PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 1 TIME MANAGEMENT = PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE = ŘÍZENÍ SEBE SAMA V ČASE K čemu slouží řízení času ? Čím více času můžeme využít.

Prezentace na téma: "PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 1 TIME MANAGEMENT = PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE = ŘÍZENÍ SEBE SAMA V ČASE K čemu slouží řízení času ? Čím více času můžeme využít."— Transkript prezentace:

1 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 1 TIME MANAGEMENT = PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE = ŘÍZENÍ SEBE SAMA V ČASE K čemu slouží řízení času ? Čím více času můžeme využít pro podstatné věci, tím lepší jsou výsledky. To samozřejmě předpokládá, že umíte rozlišit podstatné a nepodstatné věci. A dále platí, že musíte využít svůj čas pro podstatné věci, a nepodstatným věcem věnovat tak málo času, jak jen to je možné. Mnoho lidí prohlašuje, že nedostatek času je velký problém, dokud nezjistí, že to není problém, ale PŘíZNAK. Příznak, že chybí : cíle, určení priorit a dobré plánování.

2 PROČ MÁME PROBLÉMY S ČASEM ? Chybí nám znalosti a dovednosti Držíme se škodlivých názorů a předsudků Máme pevně zakořeněné zlozvyky PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE2

3 PROČ SE UČIT PRÁCI S ČASEM Zvyšujeme si tím tržní hodnotu (firmy potřebují kvalitní a efektivní lidi) Systémy ve firmách jsou striktní, rychle se mění Nejde jen o naši odbornost, musíme umět řídit sami sebe, rozhodovat se, zvládat práci, úkoly v čase Rychlý vývoj technologie – naše vrozené „vnitřní vybavení“ je nedostačující, musíme pracovat sami na sobě PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE3

4 4 TYPICKÉ ZNAKY ŠPATNÉHO TIME MANAGEMENTU Neustále přetížený program, častá práce po večerech, víkendech, sotva čas na dovolenou Neschopnost plnit termíny, stálé zpoždění, neustálý pocit, že je třeba něco stihnout Ukvapená rozhodnutí Strach delegovat práci nebo akceptovat iniciativu jiných Neschopnost odmítnout nový úkol Dlouhý seznam lidí, kteří čekají na schůzku Neustálé „hašení“, denní řešení krizí Perfekcionismus Stres Málo času na rodinu, společenské události, zábavu Pocit, že nemáte situaci pod kontrolou

5 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 5 ÚKOL PRO VÁS ? Zkuste napsat alespoň 3 nejkritičtější znaky vašeho hospodaření s časem- Time managementu.

6 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 6 VÝHODY DŮSLEDNÉHO TIME MNG. 1. Soustředění se na podstatné věci 2. Rozlišení mezi důležitými a méně důležitými procesy 3. Menší plýtvání časem na podružnosti, lepší organizace vlastní práce 4. Odstranění zapomnětlivosti 5. Lepší rozhodování o stanovení priorit a o delegování 6. Snížení a ovládnutí rušivých vlivů a přerušování 7. Snížení stresu a nervového napětí 8. Nepanikaření při nepředvídatelných událostech 9. Každodenní plánování 10. Pořádek v denní průběhu událostí 11. Přehled a jasnost denních požadavků 12. Lepší naladění na příští pracovní den 13. Pocity úspěchu na konci dne 14. Větší spokojenost a motivace 15. Zvyšování vlastní výkonnosti

7 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 7 CÍLE Princip hospodaření s časem vychází z toho, že jsme schopni si stanovit určité životní cíle. Cíl musí být „SMART“ S = specifický (víme přesně, co se má dělat, jaké jsou pravomoci a odpovědnosti k danému úkolu) M = měřitelný (musí být zadán tak, aby bylo možné rozhodnout, zda byl splněn) A = akceptovatelný (ten, kdo je bude plnit, má o něj zájem) R = splnitelný T = termínovaný (je určen termín, do kdy má být úkol splněn)

8 CÍLE MOTIVUJÍ  JASNÉ CÍLE = DOSAŽENÍ ÚSPĚCHŮ, VYNIKAJÍCÍCH VÝSLEDKŮ  JAKÉ MÁM PROFESNÍ CÍLE ?  Jaké mám duševní cíle ? (jaké dovednosti se chci naučit)?  Jaké mám rodinné či sociální cíle ?  Jaké mám finanční cíle ? PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE8

9 STANOVOVÁNÍ CÍLŮ STANOVTE SI NÁROČNÉ A REÁLNÉ CÍLE NESTANOVUJTE SI PŘÍLIŠ MNOHO CÍLŮ NESTANOVUJTE SI POUZE JEDINÝ CÍL STANOVTE SI MĚŘITELNÉ CÍLE K DLOUHODÝM CÍLŮM SI STANOVTE DÍLČÍ POSTUPOVÉ CÍLE PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE9

10 10 ÚKOL PRO VÁS ? Navrhněte si vlastní CÍL. 1. Kde začnu ? a čeho bych chtěl/a během měsíce/roku dosáhnout ? 2. Kdy se tam dostanu ? 3. Co musím udělat, abych dosáhl vytýčeného cíle ? 4. Které konkrétní aktivity a opatření jsou nutné pro dosažení cíle ?

11 NAJDĚTE ŽIVOTNÍ ROVNOVÁHU  ŠPIČKOVÝ VÝKON = ŽIVOT V ROVNOVÁZE  Co nebo kdo mě dostává pod tlak ? (kolega, podřízený, partner, pracovní situace, finanční situace, nemoc, příliš mnoho úkolů) PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE11

12 ŽIVOTNÍ ROLE V ROVNOVÁZE 4 oblasti pro spokojený život : Zaměstnání/škola Partner Smysl života Vlastní osoba (sport, koníčky, osobní rozvoj) PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE12

13 NESTAŽTE SE PLNIT VÍC NEŽ 7 ŽIVOTNÍCH ROLÍ  NADŘÍZENÝ, KOLEGA, PODŘÍZENÝ, VEDOUCÍ ODDĚLENÍ  DCERA, SYN, PŘÍTEL, MANŽELKA, OTEC, BABIČKA  VEDOUCÍ SPORTOVNÍHO ODDÍLU, DOBROVOLNÝ HASIČ, FOTBALISTA SESTAVTE SI SVŮJ VELKÝ PLÁN (15 MINUT), 1X ROČNĚ AKTUALIZUJTE PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE13

