN, IT security, TEL, FAX, paravan,…) přístupový systém velikost místa

Rezervační systém Vedle standardní možnosti rezervovat musí nabídnout i specifika sharedesking a hotelingu. Při vytvoření rezervace: počet míst oddělení požadavky na vybavení (skartovačka) jméno partnera název projektu konfliktní subjekty (partneři, dodavatelé, zaměstnanci) Během schvalování: alokace nákladů souvisejících s provozem místa vliv na bezpečnost a business continuity

Workflow, schvalování S provozem pracovních míst v tomto režimu, ale i parkovacích stání je potřeba dodržovat určitá pravidla. Kdy je vhodné workflow? při žádosti o přidělení místa konflikty (chápáno přes projekty, priority, konkurence, důvěrnost) prodlužování přístupový systém, bezpečnost IT security – změny nastavení Jak správně parametrizovat schvalování? je potřeba mít k dispozici organizační strukturu dynamické dohledávání podřízenosti a nadřízenosti znalost projektů nastavení účetních dimenzí

Propojení na Helpdesk I u pracovních míst hotelingového typu je potřeba myslet na možné problémy. Externí pracovníci se pohybují v budově a proto: jim mohou vznikat problémy při práci mohou registrovat technické problémy mohou využívat služeb cateringu potřebují rezervovat zasedací místnosti vytváří žádosti i klíče a karty (při poškození, ztrátě)

Napojení na externí aplikace Zejména u sharedeskingu je vhodná integrace do dalších aplikací HR systém sledovat nemocenské odchody a příchody zaměstnanců, mateřské MIS, datové kostky, reporty přehled vytížení ploch náklady na projekt přes účetní dimenze DMS přístup k dokumentům, směrnicím sdílení výsledků s pracovníky klienta

Parkovací systém Principy sharedeskingu a hotelingu lze úspěšně díky moderních technologiím aplikovat i u parkování Charakteristika inteligentního parkování: rekognoskace registračních známek při vjezdu i výjezdu sledování volných míst dynamické přidělování míst přijíždějícím vozidlům sledování odjezdu Problémy: rozpoznání registračních známek v době špatného počasí disciplína – dodržování parkování na přidělených místech

Příklad řešení z praxe Takové řešení je nasazené například v T-Mobile. Jaké části fungují v T-Mobile? hoteling shardesking parkovací systém (pouze rekognoskace, ne řízení parkování) Nasazené moduly: zaměstnanci, včetně můstku HR SAP nemovitosti majetek, včetně můstku AM SAP technologie rezervační systém CAD vizualizace helpdesk klíče a karty, včetně můstku FAB

Ing. Aleš Choutka jednatel společnosti Lisabonská 4 Praha mobil: Alstanet, s. r. o. - kontakt „Cíl: ochrana majetku společnosti“ Děkuji vám za pozornost, nějaké otázky?