14 SESTAVTE SI SVŮJ VELKÝ PLÁN Životní role(Životní) cílRoční cíl 1. PROJEKTOVÝ MANAŽER STÁT SE VEDOUCÍM PROJEKTU ÚSPĚŠNĚ DOKONČIT PROJEKT, PŘIPRAVIT METODICKÝ POKYN 2. ČLENKA ŠKODNÍ KOMISE DALŠÍ VĚDOMOSTI Z OBLASTI EVIDENCE MAJETKU VÍKENDOVÝ SEMINÁŘ 3. MANŽELKASTRÁVIT SPOLEČNĚ PŘÍJEMNÝ ČAS SPOLEČNÁ CESTA DO CALÁBRIE 4. MATKAPODPOROVAT DĚTI DLE JEJICH VLOH/NADÁNÍ POMÁHAT SYNOVI S VÝUKOU AJ 5. CVIČITELKA PILLATES VĚNOVAT SE AKTIVNĚ1X TÝDNĚ ABSOLVOVAT CVIČENÍ 6. ZAHRADNÍK- AMATÉR PĚSTOVAT EKOLOGICKOU ZELENINU A OVOCE SKLIDIT 2 KG ČESNEKU, RAJČATA, PAPRIKY PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE14

15 PRAKTICKÉ TIPY  Formulujte si svou životní vizi  Méně je mnohdy více! Nesnažte se nasadit příliš mnoho rolí!  1x ročně zrevidujte svůj velký plán  Plánujte si čas na své životní priority  Mějte odvahu změnit příliš vysoké nebo špatné životní cíle. PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE15

16 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 16 PLÁNOVÁNÍ  PROČ PLÁNOVAT ? ČÍM LÉPE SI CELOU VĚC NAPLÁNUJEME, TÍM VÍCE ČASU UŠETŘÍME PŘI REALIZACI DÍKY KVALITNÍMU PLÁNOVÁNÍ KLESÁ CHYBOVOST  PROČ PLÁNOVAT PÍSEMNĚ ? NA NIC NEZAPOMENEME UZAVŘETE SE SEBOU „DOHODU“ A POŽADOVANÉ VĚCI TAKY UDĚLÁTE ZPĚTNÁ KONTROLA

17 ZÁKLADNÍ PRAVIDLA PLÁNOVÁNÍ  NIKDY NE BEZ TERMÍNU  VŽDY PÍSEMNĚ ZAZNAMENAT  AKTIVITY, ÚKOLY A TERMÍNY ZNAČIT DO DIÁŘE PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE17

18 PROČ PLÁNOVAT PÍSEMNĚ ? Mizí stres ze zapomínání Věci jsou pojmenované a začíná pracovat podvědomí Když něco naplánujeme, jsme srozuměni s tím, že to uděláme – zvládneme = VÝZVA Víme konkrétně, co máme dělat a snadněji odmítáme podružnosti PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE18

19 KOLIK ČASU SI NAPLÁNOVAT?  PLÁNUJTE JEN NA URČITOU ČÁST SVÉ PRACOVNÍ DOBY, AKTIVITY DŮLEŽITÉ A NALÉHAVÉ (60%)  ZBYTEK NA NAHODILÉ, NEPŘEDPOKLÁDANÉ ČINNOSTI (20%) (VYRUŠENÍ, ČASOVÍ ŽROUTI PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE19

20 VÝKONNOST V PRŮBĚHU TÝDNE  12 % PRÁCE VYKONÁVÁME V PONDĚLÍ  23 % PRÁCE V ÚTERÝ  40 % PRÁCE VE STŘEDU  20% PRÁCE VE ČTVRTEK  5 % PRÁCE V PÁTEK PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE20

21 DRUHY PLÁNŮ DLOUHODOBÉ ROČNÍ A KVARTÁLNÍ MĚSÍČNÍ TÝDENNÍ DENNÍ PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE21

22 VÝZNAM TÝDENNÍHO PLÁNU Zmizí stres a frustrace… když něco nestihneme, víme, že to přesuneme… větší flexibilita Týden přehledně a jednoduše zaznamenán : uvidíme vše na jednom papíře Jsme připraveni na krizové události.. Víme, co můžeme přesunout Rovnováha mezi prací a osobním životem Lepší koordinace týmové práce Víme, co jsme zvládli a máme z toho dobrý pocit PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE22

23 TÝDENNÍ PLÁNOVÁNÍ  PRINCIP OBLÁZKŮ (džbán ze 40 % naplněný vodou, na dno sypete jemný písek, pak drobné oblázky a nakonec potřebujete dostat velké kameny, ale voda jež přetéká) 1. Do džbánu vložte velké kameny (priority A, B ) 2. Pak se zabývejte menšími, drobnými úkoly (C,D)..psaní e-mailu, telefonáty PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE23

24 JAK NA DENNÍ PLÁNOVÁNÍ  SKŘIVANI X SOVY  VÝKONNOSTNÍ KŘIVKA  ÚTLUM PO OBĚDĚ  PLÁNUJTE ÚKOLY NA KAŽDÝ DEN PŘEDCHOZÍ VEČER  PŘIŘAĎTE K JEDNOTLIVÝM DENNÍM ÚKOLŮM PRIORITY (A-D) PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE24

25 DENNÍ SEZNAM ÚKOLŮ ÚKOLPRIORITAVYŘÍZENO ? Rezervovat místnost pro kontrolu TAČR B Připravit podklady k fakturacím B Připravit podklady na poradu A Vystavit ubytovací dekretB Odvést tržby do pokladny B Zkontrolovat životopisyC Zavolat na MŠMT ohledně podstatné změny projektu B PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE25

26 TICHÁ HODINKA  DOBA, KDY SE NENECHÁTE VYRUŠOVAT SVÝMI KOLEGY (BRZY RÁNO NEBO PO OBĚDĚ)  MINIMÁLNĚ 1 HODINA DENNĚ  INFORMUJTE SVÉ KOLEGY PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE26

27 PRÁCE S KONTROLNÍMI SEZNAMY  Šetří čas  Snižují riziko chyby (u opakujících postupů nemusíte vždy znovu přemýšlet)  Můžete stále něco zlepšovat, optimalizovat  Šetří čas namísto dlouhého vysvětlování PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE27

28 JAK SI PŘIPRAVIT KONTROLNÍ SEZNAMY  SEPÍŠÍ SI VŠECHNY NEZBYTNÉ KROKY K REALIZACI ÚKOLU VE SMYSLUPLNÉM POŘADÍ  CO NEJKONKRETNĚJI  DOKONČENÉ KROKY POSTUPNĚ ZATRHÁVÁM PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE28

29 Př. Sestavte kontrolní seznam pro mítinky/pravidelně opakující se akci Mítink dne…. Od…. DoTermínSplněno/nesplněno 1. Rozeslat pozvánky e- mailem 2. Rezervovat místnost 3. Info na web 4. Zajistit občerstvení 5. Vyžádat si všechny podklady 6. Dát dohromady materiály, seřadit a rozmnožit 7. Připravit PL PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE29

30 KDY POUŽÍVÁME KONTROLNÍ SEZNAMY ?  PŘIPRAVUJEME PROJEKTOVOU ŽÁDOST/NOVÝ PROJEKT  VEDEME PŘIJÍMACÍ POHOVOR  VYPISUJEME VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ NA NOVÉ Z-NCE  PROVÁDÍME KONTROLU VÝDAJŮ  ZPRACOVÁVÁME MONITOROVACÍ ZPRÁVU  PŘIJÍMÁME NOVÉHO Z-NCE, CO JE VŠE JE POTŘEBA UDĚLAT? (NÁSTUP, PRACOVNĚ PRÁVNÍ DOKUMENTY)  VYŘIZUJEME PRACOVNÍ POBYT ZAHRANIČNÍHO ZAMĚSTNANCE PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE30

31 KONTROLNÍ SEZNAMY V SOUKROMÍ  PŘÍPRAVA DAŇOVÉHO PŘIZNÁNÍ  PŘÍPRAVA VELKÉ RODINNÉ OSLAVY  JEDETE NA DOVOLENOU PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE31

32 PLÁNOVACÍ DIÁŘE, CHYTRÉ TELEFONY  PRO X PROTI PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE32

33 ČASOŽROUTI Nemáte cíle ani priority Nemáte denní, týdenní a měsíční plány Děláte několik věcí najednou Dlouhé prostoje (schůzky) Nedokážete říci ne Neumíte delegovat Špatná organizace při ukládání písemností Klábosení s kolegy Sklon k perfekcionismu PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE33

34 TIPY JAK NA ČASOŽROUTY Nečekaná návštěva = vstaňte a vyjděte dotyčnému vstříc Omezte osobní kontakt s „povídálky“ Buďte upřímní a přímí, odmítejte. U rozhovorů, které vám časově nevyhovují, navrhněte jiný termín. PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE34

35 TIPY PRO UČINNÉ JEDNÁNÍ o Připravte si pevný a jasný program jednání o Stanovte si cíle o Předat podklady včas, aby se účastníci připravili o Dodržte čas začátku a konce jednání o Používejte k vizualizaci flipcharty nebo tabule o Zápisy stručné a krátké s jasnými úkoly, termíny a odpovědnými osobami PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE35

36 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 36 JAK ÚČELNÝM PLÁNOVÁNÍM ČASU PŘEDCHÁZET STRESU ? Kdo dobře plánuje, může lépe předcházet stresu. Připravujte se například na své plánované rozhovory. Pak budete vědět dopředu, jak mohou rozhovory probíhat. Vnitřní jistota pomáhá překonávat mnohé překážky, které se v běžném pracovním dni znovu a znovu objevují. Při nedostatečném plánování investujete mnoho času do odstranění chyb a nedostatků.

37 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 37 JAK POSTUPOVAT PŘI PLÁNOVÁNÍ ? 1. Plánujte na měsíce, týdny, dny či hodiny. 2. Plánujte v čase jen tak daleko, kam dohlédnete. 3. Plánujte písemně. Jen to, co je skutečně napsáno, lze jasně vidět. Kromě toho zapsání motivuje, aby byly plány uskutečňovány. 4. Plánujte vždy na konci dne, týdne či měsíce pro následující příslušný časový úsek. 5. Naplánujte každý den, týden i každý měsíc! 6. Stanovte termíny! 7. Udělejte si v pracovním dni prostor pro „tichou hodinku“, kdy můžete nerušené vyřizovat důležité pracovní úkoly s prioritou A. 8. Stanovte dobu, v níž budete mít čas pro druhé (telefonáty, dotazy, krátké porady) : zelená pro vaše okolí. 9. Stanovte čas, kdy nemůžete a nesmíte být pro nikoho k dosažení: červená pro vaše okolí. 10. Čas „tiché hodinky“ musíte naplánovat do té části dne, kdy jste tak jako tak relativně málo vyrušování! Většinou je to krátce pro polední přestávce nebo brzy ráno. Ale existují i individuální rozdíly.

38 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 38 JAK POSTUPOVAT PŘI PLÁNOVÁNÍ ? 11. Pokuste se vyřadit věčné rušivé vlivy tím, že během doby, kde nemáte být vyrušován, vyvěsíte telefon. Nebo se můžete domluvit s volajícím na tom, že mu zavoláte zpět. Popřípadě se můžete také zamknout v kanceláři nebo najít útočiště u jiného pracovního stolu, dokud si lidé na vaši „novou módu“ nezvyknou. 12. Když nechcete být rušeni, pověste na dveře cedulku, např. : Prosím, nerušit do 10,30 hodin ! Děkuji. 13. Dopřávejte si přestávky ! Slouží k obnovení síly a k odpočinku. 14. Dopřejte si každý den něco, co vám udělá radost. 15. Zamyslete se nad tím, jak mohou být ve firmě zredukovány aktivity, které si nárokují mnoho času. 16. Spojujte drobné úkoly k sobě navzájem. Když obdržíte malý úkol, okamžitě si ho zapište. Seskupte malé úkoly k sobě podle vlastního uvážení. 17. Přemýšlejte o činnostech, které vykonáváte. Každá činnost je do jisté míry vykonávána mechanicky. Zakořeněné zvyky a přístupy překážejí tvořivosti. 18. Tento seznam si někde vyvěste !

39 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 39 STANOVENÍ PRIORIT Chceme-li dosáhnout svých cílů, je důležité stanovit priority. Priorita znamená, že něco má přednost. Obvykle označujeme priority A, B, C. Vyřizujeme-li nejprve úkoly označené prioritou A, dosáhneme nejlepšího výsledku, nejvyššího výkonu, největšího úspěchu!

40 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 40 JAK SI STANOVÍM PRIORITY ? 1. Ne všechno, co je naléhavé, je také důležité ! 2. Vyjasněním důležitých anebo naléhavých záležitostí (úkoly, rozhodnutí atd.) zvyšujete svoji efektivitu. 3. Být efektivní znamená dělat správné věci. 4. Správné věci jsou buď naléhavé, nebo nenaléhavé. Musíte je udělat buď hned, nebo je naplánovat. 5. Preferování, tj. stanovením priorit zabráníte tomu, abyste plýtvali časem na nedůležité věci. 6. Stanovení priorit pomáhá, abyste nezapomněli na důležité věci

41 41 JAK POSTUPOVAT ? Pomocí Eisenhowerova principu okamžitě rozhodnete, zda se budete úkolu věnovat hned, nebo později, nebo vůbec ne. Vždy podle vyšší nebo nižší naléhavosti a důležitosti daného úkolu můžete velmi snadno určit čas pro jeho provedení. DŮLEŽITOST NALÉHAVOST B Důležité, méně naléhavé (urči termín, případně hned deleguj !) A Vysoce naléhavé i vysoce důležité! O Málo důležité i málo naléhavé tzv. úkoly do koše C Velice naléhavé, méně důležité, DELEGUJ! Výsledkem je : stres, vyčerpání, krize, spěch, patří sem mnoho telefonátů, porad, neohlášených návštěv) (triviální práce, nepodstatné telefonáty, „časožrouti“, nadměrné dívání se na TV, nepodstatné vyřizování e-mailů- PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE

42 42 ANALÝZA ABC A-úkoly jsou nejdůležitější, můžeme je vyřídit jen sami, nemohou se delegovat, mají největší hodnotu pro splnění našich cílů B-úkoly jsou průměrně důležité, které můžeme delegovat C-úkoly jsou s nejmenší hodnotou pro splnění cílů, ale mají největší podíl na množství práce

43 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 43 VYUŽITÍ ABC ANALÝZY V PRAXI Denně si naplánujte jen 1 až 2 úkoly A (asi 3 hod.) Určete si další 2-3 úkoly B (asi 1 hod) Zbytek si rezervujte pro úkoly C (45 min.) Nikdy si nesnažte plánovat denně každou minutu. Jestliže chcete splnit všechny úkoly, naplánujte si jen 60 % svého času. Vždy musíte počítat s nějakými vyrušeními a nepředvídatelnými okolnostmi.

44 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 44 ÚKOL PRO VÁS ? Cílem tohoto cvičení je ilustrovat na praktickém příkladě vliv důležitosti a naléhavosti. Právě se chystáte zahájit pracovní den. Probíráte záležitosti, kterými se dnes budete zabývat a odhadujete priority provedení. 1. Rozhodněte, do kterého kvadrantu byste zařadili následující činnosti. 2. Určete významnost položek dle výše uvedených technik k určení priorit (metoda ABC)

45 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 45 Určení priority + položka v pořadíUrčení priority v pořadí 1. určete kvadrant Vyřídit na stole nevyřízené písemnosti. Chcete si založit bankovní účet Telefonát (zavolání zpět neznámé osobě…) Připravit kvartální prodejní zprávu pro vedení společnosti Zaplatit registrační poplatek do fitcentra Dodat plán budovy kolegovi Půjčit videonahrávky pro syna Potvrdit večeři s přáteli Poslat narozeninové přání pro kamarádku

46 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 46 CO JE PRIORITA ? To, co přijde od šéfa ? (mnohé z toho, co přijde od šéfa, má čas) To, co je naléhavé ? (naléhavé nemusí být automaticky důležité). To, co přijde od zákazníků? (má prioritu pouze tehdy, jste-li odpovědný za péči o zákazníka). To, co je důležité ? (má skutečně prioritu, je-li to zároveň naléhavé). To, co jde rychle nebo co děláte rádi ? (nemusí být zároveň důležité).

47 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 47 JAK SI SPRÁVNĚ STANOVIT PRIORITY ? Kouč drží v ruce 400 EUR, rozdělených na 40 pětieurových (celkem 200 EUR) a 2 stoeurové bankovky (celkem 200 EUR). Tyto vyhodí do vzduchu a nechá volně rozptýlit po místnosti. Nyní dostane jeden z účastníků úkol : „Všechno, co seberete v následujících pěti vteřinách, je vaše!“ V 99 % sbírá tento účastník nejprve obě 100 Eurovky a pak tolik 5 EUR, kolik stihne. Zpravidla nasbírá kolem 250 EUR. Tak je to správné. Nebylo totiž efektivní sbírat bez rozmyslu, abyste po 5-ti sekundách sice drželi v ruce 11 bankovek, ovšem vlastnili pouze 55 EUR. Technika, která za tím vězí, pochází z pravidla 80:20 – italského ekonoma V. Pareta.

48 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 48 DOPORUČENÍ K PRIORITÁM Pokud večer po práci nabitém dni odcházíte z práce nespokojeni, může být příčinou to, že jste se ten den snažili o své „pětieurovky“. Nejprve jste vyřídili úkoly, které měly menší hodnotu, a tím jste se zdrželi příliš dlouho. „Stovky“ zůstaly ležet. Proto jste až do konce pracovní doby už neměli čas. Začněte den tím, že zpracujete nejdříve své „Stovky“ a poté začněte pracovat na svých „pětieurovkách“, ale už ne tak důkladně a perfektně.

49 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 49 SNÍMEK DENNÍCH AKTIVIT(AUDIT) K čemu slouží snímek ? dá vám přesnou informaci o tom, co jste který den, kdy a kde dělali. zajišťuje přehled, kde se vlastně spotřeboval váš čas pomocí něho můžete zjistit, zda a kde jste stanovili priority můžete přezkoumat, zda se priority toho kterého dne shodovaly s vašimi vlastními záměry a cíli

50 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 50 JAK VYTVOŘIT SNÍMEK ? Vytvořte si tabulku, 3 sloupce a zaznamenávejte do nich 2 týdny, kolik času jste jednotlivým aktivitám věnovali : 1. sloupec = hodina – doba provedení aktivity 2. sloupec = aktivita – činnosti, kterým se převážně přes den věnujete (pracovní, ale i soukromé – odpočinek, kultura, cvičení..) 3. sloupec = trvání aktivity

51 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 51 HodinaAktivita – denní činnost Trvání aktivity

52 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 52 ZÁVĚR K SNÍMKU AKTIVIT 1. Plníte věci pro vás důležité nebo jste zahlceni maličkostmi ? Zbývá vám dostatek volného času ? Co by se stalo, kdybyste určité činnosti vůbec nedělali nebo je přesunuli na někoho jiného ? Která opatření (pomůcky, podmínky..) by pomohla zvýšit efektivity vaší práce ? Kde se vlastně ztrácí nejvíce váš čas ? Daří se vám zachovávat rovnováhu mezi pracovním a soukromým časem ? Dokončujete naplánované vědci ? Jste nedochvilní ? Zapomínáte ? Kolik činností bylo vyvoláno nenadálými problémy ?

53 JAK ZAČÍT DEN ?  RANNÍM RITUÁLEM (příjemně naladí a posílí naše návyky)  Vstávat ve stejnou dobu ( efektivní lidé vstávají brzy)  Zkrátit náběhové dny (převlékání, přesun, pracovní zahřívání – noviny, internet)  Upřesnit plán – vytvořit nejdůležitější úkol, naléhavé až potom! PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE53

54 JAK UKONČIT DEN ? UKONČIT (VYŘEŠIT MAXIMUM VĚCÍ), SPLNÍME-LI 20 %, UDĚLALI JSME 80 % VÝSLEDKŮ REZERVA NA ZÍTŘEK: PŘIPRAVIT, CO ZÍTRA UKLIDIT PRACOVNÍ STŮL : PSYCHICKY UKONČÍME DEN A LÉPE SE NÁM BUDE PRACOVAT DOMŮ S DOBROU NÁLADOU : PĚŠKY PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE54

55 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 55 ZLODĚJI ČASU Nepředvídané situace způsobují v hospodaření s časem potíže. Druhy vyrušení : Malé vyrušení (není třeba na něj reagovat např. pod okny naší kanceláře projede hlučné auto) Střední vyrušení (je nutné během krátké doby ošetřit a hned poté se vrátit k původní činnosti, např. důležitá a naléhavá SMS s uklidňující zprávou, že věci jdou podle plánu). Velké vyrušení (nutno přerušit dosavadní činnost např. jsme odvoláni vedoucím na důležitou poradu)

56 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 56 „ZLODĚJI ČASU“ PŘÍLIŠ MNOHO RUTINNÍ PRÁCE (neumíme volit priority, neumíme delegovat, neumíme říci ne) NEEFEKTIVNÍ KOMUNIKACE (telefonování, návštěvy, kontrolování, porady) NEEFEKTIVNÍ ADMINISTRATIVA (chybí důraz na užitečnost) NEROZHODNOST A NEPRUŽNOST NÍZKÁ OSOBNÍ ORGANIZOVANOST (SEBEKÁZEŇ) A ORIENTACE NA CÍL

57 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 57 JAK ROZPOZNAT A ELIMINOVAT ZLODĚJE VÝKONU Abyste mohli eliminovat zloděje výkonu, musíte nejprve provést sebeanalýzu. Při jejím provádění se sami sebe otevřeně a upřímně zeptejte, do kterých úkolů nebo osob investujete příliš mnoho času a nervů, aniž by z toho vzešlo něco produktivního. Využijte pro sebeanalýzu následující test:

58 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 58 TEST : MÉ ČASOVÉ ZTRÁTY Rozdělte si list papíru na 5 sloupců. První sloupec označte 1- 12, 2. sloupec nadepište – téměř vždy, 3. sloupec – spíše časté, 4. sloupec – méně časté, 5. sloupec – téměř nikdy. Odpovídejte na následující otázky.

59 59 TEST SEBEHODNOCENÍ 1. Telefon mě běžně vyrušuje, rozhovory jsou většinou zbytečně dlouhé. 2. Kvůli četným návštěvám zvenku i z vlastního podniku se často nedostanu k samotné práci. 3. Jednání zpravidla trvají příliš dlouho a výsledek ze zasedání je pro mne často neuspokojující. 4. Velké, tzn. časově náročné a tudíž často nepříjemné úkoly zpravidla odsouvám nebo mám obtíže dovést je do konce, protože nikdy nemám klid (odkládání úkolů). 5. Často nemám vyjasněny priority, zkouším zvládnout najednou velmi mnoho úkolů. Vykonávám příliš mnoho operativy a nemohu se dostatečně soustředit na nejdůležitější úkoly. 6. Vlastní časové plány a termíny dodržuji často jen pod časovým tlakem, protože stále něco neočekávaného mezitím nastane, nebo protože jsem si předsevzal velmi mnoho úkolů. 7. Na mém psacím stole mám hodně papírů, korespondence a čtení mi zabere hodně času. Přehled a pořádek na psacím stole není právě vynikající. 8. Komunikace s ostatními lidmi není většinou dostatečná. Pozdější výměna informací, nedorozumění nebo dokonce třenice jsou u nás na běžném pořádku. 9. Delegování úkolů jen zřídka proběhne v pořádku, často musím vyřizovat věci, které by si mohli udělat také jiní. 10. Když jiní ode mne něco chtějí, jen pro mne těžké říci NE, a to v i případě, kdy bych měl vyřídit vlastní práci. 11. V mém životním plánu chybí jasné stanovení cíle jak profesního, tak osobního, tzn. Že často nevidím žádný smysl v tom, co celý den dělám. 12. Někdy mi schází potřebná sebedisciplína, abych to, co si naplánuji, také provedl. PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE

60 60 VYHODNOCENÍ TESTU Sečtěte zatržené odpovědi v jednotlivých sloupcích a určete celkový počet bodů. = 1.sloupec x 0 = 2. sloupec x 1 = 3. sloupec x 2 = 4. sloupec x 3 = ……. bodů

61 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 61 VÝSLEDKY TESTU 0 - 17 bodů : Svůj čas neplánujete a necháte se honit okolím. Nemůžete řídit sebe ani jiné lidi. Pokud se naučíte řídit sebe a zvládat svůj čas, tak vám začne nový život. 18 - 24 bodů : Pokoušíte se vzít v úvahu svůj čas, ale nejste dostatečně důslední, abyste v tom dosáhli viditelného úspěchu. 25 - 30 bodů : Vaše práce s časem je dobrá – a můžete být ještě lepší. 31 – 36 bodů: Jen tak něco vás nevyruší, nedovolíte to. Jste vzorem pro každého, kdo se chce naučit hospodařit s časem, pokud jste na otázky z dotazníku odpovídali čestně!

62 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 62 TELEFON – ZLODĚJ ČASU Kolik času protelefonujete ? (výzkumy ukazují, že manažeři podceňují nebo naopak přeceňují až o 50 % odhad doby, kterou stráví se sluchátkem v ruce). Zaveďte si časový snímek na telefonování. Sledujte nejméně týden své příchozí i odchozí hovory (použijte stopky). Vaše první reakce na výsledek může být :“To jsem nevěděl, že mluvím tak dlouho“.

63 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 63 JAK NA ZLODĚJE ČASU – TELEFON ? 1. Plánování (zvykněte si plánovat každý svůj hovor). Stručně si poznamenejte, co chcete sdělit nebo zjistit – pomůže vám to uvědomit si, proč vlastně telefonujete. Ušetříte tak čas nejen svůj, ale i osoby na druhé straně aparátu. Vaším cílem je : stručná, jasná a přátelská komunikace. 2. Houfování – vyhraďte si každý den přesně hodiny na telefonní hovory (zejména odchozí). Pokuste se volat nejvíce těsně před obědem nebo bezprostředně před koncem dne. Lidé nejsou tak upovídání a vám se proto podaří vše vyřídit daleko ekonomičtěji. (kontrolování telefonu má v praxi dobré výsledky. Když jedna britská pojišťovna zavedlajeden den v týdnu jako „tichou hodinku“, kdy nepřijímala žádné příchozí hovory, takže se dalo pracovat bez přerušení, zvedla se produktivita o více než 23 % za rok. )

64 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 64 DELEGOVÁNÍ Co to znamená delegovat ? (svěřit úkol jiné osobě, zplnomocnit ji k němu. Takto pověřený nyní jedná jako váš zástupce). Delegování je velký motivátor : obohacuje práci, zdokonaluje schopnosti a zvyšuje morálku.

65 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 65 VÝHODY DELEGOVÁNÍ Úspora času = vedoucí se např. zbavuje rutinních činností Rozvoj kompetencí pracovníků přínos pro vedoucího i podřízeného podřízený se učí novým věcem, rozvíjí se, jsou na něj kladeny vyšší nároky nadřízený ušetří čas pro řešení významnějších úkolů a tím se učí a získává nové zkušenosti, předchází stagnaci Motivace pracovníků Příprava vhodných personálních náhrad

66 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 66 PRAKTICKÉ CVIČENÍ : POTÍŽE S DELEGOVÁNÍM Mnoho z nás má potíže s delegováním. Toto cvičení se dá použít i v případě, že nemáte zaměstnance – stále někoho delegujete. Zkuste během 2 minut sepsat důvody, kvůli kterým je pro vás delegování obtížné. Pokud si myslíte, že tohle není váš problém, tak napište, proč by to mohlo být obtížné pro někoho jiného. Až potom si přečtěte seznam na následujícím snímku. Ke každému důvodu si vymyslete argument mluvící proti. Udělejte si seznam výhod plynoucích z delegování a ty použijte jako argumenty mluvící pro. Delegování je pro efektivní time management nezbytné – existuje velmi málo rolí, které můžete skutečně převzít úplně sami. Delegovat se naučíte skutečně tak, že to budete dělat. Zariskujte a podívejte se, co se stane.

67 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 67 PROČ JE SLOŽITÉ DELEGOVAT ? Je to riskantní. Dělat vše nás baví. Já to zvládnu lépe, koneckonců já jsem expert. Je to příliš pomalé. Tuhle práci dělám rád. Máme rádi o všem přehled. Nebudou podřízení lepší než my ? Nejste si jistí svou pozicí. (nevíte, zda můžete delegovat). Ostatní už toho dělají dost. Napadá Vás ještě nějaký důvod ?

68 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 68 CO NEMŮŽE BÝT DELEGOVÁNO ? Vlastní zodpovědnost Vedoucí postavení = samotné vedení – jádro pracovních povinností manažera (budování týmu, rozvíjení jednotlivců, definování záměrů a cílů, plánování a řízení) Nenechejte nikoho vystupovat vašim jménem. Nenechejte si říkat, co byste měli delegovat, je to vaše povinnost.

69 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 69 CO MŮŽE BÝT DELEGOVÁNO ? Cokoliv, co žere čas a není důležité. Úkoly „C“. V době časové krize to neplatí. (trvá, než něco někomu vysvětlíte) Jednoduché úkoly a rutinní práce Úkoly, které druhý dovede plnit lépe, ekonomičtěji nebo na které je odborník Úkoly, které manažer nemá v oblibě a jiný je může dělat rád Úkoly, které jinému zpestří stereotyp práce a oživí rutinu CO BY NEMĚLO BÝT DELEGOVÁNO ? Mimořádné úkoly, které jsou nezbytné a jež jenom vy jistě uděláte včas. Důvěrné a obzvláště citlivé úkoly. Nové nebo špatně popsané úkoly (podřízení ztratí hodně času získáním potřebných informací)

70 CO BY NEMĚLO BÝT DELEGOVÁNO ? Mimořádné úkoly, které jsou nezbytné a jenom vy jistě uděláte včas. Důvěrné a obzvláště citlivé úkoly. Nové nebo špatně popsané úkoly (podřízení ztratí hodně času získáním potřebných informací) Kontrola a hodnocení pracovníků Úkoly, které jsou povinností manažera, ale jsou mu nepříjemné. Životně důležité – termínované úkoly (podklady pro výběrové řízení) PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE70

71 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 71 PRAVIDLA ÚSPĚŠNÉHO DELEGOVÁNÍ 1. PROMYSLETE SI, CO CHCETE DELEGOVAT 2. ROZHODNĚTE SE, NA KOHO DANOU ZÁLEŽITOST BUDETE DELEG. 3. SEPIŠTE SEZNAM TOHO, CO JE POTŘEBA UDĚLAT 4. VYSVĚTLETE JEDNOTLIVÉ KROKY DANÉHO ÚKOLU 5. KOLEGU ČI PODŘÍZENÉHO DOSTATEČNĚ PROŠKOLTE, POSKYTNĚTE ZPĚTNOU VAZBU 6. PROMLUVTE SI O PROBĚHLÉ DELEGACI S TÍM, KOHO SE TO TÝKÁ 7. OTEVŘENĚ KOMUNIKUJTE 8. NA ZÁVĚR ZKONTROLUJTE, OHODNOŤTE ODVEDENOU PRÁCI, PODŘÍZENÉHO POCHVALTE

72 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 72 PRODUKTIVNÍ ČAS Co je Váš produktivní čas ? (váš čas, kdy děláte svoji práci nejlépe, někteří se koncentrují nejvíce ráno, jiní kolem poledne, později odpoledne). Výzkumy ukázaly, že introverti mají sklon být Skřivany, extroverti Sovami (sedí to na vás)? Nejproduktivnější doba pro většinu z nás je kolem 10. hodiny  naplánujte si na tuto dobu důležité záležitosti, dosáhnete tak více a s menší námahou Proč to většině lidí myslí po ránu ? (je to dáno mentální a fyzickou vyčerpaností, lékem na psychickou únavu není další práce, ale odpočinek - cvičení na čerstvém vzduchu nebo jiná zábava, která nezatěžuje mozek). Člověk dodržuje přirozený rytmus. Vstává nějaký čas po úsvitu a když zapadne slunce, chystá se spát. Je velmi obtížné tento cyklus rozbít. (probdíte-li celou noc, pocítíte s úsvitem nový příval energie). Doporučení : plánujte si tvůrčí a náročnou práci do hodin, kdy křivka energie stoupá, tedy před a po snídani, naopak zajímavou práci (určité schůzky nebo společenské události) přesuňte mimo svou špičku

73 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 73 KŘIVKA ENERGIE

74 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 74 MĚSÍČNÍ SVIT = pracování v posteli v časných ranních hodinách Mějte na nočním stole připravený blok. Máte-li pocit, že jste časně ráno na něco přišli, rozsviťte a zapište si to. Občas se vám přihodí, že ve velmi časně ráno vzbudíte, aniž by vás něco vyrušilo, a jen tak ležíte, zatímco se vám hlavou hodní myšlenky jedna přes druhou. Zde platí : buďte flexibilní. Udělejte si poznámky o nápadech, místo snahy znovu usnout. Měsíční svit byl shledán skvělým lékem proti nespavosti.

75 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 75 TEST : VAŠE KŘIVKA VÝKONNOSTI „Od té doby, co znám svou výkonnostní křivku, pracuji mnohem efektivněji. ….“ T.M. Pffefferkorn Zkuste si udělat test, zda jste ranní ptáče nebo večerní sova. Hodně lidí ztrácí čas tím, že se snaží o maximální výkon v době, kdy ho prostě v důsledku vnitřních biologických hodin nejsou schopni. Křivka výkonnosti souvisí s přirozenou proměnlivostí aktivity našeho organismu, která během dne kolísá. Do jisté míry to vystihuje cyklus, který se opakuje přibližně každých 24 hodin, jakési biologické hodiny, odborně cirkardinální cyklus.

76 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 76 VYHODNOCENÍ TESTU Do 50 bodů : jste večerní sova. Důležité věci si plánujte spíše po obědě. Po ránu se s vámi jedná těžko. Pokud máte práci od 7.00 a šéfa, který je tyran – budiž vám milostivo samo nebe. Od 50 – 60 bodů : jste ranní ptáče. Normální křivku výkonnosti si však musíte posunout o 1 hodinu doprava. Trošku pomalejší rozjezd, ale před obědem jste v plné akci. Nejste typ pro dlouhé flámování. 60 bodů a více : Jste ranní ptáče. I na dovolené se budíte brzy. Líbí se vám ranní svěžest. Kolem deváté dopoledne kráčíte k maximálnímu výkonu. V devět večer však nejraději kráčíte do ložnice spát.

77 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 77 ZLATÉ SLOVÍČKO „NE“ VÁM UŠETŘÍ HODNĚ ČASU Aby vás protějšek pochopi vaše ne, měli byste dbát na následující pravidla : 1. Prověřit : můžu úkol převzít a zrealizovat ho správně a v termínu ? 2. Říct ne: Váš protějšek musí poznat, že se jedná o jasné ne. Př.: „Je mi líto, ale dnes to bohužel nemůžu vyřídit.“ 3. Zdůvodnit : Zdůvodnění je o to lepší, oč je konkrétnější. Př.:“Dnes pracuji celý den na projektu X, který musí být zítra hotový.“ 4. Nabídnout alternativu – přitom zkontrolovat : Nemohl by být úkol vyřešen jinak ? Nemohl by být úkol zkrácen, případně zjednodušen ? Nemohl by úkol vyřídit někdo jiný ? Př.: Můžu vám v úterý ráno dát stručný obsah. Stačí to ?“ (s dobrým odůvodněním a uspokojující alternativou bude vaše „ne“ protějškem většinou akceptováno.“ 5. Upozorněte na důsledky (váš protějšek by měl při tom pocítit možné důsledky). Př.: Když tu zprávu napíšu dnes, mohu vám vaše dat pro měsíční poradu dodat až v úterý.“ 6. Nechejte důsledky skutečně dorazit.

78 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 78 ŘÍKAT NE Kdo říká stále „NE“ a pak se často pracně nechá přemluvit nebo to (někdy) přece jen udělá, je vysilujícím partnerem. Kdo nikdy neřekne „NE“, ale často své „ANO“ nemůže dodržet, je nespolehlivým partnerem. Kdo cíleně (po pečlivém zvážení) a správně říká „NE“, bude nejsnáze akceptován jako férový partner.

79 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 79 JAK UHLÍDAT VYRUŠOVÁNÍ Stanovte si časový limit a trvejte na něm. Řekněte : „Mám pět minut. Stačí vám to nebo se raději chcete domluvit na později?“ Připravte se na to předem : „Mám před termínem, takže vůbec nemám volnou chvíli“. S náhodnými „zastavovateli na kus řeči“ zůstávejte stát. Když se posadí, sedněte si na hranu svého stolu. Setkávejte se spíše v cizích kancelářích, můžete pak ovlivnit, kdy odejít. Nuťte mluvit k věci. Nebojte se skákat do řeči a ptát se, v čem je problém. Jaký je vlastně důvod telefonátu nebo návštěvy. Buďte nemilosrdní k času, ale zdvořilí k lidem. Věnujte jim plnou pozornost. Dobře poslouchejte. Buďte přátelští a nápomocní. Pokud je to jen trochu možné, nenechte od sebe nikoho odejít s prázdnýma rukama. Umístěte hodiny tak, aby na ně návštěvník viděl, a nebojte se na ně občas podívat. Zmiňte, co máte ještě dnes v plánu : milosrdná lež je lepší než nemilosrdné přerušení. Jestliže není nezbytné vás okamžitě přepojit, tak ať vaše sekretářka používá metodu „On vám zavolá:“

80 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 80 CVIČENÍ : JAK ODVRÁTIT VYRUŠENÍ ? (Doba trvání : 2 minuty, prostředky: žádné, frekvence :průběžně) Ať se chcete na svou práci jakkoliv soustředit, najdou se lidé, kteří si myslí, že mají právo přijít kdykoliv za vámi a popovídat si. Při vykonávání některých aktivit je méně pravděpodobné, že vás někdo vyruší. Jakmile uvidíte blížící se potenciální vyrušení, můžete začít telefonovat (skutečně nebo naoko), sklonit se nad klávesnici nebo podložku a začít horečně psát, nebo sehnat někoho a zapojit ho do očividně osobní debaty. Můžete se vykroutit i tak, že odejdete („promiň, musím pospíchat, nutná porada“) a vklouznout na toaletu nebo pracovat někde u jiného stolu. Pokud narušitel narážku nepochopí, tak vyrušení zkraťte zredukováním své vnímavosti (vyvarujte se očnímu kontaktu, odsekávejte, v odpovědi používejte jednoslabičná slova nebo se dívejte na hodinky). Pokud všechno selže, sáhněte po slušném, ale jednoznačném : „promiň, ale budu to muset zkrátit, protože právě něco dokončuji pro svého šéfa a jestli s tím hned nezačnu, tak mám po prémiích“)

81 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 81 PRAKTICKÉ CVIČENÍ : PRÁCE Z DOMOVA (HOME OFFICE) (Doba trvání : 10 min, frekvence : jednorázově) Na několik minut se zamyslete nad výhodami práce z domova. U většiny lidí by se mohlo jednat o 1 – 3 dny týdně, ne o celou dobu. Promyslete si, jaké by to mělo výhody pro vás a jaké pro společnost (např. menší počet vyrušení, větší pohodlí, více kontaktu se svou rodinou). Pak se na několik minut zamyslete nad nevýhodami. Sem by mohly patřit : nevhodné předpoklady, vyrušování rodiny, je těžší s vámi navázat kontakt. Vytvořte bilanci. Pokud je váš výsledek silně pozitivní, rozhodněte se pro home office. Tímto cvičením si prověříte, zda jste schopni pracovat doma či nikoliv.

82 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 82 ODKLÁDÁNÍ PRÁCE „Lidé, kteří překládají něco z dneška na zítřek, jsou ti samí, kteří to již přesunuli ze včerejška na dnešek“. Peter Ustinov

83 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 83 TEST : ODKLÁDÁNÍ PRÁCE Na otázky testu odpovídejte zaškrtnutím v příslušném sloupci. Jak je vysoký váš „koeficient odkládání?“ 1. sloupec – označení 1 – 10 2. sloupec – skoro pokaždé 3. sloupec – často 4. sloupec - nikdy

84 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 84 TEST : 1. Vyhledávám důvody a omluvy, abych přesunul(a) obtížný problém. 2. Potřebuji tlak, abych pokračoval(a) v práci na složitých úkolech. 3. Existuje příliš mnoho rušivých vlivů, které mě zdržují od vyřízení důležitých věcí. 4. Otálím s jasnými odpověďmi, když mám udělat nepříjemná rozhodnutí. 5. Znesnadňuji kontrolu a následné přepracování důležitých projektů. 6. Zkouším, zda by ostatní za mne nevyřídili nepříjemné záležitosti. 7. Práci si beru s sebou domů, abych ji vyřídil(a) večer nebo o víkendu. 8. Jsem příliš unavený(á) nebo příliš nervózní, než abych vyřídil(a) důležité úkoly. 9. Nejprve musím vyřídit všechno, co smi leží na stole, než začnu s důležitým úkolem. 10. Zanedbávám to, abych si dal(a) konečné termíny.

85 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 85 VYHODNOCENÍ TESTU Sečtěte vaše odpovědi podle jednotlivých sloupců. Vynásobte součet za jednotlivé sloupce : 1.sloupec x 3, 2. sloupec x 2, 3. sloupec x 1. Sečtěte dílčí výsledky a dostanete váš osobní „koeficient odkládání práce“.

86 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 86 VÝSLEDKY TESTU 10 – 15 bodů : obecně nemáte problém s odkládáním práce, co máte a potřebujete udělat, uděláte. Máte asi také smysl pro dodržení termínů a okolí to dokáže ocenit. 16 – 22 bodů : Máte běžné problémy s odkládáním práce, prostě nejste dokonalí a víte, jak je sladké někdy se na něco vykašlat a přesunout to na neurčito. Horší to bývá, když ono neurčito nastane. 23 – 30 bodů : Zřejmě máte vážné problémy s odkládáním práce a málokdy něco dokončíte v termínu. Možná si toho nabíráte příliš mnoho najednou.

87 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 87 USPOŘÁDÁNÍ KANCELÁŘE Vaše kancelář by měla být přizpůsobena funkci, kterou vykonáváte Vybavení a materiály, které často používáte, by měly být snadno na dosah Jestliže používáte počítač, měl by být někde ve vaší blízkosti a ne několik kroků od židle Důležitý je fyzický komfort a estetické zalíbení (pozor na nahromaděné papíry, nemyté hrnky, prach a špína, pochmurné dekorace) Dobré světlo zabraňuje bolestem očí i hlavy (mějte i další lampu na stole – je více koncentrovaná než stropní světlo. Také pomáhá snížit hlučnost (lidé mají tendenci v místnostech s lokálním světlem chodit pomaleji a hovořit tišeji) Nešetřete na nákupu pohodlných a správně navržených židlí ani pro sebe, ani pro vaše z-ce Pokud hodně píšete a jste pravák, zdroj denního světla by měl přicházet zleva, není dobré mít okno naproti sobě, může vás to příliš rozptylovat Kulatý stůl pro jednání je nejvýhodnější – symbolizuje vysoký stupeň rovnosti – je nejen praktický, ale i vhodný

88 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 88 UMĚNÍ ÚŘEDNIČINY Na vašem pracovním stole by neměly být žádné dokumenty kromě těch, na nichž právě pracujete (umožní vám to myslet pouze na jednu věc naráz) – koncentrace znamená velkou úsporu času Pozor na stůl plný papírů, dopisů a složek – vytvoří ve vás pocit „zavalenosti“ a z toho vyplývajícího napětí a frustrace Pracovní stůl je místo pro papírování. Na konci každého dne by měl být uklizen a připraven pro zítřek. To, co při práci používáte nejčastěji, by mělo být umístěno v dosahu, abyste neztráceli čas neustálým hledáním. Zakládejte své dokumenty systematicky (ať nemarníte čas hledáním)

89 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 89 PAPÍROVÁNÍ Doporučená zásada : vzít do ruky každý list papíru pouze jednou. (můžete ušetřit až hodinu denně tj. 220 hodin/rok). Pokud listin dorazí na stůl celá hora, rozdělte dnešní hromadu podle priorit na hromádky : K vyřízení (jestliže jste schopni záležitost okamžitě vyřídit, učiňte to hned, pokud ne, poznačte si, co se má udělat a dejte do složky K VYŘÍZENÍ Zprávy (přečtěte a následně buď zařaďte, vyhoďte nebo přepošlete komu je třeba. Je-li to dovoleno, připojte své komentáře přímo na zprávu). K pročtení (sem patří materiály, které není nutné číst ihned. Odložte je na dobu, kdy budete mít více času). Na vyhození (Pokud nepatří listina ani do jedné z kategorií viz. Shora, vyhoďte do koše).

90 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 90 JAK PSÁT A ČÍST EFEKTIVNĚ Kroky k jasnému vyjádření : Myšlení (přesně stanovte téma zprávy, najděte ústřední body doby, na něž máte odpovědět. Podtrhněte si hlavní myšlenky nebo otázky, na které byste měli reagovat. Pokuste se vybavit čtenáře). Osnova (na kousek papíru si sepište věci, jež chcete v dopise vyjádřit). Uspořádání (seřaďte své teze do logického pořádku, ty irelevantní vynechejte). Pište jasně, stručně a srozumitelně, v krátkých větách, používejte běžné výrazy. Jak efektivně číst ? Začněte s nadpisy z titulní strany. Pokračujte úvodníkem, rychle přehlédněte obsah. Snažte se v každé kapitole nebo oddíle najít nejdůležitější myšlenky. Podrobnosti čtěte, jen když mají vztah k informaci, jež je pro vás klíčová.

91 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 91 CVIČENÍ : ZÁKAZ DOMÁCÍCH ÚKOLŮ Doba trvání : 5 minut, prostředky : žádné, frekvence : průběžně. Braní si práce domů je skutečným nepřítelem time managementu. Cílem je tomu zabránit ! Jak ? Prostě si neberte žádnou práci domů. Zůstaňte v práci tak dlouho, dokud vše nedokončíte. Pokud musíte pracovat o víkendu, běžte kvůli tomu do kanceláře. Ve skutečnosti doporučuji, abyste si to občas vyzkoušeli : víkendová atmosféra kanceláře je obvykle zcela jiná, než tak všední. Braní si práce domů má negativní dopad na vaši rodinu a společenský život. Snižuje to kvalitu vaší práce. Nedělejte to. Tento zlozvyk je nutné překonat. Bohužel se to podobá snaze přestat kouřit. Možná to bude vyžadovat velké množství pokusů.

92 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 92 ÚČINNÉ ZÁSADY V BOJI S ČASEM (I) Stanovit si jasné priority Průběžně vyhodnocovat organizaci času Nekompromisně vyškrtávat vše, co nás o čas okrádá Plánovat si vše přísně a přesně

93 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 93 ÚČINNÉ ZÁSADY V BOJI S ČASEM (II) 10 zásad, které vedou k úspěchu : Když slíbím, tak udělám. Když žádám, tak řeknu do kdy. Když poslouchám, tak si poznamenám. Když přemýšlím, tak si zapisuji. Když jsem unaven, tak skončím. Když odcházím, tak si urovnám stůl. Když třídím, tak vyhazuji. Když diskutuji, tak se vyjadřuji krátce. Když rozhoduji, tak vysvětluji. Když něco začnu, tak to i dokončím.

94 PRACOVNÍ ČAS ZAMĚSTNANCE 94 ODPOČINEK V ZAMĚSTNÁNÍ K základním způsobům odpočinku při práci slouží přestávky. Hlavní přestávka by měla být uprostřed pracovní doby a další krátké přestávky by měly být častější ve druhé polovině pracovního dne. Tyto krátké přestávky by měly být účelné. Nestačí nečinně sedět se zapálenou cigaretou a vypít si kávu. Kdo má sedavé zaměstnání, měl by se krátce projít po kanceláři, pohlédnout do zeleně, protáhnout se, provést pár lehkých cviků.